Internet Windows Android

Anexă pe 5 coli. Realizarea de atașamente la o scrisoare conform exemplului GOST

Bifa aplicației– cerință care conține informații despre documentul (documentele) atașat suplimentar. unu

Marcarea prezenței aplicației(recuzita 21), numite în textul scrisorii, se întocmesc astfel: 2

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate. 3

Orez. unu.
Un exemplu de înregistrare a cerinței „Marca prezenței cererii” în scrisoare

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat. 4

scrisoarea Rosarchive din 05.06.2003 Nr.02-6 / 172 si o anexa la aceasta, doar 3 file.

În anexa la actul administrativ (decret, ordin, ordin, reguli, instrucțiuni, regulament, hotărâre), pe prima foaie din colțul din dreapta sus scrie „Anexa Nr.” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și număr de înregistrare. 7

Dacă există o singură cerere, numărul de serie nu este indicat. opt

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data acestuia și numărul de înregistrare raportat la rândul cel mai lung. 9

Cerința „Marca prezenței cererii” se întocmește din câmpul fără liniuță de paragraf. Dacă numele aplicației se întinde pe mai multe rânduri, este tipărit cu o spațiere între rânduri. Dacă există mai multe aplicații, numele aplicațiilor sunt separate unul de celălalt prin spațiere de 1,5-2 rânduri. 10

Dispunerea elementelor de recuzită „Marca prezenței aplicației” este prezentată în Figura 2.


__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. - Introduce. 01-03-2014. - M .: FSUE "Standartinform", 2014. - Punctul 68.
2 GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura standardelor, 2003. - Punctul 3.21.
3-7 Ibid. - Clauza 3.21.
8 Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; Tot. ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 p.
9 GOST R 6.30-2003. - Clauza 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Tehnologii moderne de suport pentru documentația de management: ediția a II-a, revizuită și completată. - M .: Editura „TERMIKA”, 2014 - 288 p.

Informații suplimentare:

Reguli pentru proiectarea aplicațiilor în lucrarea de termen

Pentru a conta pe o notă excelentă pentru un curs, o lucrare de cercetare trebuie să fie perfect executată și formatată de la pagina de titlu până la anexe. Pentru un astfel de rezultat, asigurați-vă că, chiar înainte de a începe să scrieți o lucrare trimestrială, studiați cu atenție toate cerințele de formatare a unui document care sunt prezentate de profesorii departamentului pentru care se efectuează studiul. Uneori, orientările universităților pot să nu coincidă cu cerințele GOST. Vom lua în considerare opțiunea de proiectare general acceptată, în special aplicațiile.

Aplicațiile reprezintă partea finală a lucrării, așa că economisiți timp și energie pentru a obține corect acest element necesar. Poate că aplicațiile sunt departe de cea mai importantă parte a cursului, dar numărul lor suficient indică faptul că studentul a luat atât de multe materiale pe această temă, încât unele dintre ele au trebuit să fie scoase din sfera textului principal al studiului. În plus, există materiale care pur și simplu nu se pot încadra în textul principal al lucrării, cum ar fi fotografii, tăieturi din ziare, planuri de inginerie, bilanţuri etc. Ce materiale trebuie plasate în secțiunea „Anexe”?

Aplicațiile sunt obligatorii și informative, care explică sau dovedesc cercetarea cu date suplimentare sau pot fi de natură de referință. Adică tabele, diagramele, desenele, diagramele care ocupă mai mult de 2/3 din foaie pot fi plasate în secțiunea de aplicații; puteți plasa copii ale documentelor, certificate pentru a face studiul mai concludent; puteți adăuga informații suplimentare care sunt foarte relevante pentru acest subiect, dar nu s-au încadrat în textul lucrării principale etc. Nu există reguli stricte cu privire la materialele specifice care ar trebui incluse în secțiunea „Anexe”, aceasta va depinde de tema studiului. În orice caz, cel puțin 2 cereri trebuie plasate în lucrarea de termen pentru ca munca să pară completă.

Există mai multe reguli pentru plasarea și proiectarea aplicațiilor.

  1. Aplicațiile se află la sfârșitul lucrării de termen, după secțiunile „Concluzie” și „Referințe”. După aplicații, nu ar trebui să mai existe materiale de cercetare.
  2. Dacă intenționați să adăugați mai mult de 2 aplicații, atunci este obișnuit să separați această secțiune de textul principal al lucrării cursului, plasând o foaie separată cu titlul „Cerere” sau „Anexe”. Acest titlu este plasat aproape în centrul paginii, fontul este același cu cel al întregului document (Times New Roman), dimensiunea literelor este mult mai mare (de la 45 pt și mai sus), titlul poate fi evidențiat cu caractere cursive aldine.
  3. Toate aplicațiile trebuie să fie menționate în textul lucrării cursului. În textul principal, este necesar să se facă note de subsol după enunț, teză sau concluzie, de exemplu, (vezi Anexa 1). Este în ordinea mențiunii în studiu că aplicațiile se află la finalul lucrărilor de curs.
  4. Fiecare anexă ar trebui să fie pe o pagină nouă, chiar dacă ați pus doar câteva paragrafe în anexa precedentă (de exemplu, câțiva termeni sau o diagramă). Este important să separați paginile unele de altele nu apăsând în mod repetat tasta „Enter”, ci prin comanda „Insert” - „Page Break”, astfel încât, nu la prima vedere, materialul formatat să nu se deplaseze după o ușoară ajustare .
  5. Dacă textul aplicației nu se încadrează pe o singură foaie, atunci când îl transferați pe pagina următoare, în partea de sus a paginii indicați „Continuarea cererii” și duplicați numărul de serie al acesteia.
  6. Paginile aplicației nu sunt numerotate, aplicațiile în sine sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu ordinea apariției în textul studiului. Acest lucru este necesar pentru ca profesorul să poată găsi rapid materialul la care se face referire în text, deoarece nota de subsol a aplicației indică, de asemenea, nu numărul paginii unde poate fi găsit, ci numărul de serie al aplicației.
  7. Uneori sunt folosite litere rusești, de exemplu, „Anexa A”, „Anexa B”, etc. Cu acest mod de a specifica ordinea, este important să ne amintim că unele litere nu sunt folosite, de exemplu, Ё, Й, Ш, З, Ь, Ъ, Ы.
  8. Fiecare cerere trebuie să aibă un titlu. Care este scris sub numărul de serie al cererii, dar nu trebuie să fie duplicat atunci când este menționat în termenul hârtie.
  9. Formulele, tabelele și diagramele care sunt demolate în anexe, precum și textul principal al lucrării de cercetare, sunt numerotate cu cifre arabe, dar denumirea cererii este indicată înaintea numărului de serie. De exemplu, „Tabelul B.3” sau „Figura A.2”.
  10. Dacă apare o astfel de nevoie, atunci textul în bloc al cererii poate fi, de asemenea, împărțit în secțiuni și paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe, dar numerotarea începe din nou în cadrul cererii și denumirea de serie a cererii este indicată înaintea numărului secțiunii. .

Acestea sunt regulile de bază care trebuie luate în considerare la alcătuirea secțiunii „Anexe”. Să aruncăm o privire mai atentă la una dintre opțiunile de formatare a aplicațiilor și a titlurilor acestora.

ANEXA 1

EȘANȚĂ DETALIATĂ DE DESIGN APLICAȚIEI

În acest caz, atât denumirea de serie a aplicației, cât și numele acesteia sunt scrise cu majuscule, fontul și dimensiunea fontului sunt salvate ca în întregul text principal al lucrării de curs. Cuvântul „aplicație” și numărul său ordinal trebuie evidențiate cu caractere aldine sau cursive. Pentru ca numele aplicației să arate armonios în termenul hârtie, le puteți alinia „de-a lungul marginii din dreapta”, ca în eșantion, sau „în centru”, această opțiune se găsește și în ghid. Este important să creșteți ușor distanța dintre linii, în exemplu, comanda „interval - după - 10 pt” este setată. Vă rugăm să rețineți că nu sunt plasate semne de punctuație la sfârșitul titlurilor.

Adesea, studenții preferă să nu includă secțiunea „Anexe” în lucrarea cursului, deoarece se tem că nu vor putea să o compună și să o formateze corect. De fapt, aceasta este o mare greșeală. Prezența aplicațiilor îi spune profesorului că s-au găsit atât de multe informații pentru munca de curs, încât o parte din acestea nu se potriveau în textul principal al studiului. Dacă plasați documente, certificate, tabele comparative etc. în aplicații, aceasta va indica faptul că cercetarea dvs. s-a bazat pe dovezi. Folosind sfaturile de mai sus, puteți proiecta cu ușurință aplicațiile corect și puteți adăuga un alt plus la nota generală pentru cursuri.

Cum se face un atașament la un document

În timpul creării unui document, ne confruntăm adesea cu nevoia de a-i atașa altul. Desigur, atașăm tot ce listăm în ea la scrisoarea de intenție. Dar există și comenzi pentru activitatea principală, și contracte, și multe alte documente. Cum se emite un atașament la o scrisoare de intenție, inclusiv pe suport electronic? Cum se emite o cerere la comandă și cum se face o marcă pe cererea în sine? Căutați răspunsuri la aceste întrebări în articol.

Realizarea unui atașament la o scrisoare de intenție

După cum știți deja, se obișnuiește să trimiteți documente către destinatar împreună cu o scrisoare de intenție, care este un fel de garanție că informațiile trimise au fost primite în întregime. Să vorbim despre cum să redactăm corect și în deplină concordanță cu regulile muncii de birou atașamente la scrisorile de intenție.

„O marcare asupra prezenței cererii denumite în textul scrisorii se întocmește după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 06.05.2003 N 02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

Dacă vorbim de aplicarea documentelor, atunci informațiile furnizate sunt pur și simplu exhaustive. Și dacă atașați informații pe media electronică? Nu trebuie să inventați nimic, acționăm în deplină conformitate cu GOST:

Anexă: Reglementări privind Departamentul de Creditare Regională pe un card flash în 1 exemplar.

După cum puteți vedea, nu indicăm numărul de foi de aplicare, deoarece nu există pericolul ca mai multe dintre ele să se piardă. Este suficient să indicați numărul de medii de stocare.

În cele din urmă, dacă trimiteți informații atât pe hârtie, cât și în format electronic, se obișnuiește să scrieți astfel:

Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

2. Același pe un card flash într-o copie.

Astfel, scrisoarea de intenție și anexele acesteia sunt documente independente, fiecare având propriile date de înregistrare. În textul scrisorii de intenție scriem astfel: „Vă trimitem un contract din 05.03.2013 Nr. 45”, după care scrisoarea primește propriul index - numărul de ieșire. Scrisoarea și anexele ei pot exista unele fără altele.

Realizarea de atașamente la alte documente

Vorbim de anexe la contracte, comenzi pentru activități de bază, instrucțiuni etc. Ele sunt întocmite puțin diferit față de cele discutate mai sus.

Dacă documentul presupune prezența unei cereri, atunci trimiterile la aceasta ar trebui să fie deja în textul comenzii, contractului sau instrucțiunii.

De exemplu, o mențiune a unei aplicații într-o instrucțiune de lucru de birou:

Documentele sunt înregistrate în Registrul documentelor primite (Anexa 10).

sau în ordinea activității principale:

2. Grupul de lucru pentru colectarea informațiilor în formularul nr. 1 (Anexa nr. 1 la prezentul Ordin).

sau într-un contract:

3.2. Lista materialelor și echipamentelor furnizate de Client pentru efectuarea lucrărilor este specificată în Anexa nr. 1, care este parte integrantă a prezentului Contract.

Prin urmare, dacă se plănuiește să se atașeze ceva la document, dar această cerere trebuie să fie menționată în document. Aplicațiile și documentul (spre deosebire de cazul scrisorii de intenție) sunt una aici. Fără aplicații, nimeni nu va putea lucra cu comanda și nimeni nu are nevoie de aplicațiile în sine fără o comandă.

Aplicația în sine nu primește niciun semn dacă este trimisă destinatarului împreună cu o scrisoare de intenție.

În al doilea caz, când documentul și atașamentul său sunt inseparabile unul de celălalt, atașamentele primesc semne.

Cum să faceți acest lucru, GOST R 6.30-2003 ne va spune din nou:

„În anexa la actul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima filă din colțul din dreapta sus se scrie „Anexa N” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și numărul de înregistrare, de exemplu:

la ordinul lui Rosarhiv

din data de 05.06.2003 N 319

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA N” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la cea mai lungă linie, de exemplu:

thebestsecretary.ru

Anexe la documente

Înregistrarea recuzitei „Marca prezenței aplicației”

La înregistrarea atașamentelor la documente, sunt folosite elementele de recuzită „Marca prezenței unui atașament”. Cerințele pentru proiectarea acestei cerințe sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Un semn pe prezența aplicației menționate în textul scrisorii este întocmit după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

2. Reguli de întocmire și executare a documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 06/05/2003 nr.02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

În anexa la documentul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima foaie din colțul din dreapta sus scrie „Anexa Nr.” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și numărul de înregistrare, de exemplu:

la ordinul lui Rosarhiv

din data de 06/05/2003 Nr.319

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la rândul cel mai lung, de exemplu:

la ordinul Ministerului Sănătății al Rusiei

din data de 05.06.2003 Nr 251

Câteva întrebări despre proiectarea aplicației

Standardul de stat conține cerințe pentru proiectarea cererilor în scrisorile de intenție și în documentele administrative, dar cererile sunt întocmite și în alte documente, în plus, la pregătirea documentelor, apar adesea întrebări care nu sunt reflectate în standard. Să luăm în considerare unele dintre ele.

La întocmirea documentelor administrative în paragraful corespunzător al părții administrative a documentului, este necesar să se facă trimitere la cerere. Este formatat după cum urmează:

- dacă aplicația este una:

În conformitate cu Decretul Guvernului Moscovei din 21 ianuarie 2003 nr. 18-PP „Cu privire la structura autorităților executive ale orașului Moscova”, Guvernul Moscovei decide:

1. Aprobați Regulamentul Comitetului pentru relațiile cu organizațiile religioase al orașului Moscova (anexă).

- dacă există mai multe aplicații:

În legătură cu formarea Oficiului Guvernului Moscovei în conformitate cu Legea orașului Moscova din 21 noiembrie 2001 nr. 63 „Cu privire la modificările și completările la Legea orașului Moscova din 26 februarie 1997 nr. 5 „Despre guvernul de la Moscova”, Guvernul de la Moscova decide:

1. Aprobați Regulamentul:

- cu privire la Departamentul Organizațional și Analitic al Guvernului de la Moscova (Anexa 1);

— cu privire la Departamentul juridic al Guvernului de la Moscova (Anexa 2);

— despre Oficiul pentru organizarea muncii cu documente ale Guvernului de la Moscova (Anexa 3);

- cu privire la Departamentul de Protocol al Guvernului de la Moscova (Anexa 4);

Pe fiecare cerere, se face o notă despre cerere în forma prescrisă:

la hotărârea Guvernului

Anexele la contracte, acte, planuri, rapoarte și alte documente (nu scrisori de intenție) sunt întocmite în mod similar. În textul documentului, în secțiunea corespunzătoare a textului, se face un link către aplicație, iar pe aplicație - un semn despre aplicație:

la contractul de vânzare

Când faceți o notă despre prezența unei aplicații în scrisorile de intenție, cuvântul „Aplicație” este tipărit direct sub text, fără o linie roșie și nu este separat de text printr-o spațiere suplimentară între rânduri:

Trimitem în vedere Programul de formare a specialiștilor în managementul anticriză, precum și Acordul de cooperare în formarea acestor specialiști.

Anexă: 1. Program de formare pentru specialiști în managementul anticriză pe 8 ani. în 1 exemplar.

2. Acord de cooperare pe 3 ani. in 2 exemplare.

La întocmirea cererilor cu caracter de referință la documente administrative, de planificare, de raportare și alte documente, cererile trebuie întocmite ca documente cu drepturi depline, adică trebuie să conțină denumirea tipului de document (referință, program, rezumat, listă). , listă, plan etc.), titlul textului documentului , De exemplu:

Informații despre sumele deducerilor fiscale

Informații despre valoarea datoriei întreprinderii

Lista membrilor comisiei de evaluare a proprietății întreprinderii

Programul de executare a contractului

Plan de acțiune pentru punerea în aplicare a Decretului Guvernului Federației Ruse din data de ... Nr. ... "La ..." si etc.

Cererile sunt avizate de oficialii responsabili cu pregătirea lor.

Proiectarea aplicației

Articole similare

Multe documente de management au aplicații. O anexă la un document poate fi fie un document independent, finalizat și valabil, fie un proiect de document sau o parte a unui document care explică sau dezvăluie conținutul anumitor prevederi ale documentului principal. Vom discuta în material cum să emitem o anexă la document.

O anexă la un document poate fi fie un document independent, finalizat și valabil (de exemplu, o copie a statutului organizației, o copie a tabelului de personal al organizației, copii semnate și înregistrate ale acordului trimise contrapartidei etc.), sau un proiect de document (de exemplu, un proiect de rezoluție, un proiect de ordin) sau o parte a documentului care explică sau dezvăluie conținutul anumitor prevederi ale documentului principal (de exemplu, o listă a membrilor comisiei creată prin ordinul cap, care este o anexă la prezentul ordin, sau un plan de acțiune, aprobat și el prin ordin).

Realizarea de atașamente la documente conform tuturor regulilor

Există două tipuri de conexiune între documentul principal și anexele sale: documentul principal și aplicația sunt conectate prin necesitatea de a trimite documente, adică fluxul de lucru, de exemplu:

  • scrisoare de intentie si atasament la aceasta;
  • documentul principal și anexa sunt legate prin conținut:
    • contractul și anexa acestuia sub forma unui deviz de cheltuieli, grafic sau alt document;
    • un ordin și un plan de acțiune sau o listă a membrilor comisiei, care dezvăluie conținutul paragrafelor relevante din partea administrativă a ordinului;
    • ordin și regulamentele aprobate prin prezentul ordin, care este o anexă la ordin.

În primul caz, scrisoarea de intenție și documentele atașate constituie un singur set de documente, în al doilea caz, documentul principal și documentele atașate sunt părți dintr-un singur document.

În funcție de modul în care documentul principal și aplicațiile sunt legate, marca aplicației este formatată diferit.

Cum se emite o aplicație atunci când documentul principal și aplicațiile sunt conectate prin necesitatea de a trimite

Luați în considerare prima opțiune, atunci când documentul principal și anexele sunt combinate, în principal pentru a asigura transferul către destinatar a documentelor care sunt de natură independentă și nu au nicio legătură între ele prin conținut. Deoarece documentele de natură independentă, care pot fi documente finalizate sau proiecte pregătite, sunt trimise cu o scrisoare de intenție, este imposibil să se facă notări suplimentare sau să se pună detalii suplimentare asupra acestor documente. În acest sens, pe scrisoarea de intenție este aplicată o cerință specială - un marcaj privind disponibilitatea aplicațiilor, care conține informații despre aplicații.

Regulile de eliberare a mărcii privind prezența aplicațiilor sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru executarea documentelor” (denumit în continuare Standard). Și deși Standardul prevede mai multe opțiuni pentru proiectarea unei mărci, în practică există situații care nu sunt prevăzute de standard. În acest sens, este logic să luăm în considerare toate situațiile, atât prevăzute, cât și neprevăzute de Standard.

Situații de proiectare a aplicațiilor prevăzute de Standard

  1. Dacă documentul de cerere este denumit în text, prezența cererii este marcată după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci numele atașării, numărul de foi și numărul de copii sunt indicate în nota despre prezența atașamentului, iar dacă există mai multe atașamente, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Privarea de permis de conducere în 2018 De ce pot priva de permisul de conducere? Privarea de drepturi prevede mai multe articole din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Următoarea este o listă parțială a celor mai frecvente încălcări, clasificate în funcție de […]

  • Exemplu de comandă pentru a finaliza o evaluare specială a condițiilor de muncă într-o organizație. Autor: Irene. 05 iulie 2015 la 16:17 La finalizarea evaluării speciale […]
  • Codul de procedură penală al Federației Ruse Capitolul 4. Motivele pentru refuzul de a iniția un dosar penal, încheierea unui dosar penal și urmărirea penală. Articolul 24
  • Cerința 15 - destinatar Atributul „Destinatar” se întocmește pe documente transmise altor organizații sau persoane fizice, transmise conducerii (declarații, rapoarte și note explicative) și transferate structurilor […]
  • În timpul creării unui document, ne confruntăm adesea cu nevoia de a-i atașa altul. Desigur, atașăm tot ce listăm în ea la scrisoarea de intenție. Dar există și comenzi pentru activitatea principală, și contracte, și multe alte documente. Cum se emite o cerere către, inclusiv pe suport electronic? Cum se emite o cerere și cum se face o marcă pe aplicația în sine? Căutați răspunsuri la aceste întrebări în articol.

    Realizarea unui atașament la o scrisoare de intenție

    După cum știți deja, se obișnuiește să trimiteți documente către destinatar împreună cu, ceea ce este un fel de garanție că informațiile trimise au fost primite în întregime. Să vorbim despre cum să redactăm corect și în deplină concordanță cu regulile muncii de birou atașamente la scrisorile de intenție.

    Regulile pentru proiectarea aplicațiilor sunt cel mai bine acoperite în Adăugați nimic aici, așa că voi cita doar documentul:

    „O marcare asupra prezenței cererii denumite în textul scrisorii se întocmește după cum urmează:

    Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

    Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

    Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

    2. Reguli de întocmire și executare a documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare.

    Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

    Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

    Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 06.05.2003 N 02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

    Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

    Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

    Dacă vorbim de aplicarea documentelor, atunci informațiile furnizate sunt pur și simplu exhaustive. Și dacă atașați informații pe media electronică? Nu trebuie să inventați nimic, acționăm în deplină conformitate cu GOST:

    Anexă: Reglementări privind Departamentul de Creditare Regională pe un card flash în 1 exemplar.

    După cum puteți vedea, nu indicăm numărul de foi de aplicare, deoarece nu există pericolul ca mai multe dintre ele să se piardă. Este suficient să indicați numărul de medii de stocare.

    În cele din urmă, dacă trimiteți informații atât pe hârtie, cât și în format electronic, se obișnuiește să scrieți astfel:

    Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

    2. Același pe un card flash într-o copie.

    Astfel, scrisoarea de intenție și anexele acesteia sunt documente independente, fiecare având propriile date de înregistrare.În textul scrisorii de intenție scriem: „Vă trimitem un contract din 03.05.2013 nr. 45”, după care scrisoarea primește propriul index - numărul de ieșire. Scrisoarea și anexele ei pot exista unele fără altele.

    Realizarea de atașamente la alte documente

    Vorbim de anexe la contracte, instrucțiuni etc. Ele sunt întocmite puțin diferit față de cele discutate mai sus.

    Dacă documentul presupune prezența unei cereri, atunci trimiterile la aceasta ar trebui să fie deja în textul comenzii, contractului sau instrucțiunii.

    De exemplu, o mențiune a unei aplicații într-o instrucțiune de lucru de birou:

    Documentele sunt înregistrate în Registrul documentelor primite (Anexa 10).

    sau în ordinea activității principale:

    EU COMAND

    1. …

    2. Grupul de lucru pentru colectarea informațiilor în formularul nr. 1 (Anexa nr. 1 la prezentul Ordin).

    sau într-un contract:

    3.2. Lista materialelor și echipamentelor furnizate de Client pentru efectuarea lucrărilor este specificată în Anexa nr. 1, care este parte integrantă a prezentului Contract.

    Prin urmare, dacă se plănuiește să se atașeze ceva la document, dar această cerere trebuie să fie menționată în document. Aplicațiile și documentul (spre deosebire de cazul scrisorii de intenție) sunt una aici. Fără aplicații, nimeni nu va putea lucra cu comanda și nimeni nu are nevoie de aplicațiile în sine fără o comandă.

    Proiectarea aplicației

    Aplicația în sine nu primește niciun semn dacă este trimisă destinatarului împreună cu o scrisoare de intenție.

    În al doilea caz, când documentul și atașamentul său sunt inseparabile unul de celălalt, atașamentele primesc semne.

    Cum să faceți acest lucru, GOST R 6.30-2003 ne va spune din nou:

    „În anexa la actul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima filă din colțul din dreapta sus se scrie „Anexa N” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și numărul de înregistrare, de exemplu:

    Anexa nr. 2

    la ordinul lui Rosarhiv

    din data de 05.06.2003 N 319

    Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA N” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la cea mai lungă linie, de exemplu:

    Alcătuirea unei scrisori de intenție a unui anumit eșantion în cazul trimiterii de documente către companii sau departamente guvernamentale este un pas opțional, dar de dorit. Despre cum să dezvoltați corect forma corectă a unui astfel de document și unele dintre nuanțele de lucru cu acesta - chiar acum.


    Documentul este întocmit sub orice formă, deoarece nu există un eșantion unificat. Scopul principal este de a oferi destinatarului o idee corectă despre ce fel de documente au fost trimise și, cel mai important, care este scopul urmărit de expeditor.

    Deși o companie nu este obligată în mod oficial să scrie scrisori de intenție, totuși, într-un flux de documente de afaceri, aceasta este o normă destul de bine stabilită care ar trebui urmată. Vă permite să rezolvați mai multe probleme simultan:

    1. În primul rând, acesta este cel care conține principalele explicații ale expeditorului, pe care acesta dorește să le transmită destinatarului. În acest caz, acest lucru contează, deoarece corespondența de afaceri este o comunicare indirectă, care ar trebui să fie extrem de clară pentru ambele părți.
    2. Scrisoarea de intenție conține și o listă de documente - de fapt, lista cu numele complet și numărul documentelor care au fost trimise este duplicată. Acest lucru elimină posibilele erori de proiectare.
    3. Specificând o listă de documente, se pot evita anumite dificultăți în restaurarea acestora în caz de pierdere. În plus, indică numerele documentelor de ieșire și de intrare, datorită cărora pot fi găsite cu ușurință și pot controla direcția de mișcare.
    4. În sfârșit, destinatarul, care a acceptat nu numai documentele, ci și scrisoarea de intenție către acestea, va putea înțelege rapid esența dorințelor expeditorului și va putea răspunde rapid acestora în funcție de situație.

    Prin urmare, putem spune că proiectarea competentă a scrisorii de intenție la documente, crearea propriilor eșantioane uniforme pentru a uniformiza procesul este în interesul expeditorului însuși.

    Exemplu de scrisoare de intentie 2020

    În ciuda faptului că nu există o formă aprobată a unui astfel de document și fiecare organizație are dreptul de a stabili cum să-l întocmească, există reguli general acceptate care ar trebui urmate.

    1. În antet, ca de obicei, sunt indicate numele oficiale complete ale destinatarului („Către ...”) și expeditorului („de la ...”).
    2. Urmează o notă despre numărul pentru care scrisoarea este înregistrată în firma expeditorului.
    3. Apoi vine textul propriu-zis al documentului. Este foarte important să începeți corect fraza. Există 3 opțiuni pentru acest caz:
    • "trimit la tine"- pentru acele cazuri în care documentația este transmisă acelorași companii (de exemplu, contrapărți);
    • „Vă prezentăm”- scrisoarea se trimite la fisc, instante, sediu - i.e. toate instituțiile cu o poziție superioară;
    • "te trimitem"- daca vorbim de documente care sunt trimise, dimpotriva, catre departamentele din subordine (de exemplu, departamente, sucursale ale aceleiasi firme).
    1. După ce ați descris scopul trimiterii, trebuie să furnizați o listă completă de documente (inventar), care este prezentată convenabil sub forma unui tabel. Ar trebui să conțină următoarele coloane:
    • numele complet al documentului;
    • numarul copiilor;
    • dacă este necesar, se mai indică sub ce formă a fost transmis documentul - originalul sau copie (autentificată sau neautentificată).
    1. La sfârșitul tabelului este indicat numărul total de documente trimise împreună cu scrisoarea de intenție.
    2. În cele din urmă, este indicat un atașament care enumeră documente suplimentare, dacă există, de asemenea, trimise destinatarului. Este important să înțelegeți că cuvântul „Aplicație” este scris la singular doar atunci când există un singur document. Dacă documentele sunt la plural, atunci se scrie „Anexe”. Alături de titlul documentului sunt:
    • data acceptarii documentului;
    • numărul total de copii trimise;
    • numărul de pagini din fiecare document (se scrie numărul total de foi pentru toate exemplarele);
    • dacă este necesar, indicați necesitatea firmware-ului.

    Semnează scrisoarea de intenție a documentelor, indiferent de eșantionul acesteia, nu numai Directorul General, ci și persoana împuternicită corespunzătoare. Semnătura este pusă în mod tradițional de către angajatul ale cărui activități sunt direct legate de documentele trimise:

    1. Directorul general sau șeful unei sucursale, subdiviziune semnează documentele fluxului general, care se referă imediat la întreaga companie, precum și documentele de importanță deosebită (de exemplu, rapoartele anuale care sunt trimise la sediul central).
    2. Contabilul-șef semnează scrisori care însoțesc documentele financiare - de obicei sunt trimise la biroul fiscal.
    3. Avocatul intern al companiei trimite scrisori de intenție în cazul documentelor care au legătură, de exemplu, cu litigii, cu încheierea de contracte cu potențiale contrapărți etc.

    NOTĂ. În cazurile în care vorbim de expedierea în masă a documentelor de același tip (de exemplu, mai multe facturi sau contracte de același tip cu contrapărți), le puteți combina într-un singur grup și puteți scrie numărul total de foi în toate exemplarele deodată. .

    Cum să înregistrezi o scrisoare de intenție

    Este important să se respecte particularitățile etichetei de afaceri în ceea ce privește proiectarea scrisorilor de intenție - în primul rând, este mai bine să utilizați același eșantion, șablon de document și aceeași persoană a cărei semnătură se află pe scrisoare ar trebui să o semneze pe partea a expeditorului.

    Este trimis folosind poșta rusă sau poșta privată - de regulă, este mai bine să faceți acest lucru prin poștă recomandată. Trebuie notat numărul expedierii, care este înregistrat în jurnalul fluxului de documente al companiei expeditoare. Sub acest număr de adresă, el își pune deja numărul - și astfel riscul de confuzie este redus semnificativ.

    De regulă, o scrisoare de intenție este emisă în cel puțin 2 exemplare - 1 pentru destinatar, 1 pentru expeditor. Un astfel de document este stocat pentru o perioadă, a cărei oportunitate și durată sunt determinate de compania însăși. De obicei, în fluxul de lucru modern al companiilor, toate documentele sunt susținute în formă electronică - acest lucru vă permite să le găsiți rapid și să le stocați în siguranță la cerere.

    Timp de raspuns

    În ceea ce privește momentul răspunsului, aceasta este o întrebare mai puțin clară. Pe de o parte, există o regulă generală conform căreia timpul de procesare a oricărei contestații la organele de stat, precum și la firme, companii, asociații obștești nu trebuie să depășească 1 lună, adică 30 de zile calendaristice. Numărătoarea inversă începe din ziua lucrătoare următoare zilei în care e-mailul ajunge la destinatar.

    Pe de altă parte, foarte des în practică există cazuri în care expeditorul se așteaptă ca destinatarul să răspundă la cererea sa cât mai repede posibil. Apoi trebuie să notați o astfel de dorință separat, de exemplu: „Vă rugăm să semnați documentele necesare și să răspundeți pe fond în termen de 7 zile lucrătoare.” Dacă vorbim de o sucursală, o unitate structurală care se află în subordinea directă expeditorului, formularea este mai categoric: „Termenul limită de răspuns este de 3 zile lucrătoare de la data notificării oficiale de primire a acestei scrisori de intenție”.

    NOTĂ. În cazul în care contractul dintre companii prescrie inițial o anumită procedură de lucru cu pretenții, soluționarea prealabilă a posibilelor dezacorduri, este necesar să se procedeze de la textul acestor contracte. Un exemplu de text este prezentat mai jos.

    Procedura de depozitare

    Scrisorile de intenție sunt documente private ale organizației, al căror conținut poate dezvălui sau clasifica la discreția sa (acest lucru se aplică atât documentelor primite, cât și celor care ies). Prin urmare, alegerea unei metode specifice de depozitare depinde de decizia conducerii.

    În general, se respectă următoarele reguli:

    1. Deoarece principala semnificație juridică nu este scrisoarea de intenție în sine și eșantionul acesteia, ci documentele pe care le precedă, atenția principală este acordată siguranței acestora.
    2. După ce toate anexele (adică documentele în sine) au fost retrase, perioada de păstrare este determinată individual.
    3. În unele cazuri, companiile creează un folder special „Scrisori de intenție” în care pun documentația relevantă. Această opțiune este potrivită pentru firmele mici cu fluxuri de lucru mici.
    4. Dacă fluxul de documente este prea mare, iar compania are mai multe sucursale, atunci se întocmesc nomenclaturi speciale de cazuri - i.e. liste de documente grupate după scop general, de exemplu, „Contracte de furnizare”, „Contracte de închiriere”, „Judiciar”, etc.

    Astfel, cea mai bună opțiune este să vă creați propriul eșantion unic de scrisori de intenție pentru documente și să organizați un sistem de stocare adecvat volumului fluxului de documente al companiei.

    Se recomandă includerea în anexe materiale care din anumite motive nu pot fi incluse în partea principală: materiale care completează lucrarea; demonstrații, formule și calcule matematice intermediare; tabele de date digitale auxiliare; instrucțiuni, metode, descrieri ale algoritmilor și programelor de sarcini, ilustrații auxiliare; reglementări, cum ar fi fișele postului. Anexele includ și ilustrații, tabele și tipărituri realizate pe coli A3.

    Cererile sunt întocmite ca o continuare a acestui document pe fișele sale ulterioare după lista surselor utilizate.

    Aplicațiile sunt notate cu majuscule ale alfabetului rus, începând cu A, cu excepția literelor Ё, 3, Y, O, Ch, b, Y, Ъ (ANEXA A, ANEXA B, ANEXA C etc.). Este permisă desemnarea anexelor cu litere ale alfabetului latin, cu excepția literelor I și O. În cazul utilizării depline a literelor alfabetului rus și latin, este permisă desemnarea anexelor cu cifre arabe.

    Cuvântul „ANEXĂ” în sine este scris cu majuscule.

    Dacă există o singură aplicație în funcțiune, aceasta este desemnată „ANEXA A”.

    Fiecare aplicație ar trebui să înceapă pe o pagină nouă. În acest caz, cuvântul „ANEXĂ” și desemnarea literei sale sunt scrise cu o liniuță de paragraf.

    Cererea trebuie să aibă un titlu, care este scris pe rândul următor după cuvântul „ANEXĂ” cu o liniuță de paragraf. Titlul este scris cu majuscule.

    În textul lucrării, trebuie făcute referințe la toate aplicațiile, de exemplu: „... în Anexa B...”. Aplicațiile sunt aranjate în ordinea trimiterilor la acestea în textul lucrării.

    Textul fiecărei cereri, dacă este necesar, poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, subparagrafe, care sunt numerotate în cadrul fiecărei cereri. Numărul este precedat de denumirea acestei cereri.

    Anexele ar trebui să partajeze paginarea continuă cu restul documentului.

    Design de conținut

    Introducere

    1 Fundamentele teoretice ale impozitelor

    2 Caracteristicile sistemului fiscal al Federației Ruse

    3 Probleme și perspective pentru dezvoltarea sistemului fiscal rusesc

    Concluzie

    Lista surselor utilizate

    Aplicații

    Nu puneți puncte între numele elementului de conținut și numărul paginii .

    Procedura de depunere pentru verificare și apărare a lucrărilor de curs

    Lucrările de curs trebuie finalizate și depuse la timp la departament (aproximativ 2 săptămâni înainte de începerea sesiunii). La verificare, comentariile disponibile sunt indicate în margini.

    Cu o evaluare pozitivă, se permite apărarea lucrării de curs, în care studentul face un raport oral asupra conținutului lucrării sale, răspunde la întrebările puse.

    Dacă există deficiențe în conținut și design, lucrarea cursului este trimisă spre revizuire. În acest caz, studentul trebuie să elimine aceste neajunsuri cât mai curând posibil și să trimită lucrarea spre reverificare.

    După susținerea lucrării de curs, studentul primește nota finală, care se înscrie în carnetul de note și în declarație.

    Lucrarea de curs permite studentului să generalizeze și să sistematizeze toate cunoștințele dobândite anterior, să-și aprofundeze cunoștințele în domeniul disciplinelor economice, să dezvolte capacitatea de a gândi creativ în domeniul managementului întreprinderii și constituie, de asemenea, baza pentru pregătirea calificării finale. muncă.

    Noua pagina 1

    Înregistrarea recuzitei „Marca prezenței aplicației”

    La înregistrarea atașamentelor la documente, sunt folosite elementele de recuzită „Marca prezenței unui atașament”. Cerințele pentru proiectarea acestei cerințe sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

    Un semn pe prezența aplicației menționate în textul scrisorii este întocmit după cum urmează:

    Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

    Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

    Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

    2. Reguli de întocmire și executare a documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare.

    Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

    Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

    Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 06/05/2003 nr.02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

    Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

    Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

    În anexa la documentul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima foaie din colțul din dreapta sus scrie „Anexa Nr.” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și numărul de înregistrare, de exemplu:

    Cererea nr. 2

    la ordinul lui Rosarhiv

    din data de 06/05/2003 Nr.319

    Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la rândul cel mai lung, de exemplu:

    ANEXA Nr. 2

    la ordinul Ministerului Sănătății al Rusiei

    din data de 05.06.2003 Nr 251

    Câteva întrebări despre proiectarea aplicației

    Standardul de stat conține cerințe pentru proiectarea cererilor în scrisorile de intenție și în documentele administrative, dar cererile sunt întocmite și în alte documente, în plus, la pregătirea documentelor, apar adesea întrebări care nu sunt reflectate în standard. Să luăm în considerare unele dintre ele.

    La întocmirea documentelor administrative în paragraful corespunzător al părții administrative a documentului, este necesar să se facă trimitere la cerere. Este formatat după cum urmează:

    - dacă aplicația este una:

    În conformitate cu Decretul Guvernului Moscovei din 21 ianuarie 2003 nr. 18-PP „Cu privire la structura autorităților executive ale orașului Moscova”, Guvernul Moscovei decide:

    1. Aprobați Regulamentul Comitetului pentru relațiile cu organizațiile religioase al orașului Moscova (anexă).

    Dacă există mai multe aplicații:

    În legătură cu formarea Oficiului Guvernului Moscovei în conformitate cu Legea orașului Moscova din 21 noiembrie 2001 nr. 63 „Cu privire la modificările și completările la Legea orașului Moscova din 26 februarie 1997 nr. 5 „Despre guvernul de la Moscova”, Guvernul de la Moscova decide:

    1. Aprobați Regulamentul:

    - cu privire la Departamentul Organizațional și Analitic al Guvernului de la Moscova (Anexa 1);

    - cu privire la Departamentul Juridic al Guvernului de la Moscova (Anexa 2);

    - despre Oficiul pentru organizarea muncii cu documente ale Guvernului de la Moscova (Anexa 3);

    - despre Departamentul de Protocol al Guvernului de la Moscova (Anexa 4);

    Pe fiecare cerere, se face o notă despre cerere în forma prescrisă:

    Anexele la contracte, acte, planuri, rapoarte și alte documente (nu scrisori de intenție) sunt întocmite în mod similar. În textul documentului, în secțiunea corespunzătoare a textului, se face un link către aplicație, iar pe aplicație - un semn despre aplicație:

    Când faceți o notă despre prezența unei aplicații în scrisorile de intenție, cuvântul „Aplicație” este tipărit direct sub text, fără o linie roșie și nu este separat de text printr-o spațiere suplimentară între rânduri:

    Trimitem în vedere Programul de formare a specialiștilor în managementul anticriză, precum și Acordul de cooperare în formarea acestor specialiști.

    Anexă: 1. Program de formare pentru specialiști în managementul anticriză pe 8 ani. în 1 exemplar.

    2. Acord de cooperare pe 3 ani. in 2 exemplare.

    La întocmirea cererilor cu caracter de referință la documente administrative, de planificare, de raportare și alte documente, cererile trebuie întocmite ca documente cu drepturi depline, adică trebuie să conțină denumirea tipului de document (referință, program, rezumat, listă). , listă, plan etc.), titlul textului documentului , De exemplu:

    Informații despre sumele deducerilor fiscale

    Informații despre valoarea datoriei întreprinderii

    Lista membrilor comisiei de evaluare a proprietății întreprinderii

    Programul de executare a contractului

    Plan de acțiune pentru punerea în aplicare a Decretului Guvernului Federației Ruse din data de ... Nr. ... "La ..." si etc.

    Cererile sunt avizate de oficialii responsabili cu pregătirea lor.

    V.F. Yankova, Ph.D. ist. Științe, profesor asociat, Universitatea de Stat de Management