Sisteme automate Dow. Sisteme software de automatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar Surse de informaţii de management

Nivelul de automatizare a proceselor tehnologice de lucru cu documente acționează astăzi ca un criteriu de evaluare important asociat cu domeniile prioritare pentru îmbunătățirea suportului pentru managementul documentelor (DOW). Prezența sau absența tehnologiei automatizate într-o organizație și, pe termen scurt - un sistem de management al documentelor corporative, poate fi considerată ca un indicator formal care face posibilă evaluarea calității și eficienței muncii.

Nevoile de automatizare a fluxului de lucru și progresele în domeniul noilor tehnologii informaționale conduc la o creștere constantă a ofertelor pe piața de software. Acum pe piață există produse software care oferă capacitatea nu numai de a îndeplini funcțiile tradiționale de înregistrare, control al execuției și căutare a documentelor, ci și de a oferi diverse funcții de gestionare a documentelor și de a utiliza elemente de management electronic al documentelor. Spre deosebire de sistemele introduse în anii 80 ai secolului trecut, care aveau ca scop minimizarea costurilor cu forța de muncă la efectuarea unor operațiuni specifice în munca de birou (de exemplu, la înregistrarea și controlul execuției documentelor), instrumentele moderne vă permit să creați un sistem automatizat pentru lucrul cu documente în întreaga instituție.sau afaceri.

În prezent, dezvoltatorii oferă nu numai dezvoltări personalizate, ci și opțiuni „cutie”, adică dezvoltări replicate care țin cont de nevoile tipice pentru automatizarea fluxului de lucru. În consecință, alegerea unui produs software pentru automatizarea fluxului de lucru devine o sarcină urgentă pentru multe organizații din diverse industrii.

Pentru a automatiza procesele de birou în UDOiV, este necesar să se formeze cerințele de bază pentru sistem, ținând cont de specificul instituției, și să se identifice din sistemele existente pe cel care va îndeplini următoarele cerințe.

În primul rând, un sistem automat de gestionare a documentelor (ADMS) trebuie să îndeplinească în totalitate toate sarcinile de suport pentru managementul documentelor: pregătirea documentelor, înregistrarea acestora, controlul execuției, căutarea documentelor, stocarea acestora și lucrări de referință pe o serie de documente. Sistemul ar trebui să fie construit pe principii metodologice uniforme, soluții software, hardware și tehnologice și în cadrul condițiilor organizatorice și legale actuale sub forma legislației interne, standardelor de stat, instrucțiunilor și cerințelor. ASUD ar trebui să asigure utilizarea deplină (integrarea) a resursei informaționale acumulate și să implementeze principiul unei intrări unice de informații și al utilizării sale multiple atât documentar cât și efectiv. De asemenea, sistemul ar trebui să ajute la alegerea căilor de deplasare a documentației în cadrul organizației, oferind gradul necesar de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat.

Deci, un sistem de automatizare a fluxului de lucru corporativ pentru UDO și V trebuie să îndeplinească următoarele cerințe funcționale și tehnice de sistem.

A. Cerințe funcționale

Acestea sunt concentrate pe conformitatea tehnologiei propuse cu reglementările de stat și standardele corporative ale DOW, asigurând confortul utilizării sistemului.

1. Munca de birou

Crearea documentelor (utilizarea șabloanelor)

Înregistrarea documentelor

· Monitorizarea executiei documentelor

Informații și lucrări de referință (căutare card de înregistrare)

・Menținerea nomenclaturii cazurilor

Pregătirea datelor statistice privind fluxul documentelor

· Introducerea automată a informațiilor de pe suport de hârtie

2. Organizarea unei arhive electronice

Arhivarea documentelor

Căutare completă

Securitatea stocării documentelor

Organizarea accesului la documentele de arhivă

3. Asigurarea sarcinilor de gestionare a documentelor electronice

Tehnologia semnăturii digitale electronice (EDS)

Lucrul cu fișiere electronice

· Mijloace de criptoprotecție

Înregistrarea documentelor primite prin canale de comunicare electronică

4. Managementul documentelor

Managementul fluxurilor de documente în cadrul organizației

· Transferul documentelor pentru executare

Controlul mișcării (transferului) documentelor

Controlul acțiunilor utilizatorului

Dirijarea documentelor

· Coordonarea documentelor

Reglementarea accesului la cărțile de înregistrare și la dosarele documentelor

5. Managementul proceselor de afaceri

Colaborați la documente în timp real

· Lucrați cu birouri și divizii la distanță

· Crearea de rapoarte pentru orice detalii și în orice secțiuni

Primirea notificărilor din sistemul electronic de management al documentelor

· Lucrați cu directoare

B. Cerințe de sistem și tehnice

Cerințele de sistem și tehnice ar trebui să țină cont de conformitatea produselor evaluate cu sistemul și platforma tehnică utilizate.

1. Implementarea software

· Tehnologia client-server

Tehnologia internetului

Suport pentru standardele sistemelor deschise

Disponibilitatea instrumentelor de dezvoltare a aplicațiilor

Disponibilitatea instrumentelor de scanare a documentelor

· Interfață ușor de utilizat

2. Sistem de operare de rețea pentru partea de server

Windows Server 2008

3. Sistem de operare de rețea pentru partea client

4. Cerințe operaționale

Fiabilitatea sistemului automatizat

Securitatea sistemului

· Administrarea sistemului

Numărul de utilizatori care lucrează simultan - până la 100

5. Adaptabilitate

Simplitate și comoditate în implementarea sistemului

Ușurință de configurare a sistemului

Posibilitate de dezvoltare a sistemului

Astfel, alegerea unui produs software poate fi considerată primul pas către crearea unui sistem corporativ de automatizare a fluxului de lucru. Obiectivele și cerințele clar definite pentru sistem fac această alegere mai echilibrată și mai consecventă. Acest lucru creează cele mai importante premise pentru implementarea cu succes a sistemului și munca utilizatorilor cu acesta.

Concepte de bază ale automatizării DOW Documentarea este crearea documentelor, adică compilarea, executarea, aprobarea și producerea acestora. Munca de birou: un set de măsuri pentru a asigura DOW-ul unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou. Organizarea muncii cu documente - asigurarea deplasarii, cautarii, depozitarii si folosirii documentelor.

Concepte de bază ale automatizării DOW Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor - determinarea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul procesului de luare a deciziilor manageriale și a procedurilor de afaceri. Fluxul documentelor - circulația documentelor în cadrul DOW. Procedura de afaceri - o secvență de anumite operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva orice problemă sau scop în cadrul activităților unei întreprinderi sau organizații. Arhiva electronică rezolvă problemele de sistematizare a stocării arhive a documentelor electronice în cadrul DOW.

Sarcini rezolvate in Documentatia DOW (redactarea, executia, coordonarea si producerea documentelor). Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor). Organizarea arhivei documentelor.

Procedura simplă de afaceri pentru vânzarea unui produs către un client 1) Clientul sună compania pentru a plasa o comandă; 2) comanda este înregistrată în baza de date a clienților; 3) se emite o factură pentru mărfuri; 4) se transferă factura către departamentul de contabilitate; 5) departamentul de contabilitate primește bani pentru bunuri, care se înregistrează în sistemul contabil; 6) mărfurile sunt expediate din depozit, care este notat în baza de date a depozitului; 7) se eliberează o factură și o factură pentru mărfuri; 8) mărfurile sunt expediate către client; 9) factura si borderoul sunt transferate la departamentul de contabilitate.

Categorii de sisteme de automatizare Sisteme de flux de lucru DOW (automatizarea procedurilor de afaceri); sisteme de grupare (lucru în echipă); sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor); sisteme de e-mail (servesc pentru schimbul de documente).

Probleme de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar din Rusia lipsa produselor finite pentru automatizarea muncii de birou rusești; lipsa cererii active de automatizare a procedurilor de afaceri; confuzie în poziționarea produselor producătorilor occidentali în scopuri de automatizare de birou etc.

Problemele care apar odată cu creșterea dimensiunii întreprinderii Managementul pierde o imagine holistică a ceea ce se întâmplă. Diviziunile structurale, neavând informații despre activitățile celeilalte, încetează să-și desfășoare activitățile în mod coordonat. Inevitabil, calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe sunt în scădere. Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; există un sentiment de lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare etc.

Probleme care apar odată cu creșterea dimensiunii întreprinderii. Trebuie să extindem personalul, să investim în echiparea noilor locuri de muncă, spații, comunicații și instruire a angajaților. Pentru întreprinderile de producție, o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare. Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, scădere a productivității, nevoia de a investi în producție, apare necesitatea creșterii capitalului de lucru, care, la rândul său, poate duce la noi împrumuturi și la reducerea profitului planificat.

Sarcini pentru îmbunătățirea organizării DOW Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de sprijin documentar al întreprinderii (DOW). Alegerea strategiei corecte de automatizare, inclusiv alegerea corectă a produselor.

Grupuri de operațiuni pentru menținerea evidenței personalului în evidența fluxului de lucru pe hârtie și stocarea documentelor primare incluse într-un dosar personal; formarea, executarea si stocarea comenzilor pentru personal; pregătirea și transmiterea de rapoarte statistice și de altă natură; stocarea copiilor comenzilor pentru activitatea principală.

Efecte pozitive ale integrării înregistrărilor de personal și EDMS Protecția datelor transmise. Elaborat calitativ în mecanisme SADD pentru introducerea unor cantități mari de documente pe hârtie. Pentru activitatea curentă a ofițerului de personal, este necesar să primiți în timp util copii ale comenzilor individuale pentru activitatea principală. SADD va furniza ofițerului de personal în timp util și în orice moment convenabil copii ale tuturor ordinelor necesare.

Perspective pentru industria rusă de automatizare a biroului Absolut toate organizațiile și un număr mare de persoane lucrează cu documente. Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim de automatizarea acesteia: documentele sunt pierdute, nu sunt controlate, nu sunt executate etc. Prin îmbunătățirea evidenței, întreprinderile și organizațiile au o șansă reală de a-și îmbunătăți calitatea managementului. , care este una dintre cele mai urgente sarcini ale economiei moderne ruse.

Perspective pentru industria rusă de automatizare de birou Calificările secretarilor și persoanelor responsabile cu munca de birou în organizații sunt insuficiente și necesită o creștere a nivelului acesteia. Solicitările utilizatorilor pentru îmbunătățirea programelor de automatizare de birou și integrarea acestora cu numeroase stații de lucru, sisteme informatice și aplicative sunt extrem de mari.

Unul dintre mijloacele de implementare a unui sistem de management integrat pentru o organizație, optimizarea proceselor interne de afaceri a acesteia este automatizarea suportului de documentare pentru management, care vă permite să identificați concurenții atunci când luați decizii atât operaționale, cât și strategice. Eficacitatea suportului pentru documentația de management afectează în mare măsură succesul proceselor de management. Ca urmare, este nevoie de îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Sub automatizareÎn sens larg, ne referim la utilizarea dispozitivelor automate care funcționează conform unui anumit program și înlocuiesc parțial sau complet o persoană în orice domeniu de activitate.

Sub sistem de automatizare pentru documentarea suport al managementului (CĂPRIOARĂ) trebuie înțeles ca orice sistem automatizat menit să rezolve problemele de documentare, organizare a muncii cu documente și flux de lucru, indiferent de obiectul automatizării, fie că este o autoritate publică, o bancă comercială, o societate comercială sau orice altă organizație. Este important ca managementul în această organizație să fie efectuat în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare și metodologice.

Sunt trei principale modalitate de implementare a sistemului de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar:

1) dezvoltarea unui sistem original de automatizare pentru sistemul de învățământ preșcolar;

2) instalarea unui sistem tipic de automatizare preșcolară;

3) înființarea instrumentelor de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar.

Dezvoltarea unui sistem original de automatizare preșcolară presupune implicarea unui staff de programatori și dezvoltarea unui sistem automatizat de la zero pentru o anumită organizație. În același timp, se ține cont pe cât posibil de caracteristicile acestei organizații, ceea ce face ca noul sistem să fie ușor de utilizat. Adevărat, procesul de programare în acest caz are o serie de dezavantaje. Este lung și costisitor și are tendința de a pierde controlul, din cauza căruia, după ce ai cheltuit mult timp și bani, poți afla că sistemul dezvoltat nu îndeplinește cerințele propuse și trebuie să o ia de la capăt. .

Instalarea unui sistem tipic de automatizare preșcolară este, în acest sens, complet opusul dezvoltării sistemului original. Companii - producători de sisteme de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar dezvoltă produse software standard care pot fi utilizate în diverse organizații cu adaptare minimă. Astfel de sisteme implementează un anumit set comun de funcții pentru lucrul cu documente, sunt ieftine și sunt implementate în cel mai scurt timp posibil. S-ar părea că o abordare foarte convenabilă, dar are și dezavantajele sale. Faptul este că, deși cerințele pentru organizarea instituțiilor de învățământ preșcolar din întreaga Republică Belarus sunt aceleași, acestea sunt foarte extinse, iar metodele de implementare variază semnificativ. În acest sens, devine necesară extinderea setului de funcții, ceea ce nu este ușor și adesea imposibil de realizat într-un sistem tipic.

Configurarea instrumentelor de automatizare DOE este o opțiune intermediară între cele două metode menționate mai sus pentru rezolvarea sarcinii. Pe de o parte, în cadrul acestei metode, este implementat un sistem tipic care implementează un anumit set de funcții (ca în al doilea caz), iar pe de altă parte, este construit pe baza unor instrumente industriale care pot fi folosit pentru a-l adapta la nevoile unei anumite organizații. O astfel de adaptare permite luarea în considerare a caracteristicilor unei anumite organizații (ca și în primul caz).

Analiza tehnologiilor informaționale moderne face posibilă evidențierea următoarelor clase de instrumente utilizat în a treia abordare:

Instrumente de creare a documentelor (procesoare de text, procesoare de foi de calcul, sisteme de proiectare asistată de calculator (CAD) etc.);

sisteme de gestionare a bazelor de date;

sisteme de asigurare a muncii de grup (clasa de grup-ware);

sisteme de management al documentelor (DMS);

sisteme de e-mail;

sisteme de management al procesoarelor de afaceri (clasa work-flow).

Instrumente de creare a documentelor - un nume generalizat pentru o clasă de sisteme care include software conceput pentru a crea versiuni electronice ale documentelor. Principalele funcții ale unui astfel de software sunt crearea unui fișier cu conținutul documentului, editarea fișierului creat, trimiterea fișierului pentru imprimare etc. Acest grup include, de asemenea, sistemele de procesare a documentelor concepute pentru a introduce, procesa, stoca și căuta imagini grafice ale documentelor pe hârtie.

Sistemele de management al bazelor de date stau la baza construirii oricarui sistem informatic mai mult sau mai putin puternic. Ei sunt cei care asigură crearea și menținerea unui depozit de informații faptice.

Sistemele de lucru în grup sunt concepute pentru a sprijini separarea corectă a informațiilor utilizatorilor de grup. Acestea rezolvă problemele de stocare, vizualizare și partajare a documentelor.

Sistemele de gestionare a documentelor sunt complexe puternice care organizează munca cu versiuni electronice ale documentelor. Cu ajutorul lor, documentele sunt înregistrate, stocarea lor este acceptată (inclusiv multiversiunea textelor stocate ale documentelor). Sistemele de gestionare a documentelor efectuează nu numai căutarea atributivă, ci și în text integral pentru informații.

Sistemele de e-mail sunt folosite pentru a transmite mesaje electronice între participanții la DOW, la care pot fi atașate versiuni electronice stocate ale documentelor. În același timp, este posibilă trimiterea de mesaje către mai mulți utilizatori concomitent cu sesizarea expeditorului despre primirea și citirea e-mailului.

Sistemele de management al proceselor de afaceri organizează și transferul de mesaje electronice și versiuni electronice ale documentelor între participanții la DOE. În același timp, funcționalitatea lor este mult mai bogată decât cea a e-mailului. În primul rând, sistemele de management al proceselor de afaceri implementează funcțiile de control al disciplinei executive, urmărind automat termenele de execuție a documentelor și pot notifica utilizatorii cu privire la apropierea termenului limită. În sistemele dezvoltate din această clasă, este posibilă nu numai rutarea paralelă, ci și serială a documentelor folosind șabloane de rută. În plus, rutarea hard poate fi implementată conform unei scheme predeterminate.

Diverse sarcini ale instituției de învățământ preșcolar sunt rezolvate prin diferite instrumente (Tabelul 2.1).

Sarcinile instituției de învățământ preșcolar și instrumente pentru soluționarea acestora

Orice sistem modern de automatizare preșcolară trebuie să realizeze următorul set funcții:

Înregistrarea documentelor sub formă de card-index;

contabilizarea hotărârilor emise pe documente;

menținerea legăturilor între ele;

controlul executării documentelor;

radierea documentelor în cauză;

· efectuarea de lucrări de informare și referință;

· Formarea rapoartelor.

Deci, înregistrarea documentelor poate fi efectuată folosind un singur formular de ecran (card) pentru toate tipurile de documente, și chiar modificabilă numai prin programare și este posibil să se utilizeze diferite carduri nu numai pentru diferite tipuri de documente, ci și pentru utilizator. grupuri.

Controlul execuției documentelor poate consta în faptul că cardul de document are câmpurile „Data scadență” și „Data executării”, iar controlorul generează o listă cu documentele al căror termen a fost depășit. Această opțiune se numește control pasiv asupra execuției documentelor. Și este posibil controlul activ, în care sistemul monitorizează în mod independent termenele limită pentru executarea documentelor și informează utilizatorii nu numai despre excesul lor, ci și despre abordarea lor iminentă.

Efectuarea lucrărilor de informare și referință se poate baza doar pe o căutare atributivă a documentelor, i.e. sistemul oferă posibilitatea de a găsi informații stocate doar în cardul documentului, și este posibil ca sistemul să stocheze textele documentelor supuse indexării automate. O astfel de indexare oferă posibilitatea unei căutări ulterioare în text integral, de exemplu, pentru formarea de colecții tematice de documente bazate pe apariția anumitor cuvinte în textul documentului.

Introducere

Sistemele de gestionare a documentelor sunt un mijloc de automatizare a unei afaceri formalizate la scară largă, transformând documentele din hârtie în format electronic. Automatizarea sistemului de gestionare a lucrărilor de birou și a documentelor (AS DOW) presupune posibilitatea utilizării informațiilor din baza de date, reducând introducerea manuală a informațiilor, ceea ce oferă un câștig în timp și în reducerea numărului de erori. Pe lângă formele de documente, baza de date a sistemului de management al documentelor stochează date (adrese, numere de contract, date de încheiere a contractelor, sume etc.) care pot fi solicitate în multe documente (contracte, comenzi, certificate de muncă efectuată, etc.). etc.) . Odată introduse informațiile de mai sus vă permit să generați documentele necesare în structurile administrative.

Potrivit revistei ASAP, » 6 miliarde de documente sunt produse anual în lume; un angajat mediu petrece aproximativ 150 de ore pe an căutând informații pierdute 1 . Există o nevoie urgentă de a furniza informațiile necesare într-o formă pregătită pentru „consum” odată cu oferta sa ulterioară.

Piața modernă de aplicații software oferă o serie de sisteme automate de gestionare a documentelor. Printre ei DocsVision 3.6 de la DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld de Robertson și Blums Corporation și colab.

Pe baza celor de mai sus, am formulat scopul lucrării - identificarea și studierea condițiilor prealabile pentru dezvoltarea și condițiile moderne ale sistemelor automate de gestionare a documentelor.

Obiectul de studiu al acestei lucrări îl reprezintă sistemele automatizate de management al documentelor, precum și sistemele care includ această funcție.

Ipoteza cercetării: condițiile prealabile pentru dezvoltarea și condițiile moderne ale sistemelor automate de management al documentelor ne vor permite să stabilim avantajele și dezavantajele acestora.

În conformitate cu scopul și ipoteza, următoarele sarcini sunt stabilite în lucrare:

să studieze starea problemei în literatură;

identificarea și determinarea condițiilor preliminare pentru dezvoltarea sistemelor automate de management al documentelor;

desemnează și definesc condiții moderne pentru sistemele automate de gestionare a documentelor;

identificați aspectele pozitive și negative ale lucrului cu sisteme automate de gestionare a documentelor.

Relevanța subiectului:

Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este determinată nu numai de o justificare legală cuprinzătoare și deplină a activităților lor, ci și de formarea unor organizații raționale. , reguli și proceduri specifice de funcționare a acestora, inclusiv în domeniul muncii cu documente. Pentru consolidarea statalității ruse, managementul rațional al documentației poate servi drept unul dintre punctele de referință importante pentru consolidarea aparatului administrativ și un element esențial al stabilității acestuia.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. În societatea modernă, informația a devenit o resursă de producție cu drepturi depline, un element important al vieții sociale și politice a societății. Calitatea informației determină calitatea managementului, deoarece informația, ca și sistemul circulator, pătrunde în toate organele de control, oferindu-le potențial energetic și punându-le în mișcare intenționată.

Informațiile sunt înregistrate în documente care îi conferă o formă organizatorică și o deplasează în timp și spațiu. Documentele și informațiile documentare stau la baza deciziilor de management și sunt întruchiparea lor materială, oferă forță juridică și, prin urmare, contribuie la executarea lor.

Problemele documentării activităților organizațiilor și gestionării înregistrărilor sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. În prezent, această problemă este actualizată prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale, informatizarea accelerată a societăţii.

Creșterea continuă a volumelor de documentație în întreaga lume, utilizarea tot mai mare a calculatoarelor electronice în prelucrarea informațiilor, utilizarea suporturilor non-hârtie și alți factori obiectivi conduc specialiștii la concluzia că este necesar să se caute noi oportunități de stăpânire și gestionare. informatii documentate.

Pentru managementul modern al înregistrărilor, este important să se studieze posibilitățile tehnologiilor informaționale moderne din punctul de vedere al utilizării lor în managementul documentelor. Este necesar să se analizeze realizările acumulate în domeniul teoriei și practicii managementului documentelor, să identifice tendințele în dezvoltarea lor ulterioară și să se obțină noi rezultate științifice pe această bază.

Alegerea subiectului acestei lucrări se datorează mai multor factori:

în primul rând, necesitatea de a eficientiza mediul documentar ca mijloc de îmbunătățire a eficienței managementului,

în al doilea rând, necesitatea serviciului arhivistic pentru un studiu profund al problemelor interdependente ale managementului documentelor și științei arhivistice în noile condiții de transformare a acestora în dezvoltări științifice aplicate;

în al treilea rând, ritmul tot mai mare de informatizare a Rusiei și sarcinile urgente ale intrării acesteia în spațiul informațional global, inclusiv în domeniul managementului documentelor.

Rezolvarea problemei managementului documentelor în condiții moderne va face posibilă formarea intenționată a resurselor informaționale ale organizațiilor, asigurarea funcționării lor eficiente și accesul deschis la resursele informaționale pentru consumatorii cu cea mai mică cheltuială de timp, forță de muncă și bani.

1. Necesitatea sistemelor de flux de lucru automatizate

Managementul resurselor informaționale este de o importanță deosebită pentru activitățile oricărei instituții. În lumea modernă, instituțiile se confruntă cu nevoia de a procesa o cantitate enormă de informații. Indiferent de statutul juridic sau formele organizatorice de activitate, instituțiile sunt chemate să interacționeze activ cu autoritățile executive și legislative, structuri implicate în reglementarea economiei. Toate acestea, la rândul lor, generează un flux de lucru specific.

Astfel, instituțiile sunt foarte conștiente de necesitatea organizării unui management eficient al resurselor informaționale și iau măsuri active pentru utilizarea tehnologiei informatice în domeniul managementului documentelor (și al informației în sens larg).

Din păcate, utilizarea programelor de calculator în domeniul muncii cu documentație managerială (organizațională și administrativă) în unele cazuri nu este însoțită de o restructurare a muncii cu documentație, ceea ce reduce semnificativ efectul folosirii chiar și a celor mai multifuncționale specializate (și, în consecință, , scumpe) sisteme software. Sunt frecvente situații când introducerea sistemelor informatice este formală și nu este însoțită de vreo optimizare și unificare semnificativă a proceselor de documentare.

În majoritatea instituțiilor cu structură complexă, este important nivelul de organizare a interacțiunii dintre departamente și procedura de schimb de informații. Majoritatea informațiilor sunt transmise sub formă de documente pe hârtie (schimb de documentație oficială și raportare).

De remarcat, de asemenea, că de câțiva ani există o tendință destul de clară de creștere a volumului fluxurilor de informații care trec prin instituțiile moderne. Este caracteristic că se înregistrează o creștere nu numai a circulației documentelor pe mediile tradiționale, ci și a informațiilor care trec prin canale electronice, precum și a documentelor legate de funcționarea sistemelor informatice.

Lucrările privind automatizarea proceselor de birou au început în Rusia la începutul anilor 1990 1 . Un pas semnificativ în eficientizarea muncii cu documentația oficială a fost introducerea în 1997 a Sistemului de automatizare a fluxului de lucru și management al documentelor - SADD. Pachetul software a fost dezvoltat la ordinul Băncii Rusiei pe baza unui produs software tipic al uneia dintre companiile specializate în automatizarea lucrărilor cu documente.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) sau EDMS (Electronic Document Management Systems) este un sistem de automatizare a lucrului cu documente de-a lungul întregului ciclu de viață (creare, modificare, stocare, căutare, clasificare etc.), precum și procese de interacțiune între angajati 2. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând documente nestructurate (fișiere Word, Excel etc.). De regulă, EDMS include o arhivă electronică de documente și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Gestionarea eficientă a înregistrărilor bazată pe EDMS se bazează pe trei componente ale sistemului:

tehnologie (bazată pe sisteme informatice moderne).

reguli corporative pentru crearea și utilizarea resurselor informaționale (și consolidarea acestora în documente de reglementare).

psihologia utilizatorilor și pregătirea acestora (dacă este necesar, individual).

În sistemele de gestionare a documentelor se efectuează înregistrarea documentelor de reglementare, a documentelor administrative (comenzi, instrucțiuni), corespondența cu autoritățile, instituțiile, organizațiile de credit, alte instituții și întreprinderi, precum și cu cetățenii. În plus, EDMS lucrează cu corespondență oficială internă și proiecte de documente organizatorice și administrative create de instituțiile structurale.

EDMS asigură controlul asupra mișcării și execuției documentelor, conține informații complete despre instrucțiunile date de conducere și acțiunile executanților. Un element important al EDMS este sistemul de referințe formale și semantice la documentele și comenzile conexe. Căutarea în EDMS, pe lângă detaliile tradiționale de birou, se bazează pe un sistem de clasificatoare (inclusiv tematice), care permit selecția contextuală a documentelor.

Procedura de menținere a clasificatoarelor este strict reglementată. O parte din directoare este formată din specialiști care efectuează înregistrarea (de exemplu, un clasificator al organizațiilor corespondente). A face modificări la restul este apanajul administratorului, în plus, administratorul monitorizează constant noile poziții ale clasificatorilor și, dacă este necesar, le corectează. Astfel, posibila duplicare a pozițiilor directoarelor este eliminată, iar erorile sunt eliminate la înregistrarea documentelor. Eficiența sistemului poate fi asigurată numai dacă utilizatorii sunt instruiți în mod regulat și controlează „soft” asupra acțiunilor lor în sistem (corectarea erorilor, respectarea cerințelor de completare a detaliilor informațiilor obligatorii etc.).

Crearea unui EDMS este, de asemenea, asociată cu o schimbare a rolului serviciului de suport pentru documentație: sunt definite cerințe tehnologice uniforme pentru organizarea fluxului de lucru folosind EDMS, este stabilit un sistem de „cadre administrative” pentru lucrul cu documente, care este de fapt o bază metodologică pentru organizarea muncii cu informaţie.

În general, stabilirea unei proceduri clare de utilizare a sistemului și a regulilor de lucru cu informații este unul dintre factorii principali care au asigurat implementarea cu succes a EDMS și utilizarea deplină a acestuia.