سیستم های خودکار داو سیستم های نرم افزاری برای اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی منابع اطلاعات مدیریت

سطح اتوماسیون فرآیندهای تکنولوژیکی برای کار با اسناد امروزه به عنوان یک معیار ارزیابی مهم مرتبط با حوزه های اولویت برای بهبود پشتیبانی مدیریت اسناد (DOW) عمل می کند. وجود یا عدم وجود فناوری خودکار در یک سازمان و در کوتاه مدت - یک سیستم مدیریت اسناد شرکتی را می توان به عنوان یک شاخص رسمی در نظر گرفت که قضاوت در مورد کیفیت و کارایی کار را ممکن می کند.

نیازهای اتوماسیون گردش کار و پیشرفت در زمینه فناوری های جدید اطلاعات منجر به افزایش مداوم پیشنهادات در بازار نرم افزار می شود. در حال حاضر در بازار محصولات نرم افزاری وجود دارد که نه تنها توانایی انجام عملکردهای سنتی ثبت، کنترل اجرا و جستجوی اسناد، بلکه ارائه عملکردهای مختلف مدیریت اسناد و استفاده از عناصر مدیریت اسناد الکترونیکی را نیز فراهم می کند. بر خلاف سیستم های معرفی شده در دهه 80 قرن گذشته، که با هدف به حداقل رساندن هزینه های نیروی کار در هنگام انجام عملیات خاص در امور اداری (به عنوان مثال، هنگام ثبت و کنترل اجرای اسناد)، ابزارهای مدرن به شما امکان ایجاد یک سیستم خودکار برای کار با اسناد در سراسر موسسه یا مشاغل.

در حال حاضر، توسعه‌دهندگان نه تنها پیشرفت‌های سفارشی، بلکه گزینه‌های «جعبه‌ای» را نیز ارائه می‌کنند، به عنوان مثال، توسعه‌های تکراری که نیازهای معمولی برای اتوماسیون گردش کار را در نظر می‌گیرند. بر این اساس، انتخاب یک محصول نرم افزاری برای اتوماسیون گردش کار برای بسیاری از سازمان ها در صنایع مختلف تبدیل به یک کار فوری می شود.

برای خودکارسازی فرآیندهای اداری در UDOiV، لازم است با در نظر گرفتن ویژگی‌های مؤسسه، الزامات اساسی سیستم را تشکیل داده و از میان سیستم‌های موجود، سیستمی را شناسایی کنید که شرایط زیر را برآورده می‌کند.

اول از همه، یک سیستم مدیریت خودکار اسناد (ADMS) باید تمام وظایف پشتیبانی مدیریت اسناد را به طور کامل انجام دهد: تهیه اسناد، ثبت آنها، کنترل اجرا، جستجوی اسناد، ذخیره آنها و کار مرجع روی مجموعه ای از اسناد. این سیستم باید بر اساس اصول روش‌شناختی یکسان، نرم‌افزار، سخت‌افزار و راه‌حل‌های فناوری و در چارچوب شرایط سازمانی و قانونی جاری در قالب قوانین داخلی، استانداردهای دولتی، دستورالعمل‌ها و الزامات ساخته شود. ASUD باید از استفاده کامل (ادغام) از منبع اطلاعاتی انباشته اطمینان حاصل کند و اصل یک ورودی اطلاعات و استفاده چندگانه از آن را هم به صورت مستند و هم به صورت واقعی اجرا کند. این سیستم همچنین باید به انتخاب مسیرهای حرکت اسناد در سازمان کمک کند و درجه حفاظت لازم از اطلاعات را در برابر دسترسی غیرمجاز فراهم کند.

بنابراین، یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی برای UDO و V باید الزامات عملکردی و سیستمی-فنی زیر را برآورده کند.

الف. الزامات عملکردی

آنها بر روی انطباق فناوری پیشنهادی با مقررات دولتی و استانداردهای شرکتی DOW متمرکز شده اند و راحتی استفاده از سیستم را تضمین می کنند.

1. کارهای اداری

ایجاد اسناد (استفاده از الگوها)

ثبت اسناد

· نظارت بر اجرای اسناد

اطلاعات و کار مرجع (جستجوی کارت ثبت نام)

· حفظ نامگذاری پرونده ها

تهیه داده های آماری جریان اسناد

· ورودی خودکار اطلاعات از رسانه های کاغذی

2. سازماندهی آرشیو الکترونیکی

بایگانی اسناد

جستجوی کامل

امنیت ذخیره سازی اسناد

سازماندهی دسترسی به اسناد آرشیو

3. اطمینان از وظایف مدیریت اسناد الکترونیکی

فناوری امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS)

کار با فایل های الکترونیکی

· ابزارهای محافظت از رمزنگاری

ثبت اسناد دریافتی از طریق راه های ارتباطی الکترونیکی

4. مدیریت اسناد

مدیریت جریان اسناد در داخل سازمان

· انتقال اسناد برای اجرا

کنترل جابجایی (انتقال) اسناد

کنترل اقدامات کاربر

مسیریابی سند

· هماهنگی اسناد

مقررات دسترسی به کارت های ثبت نام و پرونده های اسناد

5. مدیریت فرآیند کسب و کار

همکاری در اسناد در زمان واقعی

· کار با دفاتر و بخش های راه دور

· ایجاد گزارش در مورد هر جزئیات و در هر بخش

دریافت اطلاعیه از سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

· کار با دایرکتوری ها

ب. سیستم و الزامات فنی

الزامات فنی و سیستمی باید مطابقت محصولات ارزیابی شده با سیستم و پلت فرم فنی مورد استفاده را در نظر بگیرد.

1. پیاده سازی نرم افزار

· فناوری مشتری-سرور

فناوری اینترنت

پشتیبانی از استانداردهای سیستم های باز

در دسترس بودن ابزارهای توسعه اپلیکیشن

در دسترس بودن ابزار اسکن اسناد

· رابط کاربر پسند

2. سیستم عامل شبکه برای بخش سرور

ویندوز سرور 2008

3. سیستم عامل شبکه برای سمت مشتری

4. الزامات عملیاتی

قابلیت اطمینان سیستم خودکار

امنیت سیستم

· مدیریت سیستم

تعداد کاربرانی که به طور همزمان کار می کنند - تا 100

5. سازگاری

سادگی و راحتی در اجرای سیستم

سهولت در راه اندازی سیستم

امکان توسعه سیستم

بنابراین، انتخاب یک محصول نرم افزاری را می توان اولین گام برای ایجاد یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی در نظر گرفت. اهداف و الزامات مشخص شده برای سیستم این انتخاب را متعادل تر و سازگارتر می کند. این مهم ترین پیش نیازها را برای پیاده سازی موفق سیستم و کار کاربران با آن ایجاد می کند.

مفاهیم اساسی مستندسازی اتوماسیون DOW عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تدوین، اجرا، تایید و تولید آنها. کار اداری: مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از DOW یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

مفاهیم اساسی اتوماسیون DOW سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری های مدیریتی و رویه های تجاری. جریان اسناد - حرکت اسناد در چارچوب DOW. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص (کارها، وظایف، رویه ها) که توسط کارکنان سازمان ها برای حل هر مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. آرشیو الکترونیکی مشکلات سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب DOW حل می کند.

وظایف حل شده در DOW Documentation (طراحی، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد). سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد). سازماندهی آرشیو اسناد.

رویه تجاری ساده برای فروش محصول به مشتری 1) مشتری برای ثبت سفارش با شرکت تماس می گیرد. 2) سفارش در پایگاه داده مشتریان ثبت شده است. 3) برای کالا فاکتور صادر می شود. 4) فاکتور به بخش حسابداری منتقل می شود. 5) بخش حسابداری برای کالا پول دریافت می کند که در سیستم حسابداری ثبت می شود. 6) کالا از انبار ارسال می شود که در پایگاه داده انبار ذکر شده است. 7) فاکتور و فاکتور برای کالا صادر می شود. 8) کالا برای مشتری ارسال می شود. 9) فاکتور و بارنامه به حسابداری منتقل می شود.

دسته بندی سیستم های اتوماسیون سیستم های گردش کار DOW (اتوماسیون رویه های تجاری). سیستم های گروه افزاری (کار تیمی)؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). سیستم های پست الکترونیکی (برای تبادل اسناد خدمت می کنند).

مشکلات اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در روسیه کمبود محصولات نهایی برای اتوماسیون کار اداری روسیه؛ عدم تقاضای فعال برای اتوماسیون رویه های تجاری؛ سردرگمی در موقعیت یابی محصولات تولید کنندگان غربی برای اهداف اتوماسیون اداری و غیره.

مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می آیند مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. بخش‌های ساختاری با نداشتن اطلاعات از فعالیت‌های یکدیگر، فعالیت‌های خود را به صورت هماهنگ انجام نمی‌دهند. به ناچار کیفیت خدمات به مشتریان و توانایی سازمان برای حفظ ارتباطات خارجی رو به کاهش است. نتیجه این کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطی و غیره.

مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می آید ما باید کارکنان را گسترش دهیم، در تجهیزات محل کار جدید، محل، ارتباطات و آموزش کارکنان سرمایه گذاری کنیم. برای شرکت های تولیدی، افزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. در شرایط رشد ناموجه کارکنان، کاهش بهره وری، نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش وجود دارد که به نوبه خود می تواند منجر به وام های جدید و کاهش سود برنامه ریزی شده شود.

وظایف برای بهبود سازماندهی DOW بهبود همه کارها در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی از شرکت (DOW). انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب مناسب محصولات.

گروهی از عملیات برای نگهداری سوابق پرسنل در حسابداری گردش کار کاغذی و ذخیره اسناد اولیه موجود در پرونده شخصی. تشکیل، اجرا و ذخیره سفارشات برای پرسنل؛ تهیه و ارائه گزارش های آماری و غیره. ذخیره کپی از سفارشات برای فعالیت اصلی.

اثرات مثبت یکپارچه سازی سوابق پرسنل و حفاظت EDMS از داده های ارسالی. به طور کیفی در مکانیسم های SADD برای وارد کردن مقادیر زیادی اسناد کاغذی کار شده است. برای کار فعلی افسر پرسنل، دریافت کپی از دستورات فردی برای فعالیت اصلی به موقع ضروری است. SADD به موقع و در هر زمان مناسب نسخه هایی از تمام دستورات لازم را در اختیار افسر پرسنل قرار می دهد.

چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه کاملاً همه سازمان ها و تعداد زیادی از افراد با اسناد کار می کنند. تقریباً هر سازمانی در کار اداری با مشکلاتی مواجه است، حتی اگر در مورد اتوماسیون آن صحبت نکنیم: اسناد گم می شوند، کنترل نمی شوند، اجرا نمی شوند و غیره. ، که یکی از فوری ترین وظایف اقتصاد مدرن روسیه است.

چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه صلاحیت منشی ها و افراد مسئول کار اداری در سازمان ها کافی نیست و نیاز به افزایش سطح آن دارد. درخواست کاربران برای بهبود برنامه های اتوماسیون اداری و ادغام آنها با ایستگاه های کاری متعدد، اطلاعات و سیستم های کاربردی بسیار زیاد است.

یکی از ابزارهای پیاده سازی یک سیستم مدیریت یکپارچه برای یک سازمان، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار داخلی آن، خودکارسازی پشتیبانی مستندات مدیریت است که به شما امکان می دهد رقبا را هنگام تصمیم گیری عملیاتی و استراتژیک شناسایی کنید. اثربخشی پشتیبانی از اسناد مدیریت تا حد زیادی بر موفقیت فرآیندهای مدیریتی تأثیر می گذارد. در نتیجه نیاز به اصلاح فرم ها و روش های کار با اسناد وجود دارد.

زیر اتوماسیوندر یک مفهوم گسترده، منظور ما استفاده از دستگاه های خودکاری است که طبق یک برنامه مشخص کار می کنند و به طور جزئی یا کامل جایگزین فرد در هر زمینه ای از فعالیت می شوند.

زیر سیستم اتوماسیون برای پشتیبانی مستندات مدیریت (DOE)باید به عنوان هر سیستم خودکار طراحی شده برای حل مشکلات مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد و گردش کار، صرف نظر از هدف اتوماسیون، اعم از یک مقام دولتی، یک بانک تجاری، یک شرکت تجاری یا هر سازمان دیگری، درک شود. مهم این است که مدیریت در این سازمان مطابق با الزامات اسناد نظارتی و روش‌شناسی انجام شود.

سه اصلی وجود دارد روش پیاده سازی سیستم اتوماسیون برای موسسات آموزشی پیش دبستانی:

1) توسعه یک سیستم اتوماسیون اصلی برای سیستم آموزش پیش دبستانی؛

2) نصب یک سیستم اتوماسیون پیش دبستانی معمولی؛

3) راه اندازی ابزارهای اتوماسیون برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی.

توسعه یک سیستم اتوماسیون اصلی پیش دبستانی شامل مشارکت کارکنان برنامه نویس و توسعه یک سیستم خودکار از ابتدا برای یک سازمان خاص است. در عین حال ویژگی های این سازمان تا حد امکان در نظر گرفته شده است که استفاده از سیستم جدید را آسان می کند. درست است، روند برنامه نویسی در این مورد دارای تعدادی معایب است. طولانی و گران است و تمایل به از دست دادن کنترل دارد، به همین دلیل، پس از صرف زمان و هزینه زیاد، می توانید متوجه شوید که سیستم توسعه یافته الزامات ارائه شده را برآورده نمی کند و باید همه چیز را از نو شروع کنید. .

نصب یک سیستم اتوماسیون پیش دبستانی معمولی، از این نظر، کاملاً مخالف توسعه سیستم اصلی است. شرکت ها - تولید کنندگان سیستم های اتوماسیون برای موسسات آموزشی پیش دبستانی محصولات نرم افزاری استانداردی را توسعه می دهند که می توانند در سازمان های مختلف با حداقل تطابق استفاده شوند. چنین سیستم هایی مجموعه خاصی از عملکردهای مشترک را برای کار با اسناد اجرا می کنند، ارزان هستند و در کوتاه ترین زمان ممکن اجرا می شوند. به نظر می رسد که یک رویکرد بسیار راحت است، اما دارای معایبی نیز می باشد. واقعیت این است که اگرچه الزامات سازماندهی موسسات آموزشی پیش دبستانی در سراسر جمهوری بلاروس یکسان است، اما آنها بسیار بزرگ هستند و روش های اجرا به طور قابل توجهی متفاوت است. در این راستا، گسترش مجموعه توابع ضروری است که انجام آن در یک سیستم معمولی آسان و اغلب غیرممکن است.

راه اندازی ابزارهای اتوماسیون DOE یک گزینه میانی بین دو روش ذکر شده در بالا برای حل کار است. از یک طرف در چارچوب این روش، سیستمی معمولی پیاده سازی می شود که مجموعه ای از عملکردها را اجرا می کند (مانند مورد دوم) و از طرف دیگر بر اساس ابزارهای صنعتی ساخته می شود که می تواند برای تطبیق آن با نیازهای یک سازمان خاص استفاده می شود. چنین سازگاری اجازه می دهد تا ویژگی های یک سازمان خاص را در نظر بگیریم (مانند مورد اول).

تجزیه و تحلیل فناوری های اطلاعاتی مدرن این امکان را فراهم می کند که موارد زیر را مشخص کنیم کلاس های ابزارمورد استفاده در رویکرد سوم:

ابزارهای ایجاد سند (پردازنده های کلمه، پردازنده های صفحه گسترده، سیستم های طراحی به کمک کامپیوتر (CAD) و غیره)؛

سیستم های مدیریت پایگاه داده؛

سیستم هایی برای اطمینان از کار گروهی (کلاس گروه افزاری)؛

سیستم های مدیریت اسناد (DMS)؛

سیستم های پست الکترونیکی؛

سیستم های مدیریت پردازشگر کسب و کار (کلاس جریان کار).

ابزارهای ایجاد سند - نام کلی برای دسته ای از سیستم ها که شامل نرم افزار طراحی شده برای ایجاد نسخه های الکترونیکی اسناد می شود. از وظایف اصلی چنین نرم افزاری می توان به ایجاد فایل با محتوای سند، ویرایش فایل ایجاد شده، ارسال فایل برای چاپ و ... اشاره کرد. این گروه همچنین شامل سیستم های پردازش سیستم اسناد است که برای ورود، پردازش، ذخیره و جستجوی تصاویر گرافیکی اسناد کاغذی طراحی شده اند.

سیستم های مدیریت پایگاه داده مبنای ساخت هر سیستم اطلاعاتی کم و بیش قدرتمندی هستند. این آنها هستند که ایجاد و نگهداری یک مخزن اطلاعات واقعی را تضمین می کنند.

سیستم های کار گروهی برای پشتیبانی از تفکیک صحیح اطلاعات کاربر گروه طراحی شده اند. آنها مشکلات ذخیره، مشاهده و اشتراک اسناد را حل می کنند.

سیستم های مدیریت اسناد مجموعه های قدرتمندی هستند که کار را با نسخه های الکترونیکی اسناد سازماندهی می کنند. با کمک آنها، اسناد ثبت می شوند، ذخیره آنها پشتیبانی می شود (از جمله چند نسخه متون ذخیره شده اسناد). سیستم های مدیریت اسناد نه تنها اسنادی، بلکه جستجوی متن کامل را نیز برای اطلاعات انجام می دهند.

از سیستم های پست الکترونیکی برای انتقال پیام های الکترونیکی بین شرکت کنندگان DOW استفاده می شود که نسخه های الکترونیکی ذخیره شده اسناد را می توان به آنها پیوست کرد. در عین حال امکان ارسال پیام به چند کاربر به صورت همزمان با اطلاع فرستنده در مورد دریافت و خواندن ایمیل وجود دارد.

سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین انتقال پیام های الکترونیکی و نسخه های الکترونیکی اسناد را بین شرکت کنندگان در DOE سازماندهی می کنند. در عین حال، عملکرد آنها بسیار غنی تر از ایمیل است. اول از همه، سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار عملکردهای کنترل انضباط اجرایی را اجرا می کنند، به طور خودکار مهلت های اجرای اسناد را پیگیری می کنند و می توانند کاربران را از نزدیک شدن مهلت مطلع کنند. در سیستم های توسعه یافته این کلاس، نه تنها مسیریابی موازی، بلکه به صورت سریالی اسناد با استفاده از الگوهای مسیر امکان پذیر است. علاوه بر این، مسیریابی سخت را می توان طبق یک طرح از پیش تعیین شده پیاده سازی کرد.

وظایف مختلف مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با ابزارهای مختلف حل می شود (جدول 2.1).

وظایف موسسه آموزشی پیش دبستانی و ابزارهایی برای حل آنها

هر سیستم اتوماسیون پیش دبستانی مدرن باید مجموعه زیر را انجام دهد کارکرد:

ثبت اسناد در فرم نمایه کارت؛

حسابداری قطعنامه های صادر شده در اسناد؛

حفظ ارتباط بین آنها؛

کنترل بر اجرای اسناد؛

حذف اسناد در پرونده؛

· انجام کار اطلاعاتی و مرجع.

· تشکیل گزارش.

بنابراین ثبت اسناد با استفاده از یک فرم (کارت) تک صفحه ای برای انواع اسناد و حتی با برنامه نویسی قابل تغییر است و امکان استفاده از کارت های مختلف نه تنها برای انواع اسناد، بلکه برای کاربر نیز وجود دارد. گروه ها.

کنترل اجرای سند ممکن است شامل این واقعیت باشد که کارت سند دارای فیلدهای "تاریخ سررسید" و "تاریخ اجرا" است و کنترل کننده لیستی از اسنادی را ایجاد می کند که مهلت آنها تجاوز کرده است. این گزینه را کنترل غیرفعال بر اجرای اسناد می نامند. و کنترل فعال امکان پذیر است، که در آن سیستم به طور مستقل مهلت های اجرای اسناد را نظارت می کند و کاربران را نه تنها در مورد مازاد آنها، بلکه در مورد رویکرد قریب الوقوع آنها نیز مطلع می کند.

انجام اطلاعات و کار مرجع فقط می تواند مبتنی بر جستجوی اسنادی برای اسناد باشد، یعنی. این سیستم امکان یافتن اطلاعات ذخیره شده را فقط در کارت اسناد فراهم می کند و همچنین این امکان وجود دارد که سیستم متون اسناد مشمول نمایه سازی خودکار را ذخیره کند. چنین نمایه سازی امکان جستجوی کامل متن بیشتر را فراهم می کند، به عنوان مثال، برای تشکیل مجموعه های موضوعی اسناد بر اساس وقوع کلمات خاص در متن سند.

معرفی

سیستم های مدیریت اسناد وسیله ای برای خودکارسازی یک تجارت رسمی در مقیاس بزرگ، تبدیل اسناد از کاغذ به فرم الکترونیکی است. اتوماسیون کار اداری و سیستم مدیریت اسناد (AS DOW) به معنای امکان استفاده از اطلاعات پایگاه داده، کاهش ورود دستی اطلاعات است که باعث افزایش زمان و کاهش تعداد خطاها می شود. بانک اطلاعاتی سیستم مدیریت اسناد علاوه بر اشکال اسناد، داده هایی (آدرس، شماره قرارداد، تاریخ انعقاد قراردادها، مبالغ و غیره) را ذخیره می کند که ممکن است در بسیاری از اسناد (قراردادها، سفارش ها، گواهی های انجام شده، و غیره). پس از وارد کردن اطلاعات فوق به شما امکان می دهد اسناد مورد نیاز در ساختارهای اداری را تولید کنید.

طبق گزارش مجله ASAP، » سالانه 6 میلیارد سند در جهان تولید می شود. یک کارمند متوسط ​​حدود 150 ساعت در سال را صرف جستجوی اطلاعات گم شده می کند. نیاز فوری به ارائه اطلاعات لازم به صورت آماده برای "مصرف" با پیشنهاد بعدی آن وجود دارد.

بازار نرم افزارهای کاربردی مدرن تعدادی از سیستم های مدیریت اسناد خودکار را ارائه می دهد. در میان آنها DocsVision 3.6 توسط DocsVision ESCOM.DOC©، J.D. Edwards OneWorld توسط Robertson and Blums Corporation و همکاران.

بر اساس موارد فوق، ما هدف کار را - شناسایی و مطالعه پیش نیازهای توسعه و شرایط مدرن سیستم های مدیریت اسناد خودکار - تدوین کردیم.

موضوع مطالعه این کار سیستم های مدیریت اسناد خودکار و همچنین سیستم هایی است که این عملکرد را شامل می شود.

فرضیه تحقیق: پیش نیازهای توسعه و شرایط مدرن سیستم های خودکار مدیریت اسناد به ما امکان می دهد مزایا و معایب آنها را تعیین کنیم.

مطابق با هدف و فرضیه، وظایف زیر در کار تعیین می شود:

بررسی وضعیت موضوع در ادبیات؛

شناسایی و تعیین پیش نیازهای توسعه سیستم های مدیریت اسناد خودکار؛

تعیین و تعریف شرایط مدرن برای سیستم های خودکار مدیریت اسناد؛

شناسایی جنبه های مثبت و منفی کار با سیستم های خودکار مدیریت اسناد.

مرتبط بودن موضوع:

ایجاد یک دولت قانون در کشور ما با نهادهای مؤثر نمایندگی، اجرایی، قضایی، تولیدی، علمی و آموزشی نه تنها با توجیه قانونی جامع و کامل برای فعالیت های آنها، بلکه با شکل گیری منطقی تعیین می شود. ، قوانین و رویه های خاص برای عملکرد آنها، از جمله در زمینه کار با اسناد. برای تقویت دولت روسیه، مدیریت منطقی اسناد می تواند به عنوان یکی از نقاط مرجع مهم برای تقویت دستگاه اداری و عنصر اساسی ثبات آن باشد.

اطلاعات مستند اساس مدیریت است، اثربخشی آن تا حد زیادی مبتنی بر تولید و مصرف اطلاعات است. در جامعه مدرن، اطلاعات به یک منبع تولید تمام عیار، عنصر مهم زندگی اجتماعی و سیاسی جامعه تبدیل شده است. کیفیت اطلاعات کیفیت مدیریت را تعیین می کند، زیرا اطلاعات مانند یک سیستم گردش خون در تمام اندام های کنترل نفوذ می کند و پتانسیل انرژی را برای آنها فراهم می کند و آنها را در حرکت هدفمند قرار می دهد.

اطلاعات در اسنادی ثبت می شود که به آن شکل سازمانی می دهد و آن را در زمان و مکان حرکت می دهد. اسناد و اطلاعات اسنادی زیربنای تصمیمات مدیریت هستند و تجسم مادی آنها هستند، نیروی قانونی را فراهم می کنند و در نتیجه به اجرای آنها کمک می کنند.

مشکلات مستندسازی فعالیت های سازمان ها و مدیریت سوابق به قدمت خود اسناد و مدیریت است. در حال حاضر، این مشکل با توسعه سریع فناوری های اطلاعاتی جدید، شتاب بخشیدن به اطلاعات جامعه به فعلیت می رسد.

رشد مداوم حجم اسناد در سراسر جهان، استفاده روزافزون از رایانه های الکترونیکی در پردازش اطلاعات، استفاده از رسانه های غیر کاغذی و سایر عوامل عینی متخصصان را به این نتیجه می رساند که جستجو برای فرصت های جدید برای تسلط و مدیریت ضروری است. اطلاعات مستند

برای مدیریت سوابق مدرن، مطالعه امکانات فناوری های نوین اطلاعاتی از نقطه نظر استفاده از آنها در مدیریت اسناد مهم است. تجزیه و تحلیل دستاوردهای انباشته در زمینه تئوری و عمل مدیریت اسناد، شناسایی روند توسعه بیشتر آنها و به دست آوردن نتایج علمی جدید بر این اساس ضروری است.

انتخاب موضوع این اثر به چند عامل بستگی دارد:

اولاً، نیاز به ساده‌سازی محیط مستند به عنوان ابزاری برای بهبود کارایی مدیریت،

ثانیاً، نیاز خدمات بایگانی به بررسی عمیق مشکلات مرتبط مدیریت اسناد و علم آرشیو در شرایط جدید برای تبدیل آنها به تحولات علمی کاربردی.

سوم، سرعت فزاینده اطلاعات روسیه و وظایف فوری ورود آن به فضای اطلاعات جهانی، از جمله در زمینه مدیریت اسناد.

حل مشکل مدیریت اسناد در شرایط مدرن امکان تشکیل هدفمند منابع اطلاعاتی سازمان ها، اطمینان از عملکرد مؤثر آنها و دسترسی آزاد به منابع اطلاعاتی را برای مصرف کنندگان با کمترین هزینه زمان، کار و پول فراهم می کند.

1. نیاز به سیستم های گردش کار خودکار

مدیریت منابع اطلاعاتی برای فعالیت هر موسسه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در دنیای مدرن، موسسات با نیاز به پردازش حجم عظیمی از اطلاعات مواجه هستند. صرف نظر از وضعیت قانونی یا اشکال سازمانی فعالیت، از نهادها خواسته می شود تا فعالانه با مقامات اجرایی و مقننه، ساختارهای دخیل در تنظیم اقتصاد تعامل داشته باشند. همه اینها به نوبه خود یک جریان کاری خاص ایجاد می کند.

بنابراین، مؤسسات به شدت از نیاز به سازماندهی مدیریت مؤثر منابع اطلاعاتی آگاه هستند و گام‌های فعالی را برای استفاده از فناوری رایانه در زمینه مدیریت اسناد (و اطلاعات به معنای وسیع) برمی‌دارند.

متأسفانه، استفاده از برنامه های رایانه ای در زمینه کار با مستندات مدیریتی (سازمانی و اداری) در برخی موارد با تغییر ساختار کار با اسناد همراه نیست، که به طور قابل توجهی تأثیر استفاده از چند منظوره ترین تخصصی (و بر این اساس را کاهش می دهد. گران) سیستم های نرم افزاری. مواقعی وجود دارد که معرفی سیستم های کامپیوتری رسمی است و با هیچ بهینه سازی قابل توجهی و یکسان سازی فرآیندهای مستندسازی همراه نیست.

در اکثر مؤسسات با ساختار پیچیده، سطح سازماندهی تعامل بین بخش ها و روش تبادل اطلاعات مهم است. بیشتر اطلاعات در قالب اسناد روی کاغذ (تبادل اسناد رسمی و گزارش) منتقل می شود.

همچنین باید توجه داشت که چند سالی است که روند نسبتاً واضحی به سمت افزایش حجم جریان اطلاعاتی که از موسسات مدرن می گذرد وجود داشته است. مشخص است که نه تنها در گردش اسناد در رسانه های سنتی، بلکه در انتقال اطلاعات از طریق کانال های الکترونیکی و همچنین اسناد مربوط به عملکرد سیستم های رایانه ای نیز افزایش یافته است.

کار بر روی اتوماسیون فرآیندهای اداری در اوایل دهه 1990 در روسیه آغاز شد 1 . یک گام مهم در ساده سازی کار با اسناد رسمی، معرفی سیستم مدیریت اسناد و اتوماسیون گردش کار اداری - SADD در سال 1997 بود. بسته نرم افزاری به سفارش بانک روسیه بر اساس یک محصول نرم افزاری معمولی یکی از شرکت های متخصص در خودکارسازی کار با اسناد توسعه یافته است.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) یا EDMS (سیستم‌های مدیریت الکترونیکی اسناد) سیستمی است برای خودکار کردن کار با اسناد در طول چرخه عمر آنها (ایجاد، اصلاح، ذخیره‌سازی، جستجو، طبقه‌بندی و غیره) و همچنین فرآیندهای تعامل بین کارمندان 2. در این مورد، اسناد در درجه اول به معنای اسناد بدون ساختار (فایل های Word، Excel و غیره) است. به عنوان یک قاعده، EDMS شامل یک آرشیو الکترونیکی از اسناد و یک سیستم اتوماسیون فرآیندهای تجاری است.

مدیریت سوابق موثر بر اساس EDMS بر اساس سه جزء سیستم است:

تکنولوژی (بر اساس سیستم های کامپیوتری مدرن).

قوانین شرکت برای ایجاد و استفاده از منابع اطلاعاتی (و ادغام آنها در اسناد نظارتی).

روانشناسی کاربران و آموزش آنها (در صورت لزوم، فردی).

در سیستم های مدیریت اسناد، ثبت اسناد نظارتی، اسناد اداری (دستورالعمل، دستورالعمل)، مکاتبه با مراجع، موسسات، سازمان های اعتباری، سایر موسسات و شرکت ها و همچنین شهروندان انجام می شود. علاوه بر این، EDMS با مکاتبات رسمی داخلی و پیش نویس اسناد سازمانی و اداری ایجاد شده توسط نهادهای ساختاری کار می کند.

EDMS کنترل حرکت و اجرای اسناد را فراهم می کند، حاوی اطلاعات کاملی در مورد دستورالعمل های داده شده توسط مدیریت و اقدامات مجریان است. یک عنصر مهم EDMS، سیستم ارجاعات رسمی و معنایی به اسناد و سفارشات مرتبط است. جستجو در EDMS، علاوه بر جزئیات اداری سنتی، بر اساس سیستمی از طبقه‌بندی‌کننده‌ها (از جمله موارد موضوعی) است که امکان انتخاب متنی اسناد را فراهم می‌کند.

روش نگهداری طبقه بندی کننده ها به شدت تنظیم می شود. بخشی از دایرکتوری ها توسط متخصصانی تشکیل می شود که ثبت نام را انجام می دهند (به عنوان مثال، طبقه بندی کننده سازمان های خبرنگار). ایجاد تغییرات در بقیه از اختیارات مدیر است، علاوه بر این، مدیر به طور مداوم موقعیت های جدید طبقه بندی کننده ها را رصد می کند و در صورت لزوم آنها را اصلاح می کند. بنابراین، تکرار احتمالی موقعیت های دایرکتوری ها حذف می شود و خطاها هنگام ثبت اسناد حذف می شوند. کارایی سیستم را می توان تنها در صورتی تضمین کرد که کاربران به طور منظم آموزش ببینند و بر اقدامات خود در سیستم کنترل "نرم" داشته باشند (اصلاح خطاها، رعایت الزامات برای پر کردن جزئیات اطلاعات اجباری و غیره).

ایجاد یک EDMS همچنین با تغییر در نقش خدمات پشتیبانی اسناد همراه است: الزامات فناوری یکسان برای سازماندهی گردش کار با استفاده از EDMS تعریف شده است، سیستمی از "چارچوب های اداری" برای کار با اسناد ایجاد می شود، که در واقع یک مبنای روش شناختی برای سازماندهی کار با اطلاعات است.

به طور کلی، ایجاد یک رویه روشن برای استفاده از سیستم و قوانین کار با اطلاعات یکی از عوامل اصلی است که اجرای موفقیت آمیز EDMS و استفاده کامل از آن را تضمین می کند.