Элементарные правила деловой переписки по e-mail. Отправка e-mail в папку "Отправлено" (Скрытая копия самому себе) Письма от «государственных организаций»

Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.

Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.

Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:

использование шаблонных фраз и клише
эмоциональная нейтральность,
смысловая точность и лаконичность изложения,
грамотно выстроенная аргументация.

Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!

1.Please find attached

Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.

Приведем пару примеров использования:

Please find attached my portfolio.
Please find attached copy of the agreement/contract.

2.I have forwarded

Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:

I have forwarded Anna’s CV to you.
I have forwarded John’s email to you.

3.I’ve cc’ed

Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».

Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:

I’ve cc’ed Sara on this email.
I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.

Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.

4.For further details

Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:

For further details contact me any time.
For further details write to our Sales-manager.

Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».

5.I look forward to

Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:

I look forward to your answer.
I’m looking forward to your reply.

Фразу лучше использовать в конце письма.

При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).

Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!

Доброго времени! Сегодня мы поговорим о резервном копировании СМС, путем отправки всех сообщений со смартфона на электронную почту. Это может потребоваться как просто в целях сохранения переписки, так и для дальнейшей обработки сообщений, например поиска в сообщениях нужной информации (контактов, имен, цен и прочего) сторонними приложениями, которые в свою очередь работают с E-Mail. Разберем вариант такого копирования с использованием смартфона работающего на Android.

Создаем почтовый ящик

Для отправки и сохранения всех сообщений на E-Mail, для начала нужно зарегистрировать почтовый ящик, для этого отлично подойдет почта от yandex.ru . Можно также использовать свой действующий почтовый ящик, но я рекомендую зарегистрировать новый. Во первых со временем в нем скопиться большое число СМС сообщений, которые могут мешать при работе с обычными письмами, а во вторых в случае если вы будите подключать почтовый ящик к стороннему сервису для аналитики, не указывать в нем логин и пароль от основного E-Mail.

Устанавливаем на смартфон с Android приложение SMS Backup +

Для отправки всех SMS сообщений на почтовый ящик, потребуется установить и настроить специальное приложение SMS Backup +, скачать которое можно на сайте play.goole.com или apk-dl.com (альтернатива для смартфонов не использующих Google Play) или .

Приложение протестировано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Заявлена поддержка версии 2.xx.

Настраиваем SMS Backup +

Запускаем приложение;
После запуска приложения, в раскрывшемся меню выбираем пункт: Advanced settings;
Далее переходим в Backup settings;
Устанавливаем галочки на Backup SMS и Email subject prefix, снимаем галочки с Backup MMS, Backup Call log (MMS и история звонков нам не нужны, хотя их вы тоже можете резервировать);
Возвращаемся в предыдущее меню и переходим в раздел IMAP Server settings;
Выбираем пункт меню Authentication,

устанавливаем значение параметра в Plain text;
Выбираем пункт меню Server address, прописываем значение: imap.yandex.ru:993
Выбираем пункт меню Security прописываем значение: SSL
Выбираем пункт меню Login (You IMAP account) указываем логин, затем выбрав пункт меню Password (You IMAP account password) указываем пароль от yandex.ru почты;
В главном меню устанавливаем галочку на Auto backup;
Далее переходим в Auto backup settings, выбираем пункт меню Regular schedule и устанавливаем временной интервал, с периодичностью которого СМС будут отправлять на указанный нами аккаунт почтового ящика (например каждые 2 часа).

Приложение SMS Backup + позволяет не только делать резервные копии на E-Mail, но и восстанавливать сообщения с него. Соответствующие настройки восстановления можно найти в разделе Advanced settings -> Restore settings.

После отправки сообщений на E-Mail, все они будет размещены в папке под названием: SMS.

Анализируем СМС переданные на Email

После получения списка СМС на адрес электронной почты, можно с помощью специального программного обеспечения анализировать содержащиеся в них данные. Например можно отслеживать СМС от банка с сообщениями о денежных поступлениях и списаниях, на основании чего вести финансовый учет в автоматическом режиме. Подобное решение реализовано мною для «сайта совместных покупок», когда все СМС сообщения от Банка полученные Организаторами СП собираются в одном месте, анализируются и на основании их, система в панели управления выводит данные о том — какой из пользователей сделавший заказ, произвел оплату.

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , позволяют поставить нескольких получателей в Копию (на английском языке принята аббревиатура СС ), или Скрытую копию (CCB ). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .

Изображение: © Web Hosting - Unsplash.com

Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (covering letter), к. которому прилагается бланк заказа.

Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), кото-

рое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).

Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (tо refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.

Клише и выражения писем-заказов:

-- In reply (response) to у our letter (fax) of (dated)... , we thank you for ... -- В ответ на Ваше письмо (факс) от..., мы благодарим Вас за...
-- We accept your offer and have pleasure in placing an order with you for ... -- Мы принимаем ваше предложение и имеем удовольствие разместить у вас заказ на...

Клише и выражения писем-подтверждений заказов:

-- Thank you very much for your order No ... of (dated) ... -- Благодарим Вас за Ваш заказ № ... от...
-- We hope that"you will have a good turnover, and that we will be dealing with your company in the future. -- Надеемся, что вы будете иметь хороший оборот, и мы будем сотрудничать с вашей компанией и в дальнейшем.

Shop-Rite Supermarket

Rio Grande, NJ, 08240

Our Order for Shoes

In response to your letter of 14-th February, we thank you for sending us your catalogues and of men"s shoes. We are sure there will be a great demand for them in Russia.

We accept your offer and we have pleasure in placing an order with you for men"s shoes. We are enclosing our Order No. 14.

Yours sincerely,

Enc. Order No.14

O R D E R No.14
(please refer to

this number on all

Shop-Rite Supermarket

Rio Grande, NJ, 08240

Please supply 1000 clothes for babies in the titles and colors specified below:

Title Color Quantity

T-shirt blue 200

T-shirt white 100

T-shirt black 100

T-shirt pink 300

Price: $ 4.99 each (total - $4,990)

Delivery: air freight

Payment: by letter of credit

Packing: standard

p.p. Chief Buyer

Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.

Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».

Вы набираете не тот адрес

Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.

К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.

Вы забыли про вложение

Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:

Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:

Договор об оказании услуг

Гифку с котиком

Вы не думаете об оформлении

Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.

Вы не указываете тему письма

Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.

Вы не сохраняете черновики

Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».

Вы ведете себя невежливо

Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:

Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.

Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.

Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».

Вы не вычитываете текст

Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.

И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.

Вы не ставите нужных людей в копию письма

Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.

Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.

Вы не подписываетесь

Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках - настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес - это хоть и реклама, но ненавязчивая.

Вы выбираете неподходящее время

Писать письма по ночам - не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи.

Наш совет: если не случилось ничего Важного и Срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время, как все нормальные люди.

Нужно для вашего бизнеса? Создайте его сами на Wix - это просто и бесплатно!