Выделение данных с помощью условного форматирования. Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных Правила с использованием формул

Урок 8. Форматирование ячейки

Можно изменить формат ячейки, запомнить его и применить к другой таблице. Сначала рассмотрим возможности по форматированию ячейки. Для этого выделим несколько ячеек, затем щелкнем по ним правой кнопкой и вызовем режим Формат ячеек .

Как видно окно содержит несколько вкладок. Вкладка Число позволяет указать формат данных, находящихся в ячейке. Обычно он редко меняется. Как правило, при вводе данных в ячейку, программа сама определяет формат. В поле Числовые форматы его можно посмотреть.

Вкладка Выравнивание позволяет установить: где будет находиться текст в ячейке. Предположим мы набрали текст в ячейку.

Как видно из рисунка, текст примыкает к левой границе ячейки. Для того чтобы поставить его по центру, нужно установить параметрпо центру в поле по горизонтали .

Интересен режим Ориентация , он позволяет напечатать текст не по горизонтали, а в другом направлении. Предположим, нужно изменить направление к горизонтальной оси на 45 градусов. Для этого установим стрелку в поле Ориентация , как показано на рис. ниже.

Как видно из рисунка направление текста изменилось только в той ячейке, к которой применен режим. Кроме того, размер строки изменился и стал больше. В правой ячейке находится текст, и он находится у нижней границе. Чтобы установить его в другом месте, выделим вторую ячейку и воспользуемся режимом Формат ячеек , вкладкой Выравнивание . Там в поле по вертикали установим значение –по верхнему краю .

И текст передвинется выше.

Интересен режим автоподбор ширины, который позволяет программе автоматически увеличивать размер ячейке (по горизонтали и вертикали), если значение выходит за рамки имеющихся. Например, увеличим размер шрифта до 24 в созданной на прошлых уроках таблицы при работающем параметре автоподбора.

Видно, что размер по вертикали (строк) изменился в сторону увеличения. Так строчки под таблицей имеют меньший размер, чем там, где имеется таблица. Отметим, что вид шрифта в заголовке разный, так как он увеличен по размеру (ширине) ячейки.

На вкладке Шрифт имеется возможность установить вид шрифта, его начертание, размер, цвет, установить его как зачеркнутый, надстрочный, подстрочный.

Установим в показанном выше примере в заголовке шрифт одного стиля (Arial ), установим его полужирным, сделаем подчеркивание и выберем синий цвет. Для этого выделим ячейки заголовка и установим параметры, как это показано ниже.

В поле Образец можно посмотреть, как будет выглядеть текст.

Теперь снова выделим заголовок таблицы, уберем галочку в параметре автоподбор ширины, получим следующую картинку.

Как видно текст налезает на текст других ячеек. Воспользуемся режимом Формат на вкладке Главная .

В появившемся панно выберем режим Автоподбор ширины текста . Получим:

На вкладке Граница можно установить границы вокруг ячейки. Допустим, у нас имеется несколько ячеек, как показано на рис. ниже.

Выделим их и воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали цвет – оранжевый, тип линии – двойной и нажали на кнопкувнешние .

Теперь снова выделим таблицу, и снова воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали другой цвет, тип линии и нажали на кнопку внутренние. Можно было не выходить из режима установки границ, установить цвет, тип линии, нажать на кнопкувнешние , затем изменить тип линии, цвет и нажать на кнопкувнутренние .

Вкладка Заливка позволяет установить заливку ячеек. Снова выделим предыдущие ячейки и установим цвет. Можно выбрать цвет и тогда ячейки будут закрашены однородным цветом, но мы выбрали Узор и к нему Цвет узора .

Сохранение стиля ячеек . Предположим, что полученным стилем мы будем пользоваться при создании следующих таблиц. Поэтому выделим снова четыре ячейки и нажмем на кнопку Стили ячеек на вкладке Главная .

Здесь уже имеются стили, установленные в программе, но нам нужно создать свой стиль. Поэтому нажмем на надпись Создать стиль ячеек .

На экране появится окно, в котором имеются элементы, для которых создается свой стиль, назовем его Проба . Поставим галочки во всех переключателях и нажмем на кнопку ОК . Теперь новый стиль запомнится в программе и когда вызовем режим Стили ячеек , то он появится в списке Пользовательские .

Затем, когда нужно использовать новый стиль, выделите ячейки и воспользуйтесь режимом Проба . После этого новая таблица примет новый Ваш стиль.

Иногда требуется выделить цифры в зависимости от определенных условий. Так, если в таблице представлены сравнительные данные по категориям населения, злоупотребляющие определенными продуктами, то лиц, склонных к спиртным напиткам, лучше выделить наклонным шрифтом, вегетарианцев, поедающих пищу с грядок – шрифтом с подчеркиванием, а потребляющих бесконтрольно большое количество еды – жирным шрифтом. Кроме того, использование цветового формата может быть продиктовано некоторыми условиями. Например, если температура в квартире зимой не поднимается выше 0, то количество таких квартир лучше показывать синим цветом, при температуре 0 – 10 градусов – зеленым, при диапазоне 10 – 20 градусов – желтым, а свыше 30 градусов – красным цветом.

Вернемся к созданной ранее таблице. Выделим часть таблицы с численными значениями и воспользуемся режимом на вкладке Главная → Условное форматирование . На экране появится окно режима, вид которого показан на рисунке. В этом окне выберем режим Создать правило .

Появится окно, в котором установим значения для правил.

Поставим задачу иметь цвет фона ячеек в зависимости от их значения. Выберем верхнее правилоФорматировать все ячейки на основании их значений и нажмем на кнопку ОК .

Если изменим цвет на синий, то получим следующую таблицу.

Выберем режим в стиле формата – трехцветная шкала и нажмем на кнопку ОК .

В этих режимах можно изменить среднее значение, введя значение при помощи клавиатуры, но можно и указать ячейку, в которой находится это значение, нажав на кнопку -.

Можно установить значениегистограмма . Тогда указанным цветом будет заполнены ячейки в зависимости от их значения.

Можно установить значки около значений при помощи режима – наборы значков.

Можно выполнить условное форматирование не со всей таблицей, а с ее частью. Имеются и другие режимы. Например, Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между .

В окне все значения, которые находятся между 25 и 72 будут выделены светло-красной заливкой и темно-красным цветом. Эти значения можно изменить, введя их с клавиатуры.

В списке значений на которые можно поменять формат имеется пользовательский формат, где можно поменять тип шрифта, начертание и пр. Например, можно сделать начертание полужирным.

Отметим, что можно использовать несколько правил для одной таблицы.

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

• закрашивать значения цветом
• менять шрифт
• задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

• Каким ячейкам вы хотите задать формат;
• По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

• В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

• Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
  • Правила выделения
  • Правила отбора первых и последних значений
  • Гистограммы
  • Цветовые шкалы
  • Наборы значков
• В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

1. Значения больше или равны какому-либо значению;
2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
3. Выделять цветом дубликаты;
4. Выделять определенные даты.

• Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

• Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

• Во всплывающем окне формата укажите:
  • цвет заливки
  • цвет шрифта
  • шрифт
  • границы ячеек

• По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

• Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

• Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

• Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

• Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
• Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

• Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

• В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

• Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

• Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

Условное форматирование в Excel – прекрасный инструмент для быстрого визуального анализа данных. Таким способом оценивать информацию намного удобнее и проще. Более того, всё это происходит в автоматическом режиме. Пользователю не нужно думать и сравнивать значения самостоятельно. Редактор всё сделает сам. Ни в одной формуле вы не сможете сделать такое, что может данный инструмент.

Для того чтобы воспользоваться данной возможностью, нужно перейти на вкладку «Главная» и кликнуть на кнопку «Условное форматирование».

К основным разделам данного меню относятся:

• правила выделения ячеек;

• правила отбора первых и последних значений;

• гистограммы;

• цветовые шкалы;

• наборы значков;

Рассмотрим эти пункты более внимательно. Для этого создадим какую-нибудь таблицу, в которой можно будет сравнивать числовые значения.

В этом разделе также очень много различных вариантов форматирования. Разберем каждый из них.

Больше

1. Для начала выделите какую-нибудь строчку. В данном случае это будут пострадавшие в первой шахте.

1. Затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите на кнопку «Условное форматирование». В появившемся меню кликаем на пункт «Правила выделения ячеек». Затем выбираем вариант «Больше».

1. После этого появится окно, в котором нужно указать значение для сравнения выделенных элементов. Можно вбить что угодно либо кликнуть на какую-нибудь ячейку. Нажмите на среднее значение. Данный показатель вполне подходит для сравнения.

1. Сразу после этого ссылка на ячейку подставится автоматически (а она сама выделится пунктирной линией). Для вставки нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого мы увидим, что ячейки, в которых значение больше 27, подсветились другим цветом.

Если вам не нравится цвет заливки ячеек, вы всегда можете изменить ее. Для этого нужно выбрать любой другой вариант раскраски на стадии указания цифры для сравнения.

Если ничто из предложенных вариантов вам не нравится, можно кликнуть на пункт «Пользовательский формат…».

Сразу после этого появится окно, в котором можно указать нужный вам формат ячеек.

1. Выделите какую-нибудь строчку. Нажмите на иконку «Условное форматирование», расположенную на вкладке «Главная». Выберите пункт «Правила выделения ячеек», а затем – «Меньше».

1. Вам снова предложат указать ячейку для сравнения. Для этого сделайте левый клик мыши по нужной клетке.

1. В результате этого произойдет подстановка нужного адреса. Для сохранения настроек нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого мы видим, что все ячейки, значение которых меньше 24, выделились другим цветом.

1. Выделите какую-нибудь строку без правил форматирования. Заходим в тот же раздел меню, но на этот раз выбираем пункт «Между».

1. Затем редактор Эксель сам предложит какие-нибудь промежуточные значения. Можно оставить всё без изменений.

1. Либо подставить что-то своё, что удобнее вам. Например, больше 14, но меньше 17. Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого всё то, что находится между этими цифрами, выделилось другим цветом.

1. Выделяем другую свободную от форматирования ячейку. Проделываем тот же самый путь на панели инструментов и выбираем пункт «Равно».

1. Нас попросят указать ссылку на ячейку для сравнения или же готовое числовое значение. Введем, например, цифру 18. Поскольку она встречается в выделенной строке. Для сохранения нажимаем на кнопку «OK».

1. Благодаря этому ячейка, которая соответствует указанному значению, стала подсвечена иным цветом.

1. Для проверки можно попробовать изменить что-нибудь. Для примера возьмем соседнюю клетку. Исправим там 19 на 18. После нажатия на клавишу Enter , вы увидите следующее.

Мы видим, что фон ячеек меняется полностью в автоматическом режиме.

Текст содержит

Описанные выше действия подходят только для числовых значений. Для работы с текстовой информацией нужно выбрать другой инструмент.

1. Первым делом выделите какую-нибудь строку с несколькими цифрами. Затем при помощи знакомого нам меню выберите пункт «Текст содержит…».

1. В результате этого появится окно, в котором нужно указать какой-нибудь фрагмент текста. Это может быть буква или цифра. Для примера введем число «2». Для сохранения форматирования нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого выделились ячейки с числами 20 и 23, поскольку в обоих из них есть цифра 2.

Подобные манипуляции можно проделать и с временными значениями.

1. Для начала добавим строчку, в которой напишем несколько дат. Желательно, чтобы они шли подряд. Так проще будет сравнивать.

1. После этого выделяем всю эту строку. Затем переходим в меню «Условное форматирование» и выбираем пункт «Дата».

1. Сразу после этого появится окно, в котором можно будет выбрать несколько вариантов:
   • вчера;
   • сегодня;
   • завтра;
   • за последние 7 дней;
   • на прошлой неделе;
   • на текущей неделе;
   • на следующей неделе;
   • в прошлом месяце;
   • в этом месяце;
   • в следующем месяце.

1. В качестве примера выберем вариант «Завтра». Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого поле, в котором содержится завтрашняя дата, будет выделено другим цветом.

1. Текущая дата на момент написания статьи – 25 февраля 2018 года.

Для демонстрации этого условного форматирования желательно использовать таблицу без других правил сравнения. Далее нужно будет выполнить следующие действия.

1. Выделите в таблице основные значения, которые нужно как-то анализировать.

1. Кликните на иконку «Условное форматирование» и в «Правилах выделения ячеек» выберите пункт «Повторяющиеся значения».

1. Сразу после этого появится окно, в котором вы сможете выбрать два значения:
   • повторяющиеся;

• уникальные.

В каждом случае будет доступен предварительный просмотр, чтобы вы могли точно определиться, что именно вам нужно. Для сохранения нужно кликнуть на кнопку «OK».

Кроме обычного выделения конкретных чисел, существует возможность маркировки определенного количества элементов в процентном или количественном соотношении. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выделите содержимое таблицы. Затем нужно нажать на кнопку «Условное форматирование», которая расположена на вкладке «Главная». После этого выберите пункт «Правила отбора первых и последних значений». В результате этого вам предложат несколько вариантов отбора.

Рассмотрим каждый из них.

Выбрав этот пункт, вы увидите окно, в котором предложат указать количество первых ячеек. Для сохранения кликните на «OK».

Отсчет происходит от большего значения к меньшему.

Это значит, что если вам необходимо выделить первые 10 клеток, в которых находятся самые маленькие цифры, то нужно выбрать пункт «Последние 10 элементов».

Во время ввода количества ячеек вам будет доступен предварительный просмотр. Если указать число 1, то останется только 1 максимальное значение.

Обратите внимание на то, что если будет две ячейки с одинаковым наибольшим числом, то выделятся оба!

В данном случае всё работает практически по такому же принципу, только на этот раз подсвечивается не конкретное фиксированное количество клеток, а лишь определенный процент из них.

Если указать число 10 (оно используется по умолчанию), то вы увидите следующее.

Если данное правило форматирования вам понравилось, нужно нажать на кнопку «OK». В противном случае кликните на «Отмена».

Последние 10 элементов

Как было сказано выше, в данном случае выделяются те ячейки, в которых содержатся минимальные данные. Принцип ввода тот же самый – указываете нужное количество и кликаете на кнопку «OK».

Если вы укажете всего 1 клетку, но при этом минимальных цифр будет несколько, то произойдет выделение всех (в нашем случае – две).

Тот же самый принцип, только на этот раз подсвечивается определенный процент информации, а не абсолютное количество.

Данный инструмент весьма удобен, когда нужно отсортировать информацию по отношению к ней самой. То есть редактор Excel сам посчитает среднее число среди выделенной информации и пометит всё то, что выше этой величины. Всё происходит автоматически.

Аналогичный принцип действия и в этом случае. Только на этот раз маркируются клетки, в которых хранится информация меньше среднестатистической величины.

В описанных выше методах сравнения данных использовался метод сплошной заливки элементов. Иногда это не совсем удобно.

Для более продвинутого анализа информации используется другой инструмент – гистограммы. При этом заливка может быть двух видов:

• градиентная;
• сплошная.

Рассмотрим каждый из предложенных вариантов.

Градиентная заливка

1. Первым делом необходимо выделить нужные строки и столбцы. Затем кликнуть на иконку «Условное форматирование». После этого перейти в раздел «Гистограммы» и выбрать любую из предложенных заливок.

К значениям по умолчанию относятся:

• зеленая;
• красная;
• оранжевая;
• голубая;
• фиолетовая.

При наведении на каждый из вариантов вам будет доступен предварительный просмотр.

Данный тип маркировки сильно не отличается от вышеописанного и находится он в том же разделе.

Цвета используются те же самые.

Если ничего из предложенных пунктов вам не понравилось, вы можете указать свой вариант форматирования.

Здесь вы сможете настроить:

• стиль;

• минимальное и максимальное значение;

• внешний вид столбца.

Образец того, что вы настроили, можно увидеть в правом нижнем углу.

Если вы хотите чего-то более контрастного, нужно сделать следующие действия.

1. Выделите таблицу (основную информацию для анализа данных). Нажмите на иконку «Условное форматирование», которая расположена на «Главной» вкладке на панели инструментов. В появившемся меню выберите пункт «Цветовые шкалы». В результате этого появится большой список из 12 вариантов оформления.

1. При наведении на каждый шаблон вы увидите подобное пояснение.

При наведении на каждую из иконок, вам будет доступен предварительный просмотр. Так вы сможете выбрать ту цветовую гамму, которая вам нравится больше всего.

Если ничего из предложенного редактором Excel вам не понравилось, вы всегда можете создать что-то своё. Для этого нужно в этом же разделе меню кликнуть на пункт «Другие правила».

Сразу после этого вы увидите следующее окно. Здесь можно указать начальный и конечный цвет. Для сохранения достаточно нажать на кнопку «OK».

Если цветовое форматирование вам не нравится, вы можете использовать графический метод. Для этого необходимо сделать следующие действия.

1. Выделите основные ячейки таблицы.
2. Кликните на панели инструментов на «Условное форматирование».
3. В появившемся меню выберите категорию «Наборы значков».
4. Сразу после этого вы увидите большой список различных шаблонов.

Стоит отметить, что редактор сам автоматически делит данные на несколько групп: минимальные, средние и максимальные.

К возможным вариантам относятся (каждый раз при наведении на любую иконку вы будете видеть предварительный просмотр без сохранения правила форматирования):

• направления (около больших чисел появится стрелка вверх; для средних – направо; минимальным цифрам соответствует направление вниз);

• фигуры (цвет зависит от числа в ячейке – серый цвет для самых больших значений);

• индикаторы (галочка – высокие, восклицательный знак – средние, а крестик – минимум);

• оценки (степень заполнения элемента зависит от числа в ячейки);

Если ни одна из иконок вам не понравилась, вы можете создать своё правило заполнения клеток.

В этом случае вы сможете самостоятельно указать следующие параметры:

• стиль значка;

• свой вариант значка;

• граничные значения для значков;

Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Если ваш эксперимент не удался и проделанные вами манипуляции только испортили внешний вид таблицы, то всё это можно отменить довольно простым способом.

1. Для начала нужно выделить те элементы, условное форматирование которых необходимо отключить.

1. Затем нажмите на вкладке «Главная» на иконку «Условное форматирование».
2. После этого выберите пункт «Удалить правила».
3. Далее кликаем на «Удалить правила из выделенных ячеек».

1. Если хотите удалить всё, то выделяем второй пункт – «Удалить правила со всего листа».

1. Результат будет следующим. Всё вернется к своему прежнему виду.

Набор способов форматирования можно менять по собственному желанию. Это делается следующим образом.

1. Кликните на кнопку «Условное форматирование».
2. Выберите пункт «Управление правилами».

1. В появившемся диспетчере правил ничего не будет (если до вызова этого меню вы ничего не выделяли), поскольку по умолчанию выбран пункт «Текущий фрагмент».

1. Выберите пункт «Этот лист».

1. Вследствие этого вы увидите все правила, которые используются в документе на данный момент.

Удаление

Для того чтобы удалить что-нибудь, достаточно выбрать что-то из списка и нажать на кнопку «Удалить правило».

Необходимо быть очень внимательным при выполнении таких действий, поскольку вас дополнительно не спросят, уверены ли вы в своем выборе.

Изменение

Редактировать правила довольно просто. Это делается следующим образом.

1. Выберите любую строчку.
2. Нажмите на кнопку «Изменить правило».

1. В результате этого вы увидите следующее окно. По умолчанию выбран тип «Форматировать только те ячейки, которые содержат».

1. Здесь вы сможете указать что именно они содержат:
   • текст;
   • даты;
   • пустые;
   • непустые;
   • ошибки;
   • без ошибок.

Условное форматирование – это инструмент в Excel, который служит для присвоения особенного формата ячейкам или целым диапазонам ячеек на основе критериев условий определенных пользователем. Вы познакомитесь с примерами использования условий основанных на сложных формулах. А так же научитесь управлять такими функциями как:

• поля данных;
• цветовая палитра;
• настройка шрифтов.

Научитесь работать со значениями, которые можно вставлять в ячейки в зависимости от их содержимого.

Как сделать условное форматирование в Excel

Для начала рассмотрим: как подбирать соответствующие критерии форматирования и как их изменять. Принцип его действия проще всего понять на готовом примере:

Допустим столбец, содержит диапазон ячеек с числовыми значениями. Если определить их соответствующим условием форматирования, то все значения с числом более чем 100 будут отображаться красным цветом. Чтобы реализовать эту задачу данный инструмент Excel проанализирует в соответствии с условиями критериев значение каждой ячейки заданного диапазона. Результаты анализа дают положительный результат, например (A2>100=ИСТИНА), тогда будет присвоен предварительно заданный новый формат (красный цвет). В противоположном результате (A2>100=ЛОЖЬ), формат ячеек не изменяется.

Естественно это достаточно простой пример. Ознакомиться с широкими возможностями условного форматирования только во время использования его в больших наборах данных со сложной структурой, в которых сложно даже заметить конкретные значения. Возможность использования формул в качестве критерия для присвоения формата ячейки, позволяет создавать сложные условия для быстрого поиска и экспонирования числовых или текстовых данных.



Как создать правило условного форматирования в Excel

Данный инструмент Excel предоставляет к вашему распоряжению 3 правила для форматирования, которые могут взаимно выключать значения несоответствующие заданным критериям. Принцип использования нескольких условий в условном форматировании рассмотрим на простом примере.

Допустим в ячейке A1 находиться числовое значение 50:

Определим следующие условия для формата отображения значений в A1:

1. Если число больше чем 15, то шрифт будет отображаться зеленым цветом.
2. Если число больше чем 30, то шрифт будет отображаться желтым цветом.
3. Если число больше чем 40, то шрифт будет отображаться красным.

Определенно вы заметили, что значение 50 в ячейке A1 соответствует всем условиям (A1>15, A1>30 и A1>40 = ИСТИНА). Каким же цветом шрифта Excel отобразит числовое значение 50?

Ответ следующий: формат будет присвоен тот, который соответствует последнему условию. А следовательно это красный цвет . Важно запомнить об этом принципе, когда нужно конструировать более сложные условия.

Примечание. В старых версиях Excel при определении условий форматирования необходимо было сосредотачивать свое внимание на то, чтобы условия не накладывались друг на друга. Данная ситуация чаще всего применяется, когда экспонированные данные должны уступить значениям на определенном уровне. Но начиная с версии Excel 2010 нет никаких ограничений при наложении условий.

Создать второе правило

Второй пример. Допустим нам нужно отформатировать расходы в колонке C следующим образом:

Все суммы в пределах 300$-600$ должны закрасить свои ячейки желтым фоном, а суммы меньше чем 500$ должны еще иметь и красный цвет шрифта.

Попробуем сконструировать данные условия:

Обратите внимание, в какой способ Excel применил форматирование. Суммы в ячейках C10, С13 и С15 соответствуют обоим условиям. Поэтому к ним применены оба стиля форматирования. А там где значение соответствует только одному из условий, они отображаются соответственным форматам.

Этот урок с примерами и видео мы посвятим условному форматированию – одному из самых интересных и полезных средств Excel.

Что такое условное форматирование

Итак, перейдем к делу. Условное форматирование – это способ максимально упростить программы Excel. Такой метод обработки информации позволяет сэкономить уйму времени и облегчить все вычисления. Вы можете заставить программу автоматически выполнять множество задач, которые раньше проделывали вручную, убивая на это целые дни.

Кроме этого, для вашего удобства, вы можете настроить работу Excel так, чтобы он сразу же выделял нужную или важную информацию в документах. К тому же такое форматирование поможет более наглядно отображать информацию, быстро и эффективно создавать отчетности без использования сложных графических моделей, как, например, диаграмм или графиков.

Давайте рассмотрим более конкретные примеры использования условного форматирования. Для того чтобы применить его в Excel 10, в разделе «Главная» на верхней панели программы нужно найти кнопку «Условное форматирование». Она нигде не прячется, поэтому найти ее не составит никакого труда. Для того чтобы активировать это форматирование, нам нужно выделить на рабочем листе зону, с которой мы будем работать. Иметься ввиду, что перед тем, как нажимать кнопку «Условное форматирование» и приступать к нему, нужно выделить столбик, рядок или несколько таких элементов, для которых вы хотите использовать форматирование.

Итак, зона работы выделена, кнопка нажата – что дальше? Перед вами откроется меню условного форматирования, где будут такие пункты:

1. Правила отбора первых и последних значений.
2. Цветовые шкалы.
3. Дополнительно: создать, удалить, управление правилами.

Что с этим делать? Давайте по порядку. Этот пункт, в свою очередь, вмещает в себя такие стандартные функции, как

• Больше;
• Меньше;
• Равно;
• Текст содержит;
• Дата;
• Повторяющиеся значки.

Работа с этими моделями форматирования совсем несложная. Нажав на любую из них, вы откроете небольшое окно, где нужно будет ввести нужные вам данные и выбрать цвет для подсветки подходящих вам ячеек таблицы.

1. Нажимаем «Между» и в новом открывшемся окне в соответствующих ячейках вводим параметры от и до.
2. Потом укажите цвет, которым хотите выделить подходящие вам варианты (пусть у нас это будет «Светло-красная заливка и темно-красный текст»). То есть если вы работаете со столбиком цен на мобильные телефоны, то введите цифры минимальной и максимальной стоимости, что вам подходит (пусть у нас это будет 50 и 100).
3. После того как вы подтвердили, что именно МЕЖДУ этими значениями хотите начать поиск, в таблице ячейки подсветятся соответствующим образом и мы увидим ВСЕ ячейки с ценой от 50 до 10 долларов окрашенными в светло-красный цвет и с темно-красным текстом.

Все это совсем несложно, когда на практике приступить к работе с программой.

Все методы форматирования в меню «Правила выделения ячеек» работают примерно так же, поэтому останавливаться здесь мы не будем.

Правила отбора первых и последних значений

Следующий пункт перед нами. Как это работает? Если вам нужно выделить несколько первых или последних ячеек по введенных данных, то вы именно там, где надо. Объяснять тут больше нечего, поэтому перейдем к примеру.

1. Нажав «Первые 10 элементов» мы вызовем окно, где можно управлять этим форматированием.
2. Здесь укажем количество ячеек, которые нам нужно выделить: изначально было названо 10, но нам надо только 5, поэтому исправляем это в соответствующем поле.
3. Потом выбираем цвет форматирования: пусть у нас это будет «Красная граница».
4. Тогда 5 ячеек с самыми большими значениями буду выделены красной рамкой.

Поехали дальше. Здесь все очень просто. Нужно лишь выбрать нужный нам столбец или строчку и нажать на соответствующую кнопку. Тогда мы увидим, как все ячейки больше или меньше заполняются цветом, в зависимости от значений внутри них. Это как настоящая гистограмма.

• Нажимаем «Гистограмма» и выбираем любую понравившуюся модель в меню (они отличаются только дизайном).
• В результате наш столбик с количеством телефонов изменится так, что у наибольшей цифры вся ячейка будет заполнена цветом полностью, а все остальные будут заполняться в процентном соотношении к максимальному значению.

Цветовые шкалы

Позволяют разукрасить наши ячейки по возрастанию или убыванию значений в них. Вам нужно только выбрать в какой цветовой гамме это будет происходить (например, максимальное значение – зеленый, минимальное – красный, а все промежуточные значения будут окрашиваться в соответствующие переходные оттенки). Здесь даже пример приводить не будем.

Значки нужны для того, чтобы указывать на разницу между значениями в нашем столбце или строчке. Теоретически объяснять немного сложно, поэтому сразу же перейдем к примерам.

• выбираем «Наборы значков» и в разделе «Направления» кликаем на «5 цветных стрелок». Таким образом, в каждой ячейке поля, в котором мы работаем, появится один из 5 типов стрелки.
• Объясним, как они работают: весь диапазон значений в выделенных нами ячейках составляет 100%, а каждая по очереди стрелочка отвечает за числа, которые входят в каждые 20% по порядку. Пусть у нас в столбце количества покупок телефона есть значения от 0 до 100. Тогда первая стрелка (зеленая вверх) будет стоять возле каждого значения от 80 до 100, а последняя (красная вниз) – возле каждого от 0 до 20. Соответственно и все промежуточные стрелки.

Процентное соотношение или весь диапазон можно настроить в меню «Управление правилами», здесь же можно поиграться с настройками остальных правил.