Dow avtomatlashtirilgan tizimlari. Maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish dasturiy ta'minot tizimlari Boshqaruv ma'lumotlari manbalari

Hujjatlar bilan ishlashning texnologik jarayonlarini avtomatlashtirish darajasi bugungi kunda hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlashni (DOW) takomillashtirishning ustuvor yo'nalishlari bilan bog'liq muhim baholash mezoni bo'lib xizmat qiladi. Tashkilotda avtomatlashtirilgan texnologiyaning mavjudligi yoki yo'qligi va qisqa muddatda - korporativ hujjat aylanishi tizimi ish sifati va samaradorligini baholashga imkon beradigan rasmiy ko'rsatkich sifatida qaralishi mumkin.

Ish jarayonini avtomatlashtirish ehtiyojlari va yangi axborot texnologiyalari sohasidagi yutuqlar dasturiy ta'minot bozorida takliflarning doimiy o'sishiga olib keladi. Hozirgi vaqtda bozorda nafaqat ro'yxatga olish, ijro etilishini nazorat qilish va hujjatlarni qidirishning an'anaviy funktsiyalarini bajarish, balki turli xil hujjat aylanishi funktsiyalarini ta'minlash va elektron hujjat aylanishi elementlaridan foydalanish imkoniyatini ta'minlaydigan dasturiy mahsulotlar mavjud. O'tgan asrning 80-yillarida joriy etilgan, ish yuritishda muayyan operatsiyalarni bajarishda (masalan, hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilishda) mehnat xarajatlarini minimallashtirishga qaratilgan tizimlardan farqli o'laroq, zamonaviy vositalar sizga avtomatlashtirilgan tizimni yaratishga imkon beradi. butun muassasa yoki korxonalarda hujjatlar bilan ishlash.

Hozirgi vaqtda ishlab chiquvchilar nafaqat buyurtma asosida ishlab chiqilgan ishlanmalarni, balki "qutili" variantlarni ham taklif qilmoqdalar, ya'ni ish jarayonini avtomatlashtirish uchun odatiy ehtiyojlarni hisobga oladigan takrorlangan ishlanmalar. Shunga ko'ra, ish jarayonini avtomatlashtirish uchun dasturiy mahsulotni tanlash turli sohalardagi ko'plab tashkilotlar uchun dolzarb vazifaga aylanib bormoqda.

UDOiVda ofis jarayonlarini avtomatlashtirish uchun muassasaning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda tizimga qo'yiladigan asosiy talablarni shakllantirish va mavjud tizimlardan quyidagi talablarga javob beradiganini aniqlash kerak.

Avvalo, avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimi (ADMS) hujjat aylanishini ta'minlashning barcha vazifalarini to'liq bajarishi kerak: hujjatlarni tayyorlash, ularni ro'yxatdan o'tkazish, bajarilishini nazorat qilish, hujjatlarni qidirish, ularni saqlash va hujjatlar massivida ma'lumotnoma ishlari. Tizim yagona uslubiy tamoyillar, dasturiy ta'minot, apparat va texnologik echimlar asosida va amaldagi tashkiliy-huquqiy shartlar doirasida milliy qonunchilik, davlat standartlari, ko'rsatmalar va talablar shaklida qurilishi kerak. ASUD to'plangan axborot resursidan to'liq foydalanishni (integratsiyalashuvini) ta'minlashi va axborotni bir marta kiritish va undan hujjatli va haqiqatda ko'p marta foydalanish tamoyilini amalga oshirishi kerak. Tizim, shuningdek, ma'lumotlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qilishning zarur darajasini ta'minlab, tashkilot ichidagi hujjatlarning harakatlanish yo'nalishlarini tanlashga yordam berishi kerak.

Shunday qilib, UDO va V uchun korporativ ish jarayonini avtomatlashtirish tizimi quyidagi funktsional va tizim-texnik talablarga javob berishi kerak.

A. Funktsional talablar

Ular taklif etilayotgan texnologiyaning davlat qoidalari va DOW korporativ standartlariga muvofiqligiga, tizimdan foydalanish qulayligini ta'minlashga qaratilgan.

1. Ofis ishi

Hujjatlarni yaratish (shablonlardan foydalanish)

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

· Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish

Ma'lumot va ma'lumotnoma ishi (ro'yxatga olish kartasini qidirish)

· Ishlar nomenklaturasini yuritish

Hujjat aylanishi bo'yicha statistik ma'lumotlarni tayyorlash

· Qog'oz tashuvchilardan ma'lumotlarni avtomatik kiritish

2. Elektron arxivni tashkil etish

Hujjatlarni arxivlash

To'liq xususiyatli qidiruv

Hujjatlarni saqlash xavfsizligi

Arxiv hujjatlariga kirishni tashkil etish

3. Elektron hujjat aylanishi vazifalarini ta'minlash

Elektron raqamli imzo texnologiyasi (ERI)

Elektron fayllar bilan ishlash

· Kripto himoya vositalari

Elektron aloqa kanallari orqali kelib tushgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

4. Hujjatlarni boshqarish

Tashkilot ichidagi hujjat aylanishini boshqarish

· Hujjatlarni ijro uchun topshirish

Hujjatlarning harakatlanishini (o'tkazilishini) nazorat qilish

Foydalanuvchi harakatlarini nazorat qilish

Hujjatlarni yo'naltirish

· Hujjatlarni muvofiqlashtirish

Ro'yxatga olish kartalari va hujjatlar fayllariga kirishni tartibga solish

5. Biznes jarayonlarini boshqarish

Haqiqiy vaqtda hujjatlar ustida hamkorlik qiling

· Masofaviy idoralar va bo'limlar bilan ishlash

· Har qanday tafsilotlar va istalgan bo'limlar bo'yicha hisobot yaratish

Elektron hujjat aylanish tizimidan bildirishnomalarni qabul qilish

· Kataloglar bilan ishlash

B. Tizim va texnik talablar

Tizim va texnik talablar baholangan mahsulotlarning foydalaniladigan tizim va texnik platformaga muvofiqligini hisobga olishi kerak.

1. Dasturiy ta'minotni amalga oshirish

· Mijoz-server texnologiyasi

Internet texnologiyasi

Ochiq tizim standartlarini qo'llab-quvvatlash

Ilovalarni ishlab chiqish vositalarining mavjudligi

Hujjatlarni skanerlash vositalarining mavjudligi

· Foydalanuvchi uchun qulay interfeys

2. Server qismi uchun tarmoq OT

Windows Server 2008

3. Mijoz tomoni uchun tarmoq OT

4. Operatsion talablar

Avtomatlashtirilgan tizimning ishonchliligi

Tizim xavfsizligi

· Tizim boshqaruvi

Bir vaqtning o'zida ishlaydigan foydalanuvchilar soni - 100 tagacha

5. Moslashuvchanlik

Tizimni amalga oshirishda soddalik va qulaylik

Tizimni sozlash qulayligi

Tizimni rivojlantirish imkoniyati

Shunday qilib, dasturiy mahsulotni tanlashni korporativ ish jarayonini avtomatlashtirish tizimini yaratish yo'lidagi birinchi qadam deb hisoblash mumkin. Tizim uchun aniq belgilangan maqsadlar va talablar ushbu tanlovni yanada muvozanatli va izchil qiladi. Bu tizimni muvaffaqiyatli amalga oshirish va foydalanuvchilarning u bilan ishlashi uchun eng muhim shartlarni yaratadi.

DOW avtomatlashtirishning asosiy tushunchalari Hujjatlashtirish - bu hujjatlarni yaratish, ya'ni ularni tuzish, bajarish, tasdiqlash va ishlab chiqarish. Ofis ishi: korxona yoki tashkilotning DOWni ta'minlash bo'yicha chora-tadbirlar majmui. Ba'zan maktabgacha ta'lim muassasasi ish yuritishning asosiy vazifasi deb aytiladi. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish - hujjatlarni ko'chirish, qidirish, saqlash va ulardan foydalanishni ta'minlash.

DOW avtomatlashtirishning asosiy tushunchalari Hujjatlarni arxiv saqlash tizimini tizimlashtirish - tashkilotda yaratilgan ma'lumotlarni saqlash qoidalarini aniqlash, boshqaruv qarorlarini qabul qilish va biznes tartib-qoidalarini qo'llab-quvvatlash uchun uni qidirish va ishlatish. Hujjatlar oqimi - DOW doirasidagi hujjatlar harakati. Ish tartibi - korxona yoki tashkilot faoliyati doirasidagi har qanday muammo yoki maqsadni hal qilish uchun tashkilotlar xodimlari tomonidan amalga oshiriladigan muayyan operatsiyalar (ishlar, vazifalar, tartiblar) ketma-ketligi. Elektron arxiv DOW doirasida elektron hujjatlarning arxiv saqlanishini tizimlashtirish muammolarini hal qiladi.

DOW hujjatlarida hal qilingan vazifalar (loyihalarni ishlab chiqish, bajarish, muvofiqlashtirish va hujjatlarni ishlab chiqarish). Boshqaruv jarayonida hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish (hujjatlarning harakatlanishi, bajarilishini nazorat qilish, saqlanishi va ishlatilishini ta'minlash). Hujjatlar arxivini tashkil etish.

Xaridorga mahsulotni sotishning oddiy biznes tartibi 1) Buyurtmachi kompaniyaga buyurtma berish uchun qo'ng'iroq qiladi; 2) buyurtma mijozning ma'lumotlar bazasida ro'yxatga olingan; 3) tovar uchun schyot-faktura rasmiylashtirilsa; 4) schyot-faktura buxgalteriya bo'limiga topshiriladi; 5) buxgalteriya bo'limi buxgalteriya tizimida qayd etilgan tovarlar uchun pul oladi; 6) tovarlar ombordan jo'natilgan bo'lsa, bu haqda ombor ma'lumotlar bazasida qayd etilgan; 7) tovar uchun schyot-faktura va schyot-faktura rasmiylashtirilsa; 8) tovar mijozga jo'natilgan; 9) schyot-faktura va yo'l varaqasi buxgalteriya bo'limiga topshiriladi.

Avtomatlashtirish tizimlarining toifalari DOW ish oqimi tizimlari (biznes protseduralarini avtomatlashtirish); guruh dasturlari tizimlari (jamoada ishlash); hujjat aylanishi tizimlari (asosan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va qidirishni ta'minlaydi); elektron pochta tizimlari (hujjatlarni almashish uchun xizmat qiladi).

Rossiyadagi maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish muammolari rus ish yuritish ishlarini avtomatlashtirish uchun tayyor mahsulotlarning etishmasligi; biznes jarayonlarini avtomatlashtirishga faol talabning yo'qligi; ofisni avtomatlashtirish maqsadida g'arbiy ishlab chiqaruvchilarning mahsulotlarini joylashtirishda chalkashlik va boshqalar.

Korxona ko'lamining o'sishi bilan yuzaga keladigan muammolar Menejment sodir bo'layotgan voqealarning yaxlit tasvirini yo'qotadi. Bir-birining faoliyati toʻgʻrisida maʼlumotga ega boʻlmagan tarkibiy boʻlinmalar oʻz faoliyatini muvofiqlashtirilgan holda amalga oshirishni toʻxtatadi. Muqarrar ravishda mijozlarga xizmat ko'rsatish sifati va tashkilotning tashqi aloqalarni saqlab qolish qobiliyati pasayib bormoqda. Buning oqibati mehnat unumdorligining pasayishi; resurslarning etishmasligi hissi mavjud: insoniy, texnik, aloqa va boshqalar.

Korxona ko'lamining o'sishi bilan yuzaga keladigan muammolar Biz xodimlarni kengaytirishga, yangi ish o'rinlari, binolarni jihozlashga, aloqa vositalariga, xodimlarni o'qitishga sarmoya kiritishimiz kerak. Ishlab chiqarish korxonalari uchun xodimlarning ko'payishi ishlab chiqarish texnologiyasini o'zgartirishga olib kelishi mumkin, bu esa qo'shimcha investitsiyalarni talab qiladi. Kadrlarning asossiz o'sishi, mehnat unumdorligining pasayishi, ishlab chiqarishga investitsiya qilish zarurati sharoitida aylanma mablag'larni ko'paytirish zarurati paydo bo'ladi, bu esa o'z navbatida yangi kreditlarning paydo bo'lishiga va rejalashtirilgan foydaning pasayishiga olib kelishi mumkin.

DOWni tashkil qilishni takomillashtirish bo'yicha vazifalar Korxonani hujjatli qo'llab-quvvatlash mexanizmini (DOW) yaratish orqali hujjatli ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha barcha ishlarni takomillashtirish. To'g'ri avtomatlashtirish strategiyasini tanlash, shu jumladan mahsulotlarni to'g'ri tanlash.

Qog'oz ish oqimini hisobga olish va shaxsiy faylga kiritilgan birlamchi hujjatlarni saqlashda kadrlar hisobini yuritish bo'yicha operatsiyalar guruhlari; xodimlar uchun buyurtmalarni shakllantirish, bajarish va saqlash; statistik va boshqa hisobotlarni tayyorlash va taqdim etish; asosiy faoliyat uchun buyurtmalar nusxalarini saqlash.

Xodimlar yozuvlari va EDMS integratsiyasining ijobiy ta'siri uzatilgan ma'lumotlarni himoya qilish. Katta hajmdagi qog'oz hujjatlarni kiritish uchun SADD mexanizmlari sifatli ishlab chiqilgan. Kadrlar bo'limi xodimining joriy ishi uchun asosiy faoliyat uchun individual buyruqlar nusxalarini o'z vaqtida olish kerak. SADD kadrlar bo'limi xodimiga o'z vaqtida va istalgan qulay vaqtda barcha kerakli buyruqlarning nusxalarini taqdim etadi.

Rossiya ofisini avtomatlashtirish sanoatining istiqbollari Mutlaqo barcha tashkilotlar va ko'p sonli shaxslar hujjatlar bilan ishlaydi. Deyarli har bir tashkilot ish yuritishda muammolarga duch keladi, hatto uni avtomatlashtirish haqida gapirmasa ham: hujjatlar yo'qoladi, nazorat qilinmaydi, bajarilmaydi va hokazo. Ish yuritishni yaxshilash orqali korxona va tashkilotlar boshqaruv sifatini oshirish uchun real imkoniyatga ega bo'ladilar. , bu zamonaviy Rossiya iqtisodiyotining eng dolzarb vazifalaridan biridir.

Rossiya ofislarini avtomatlashtirish sanoatining istiqbollari Tashkilotlarda ish yuritish uchun mas'ul kotiblar va shaxslarning malakasi etarli emas va uning darajasini oshirishni talab qiladi. Foydalanuvchilarning ofislarni avtomatlashtirish dasturlarini takomillashtirish va ularni ko'plab ish stansiyalari, axborot va amaliy tizimlar bilan integratsiyalash bo'yicha so'rovlari juda yuqori.

Tashkilot uchun integratsiyalashgan boshqaruv tizimini joriy etish, uning ichki biznes jarayonlarini optimallashtirish vositalaridan biri bu menejmentni hujjatlashtirishni avtomatlashtirish bo'lib, bu sizga operativ va strategik qarorlarni qabul qilishda raqobatchilarni aniqlash imkonini beradi. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash samaradorligi ko'p jihatdan boshqaruv jarayonlarining muvaffaqiyatiga ta'sir qiladi. Natijada hujjatlar bilan ishlashning shakl va usullarini takomillashtirish zarurati paydo bo‘ldi.

ostida avtomatlashtirish Keng ma'noda, biz ma'lum bir dastur bo'yicha ishlaydigan va har qanday faoliyat sohasida shaxsni qisman yoki to'liq almashtiradigan avtomatik qurilmalardan foydalanishni nazarda tutamiz.

ostida boshqaruvni hujjatlashtirishni avtomatlashtirish tizimi (DOE) Hujjatlashtirish, hujjatlar bilan ishlash va ish jarayonini tashkil etish masalalarini hal qilish uchun mo'ljallangan har qanday avtomatlashtirilgan tizimni avtomatlashtirish ob'ektidan qat'i nazar, u davlat organi, tijorat banki, savdo kompaniyasi yoki boshqa tashkilot deb tushunish kerak. Ushbu tashkilotda boshqaruv me'yoriy-uslubiy hujjatlar talablariga muvofiq amalga oshirilishi muhimdir.

Uchta asosiy bor maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish tizimini joriy etish yo'li:

1) maktabgacha ta'lim tizimini avtomatlashtirishning original tizimini ishlab chiqish;

2) odatiy maktabgacha ta'lim avtomatlashtirish tizimini o'rnatish;

3) maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish vositalarini o'rnatish.

Asl maktabgacha ta'limni avtomatlashtirish tizimini ishlab chiqish dasturchilar xodimlarini jalb qilishni va ma'lum bir tashkilot uchun noldan avtomatlashtirilgan tizimni ishlab chiqishni o'z ichiga oladi. Shu bilan birga, ushbu tashkilotning xususiyatlari imkon qadar hisobga olinadi, bu esa yangi tizimdan foydalanishni osonlashtiradi. To'g'ri, bu holda dasturlash jarayoni bir qator kamchiliklarga ega. Bu uzoq va qimmat va nazoratni yo'qotish tendentsiyasiga ega, shuning uchun ko'p vaqt va pul sarflaganingizdan so'ng, ishlab chiqilgan tizim ilgari surilgan talablarga javob bermasligini bilib olishingiz mumkin va siz hammasini qaytadan boshlashingiz kerak. .

Odatda maktabgacha ta'limni avtomatlashtirish tizimini o'rnatish, bu ma'noda, asl tizimning rivojlanishiga to'liq qarama-qarshidir. Maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish tizimlarini ishlab chiqaruvchi kompaniyalar turli tashkilotlarda minimal moslashuv bilan qo'llanilishi mumkin bo'lgan standart dasturiy mahsulotlarni ishlab chiqadilar. Bunday tizimlar hujjatlar bilan ishlash uchun ma'lum bir umumiy funktsiyalar to'plamini amalga oshiradi, arzon va eng qisqa vaqt ichida amalga oshiriladi. Bu juda qulay yondashuv kabi ko'rinadi, lekin uning kamchiliklari ham bor. Gap shundaki, butun Belarus Respublikasida maktabgacha ta'lim muassasalarini tashkil etishga qo'yiladigan talablar bir xil bo'lsa-da, ular juda kengaytirilgan va amalga oshirish usullari sezilarli darajada farq qiladi. Shu munosabat bilan, oddiy tizimda bajarish oson emas va ko'pincha imkonsiz bo'lgan funktsiyalar to'plamini kengaytirish zarurati tug'iladi.

DOE avtomatlashtirish vositalarini o'rnatish vazifani hal qilish uchun yuqorida aytib o'tilgan ikkita usul o'rtasidagi oraliq variantdir. Bir tomondan, ushbu usul doirasida ma'lum funktsiyalar to'plamini amalga oshiradigan (ikkinchi holatda bo'lgani kabi) qandaydir tipik tizim amalga oshiriladi, ikkinchi tomondan, u sanoat asboblari asosida qurilgan uni muayyan tashkilot ehtiyojlariga moslashtirish uchun foydalaniladi. Bunday moslashish ma'lum bir tashkilotning xususiyatlarini hisobga olishga imkon beradi (birinchi holatda bo'lgani kabi).

Zamonaviy axborot texnologiyalarini tahlil qilish quyidagilarni ajratib ko'rsatish imkonini beradi asboblar sinflari uchinchi yondashuvda qo'llaniladi:

Hujjatlarni yaratish vositalari (matn protsessorlari, elektron jadval protsessorlari, kompyuter yordamida loyihalash tizimlari (SAPR) va boshqalar);

ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari;

guruh ishini ta'minlash tizimlari (guruh-buyumlar sinfi);

hujjatlarni boshqarish tizimlari (DMS);

elektron pochta tizimlari;

biznes protsessorlarini boshqarish tizimlari (ish oqimi klassi).

Hujjatlarni yaratish vositalari - hujjatlarning elektron versiyalarini yaratish uchun mo'ljallangan dasturiy ta'minotni o'z ichiga olgan tizimlar sinfining umumlashtirilgan nomi. Bunday dasturiy ta'minotning asosiy vazifalari hujjat mazmuni bilan fayl yaratish, yaratilgan faylni tahrirlash, faylni chop etish uchun yuborish va h.k. Bu guruhga, shuningdek, qog'oz hujjatlarning grafik tasvirlarini kiritish, qayta ishlash, saqlash va qidirish uchun mo'ljallangan hujjatlar tizimini qayta ishlash tizimlari kiradi.

Ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari har qanday kuchli yoki kamroq kuchli axborot tizimini yaratish uchun asosdir. Aynan ular faktik ma'lumotlar omborini yaratish va saqlashni ta'minlaydilar.

Guruh ish tizimlari guruh foydalanuvchilari ma'lumotlarini to'g'ri ajratishni qo'llab-quvvatlash uchun mo'ljallangan. Ular hujjatlarni saqlash, ko'rish va almashish muammolarini hal qiladi.

Hujjatlarni boshqarish tizimlari - bu hujjatlarning elektron versiyalari bilan ishlashni tashkil etadigan kuchli komplekslar. Ularning yordami bilan hujjatlar ro'yxatga olinadi, ularni saqlash qo'llab-quvvatlanadi (shu jumladan hujjatlarning saqlangan matnlarining ko'p versiyasi). Hujjatlarni boshqarish tizimlari ma'lumotni nafaqat atributiv, balki to'liq matnli qidirishni ham amalga oshiradi.

Elektron pochta tizimlari DOW ishtirokchilari o'rtasida elektron xabarlarni uzatish uchun ishlatiladi, ularga hujjatlarning saqlangan elektron versiyalari biriktirilishi mumkin. Shu bilan birga, bir vaqtning o'zida bir nechta foydalanuvchilarga elektron xatni qabul qilish va o'qish haqida jo'natuvchining xabarnomasini yuborish mumkin.

Biznes jarayonlarini boshqarish tizimlari, shuningdek, DOE ishtirokchilari o'rtasida elektron xabarlar va hujjatlarning elektron versiyalarini uzatishni tashkil qiladi. Shu bilan birga, ularning funksionalligi elektron pochtaga qaraganda ancha boy. Birinchi navbatda, biznes-jarayonlarni boshqarish tizimlari ijro intizomini nazorat qilish funktsiyalarini amalga oshiradi, hujjatlarni bajarish muddatlarini avtomatik ravishda kuzatib boradi va foydalanuvchilarni yaqinlashib kelayotgan muddat haqida xabardor qilishi mumkin. Ushbu sinfning ishlab chiqilgan tizimlarida hujjatlarni nafaqat parallel, balki marshrut shablonlari yordamida ketma-ket yo'naltirish ham mumkin. Bundan tashqari, qattiq marshrutlash oldindan belgilangan sxema bo'yicha amalga oshirilishi mumkin.

Maktabgacha ta'lim muassasasining turli vazifalari turli vositalar yordamida hal qilinadi (2.1-jadval).

Maktabgacha ta'lim muassasasining vazifalari va ularni hal qilish vositalari

Har qanday zamonaviy maktabgacha ta'limni avtomatlashtirish tizimi quyidagi to'plamni bajarishi kerak funktsiyalari:

Hujjatlarni kartoteka shaklida rasmiylashtirish;

hujjatlar bo'yicha chiqarilgan qarorlarni hisobga olish;

ular orasidagi aloqalarni saqlash;

hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;

ishdagi hujjatlarni hisobdan chiqarish;

· axborot-ma'lumotnoma ishlarini olib borish;

· Hisobotlarni shakllantirish.

Shunday qilib, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish barcha turdagi hujjatlar uchun yagona ekranli shakl (karta) yordamida amalga oshirilishi mumkin va hatto faqat dasturlash orqali o'zgartirilishi mumkin va turli xil kartalardan nafaqat har xil turdagi hujjatlar uchun, balki foydalanuvchi uchun ham foydalanish mumkin. guruhlar.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish shundan iborat bo'lishi mumkinki, hujjat kartochkasida "Muddati" va "Bajarilish sanasi" maydoni bo'lishi va nazoratchi muddati o'tib ketgan hujjatlar ro'yxatini yaratadi. Ushbu parametr hujjatlarning bajarilishini passiv nazorat qilish deb ataladi. Va faol nazorat qilish mumkin, bunda tizim hujjatlarni bajarish muddatlarini mustaqil ravishda kuzatib boradi va foydalanuvchilarni nafaqat ularning ortiqchaligi, balki yaqinlashib kelayotgan yondashuvlari haqida ham xabardor qiladi.

Axborot va ma'lumotnoma ishlarini olib borish faqat hujjatlarni atributiv qidirishga asoslangan bo'lishi mumkin, ya'ni. tizim faqat hujjat kartasida saqlangan ma'lumotlarni topish imkoniyatini beradi, shuningdek, tizim avtomatik indeksatsiya qilinadigan hujjatlar matnlarini saqlashi mumkin. Bunday indeksatsiya keyingi to'liq matnli qidiruv imkoniyatini beradi, masalan, hujjat matnida ma'lum so'zlarning paydo bo'lishi asosida hujjatlarning tematik to'plamlarini shakllantirish uchun.

Kirish

Hujjatlarni boshqarish tizimlari keng ko'lamli rasmiylashtirilgan biznesni avtomatlashtirish, hujjatlarni qog'ozdan elektron shaklga o'tkazish vositasidir. Ish yuritish va hujjat aylanishi tizimini avtomatlashtirish (AS DOW) ma'lumotlar bazasidan ma'lumotlardan foydalanish, ma'lumotlarni qo'lda kiritishni qisqartirish imkoniyatini nazarda tutadi, bu esa vaqt va xatolar sonini kamaytirishga yordam beradi. Hujjatlarning shakllaridan tashqari, hujjat aylanishi tizimining ma'lumotlar bazasida ko'plab hujjatlarda (shartnomalar, buyruqlar, bajarilgan ishlar to'g'risidagi guvohnomalar, hujjatlar va boshqalar) talab qilinishi mumkin bo'lgan ma'lumotlar (manzillar, shartnoma raqamlari, shartnomalar tuzilgan sanalar, summalar va boshqalar) saqlanadi. va boshqalar). Yuqoridagi ma'lumotlar kiritilgandan so'ng, ma'muriy tuzilmalarda talab qilinadigan hujjatlarni yaratishga imkon beradi.

ASAP jurnali ma'lumotlariga ko'ra, » dunyoda har yili 6 milliard hujjat ishlab chiqariladi; o'rtacha bir xodim yo'qolgan ma'lumotni qidirish uchun yiliga taxminan 150 soat sarflaydi 1. Kerakli ma'lumotni keyingi taklif bilan "iste'mol qilish" uchun tayyor shaklda taqdim etish zarurati mavjud.

Zamonaviy amaliy dasturlar bozori bir qator avtomatlashtirilgan hujjat boshqaruv tizimlarini taklif etadi. Ular orasida DocsVision tomonidan DocsVision 3.6, ESCOM.DOC©, J.D. Edvards OneWorld Robertson va Blums Corporation va boshqalar tomonidan.

Yuqorida aytilganlarga asoslanib, biz ishning maqsadini aniqladik - avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlarini rivojlantirish uchun zarur shart-sharoitlarni va zamonaviy sharoitlarni aniqlash va o'rganish.

Ushbu ishning o'rganish ob'ekti avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari, shuningdek, ushbu funktsiyani o'z ichiga olgan tizimlardir.

Tadqiqot gipotezasi: avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimlarini ishlab chiqishning zaruriy shartlari va zamonaviy sharoitlar bizga ularning afzalliklari va kamchiliklarini aniqlash imkonini beradi.

Maqsad va gipotezaga muvofiq ishda quyidagi vazifalar qo'yiladi:

adabiyotdagi masalaning holatini o‘rganish;

avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimini rivojlantirish uchun zarur shart-sharoitlarni aniqlash va aniqlash;

avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimlari uchun zamonaviy shart-sharoitlarni belgilash va belgilash;

avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimlari bilan ishlashning ijobiy va salbiy tomonlarini aniqlash.

Mavzuning dolzarbligi:

Mamlakatimizda vakillik, ijro etuvchi, sud hokimiyati, ishlab chiqarish, fan va ta’lim institutlari samarali faoliyat ko‘rsatayotgan huquqiy davlatning barpo etilishi nafaqat ularning faoliyatini har tomonlama va to‘liq huquqiy asoslash, balki ratsionalizmni shakllantirish bilan ham belgilanadi. , ularning ishlashining aniq qoidalari va tartiblari, shu jumladan hujjatlar bilan ishlash sohasida. Rossiya davlatchiligini mustahkamlash uchun hujjatlarni oqilona boshqarish ma'muriy apparatni mustahkamlashning muhim yo'nalishlaridan biri va uning barqarorligining muhim elementi bo'lib xizmat qilishi mumkin.

Hujjatli ma'lumotlar boshqaruvning asosi bo'lib, uning samaradorligi ko'p jihatdan axborotni ishlab chiqarish va iste'mol qilishga asoslanadi. Zamonaviy jamiyatda axborot to'liq ishlab chiqarish resursiga, jamiyat ijtimoiy va siyosiy hayotining muhim elementiga aylandi. Axborotning sifati boshqaruv sifatini belgilaydi, chunki axborot qon aylanish tizimi kabi barcha boshqaruv organlariga kirib, ularni energiya salohiyati bilan ta'minlaydi va ularni maqsadli harakatga keltiradi.

Axborot unga tashkiliy shakl beradigan va vaqt va makonda harakatlanadigan hujjatlarda qayd etiladi. Hujjatlar va hujjatli ma'lumotlar boshqaruv qarorlarining asosini tashkil etadi va ularning moddiy timsolidir, yuridik kuch beradi va shu bilan ularning bajarilishiga yordam beradi.

Tashkilotlar faoliyatini hujjatlashtirish va yozuvlarni yuritish muammolari hujjatlar va boshqaruvning o'zi kabi qadimiydir. Hozirgi vaqtda bu muammo yangi axborot texnologiyalarining jadal rivojlanishi, jamiyatni jadal axborotlashtirish bilan dolzarb bo'lib qolmoqda.

Butun dunyoda hujjatlar hajmining uzluksiz o'sishi, axborotni qayta ishlashda elektron kompyuterlardan foydalanishning ko'payishi, qog'oz bo'lmagan tashuvchilardan foydalanish va boshqa ob'ektiv omillar mutaxassislarni o'zlashtirish va boshqarish uchun yangi imkoniyatlarni izlash zarur degan xulosaga keladi. hujjatlashtirilgan ma'lumotlar.

Zamonaviy ish yuritish uchun zamonaviy axborot texnologiyalarining imkoniyatlarini hujjat aylanishida foydalanish nuqtai nazaridan o'rganish muhimdir. Hujjat ayirboshlash nazariyasi va amaliyoti sohasida to‘plangan yutuqlarni tahlil qilish, ularni yanada rivojlantirish tendentsiyalarini aniqlash va shu asosda yangi ilmiy natijalarni olish zarur.

Ushbu ish mavzusini tanlash bir necha omillarga bog'liq:

birinchidan, boshqaruv samaradorligini oshirish vositasi sifatida hujjatli muhitni tartibga solish zarurati;

ikkinchidan, arxiv xizmatining hujjat aylanishi va arxiv fanining o‘zaro bog‘liq muammolarini yangi sharoitlarda ularni amaliy ilmiy ishlanmalarga aylantirish uchun chuqur o‘rganish zarurati;

uchinchidan, Rossiyani axborotlashtirishning ortib borayotgan sur'atlari va uning global axborot makoniga kirishining dolzarb vazifalari, shu jumladan hujjat aylanishi sohasida.

Zamonaviy sharoitda hujjat aylanishi muammosini hal qilish tashkilotlarning axborot resurslarini maqsadli shakllantirish, ularning samarali ishlashini ta'minlash, vaqt, mehnat va pulni eng kam sarflagan holda iste'molchilar uchun axborot resurslaridan foydalanish imkoniyatini ochish imkonini beradi.

1. Avtomatlashtirilgan ish jarayonlari tizimlariga bo'lgan ehtiyoj

Axborot resurslarini boshqarish har qanday muassasa faoliyati uchun alohida ahamiyatga ega. Zamonaviy dunyoda institutlar juda katta hajmdagi ma'lumotlarni qayta ishlash zarurati bilan duch kelishmoqda. Huquqiy maqomi yoki faoliyatning tashkiliy shakllaridan qat'i nazar, institutlar ijro etuvchi va qonun chiqaruvchi hokimiyatlar, iqtisodiyotni tartibga solish bilan shug'ullanuvchi tuzilmalar bilan faol hamkorlik qilishga chaqiriladi. Bularning barchasi, o'z navbatida, muayyan ish oqimini yaratadi.

Shunday qilib, muassasalar axborot resurslarini samarali boshqarishni tashkil etish zarurligini chuqur anglab, hujjat aylanishi (va keng ma'noda axborot) sohasida kompyuter texnologiyalaridan foydalanish bo'yicha faol choralar ko'rmoqda.

Afsuski, boshqaruv (tashkiliy va ma'muriy) hujjatlar bilan ishlash sohasida kompyuter dasturlaridan foydalanish ba'zi hollarda hujjatlar bilan ishlashni qayta qurish bilan birga kelmaydi, bu hatto eng ko'p funktsiyali ixtisoslashtirilgan (va shunga mos ravishda) foydalanish samarasini sezilarli darajada kamaytiradi. , qimmat) dasturiy ta'minot tizimlari. Kompyuter tizimlarini joriy etish rasmiy bo'lgan va hujjatlashtirish jarayonlarini sezilarli darajada optimallashtirish va birlashtirish bilan birga bo'lmagan holatlar tez-tez uchraydi.

Murakkab tuzilishga ega bo'lgan aksariyat muassasalarda bo'limlar o'rtasidagi o'zaro hamkorlikni tashkil etish darajasi va ma'lumot almashish tartibi muhim ahamiyatga ega. Ma'lumotlarning aksariyati qog'ozda hujjatlar ko'rinishida uzatiladi (rasmiy hujjatlar va hisobot almashinuvi).

Shuni ham ta'kidlash kerakki, bir necha yillar davomida zamonaviy muassasalar orqali o'tadigan axborot oqimlari hajmining o'sishiga nisbatan aniq tendentsiya kuzatilmoqda. An'anaviy tashuvchilarda nafaqat hujjat aylanishi, balki elektron kanallar orqali o'tadigan ma'lumotlar, shuningdek, kompyuter tizimlarining ishlashi bilan bog'liq hujjatlarning o'sishi xarakterlidir.

Ofis jarayonlarini avtomatlashtirish bo'yicha ishlar Rossiyada 1990-yillarning boshida boshlangan 1 . Rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tartibga solishdagi muhim qadam 1997 yilda Hujjatlarni boshqarish va ofis ish jarayonlarini avtomatlashtirish tizimi - SADD ning joriy etilishi bo'ldi. Dasturiy ta'minot to'plami Rossiya Bankining buyrug'i bilan hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirishga ixtisoslashgan kompaniyalardan birining odatiy dasturiy mahsuloti asosida ishlab chiqilgan.

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) yoki EDMS (Elektron hujjat aylanishi tizimlari) - bu hujjatlar bilan ishlashning butun hayotiy tsikli (yaratish, o'zgartirish, saqlash, qidirish, tasniflash va boshqalar), shuningdek, hujjatlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayonlarini avtomatlashtirish tizimi. xodimlar 2. Bunda hujjatlar, birinchi navbatda, tuzilmagan hujjatlar (Word, Excel fayllari va boshqalar) tushuniladi. Qoida tariqasida, EDMS hujjatlarning elektron arxivini va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish tizimini o'z ichiga oladi.

EDMS asosida samarali yozuvlarni boshqarish tizimning uchta komponentiga asoslanadi:

texnologiya (zamonaviy kompyuter tizimlariga asoslangan).

axborot resurslarini yaratish va ulardan foydalanishning korporativ qoidalari (va ularni me'yoriy hujjatlarda birlashtirish).

foydalanuvchilar psixologiyasi va ularni tayyorlash (agar kerak bo'lsa, individual).

Hujjat aylanish tizimlarida me'yoriy hujjatlarni, boshqaruv hujjatlarini (buyruqlar, ko'rsatmalar), organlar, muassasalar, kredit tashkilotlari, boshqa muassasalar va korxonalar, shuningdek fuqarolar bilan yozishmalarni rasmiylashtirish amalga oshiriladi. Bundan tashqari, EDMS ichki rasmiy yozishmalar va tarkibiy muassasalar tomonidan yaratilgan tashkiliy-ma'muriy hujjatlar loyihalari bilan ishlaydi.

EDMS hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishi ustidan nazoratni ta'minlaydi, rahbariyat tomonidan berilgan ko'rsatmalar va ijrochilarning harakatlari haqida to'liq ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. EDMSning muhim elementi tegishli hujjatlar va buyruqlarga rasmiy va semantik havolalar tizimidir. EDMSda qidirish, an'anaviy ofis tafsilotlariga qo'shimcha ravishda, hujjatlarni kontekstli tanlash imkonini beruvchi tasniflagichlar tizimiga (shu jumladan tematik) asoslanadi.

Klassifikatorlarni saqlash tartibi qat'iy tartibga solinadi. Ma'lumotnomalarning bir qismi ro'yxatdan o'tgan mutaxassislar tomonidan shakllantiriladi (masalan, vakillik tashkilotlari tasniflagichi). Qolganlarga o'zgartirishlar kiritish ma'murning huquqidir, bundan tashqari, ma'mur klassifikatorlarning yangi pozitsiyalarini doimiy ravishda kuzatib boradi va kerak bo'lganda ularni tuzatadi. Shunday qilib, ma'lumotnomalar pozitsiyalarining mumkin bo'lgan takrorlanishi bartaraf etiladi va hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishda xatolar yo'q qilinadi. Tizimning samaradorligi, agar foydalanuvchi muntazam ravishda o'qitilgan va tizimdagi harakatlarini "yumshoq" nazorat qilsa (xatolarni tuzatish, majburiy ma'lumotlar tafsilotlarini to'ldirish talablariga rioya qilish va boshqalar) ta'minlanishi mumkin.

EDMSni yaratish, shuningdek, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati rolining o'zgarishi bilan bog'liq: EDMS yordamida ish jarayonini tashkil etish uchun yagona texnologik talablar belgilanadi, hujjatlar bilan ishlash uchun "ma'muriy asoslar" tizimi o'rnatiladi. aslida axborot bilan ishlashni tashkil etishning uslubiy asosi.

Umuman olganda, tizimdan foydalanishning aniq tartibi va axborot bilan ishlash qoidalarini belgilash EDMSni muvaffaqiyatli amalga oshirish va undan to'liq foydalanishni ta'minlagan asosiy omillardan biridir.