Ingyenes irodai programok Windowshoz. Program dokumentumok archiválására

Szoftvercsomagok szöveggel, táblázatokkal, prezentációkkal és adatbázisokkal való munkához, egyetlen komplexumba integrálva.

Ma már a legtöbb PC-felhasználó rendelkezésére áll egy nyomtató, amellyel nemcsak szöveget, hanem különféle füzeteket, prospektusokat és illusztrációkat is nyomtathat. És erre valók a nyomtatási programok. Ez a szoftverkategória két csoportra osztható: tervezési csomagokra és nyomtató-segédprogramokra. A dizájncsomagok segítségével a felhasználó gyorsan és egyszerűen készíthet különféle projekteket, az egyszerű naptáraktól és képeslapoktól a látványosan megtervezett prospektusokig. Az ilyen programok jellemzően sokféle sablont tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik a fenti feladatok megoldását. De ha a felhasználónak nincs elég beépített eszköze, akkor könnyen elkészítheti saját sablonját. A nyomtató segédprogramokat olyan felhasználók használják, akik elégedettek a szokásos alkalmazás képességeivel, ahol megszokták a munkát. Az ebbe a kategóriába tartozó szoftvertermékek virtuális nyomtató-illesztőprogramként működnek, elfogják a nyomtatásra küldött oldalakat, amelyeket az elvégzett beállításoknak megfelelően újraépítenek. Ennek eredményeként a feldolgozott adatok nem a megszokott módon kerülnek kinyomtatásra, hanem prospektusok, kétoldalas füzetek, képeslapok vagy bármilyen más termék formájában.

Sok olyan programot fejlesztettek ki, amely PDF formátummal működik. E programok közül a legegyszerűbbek új PDF dokumentumok megtekintését és létrehozását végzik, illetve a dokumentum tartalmát más formátumba konvertálhatják, vagy fordítva. Vannak olyan programok, amelyek lehetővé teszik szövegek, objektumok, képek, bélyegzők és hivatkozások szerkesztését és hozzáadását egy PDF-dokumentumhoz. Egyes programok képesek az ilyen formátumú dokumentumok felosztására és egyesítésére, egyedi oldalak és objektumok kinyerésére. A professzionálisabb programok segítségével vízjeleket, logókat és fej- és lábléceket is felvehetünk. Sokan képesek nagyszámú dokumentum kötegelt feldolgozására. A professzionális PDF programok lehetővé teszik űrlapok létrehozását. Ezt követően az ügyfelek rendelkezésére bocsáthatja töltéshez. Sok program rendelkezik digitális jogkezelési funkciókkal. Az ilyen programok digitális jogai lehetővé teszik a szövegek és képek PDF-dokumentumból való kivonatolását, valamint a nyomtatás megtiltását. Vannak szerver programok is a PDF formátumhoz. Az ilyen alkalmazásokban a szerver oldalon lehet dokumentumokat létrehozni. Sőt, ezt a dokumentumot még olyan ügyfélgépről is megtekintheti, amelyen nincs meg az Acrobat alkalmazás teljes verziója.

A dokumentumokkal való munka sok időt vesz igénybe a felhasználóktól, különösen az irodai dolgozóktól. De sok olyan program létezik, amely bizonyos folyamatok automatizálásával jelentősen optimalizálhatja a kézi munkát a dokumentumokkal való munka során. Ezen megoldások közül sok könnyen használható, nagyon kényelmes és olcsó, ezért a felhasználók széles köre számára elérhető. Ezeket a programokat ebben a cikkben tárgyaljuk.

Iratszervezés

Azok a felhasználók, akiknek nagyszámú elektronikus dokumentummal kell megküzdeniük, jól ismerik azt a helyzetet, amikor a címtárak és alkönyvtárak szigorú rendszere ellenére sok időbe telik a megfelelő dokumentum megtalálása. Az egyik megoldás erre a problémára egy speciális katalogizáló program alkalmazása, melynek fő feladata az adatok rendszerezése, rendezése, ami végső soron biztosítja a szükséges információk gyors keresését. Nagyon sok ilyen katalogizáló létezik a piacon, és mindegyikük vagy lemezek, mappák és fájlok, vagy bizonyos speciális információk (filmek, érmék, bélyegek stb.) katalogizálására összpontosít. Minden univerzális katalogizáló, amely lehetővé teszi különböző típusú mappák és fájlok katalogizálását, alkalmas dokumentumok katalogizálására. Az ilyen megoldások közül a legjobbnak a WhereIsIt csomagot (http://www.whereisit-soft.com/) tartják, de meglehetősen drága, és sok felhasználó számára egyértelműen feleslegesek a képességei. A legtöbb számára elegendő a WinCatalog Standard csomag használata.

Egy másik módszer a kapcsolódó dokumentumok összetett, hierarchikusan strukturált dokumentumokká történő kombinálása, amelyek ezeknek a struktúráknak megfelelő adatfájlokban tárolódnak. Az ilyen strukturált dokumentumokban sokkal kényelmesebb a navigálás és a szükséges információk megtalálása a dokumentumon belüli strukturálás és speciális keresési lehetőségek miatt. Ezenkívül az ilyen strukturálás lehetővé teszi a külső keresést és a dokumentumok keresését a bennük szereplő szövegrészletek alapján. Például a Maple csomagot hierarchikusan felépített dokumentumok létrehozására tervezték.

WinCatalog szabvány

Fejlesztő: WinCatalog.com

Elosztás mérete: 1,62 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Elosztás módja: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ár: 200 dörzsölje.

A WinCatalog Standard egy könnyen használható, többfunkciós katalogizáló, tiszta orosz nyelvű felülettel (1. ábra). A csomag lehetővé teszi a számítógéphez csatlakoztatható bármilyen adathordozó adatainak katalogizálását: hajlékonylemezek, merevlemezek és hálózati meghajtók, normál CD-k és audio CD-k, Zip lemezek stb. Ezzel rendezheti és rendszerezheti a mappákat és fájlokat, függetlenül azok helyétől. A katalógusba manuálisan (azonnal virtuális mappákba) vagy lemezek szkennelésével (beleértve az ott található zip-archívumot is) adhatunk be adatokat – ebben az esetben érdemes a lemezekről kinyert mappákat és fájlokat virtuális mappákba rendezni a könnyebb kezelhetőség érdekében. orientáció, ami a drag & drop műveletek támogatásának köszönhetően nem tart sokáig.

Rizs. 1. WinCatalog Standard felület

Az általános címtárkezelés egyszerű és kényelmes. Az adatok tematikus mappákra osztása nagymértékben leegyszerűsíti a tájékozódást, a mappák és beágyazott elemeik elhelyezése pedig egy egyszerű húzással könnyen megváltoztatható. Speciális keresés (név, megjegyzés, méret és módosítás dátuma szerint; 2. ábra), amely támogatja a logikai műveleteket és a kereséshez adott mappa kiválasztásának lehetőségét, valamint a kulcsszavak figyelembevételét (megfontoltan adhatók hozzá az egyes katalóguselemekhez ), lehetővé teszi a kívánt dokumentum gyors megtalálását, a másolatok keresése pedig az ismétlődő elemek eltávolítását jelenti a gyűjteményből. A dokumentációkatalógus egészének vagy egy részének CVS-fájlba exportálása lehetővé teszi az adatok egy másik alkalmazásban (például MS Excelben) történő feldolgozását, míg a HTML-fájlba exportálás kényelmes a katalógus nyomtatásához.

Rizs. 2. Keressen dokumentumokat a WinCatalog Standard alkalmazásban

Juhar 6.25

Fejlesztő: Crystal Office Systems

Elosztás mérete: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows (minden verzió)

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ár: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

A Maple egy könnyen használható dokumentumkezelő, amely lehetővé teszi, hogy különféle anyagokat hierarchikus struktúrákká kombináljon, és ennek eredményeként strukturált dokumentumokat kapjon: üzleti tervek, jelentések, elemző feljegyzések, brosúrák stb. Az ilyen hierarchikus dokumentumfákban a különféle információk áttekinthetőbben jelennek meg, és sokkal könnyebb megtalálni bármely dokumentumot, mint a szokásos katalogizálással. A Maple-ben készített dokumentumok megtekintéséhez speciális Maple Readerre van szükség, amely ingyenesen letölthető a következő címről: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). A csomag barátságos felülettel rendelkezik (3. ábra), és annyira könnyen megtanulható, hogy a legtöbb felhasználó számára még a program orosz nyelvű lokalizációjának hiánya sem lesz akadály, ezért ez a megoldás a legszélesebb körnek ajánlható.

Rizs. 3. Maple program felület

A menedzser két változatban jelenik meg: alap Maple és kiterjesztett Maple Professional. A bővített verzió alapvető különbségei közé tartozik az olyan kiegészítő funkciók jelenléte, mint a dokumentumkeresés, a nyelvtani ellenőrzés, a fájltitkosítás és a hierarchikus struktúrák lefoglalása.

A Maple bármely dokumentumának alapja a csomópontok hierarchikus fája, az alcsomópontok egymásba ágyazott szintje, amelyben, valamint számuk nincs korlátozva. Minden csomópont egy különálló dokumentum, amely nem csak szöveget tartalmaz (akár közvetlenül begépelve, akár a vágólapról beillesztve, akár RTF, DOC, WRI és HTML formátumú dokumentumokból importálva), hanem táblázatos anyagokat, grafikákat, hivatkozásokat a végső végső töredékeire. dokumentum vagy fájlok stb. A dokumentumok elkészítésekor lehetőség van egy szabványos funkciókészlet használatára a szöveggel való munkához: a betűtípus típusának és méretének megváltoztatása, listák létrehozása, bekezdések tervezése, stílusok használata stb. Az MS Word integrációja lehetővé teszi a helyesírás-ellenőrző használatát beépítve az MS Wordbe, hogy ellenőrizze a nyelvtant és keressen szinonimákat nem csak angolul, hanem oroszul is. A beépített biztonsági mentési rendszer lehetőséget biztosít a hierarchikus dokumentumok tömörített biztonsági másolatainak létrehozására (ZIP és CAB formátumban). A beépített titkosítási varázsló segít titkosítani az érzékeny dokumentumokat a Blowfish kriptográfiai algoritmussal. A Finder kereső modul pedig lehetővé teszi, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges dokumentumokat névtöredék, szerző, megjegyzések, tartalom szerint (4. ábra), stb.

Rizs. 4. Dokumentumok keresése tartalom szerint
bennük Maple nyelvű szöveg

Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz

A dokumentumok számítógépes elkészítésének technológiája feltételezi, hogy a létrehozott dokumentumokat a jövőben ismételten felhasználják. Például egy új dokumentum kidolgozásakor szükség lehet egy-két bekezdésre a tegnapi dokumentumból, vagy az új dokumentum általában a régi másolata, de megváltozott változó információkkal stb.

Sajnos a felhasználó korántsem mindig képes megjegyezni a tegnapelőtt készült fontos dokumentum nevét, és néha fogalma sincs, hol keresse. Természetesen értelmes neveket kell adni a dokumentumoknak, és el kell menteni őket egy ügyes katalógusba, de sajnos ez másként történik, a sietség, a zavaró hívások stb. Emiatt sok értékes időbe telhet a szükséges dokumentum megkeresése – elvégre egyáltalán nem tény, hogy a Windows hivatkozások listáján keresztül meg tudja majd nyitni a legfrissebb dokumentumokhoz, amelyek a Start menü. A lényeg az, hogy ez a lista:

15 dokumentumra korlátozódik - ez azt jelenti, hogy annak valószínűsége, hogy például egy héttel ezelőtt dokumentumokba kerüljön, szinte nulla;
nem teszi lehetővé a dokumentum megtalálását, ha emlékszik a szöveg egy részére, de elfelejtette a fájl nevét;
nem tartalmazza az azonos nevű (bármilyen eltérő) dokumentumokat, amelyeket ugyanazon a néven, de különböző mappákban mentettek el, ami pl. egy dokumentumon több verzió kialakításával együtt történő munka során releváns.

Van még egy probléma - a Windows rendszerben található friss dokumentumok listája a bizalmas adatok kiszivárogtatásának egyik csatornája, mivel bármely felhasználó (beleértve a behatolót is) felhasználhatja a tulajdonos számítógépes tevékenységének természetére. Ezért ezt a listát ajánlott rendszeresen törölni, például segédprogramok segítségével eltávolítani a "szemét" adatokat a lemezről. Ennek eredményeként egy látszólag paradox helyzet áll elő: ha a felhasználó rendszeresen megsemmisíti a közelmúltban használt dokumentumokkal kapcsolatos információkat biztonsági okokból, akkor elveszti a gyors hozzáférést azokhoz, és ellenkező esetben behatolók áldozatává válhat. Van azonban egy kiút - használhatja az ActualDoc speciális segédprogramot, amely kiterjeszti a Windows képességeit a legújabb dokumentumokkal való munkavégzés szempontjából.

Ha a kívánt dokumentum már régen létrejött, és ezért nem jelenhet meg a nemrég megnyitott dokumentumok listájában (mind a Windows beépített, mind az ActualDoc listában), akkor meg kell keresnie. Itt egy másik probléma merül fel - a felhasználó általában nem emlékszik a dokumentum nevére (valamint a létrehozásának dátumára), de tudja, hogy milyen kulcsszavak találhatók a szövegben. Ez azt jelenti, hogy egy dokumentumot a benne lévő szöveg töredékei alapján kell keresni - sajnos, bár ez a feladat megoldható a Windows vagy például a Word beépített eszközeivel, ez nagyon közepes. És a lényeg nem csak az, hogy egy ilyen keresés nem teljesen nyilvánvaló, és lassan hajtódik végre - néha ezt elviselheti. Sokkal fontosabb, hogy nem minden fájl található - a keresés során nem veszik figyelembe az orosz nyelv morfológiai jellemzőit, így nem találhatók meg azok a fájlok, amelyekben a keresett szavak eltérő kisbetűs végződéssel rendelkeznek. Ugyanakkor speciális keresőprogramok, mint például az Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), a Superior Search (http://superiorsearch.ru/), az Archivist 3000 és a Phoenix Search (http://indexlab) .net/) gyorsan megtalálja a szükséges dokumentumokat, függetlenül azok helyétől. Az „Archivarius 3000” csomag tűnik számunkra „ár/minőség” arányban a legvonzóbbnak a nevezett megoldások közül.

ActualDoc 3.5

Fejlesztő: Flexigen szoftver

Elosztás mérete: Normál - 4,1 MB, Professzionális - 3,6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: Standard - ingyenes (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 napos bemutató - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Ár: A standard ingyenes, a Professional 19,95 USD

Az ActualDoc egy új dokumentumkezelő, amely megjegyzi a használt dokumentumokat, és gyors és biztonságos hozzáférést biztosít hozzájuk. A program egyszerű és intuitív, barátságos felülettel rendelkezik az orosz nyelv támogatásával (5. ábra), és gyakorlatilag nem igényel időt az elsajátítására, különösen azért, mert egy átfogó súgórendszerrel is rendelkezik, ezért nélkülözhetetlen eszközzé válhat szakemberek és otthoni felhasználók egyaránt.

Rizs. 5. ActualDoc programfelület

Az ActualDoc nyomon követi korlátlan számú dokumentum letöltését a felhasználó által megadott időtartamon belül (alapértelmezés szerint 60 nap), több mint 40 fájlformátumot támogat (szöveg- és képfájlok, MS Office dokumentumok és HTML dokumentumok, PDF fájlok stb.). ), és lehetővé teszi bármelyikük gyors letöltését. A megfelelő dokumentum megtalálása a programkörnyezetben nem jelent problémát. Ha a memorizált dokumentumok tekercse viszonylag kicsi, akkor közvetlenül a listából választhat egy dokumentumot. Ellenkező esetben célszerűbb a lehetséges pályázók listáját előzetesen szűréssel korlátozni (időszak szerinti szűrés lehetséges). ról ről intervallum, kiterjesztés és kategória szerint) vagy keresés a dokumentum neve (általános értelemben) vagy a benne szereplő szövegrészlet alapján (az orosz szövegben azonban nem mindig sikeres). Van egy másik módja a kívánt dokumentum gyors megnyitásának - a beépített könyvjelzők segítségével (ugyanaz, mint az Internet Explorerben; 6. ábra), amelyek az egyes gyakran használt dokumentumokhoz rendelhetők, és jelentősen felgyorsíthatják a hozzáférést, mivel nem kell keresgélni. A kiválasztott dokumentum a beépített megjelenítőben - megtekintésre, keresésre és másolásra, valamint külső alkalmazásban - szerkesztésre elérhető és felhasználható teljes feldolgozásra, információk szelektív másolására belőle vagy dokumentum elküldésére e. -levél. Ugyanakkor maga a dokumentumok listája elrejthető a kíváncsi szemek elől, és jelszóval védhető - ebben az esetben a legutóbb használt fájlok nem jelennek meg a menüben Start -> Dokumentumok.

Rizs. 6. Dokumentum megnyitása könyvjelzőn keresztül
az ActualDoc-ban

A csomag két változatban érhető el: ingyenes alap Standard és fizetős Professional. Az ingyenes verzió szolgáltatásai nem teszik lehetővé a dokumentumok megtekintését a beépített megjelenítőkben, a kereső funkció használatát (ebből adódóan csak vizuálisan, a teljes vagy szűrt lista megtekintésével lehet dokumentumokat keresni), egyéni kategóriák létrehozását, ill. könyvjelzők szerkesztése.

Archivist 3000 (3,82)

Fejlesztő: Likasoft

Elosztás mérete: 3 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (30 napos bemutató - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ár: diákengedély - 195 rubel, személyi engedély - 295 rubel, kereskedelmi engedély - 900 rubel.

« Az Archivarius 3000 az optimális megoldás a dokumentumok gyors keresésére 18 különböző nyelven (beleértve az oroszt, angolt, németet és franciát is), a felhasználók széles körét megcélozva. A program azonnali hozzáférést biztosít a merevlemezen, hálózati és cserélhető meghajtókon található dokumentumokhoz (CD, DVD, ZIP, stb.), és minden népszerű dokumentumtípussal (PDF fájlok, MS Office dokumentumok, szöveges fájlok stb.) képes dolgozni. ) .). Kereshet archívumokban (ZIP, RAR stb.), e-mail üzenetekben (Outlook, Outlook Express, The Bat! stb.) és csatolt fájlokban. Ezenkívül a keresések támogatottak a Lotus Notes és Lotus Domino adatbázisokban, valamint az ICQ, Odigo IM és Miranda IM üzenetadatbázisokban.

A szokásos kulcsszó vagy kulcsszókészlet alapján történő keresés mellett a program támogatja a speciális keresési módot is logikai függvényekkel, és nem csak tartalom, hanem fájlnév, módosítás dátuma, méret, dokumentumtípus, kódolás alapján is tud dokumentumokat keresni, stb. (7. ábra). A teljes Unicode támogatásnak köszönhetően a keresés nem csak egy nyelvű dokumentumokban, hanem többnyelvű dokumentumokban is helyesen történik (például orosz és német szöveggel egyszerre). Lehetőség van dokumentumok távolról történő keresésére az interneten keresztül, majd a talált dokumentumokhoz bármely Internet böngészőn keresztül, például Internet Exploreren keresztül hozzáférhet. A keresési eredmények kivonat módban jeleníthetők meg, amikor a kiválasztott dokumentumok legjelentősebb (releváns) töredékei jelennek meg a talált szavak kiemelésével, illetve táblázatos módban, amikor a dokumentumokról rövid információk jelennek meg (8. ábra), amellyel azok legyen rendezve.

Rizs. 7. Keressen dokumentumokat az Archivist 3000 környezetben

Rizs. 8. A keresési eredmények megjelenítésének lehetőségei
az "Archivarius 3000"-ben

Szabványos dokumentumok kitöltése

A szabványos dokumentumok elkészítése az idő jelentős részét igénybe veszi azon felhasználók számára, akik ügyeletben különféle dokumentációk készítésével foglalkoznak biztosítótársaságokban, bankokban, közjegyzői irodákban, különféle szolgáltatásokat nyújtó társaságokban stb. Általában az ilyen dokumentumokat a Word szövegszerkesztőben hozzák létre az eredetileg kidolgozott alapdokumentumok alapján, amelyekben néhány változó információ egyszerűen kicserélődik. Ebben nincs semmi bonyolult, de a nagy mennyiségű dokumentációnál elkerülhetetlenek a hibák - például véletlenül rossz helyre írhat be adatokat, ahol azok lennie kellene, vagy törölhet néhány szót a dokumentumból, stb. Ezért kívánatos, hogy csak azok a mezők legyenek nyitva bevitelre, amelyekbe adatokat kell bevinni, és minden más szöveg blokkolva legyen. Lehetőség van arra, hogy a fejlesztők ilyen dokumentumokat készítsenek Wordben. Elegendő egy sablonsorozatot kidolgozni a szervezetben használt összes szabványos dokumentumhoz, minden sablonhoz, hogy megtiltsa az állandó adatok megváltoztatását (parancs Eszközök -> Védelem beállítása -> Tiltson minden változtatást az űrlapmezőkbe való adatbevitelen kívül), és betanítja a felhasználókat dokumentumok létrehozására sablonokból. A tipikus dokumentumok esetében, ahol viszonylag kevés a változó információ, az ilyen sablonok elegendőek ahhoz, hogy jelentősen felgyorsítsák a dokumentumok elkészítésének folyamatát és csökkentsék a hibák kockázatát.

A gyakorlatban azonban számos szabványos dokumentumot használnak, amelyekben a változó információk a kötet felét is elfoglalják, és a változó adatok egy része ilyen vagy olyan formában ismétlődik (9. ábra) - például a teljes név. különböző esetekben a megadott dátumok vagy összegek írása stb. Ebben az esetben a Word sablonok használata keveset tesz, mivel a dokumentumok kitöltése akár sablonokon keresztül is sok időt vesz igénybe, mivel minden változó adatot manuálisan kell megadni.

Rizs. 9. Példa egy nagy volumenű dokumentumra
változó információ

A szabványos dokumentumok végrehajtásának van még egy jellemzője - gyakran nem egy dokumentumot, hanem egyszerre több dokumentumot kell elkészíteni (például banki szerződés megkötéséhez a letétkezelő megnyitására három-négy típusú szerződés szükséges aláírás). Így ugyanazt az információt különböző dokumentumokba kell bevinni, ami szintén sok időt vesz igénybe, és ennek megfelelően nő a hibázás valószínűsége. Sokkal gyorsabb az ilyen dokumentumok elkészítése a szabványos dokumentumok elkészítésének automatizálására tervezett speciális alkalmazásokkal, mint például az AvtoDoc vagy a Blitz Document. Ezek az alkalmazások is sablonok használatán alapulnak, amelyek a hagyományos Word sablonoktól eltérően nem csak az erre kijelölt mezőkbe való adatbevitelt teszik lehetővé (amihez a felhasználónak egy űrlapkészletet kell kitöltenie adatokkal), hanem tudja, hogyan lehet a bevitt adatokat programozott módon konvertálni, például szavakban helyettesíthetik a számot, nyelvtani eseteknek megfelelő deklinációs szavakat, kifejezéseket stb. Ennek köszönhetően a szükséges dokumentumok gyorsan kitöltésre kerülnek, és az elkövethető hibák száma ilyenkor egy nagyságrenddel kevesebbnek bizonyul, mint a hagyományosan Wordben készítve. Ezen túlmenően a szabványos dokumentumok speciális megoldásokon keresztül történő létrehozása azért is vonzó, mert minden elkészült dokumentum automatikusan katalogizálva van, és a jövőben nem okoz gondot egyiket sem megtalálni, illetve a felhasználónak nem kell ismernie a dokumentáció bonyodalmait, mert a sablonokban már minden jogi árnyalatot figyelembe vettek.

AutoDoc 1.2

Fejlesztő: EleWise

Elosztás mérete: 6 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000/XP/2003

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demó - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ár:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 rubel.

Az AutoDoc egy olyan program, amely lehetővé teszi, hogy automatizálja és felgyorsítsa a szabványos dokumentumok kitöltésének folyamatát az MS Word használatával készített sablonok segítségével, és archívumot tartson az ezen sablonokkal készült dokumentumokból és feljegyzésekből. Az új dokumentumok létrehozásának folyamata rendkívül automatizált - csak válassza ki a kívánt üzleti forgatókönyvet a forgatókönyvek általános listájából (az üzleti forgatókönyv egy testreszabott sablon), és töltse ki a beviteli űrlapot a szükséges adatokkal (10. ábra). A létrehozott dokumentum megtekinthető, menthető, kinyomtatható vagy megnyitható Wordben további szerkesztés céljából.

Rizs. 10. Dokumentum létrehozása az "AutoDoc" forgatókönyv szerint

A beépített szkriptek száma csekély (11. ábra), de bővíthető egyedi szkriptekkel, amelyek létrehozásának folyamatát a súgó részletesen és vizuálisan mutatja be, és teljes mértékben a varázsló vezérli, ezért elérhető a legtöbb felhasználó. Egy új szcenárió kidolgozása öt lépésből áll: a forgatókönyv nevének megadása, sablon létrehozása, változók meghatározása, a forgatókönyv beállítása és tesztelése, valamint elmentése további szerkesztésre (12. ábra). A sablon elkészítése első ránézésre okozhat némi nehézséget, mivel azt kézzel kell elkészíteni a Wordben, ehhez pedig a szkriptnyelv ismerete szükséges. De a gyakorlatban minden sokkal egyszerűbb - elég megérteni, hogy a változókat kapcsos zárójelben kell megadni, és a $ jelet eléjük állítják, az összes többi szöveget a szokásos módon nyomtatják (13. ábra). Új sablonok nem csak a semmiből hozhatók létre, hanem a meglévő sablonok vagy kész dokumentumok alapján is - az első esetben csak a szkriptbeállításokat kell módosítani, és a megváltozott beállításokkal tesztelni, a másodikban pedig megnyitni a kész dokumentumot, a változó információkat cserélje ki változókra, és adja meg sablonként. A változók többféle típusúak lehetnek, beleértve azokat is, amelyek lehetővé teszik:

egyszerre több mezőbe írjon be adatokat: teljes név, útlevéladatok, szervezet adatai stb.;
válasszon egy változó értéket egy értékkészletből;
különféle műveleteket és átalakításokat hajthat végre: egy szám vagy áfa százalékát számítja ki egy összegből, alakítson át egy számot karakterláncsá, adja meg az aktuális dátumot stb.;
jelöljön meg egy szót vagy kifejezést egy bizonyos esetben stb.

Az AutoDoc üzleti szcenáriók szerint készített dokumentumok áttekinthető felépítésű rekordokként kerülnek mentésre, így szűréssel vagy kereséssel bármikor megtalálhatja a kívánt dokumentumot, megtekintheti, kinyomtathatja, újragenerálhatja vagy törölheti.

Rizs. 11. Az "AutoDoc" ablak a beépített csoportok listájával
üzleti forgatókönyvek

Rizs. 12. Új forgatókönyv kidolgozása az "AutoDoc" programban

Rizs. 13. Példa az "AutoDoc" sablon szövegére,
amelyben négy változó jelenik meg: "szám",
"hónap", "szervezet" és "teljes név"

A programot két változatban szállítjuk: egyfelhasználós - "AutoDoc-Personal" és többfelhasználós (hálózat), amelyet két modul képvisel - "AutoDoc-Server" és "AutoDoc-Client". Az egyfelhasználós verzióban az összes rendszerkomponens a helyi számítógépen található, míg a többfelhasználós verzióban a szkriptek, sablonok és rekordok bázisa a szerverre, a felhasználói számítógépekre pedig csak a kliens rész kerül telepítésre. , amely lehetővé teszi a szerveren tárolt összes AutoDoc anyag használatát.

Blitz-dokumentum 3.4.1

Fejlesztő: BlitzSoft

Elosztás mérete: 991 KB

Munka ellenőrzés alatt: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Elosztás módja: shareware (funkcionálisan korlátozott demo verzió - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ár: 500 dörzsölje.

A Blitz Document egy kompakt program szabványos dokumentumok automatikus összeállításához szkriptsablonok segítségével. Lehetővé teszi több mint 30 beépített sablon (14. ábra) vagy beépített sablonok vagy üres elrendezések alapján fejleszthető egyedi szkriptek gyors létrehozását. A kész forgatókönyv szerinti dokumentum létrehozása rendkívül egyszerű - csak válassza ki a forgatókönyv típusát, és kövesse a varázsló utasításait, amelyek hűségesen végigvezetik a felhasználót a dokumentumkészítés minden szakaszán (15. ábra). Az elkészült dokumentum megtekinthető, kinyomtatható, szerkeszthető a beépített szövegszerkesztőben (változó és állandó adatok is javíthatók), illetve Wordben szerkesztésre megnyitható.

Rizs. 14. A beépített szkriptek listája Blitz Document

Rizs. 15. Hozzon létre egy script dokumentumot
Blitz dokumentum

A létrehozott sablonok fejlesztése némileg bonyolultabb, de a legtöbb felhasználó hatáskörébe tartozik majd. Igaz, ennek a funkciónak az elsajátítása eltart majd egy ideig, mivel sajnos a programhoz csatolt referenciainformációk kellően képzett felhasználók számára készültek (nagyon fukar, nem tartalmaz illusztrációkat vagy példákat). Technikailag egy új sablon létrehozása két szakaszból áll: egy beépített sablon vagy elrendezés kiválasztása, amely alapján új sablon kerül kialakításra, valamint a benne foglalt állandó és változó adatok következetes módosítása ( 16. ábra). Az állandó adatok valós formájukban kerülnek bevitelre, de nem közvetlenül a szövegbe, hanem párbeszédpaneleken keresztül. A változó információk a párbeszéd során is korrigálódnak, és már nem kerülnek be közvetlenül, hanem helyettesítő karakteres címkékkel ellátott változók váltják őket, amelyeket a programban használt szkriptnyelv figyelembevételével terveztek. A szkriptek nemcsak megjeleníthetik a dokumentum generálása során beírt szöveget, hanem az adatok helyettesítésére vagy konvertálására szolgáló parancsrendszer segítségével módosíthatják azt. Például rendelkezésre áll:

Rizs. 16. Új sablon kidolgozása az elrendezés alapján
a Blitz Documentben

szavak és kifejezések ragozása nyelvtani esetekkel;
számok átalakítása karakterláncokká;
naptári dátumok lefordítása karakterláncokra;
a jogi és üzleti dokumentumokban használt számítások elvégzése;
a szöveg módosítása a beírt adatok értékétől függően stb.

A Blitz Document segítségével készített dokumentumokat strukturált főkönyvekben tárolják - ez lehetővé teszi, hogy gyorsan navigáljon a dokumentációban, és szinte azonnal hozzáférjen a szükséges anyagokhoz, például nyomtatáshoz. Ezen kívül a dokumentumok virtuális esetekbe is csoportosíthatók, ami kényelmes az adatbázisban megjelenő, adott témával vagy objektummal kapcsolatos anyagok gyors eléréséhez.

OCR a szkennelt dokumentumokban

Azok a felhasználók, akiknek gyakran kell papíralapú dokumentumokat szerkeszthető elektronikus formátummá alakítaniuk (könyv, újság, magazin vagy fax oldalai), nem nélkülözhetik a karakterfelismerő rendszert vagy az OCR-rendszert (Optical Character Recognition), amelyet a papíralapú dokumentumok szövegének automatikus bevitelére terveztek. egy számítógépbe. Elméletileg használhatja az ABBYY FineReader programját vagy a Cognitive Technologies CuneiForm programját – mindkettő megbízhatóan működik, és nagy felismerési pontossággal rendelkezik. De a FineReader csomag egy egyszerűsített és megfizethető ABBYY FineReader 8.0 Home Editiont tartalmaz, amely vonzóbbá teszi a széles közönség számára.

ABBYY FineReader 8.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztás mérete: 40,5 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Elosztás módja: shareware (a FineReader Home Edition demóverziója nélkül, a FineReader Professional Edition funkcionálisan korlátozott demóverziója – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ár: FineReader Home Edition - 990 rubel, FineReader Professional Edition - 3750 rubel.

Az ABBYY FineReader ideális megoldás nemcsak szöveget, hanem designt is felismerő dokumentumok felismerésére, amely biztosítja a táblázatok, képek pontos továbbítását és a szöveg oszlopokra bontását (17. ábra). A program könnyen használható, képes felismerni a többnyelvű (179 nyelv támogatott) és többoldalas dokumentumokat. Lehetőség van a teljes dokumentum vagy annak egyes oldalainak felismerésére. Az eredmény elmenthető az egyik általános formátumban: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vagy PDF. Lehetőség van a felismerési eredmények lépésről lépésre mentésére a hibák kiküszöbölése érdekében. A felismerési eredmények exportálása közvetlenül a Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect és Adobe Acrobat programokba. A beépített helyesírás-ellenőrző (36 nyelvhez) segít felgyorsítani az eredmény ellenőrzését, a Microsoft Word-del való integráció pedig lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Wordből hívja meg a programot anélkül, hogy elterelné a figyelmet a szöveggel való munkáról.

Rizs. 17. Az okmányfelismerés eredménye
az ABBYY FineReader Home Editionben

A program két változatban jelenik meg: a kezdőknek készült FineReader Home Edition és a profiknak szánt FineReader Professional Edition. A professzionális verzió lehetővé teszi a felismerési paraméterek kezelését (módváltás, felismerés végrehajtása betanítással), és gazdagabb felismerési funkciókkal rendelkezik (PDF fájlok, digitális fényképezőgéppel készített szövegek felismerése stb.). Ezenkívül a Professional Edition több különböző mentési formátumot biztosít, és a Screenshot Reader segédprogrammal lehetővé tette a vonalkódok felismerését és a képernyőképek gyors felismerését.

Dokumentumok konvertálása PDF formátumból

Az összes műszaki dokumentáció már elérhető PDF formátumban, amely az ingyenes Adobe Acrobat Reader programot használja a dokumentumok megtekintéséhez. De gyakran van szükség a PDF-fájlok töredékeinek használatára, amikor saját dokumentumokat készít vagy PDF formátumú anyagokat szerkeszt (például cikkek, szerződések, jelentések stb.). Az első esetben szöveg- és/vagy képrészleteket kell kivonnia a PDF-fájlokból (ez elméletileg megtehető az Acrobat Reader beépített eszközeivel, de nagyon közepes eredménnyel). A második esetben a PDF-dokumentumokat szerkeszthető formátumba kell konvertálnia (például Word formátumba), miközben megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását, amit még az Acrobat Reader sem biztosít. Ilyenkor speciális segédprogramok sietnek, amelyek közül az ABBYY PDF Transformer és a PDF2Word csomagok (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) tűnnek a legvonzóbbnak. Ezek közül az elsőt fogjuk figyelembe venni - bár drágább, orosz nyelvű felülettel rendelkezik, és lehetővé teszi a PDF-fájlok több szerkeszthető formátumba való konvertálását, és nem csak az angol, hanem az orosz szöveget is képes helyesen felismerni.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Fejlesztő: ABBYY szoftver

Elosztás mérete: 52 MB

Munka ellenőrzés alatt: Windows 2000 (SP2 vagy újabb)/XP/Server 2003

Elosztás módja: shareware (15 napos demó - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ár: 1490 dörzsölje.

Az ABBYY PDF Transformer egy segédprogram PDF dokumentumok Microsoft Word dokumentumformátumokká (18. ábra), Excel, valamint HTML és TXT fájlokká konvertálására. A csomag intuitív kezelőfelülettel rendelkezik, és nagyon könnyen használható, ezért fejlesztése még a kezdő felhasználók kezében lesz.

Az ABBYY PDF Transformer bármilyen PDF-fájlt konvertálhat, beleértve a szövegréteg nélküli fájlokat is (az ilyen fájlok leggyakrabban szkennelt dokumentumokból származnak, és szöveges képeket jelenítenek meg), és megfelelően feldolgozza a támogatott nyelvek bármely kombinációját (beleértve az oroszt és az angolt is) tartalmazó PDF-fájlokat. . A segédprogram pontosan megőrzi az eredeti dokumentum kialakítását (képek, táblázatok, oszlopok, hivatkozások), és lehetővé teszi az átalakítási és mentési lehetőségek kezelését. Például egyértelműen meghatározhatja azokat a területeket, amelyeket a programnak szövegként vagy képként kell érzékelnie (ami összetett elrendezésű PDF-fájlok esetén fontos), elmentheti a kész dokumentumot az eredetivel azonos elrendezésben vagy oszlopként. szöveg (képekkel vagy anélkül – nem kötelező) stb. Szükség esetén lehetőség van az egyes oldalak vagy akár töredékeik szelektív konvertálására. Ezenkívül az ABBYY PDF Transformer fordított konverziót is tud végezni, lehetővé téve PDF fájlok létrehozását Microsoft Word dokumentumokból, Excel táblázatokból, PowerPoint prezentációkból, Visio diagramokból és HTML fájlokból, valamint gyakorlatilag minden olyan alkalmazásból, amely támogatja a dokumentumok nyomtatását (ez az az ABBYY PDF Transformer 2.0 virtuális nyomtatóhoz készült PDF-XChange segítségével.

Nem csoda, hogy azt mondják, hogy a lustaság a haladás motorja. Engem személy szerint arra ösztönöz, hogy folyamatosan keressem a mindennapi élet egyszerűsítésének módjait. Segít ebben a belső radarban, az új információk érzékelésére hangolva. Amint hallok valami újat egy számomra érdekes területen, azonnal igyekszem ellenőrizni, hogy hasznos lesz-e számomra.

Néha tudatosan keresek megoldásokat az információk rendszerezésére, amelyek áramlása naponta és óránként túlcsordul. Aztán megpróbálok többet előásni, kiválasztani a legjobb lehetőségeket, és a gyakorlatban kipróbálni, hogy megálljak a legkényelmesebbnél, és sokáig használhassam.

A legcsodálatosabb az, hogy ezek a programok gyakran nagyon közel állnak egymáshoz, csak egy másik emberre, szabadidőre vagy konkrét feladatra van szükség ahhoz, hogy személyesen „fedezze fel Amerikát”. Mivel rendszeresen fel kell nyitnom az ismerőseim szemét a kéznél lévő és pénzbe sem kerülő információs rendszerezési eszközökre, ma ezek közül (szubjektív véleményem szerint) a három legerősebbről szeretnék beszélni. Talán egyikük hasznos lesz számodra is.

1. MS OneNote- ez valóban egy láthatatlan program és egy aranylelet. A Windows irodai programcsomagjában él, az MS Office 2003-tól kezdve, de a legtöbb barátom semmit sem hallott róla. Lényegében egy több szintű hierarchiával rendelkező jegyzettömb program, amely lehetővé teszi jegyzetfüzetek, szakaszok, oldalak és aloldalak létrehozását.

Alkalmas minden olyan információ rendszerezésére és tárolására, amely általában az asztalon és a "Dokumentumaimban" lóg, a legjobb esetben is mappákba rendezve - szövegek, képek, teljes oldalak az internetről közvetlenül hivatkozásokkal, hang- és videofájlokkal. Például tárolhatja benne:

információ egy adott témában a későbbi kiválasztáshoz - ha porszívót, telefont, autót vagy időgazdálkodási tanfolyamot választ
információk a vásárlásokról - hol és mennyiért vásároltak, garanciális időszakok
dokumentumokkal kapcsolatos információk, különösen akkor, ha gyakran kell egyes adatokat elektronikusan kitölteni
információkat ügyfeleiről, hallgatóiról
receptek
terveket
bármilyen lista:
- Kívánság lista,
- ajándékokat, amelyeket barátai örülnének
- könyveket, amelyeket olvasott vagy szeretne
- filmeket, amelyeket látni szeretne, és a benyomásait
utazási információk, utazási listák
naplód, legfontosabb események, amelyeket szívesen megőriznél, utazási jegyzetek
olvasott könyvek absztraktjai, kurzusjegyzetek, saját cikkek, piszkozatok és vázlatok
kézimunka ötletek
ellop fájlokat
rajzok és jegyzetek

A program lehetőségei végtelenek. Kiválaszthatja az "aljzat" típusát, minden lehetséges módon szerkesztheti a szöveget, listákat készíthet jelölőnégyzetekkel (pipáláshoz), rajzolt jegyzetekkel. Használhat címkéket - kulcsszavakat, vagy csak használja a keresést.

Vannak verziók Androidra, iOS-re és OSX-re. Az Apple szerelmeseinek fizetős Outline program is van: IOS-re - a teljes verzió, MacOS-ra egyelőre csak a kész jegyzetek olvasására alkalmas verzió érhető el. Előnye, hogy a notebookokat csak számítógépen lehet tárolni.

A OneNote egyetlen méltó versenytársának tartom Evernote. Lehet, hogy látott egy zöld elefántot a telefonján vagy táblagépén – ő az. A program lényege ugyanaz. A jegyzetek kissé eltérő formátumban jelennek meg. Kezdetben a mobileszközökkel való interneten keresztüli szinkronizálásra összpontosított. Korlátozások vannak az ingyenes fiók használatára vonatkozóan. De ez a program Apple platformokon és az Android régebbi verzióin is használható.

A Linux felhasználók kipróbálhatják Keynote(nem tévesztendő össze az Apple prezentációs programjával) - kényelmes, de véleményem szerint nem annyira barátságos egy felkészületlen felhasználó számára, mint az első kettő.

2. A második legfontosabb kényelemnek a memóriatérképeket készítő programokat tartom - gondolattérképek. Évek óta használok különféle programokat különféle információk grafikus megjelenítésére. Különösen:

Cikk tervekhez
könyvkivonatokhoz, előadásokhoz, vizsgakérdések elkészítéséhez
részletes tervezés a célok eléréséhez
esemény tervezés
megoldások keresése

Az ilyen programok vitathatatlan vezetője véleményem szerint az elmemenedzser- Ez a legkényelmesebb program, ugyanakkor a legdrágább. Olcsóbb lehetőség - Xmind. Ingyenes verziója van - saját használatra készíthet térképeket, de nem tudja majd pdf-be exportálni, hogy megmutassa egy ismerősének, akinél nincs telepítve a program.

A legolcsóbb lehetőség Szabad elme- ingyenes, intuitív és bármilyen platformra alkalmas.

3. Nagyon sokáig kerestem egy számomra kényelmeset ütemező. Mivel nem vagyok túl racionális ember, és nehezen ragaszkodom a tervhez, szükségem volt egy agilis ütemező programra, amely nem válik elveszett ügyek temetőjévé anélkül, hogy túlságosan leegyszerűsített volna. Ugyanilyen fontos ebben az esetben a telefonnal vagy táblagéppel való szinkronizálás, hogy útközben is belenézhessen, vagy újat írhasson.

Manapság rengeteg, különböző bonyolultságú tervező létezik. És talán az én választásom szerencsétlen megoldás lesz azok számára, akik szívesebben építik fel az összes tervet egyetlen szerkezetben egy helyen, vagy sok időhöz kötött feladatuk van. A napi tervezést preferálom papíron, így az ütemező program elsősorban az általam tervezett feladatok áttekintését szolgálja (valójában ez az Autofókusz rendszer elektronikus változata számomra).

Szóval a nyertesemet hívják wunderlist. Eleinte a program nagyon egyszerűnek tűnt számomra, mígnem rájöttem, hogy vannak benne részfeladatok és egy hely a további információknak. Vagyis ha a „Megrendelés” témában megvan a „Fölösleges dolgokat ajándékozd el ingyen” tétel, akkor belül tudok listát készíteni a dolgokról, valamint egy listát, hogy hol lehet erre menni.

A program fizetős verziójában még fájlokat is csatolhat és feladatokat küldhet másoknak. Bár a legtöbbnek az ingyenes is elég lesz. Annak ellenére, hogy a program regisztrációt kér, a program önálló verzióját korlátlan ideig használhatja, és csak akkor regisztrálhat, ha úgy dönt, hogy szinkronizálja a számítógépén és a telefonján lévő információkat.

A Wunderlist lehetővé teszi a fontos események kiemelését, határidők és emlékeztetők beállítását, beleértve az ismétlődő eseményeket is.

A program elérhető Windowsra, minden Apple platformra, Androidra és webes alkalmazásként.

Íme az első három. Milyen programokat használsz az életed megkönnyítésére?Írd meg kommentben, szívesen tanulok valami újat.