Programe de birou gratuite pentru Windows. Program pentru arhivarea documentelor

Pachete software pentru lucrul cu text, foi de calcul, prezentări și baze de date, integrate într-un singur complex.

Astăzi, majoritatea utilizatorilor de PC-uri au la dispoziție o imprimantă, cu ajutorul căreia puteți imprima nu numai text, ci și o varietate de broșuri, broșuri și ilustrații. Și pentru asta sunt programele de imprimare. Această categorie de software este împărțită în două grupe: pachete de design și utilitare pentru imprimantă. Pachetele de design permit utilizatorului să creeze rapid și ușor o varietate de proiecte, de la simple calendare și cărți poștale până la broșuri cu design spectaculos. De obicei, astfel de programe conțin o gamă largă de șabloane care vă permit să rezolvați sarcinile de mai sus. Dar dacă utilizatorul nu are suficiente instrumente încorporate, atunci își poate crea cu ușurință propriul șablon. Utilitarele de imprimantă sunt utilizate de utilizatorii care sunt mulțumiți de capacitățile aplicației standard în care sunt obișnuiți să lucreze. Produsele software din această categorie funcționează ca drivere de imprimantă virtuale, interceptând paginile trimise spre tipărire, pe care le reconstruiește în conformitate cu setările efectuate. Ca urmare, datele prelucrate nu sunt tipărite în mod obișnuit, ci sub formă de broșuri, broșuri față-verso, cărți poștale sau orice alte produse.

Au fost dezvoltate multe programe care funcționează cu formatul PDF. Cel mai simplu dintre aceste programe efectuează vizualizarea și crearea de noi documente PDF și, de asemenea, poate converti conținutul documentului într-un alt format sau invers. Există programe care vă permit să editați și să adăugați text, obiecte, imagini, ștampile și link-uri către un document PDF. Unele programe au capacitatea de a împărți și îmbina documente din acest format, extrage pagini individuale și obiecte din acesta. Cu ajutorul unor programe mai profesionale, puteți adăuga filigrane, logo-uri și anteturi și subsoluri. Mulți au capacitatea de a procesa în loturi un număr mare de documente. Programele profesionale PDF vă permit să creați formulare. După aceea, le puteți furniza clienților pentru umplere. Multe programe au funcții de gestionare a drepturilor digitale. Drepturile digitale în astfel de programe vă permit să interziceți extragerea de text și imagini dintr-un document PDF, precum și să interziceți imprimarea. Există și programe server pentru format PDF. În astfel de aplicații, puteți crea documente pe partea serverului. Mai mult, puteți vizualiza acest document chiar și de pe un computer client care nu are versiunea completă a aplicației Acrobat.

Lucrul cu documente necesită mult timp utilizatorilor, în special lucrătorilor de birou. Dar există multe programe care pot optimiza semnificativ munca manuală atunci când lucrează cu documente prin automatizarea unor procese. Multe dintre aceste soluții sunt ușor de utilizat, foarte convenabile și ieftine și, prin urmare, disponibile pentru o gamă largă de utilizatori. Aceste programe vor fi discutate în acest articol.

Organizarea documentelor

Utilizatorii care au de-a face cu un număr mare de documente electronice sunt bine conștienți de situația în care, în ciuda sistemului strict de directoare și subdirectoare, este nevoie de mult timp pentru a găsi documentul potrivit. Una dintre soluțiile la această problemă este utilizarea unui program special de catalogare, a cărui sarcină principală este organizarea și sortarea datelor, ceea ce asigură în cele din urmă o căutare rapidă a informațiilor necesare. Există un număr foarte mare de astfel de catalogatori pe piață și toți sunt concentrați pe catalogarea fie de discuri, foldere și fișiere, fie de unele informații foarte specializate (filme, monede, timbre etc.). Orice catalogator universal care vă permite să catalogați foldere și fișiere de diferite tipuri este potrivit pentru catalogarea documentelor. Pachetul WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) este considerat cel mai bun dintre astfel de soluții, dar este destul de scump, iar capacitățile sale sunt în mod clar redundante pentru mulți utilizatori. Pentru majoritatea, va fi suficient să utilizați pachetul WinCatalog Standard.

O altă modalitate este de a combina documentele conexe în documente complexe structurate ierarhic stocate în fișierele de date corespunzătoare acestor structuri. În astfel de documente structurate, este mult mai convenabil să navighezi și să găsești informațiile de care ai nevoie atât datorită capacităților de structurare, cât și de căutare avansată în document. În plus, o astfel de structurare vă permite să efectuați o căutare externă și să căutați documente după fragmente de text incluse în acestea. De exemplu, pachetul Maple este conceput pentru a crea documente structurate ierarhic.

WinCatalog Standard

Dezvoltator: WinCatalog.com

Dimensiunea distributiei: 1,62 MB

Munca sub control: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Metoda de distribuire: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preț: 200 de ruble.

WinCatalog Standard este un catalogator multifuncțional ușor de utilizat, cu o interfață clară în limba rusă (Fig. 1). Pachetul vă permite să catalogați date de pe orice suport care poate fi conectat la computerul dvs.: dischete, unități de hard și de rețea, CD-uri și CD-uri audio obișnuite, discuri Zip etc. Cu acesta, puteți sorta și organiza orice foldere și fișiere, indiferent de locația lor. Puteți introduce datele în catalog fie manual (imediat în foldere virtuale), fie prin scanarea discurilor (inclusiv arhivele Zip aflate acolo) - în acest caz, este mai bine să sortați folderele și fișierele extrase de pe discuri în foldere virtuale pentru a ușura orientare, care, datorită suportului pentru operațiunile drag & drop, nu va dura mult.

Orez. 1. Interfață WinCatalog Standard

Gestionarea directorului general este ușoară și convenabilă. Împărțirea datelor în foldere tematice simplifică foarte mult orientarea, iar plasarea folderelor și a elementelor lor imbricate este ușor de schimbat cu o simplă glisare și plasare. Căutare avansată (după nume, comentariu, dimensiune și data modificării; Fig. 2), care acceptă operațiuni booleene și posibilitatea de a selecta un anumit folder pentru căutare, precum și luarea în considerare a cuvintelor cheie (pot fi adăugate cu prudență la articolele individuale de catalog ), vă permite să găsiți rapid documentul dorit, iar căutarea duplicatelor este pentru a elimina elementele duplicate din colecție. Exportarea integrală sau parțială a catalogului de documentație într-un fișier CVS permite prelucrarea datelor într-o altă aplicație (de exemplu, MS Excel), în timp ce exportul într-un fișier HTML este convenabil pentru imprimarea catalogului.

Orez. 2. Căutați documente în WinCatalog Standard

Arțar 6.25

Dezvoltator: Crystal Office Systems

Dimensiunea distributiei: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munca sub control: Windows (toate versiunile)

Metoda de distribuire: shareware (demo de 30 de zile: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preț: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple este un manager de documente ușor de utilizat, care vă permite să combinați diverse materiale în structuri ierarhice și să obțineți documente structurate ca rezultat: planuri de afaceri, rapoarte, note analitice, broșuri etc. În astfel de arbori de documente ierarhice, informațiile diverse sunt prezentate mai clar și este mult mai ușor să găsiți orice document decât cu catalogarea standard. Pentru a vizualiza documentele create în Maple, aveți nevoie de un Maple Reader special, care poate fi descărcat gratuit de la: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Pachetul are o interfață prietenoasă (Fig. 3) și este atât de ușor de învățat încât chiar și lipsa localizării programului în limba rusă nu va deveni un obstacol pentru majoritatea utilizatorilor și, prin urmare, această soluție poate fi recomandată celui mai larg public.

Orez. 3. Interfața programului Maple

Managerul este prezentat în două versiuni: Maple de bază și Maple Professional extins. Printre diferențele fundamentale ale versiunii extinse se numără prezența unor funcții suplimentare precum căutarea documentelor, verificarea gramaticală, criptarea fișierelor și rezervarea structurilor ierarhice.

Baza oricărui document din Maple este un arbore ierarhic de noduri, nivelul de imbricare al subnodurilor în care, precum și numărul lor, nu este limitat. Fiecare nod este un document separat care conține nu numai text (indiferent dacă este tastat direct, lipit din clipboard sau importat din documente în formate RTF, DOC, WRI și HTML), ci și material tabelar, grafice, link-uri către fragmente de bază ale finalei. document sau dosare etc. La pregătirea documentelor, este posibil să utilizați un set standard de funcții pentru lucrul cu text: modificarea tipului și mărimii fontului, crearea de liste, proiectarea paragrafelor, utilizarea stilurilor etc. Integrarea cu MS Word vă permite să utilizați corectorul ortografic integrat în MS Word pentru a verifica gramatica și a căuta sinonime nu numai în engleză, ci și în rusă. Sistemul de backup încorporat oferă posibilitatea de a crea copii de rezervă comprimate ale documentelor ierarhice (în formatele ZIP și CAB). Expertul de criptare încorporat vă ajută să criptați documentele sensibile folosind algoritmul criptografic Blowfish. Iar modulul de căutare Finder vă permite să găsiți rapid documentele necesare după fragment de nume, autor, comentarii, conținut (Fig. 4) etc.

Orez. 4. Căutați documente după conținut
în ele text în Maple

Acces rapid la documente

Tehnologia de pregătire computerizată a documentelor presupune că documentele create sunt utilizate în mod repetat în viitor. De exemplu, atunci când dezvoltați un document nou, este posibil să aveți nevoie de unul sau două paragrafe din documentul de ieri sau noul document este în general o copie a celui vechi, dar cu informații variabile modificate etc.

Din păcate, utilizatorul este departe de a-și aminti întotdeauna numele documentului important creat alaltăieri și, uneori, nu are idee unde să-l caute. Desigur, trebuie să dai documentelor tale nume semnificative și să le păstrezi într-un catalog îngrijit, dar, din păcate, poate fi altfel, din cauza grabei, a apelurilor care distrag atenția și așa mai departe. Ca urmare, poate dura mult timp prețios pentru a căuta documentul necesar - la urma urmei, nu este deloc un fapt că îl veți putea deschide prin lista de link-uri Windows către cele mai recente documente disponibile prin intermediul Meniul Start. Ideea este că această listă:

limitat la 15 documente - asta înseamnă că probabilitatea de a intra în documente, de exemplu, acum o săptămână, este aproape zero;
nu vă permite să localizați documentul dacă vă amintiți o parte din text, dar ați uitat numele fișierului;
nu include documente cu același nume (oricât de diferite) salvate sub același nume, ci în foldere diferite, ceea ce este relevant, de exemplu, atunci când se lucrează împreună la un document cu formarea mai multor versiuni.

Mai există o problemă - lista documentelor recente furnizate în Windows este unul dintre canalele de scurgere a datelor confidențiale, deoarece orice utilizator (inclusiv un intrus) o poate folosi pentru a afla despre natura activității computerului proprietarului. Prin urmare, se recomandă ștergerea acestei liste în mod regulat, de exemplu, folosind utilitare pentru a elimina datele „junk” de pe disc. Ca urmare, apare o situație aparent paradoxală: dacă un utilizator distruge în mod regulat informații despre documentele utilizate recent în scopuri de securitate, atunci el pierde accesul rapid la acestea și, în caz contrar, riscă să devină victima intrușilor. Cu toate acestea, există o cale de ieșire - puteți utiliza utilitarul specializat ActualDoc, care extinde capacitățile Windows în ceea ce privește lucrul cu documente recente.

Dacă documentul dorit a fost creat cu mult timp în urmă și, prin urmare, nu poate apărea în lista documentelor deschise recent (atât încorporate în Windows, cât și în lista ActualDoc), atunci va trebui să recurgeți la căutarea acestuia. Aici apare o altă problemă - de regulă, utilizatorul nu își amintește numele documentului (precum și data creării acestuia), dar știe ce cuvinte cheie se găsesc în text. Aceasta înseamnă că trebuie să căutați un document după fragmente de text incluse în el - din păcate, deși această sarcină poate fi rezolvată folosind instrumentele încorporate ale Windows sau, de exemplu, Word, este foarte mediocru. Și ideea nu este doar că o astfel de căutare nu este în întregime evidentă și se efectuează lent - uneori poți suporta asta. Este mult mai important că nu vor fi găsite toate fișierele - trăsăturile morfologice ale limbii ruse nu vor fi luate în considerare în timpul căutării, astfel încât fișierele în care cuvintele căutate au o sfârșit de limbă diferită nu vor fi găsite. În același timp, utilități de căutare specializate, cum ar fi Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 și Phoenix Search (http ://indexlab). .net/) pot găsi rapid documentele de care au nevoie, indiferent de locația lor. Pachetul „Archivarius 3000” ni se pare a fi cel mai atractiv dintre soluțiile denumite din punct de vedere al raportului „preț/calitate”.

ActualDoc 3.5

Dezvoltator: Software Flexigen

Dimensiunea distributiei: Standard - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Munca sub control: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (demo de 14 zile - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe )

Preț: Standard este gratuit, Professional este de 19,95 USD

ActualDoc este un manager de documente recent care își amintește documentele utilizate și oferă acces rapid și sigur la acestea. Programul este simplu și intuitiv, are o interfață prietenoasă cu suport pentru limba rusă (Fig. 5) și practic nu necesită timp pentru a stăpâni, mai ales că este însoțit de un sistem de ajutor cuprinzător și, prin urmare, poate deveni un instrument indispensabil pentru atât profesioniști, cât și utilizatori casnici.

Orez. 5. Interfața programului ActualDoc

ActualDoc ține evidența descărcărilor unui număr nelimitat de documente într-o perioadă specificată de utilizator (implicit - 60 de zile), acceptă peste 40 de formate de fișiere (fișiere text și imagine, documente MS Office și documente HTML, fișiere PDF etc. ) și vă permite să descărcați rapid oricare dintre ele. Găsirea documentului potrivit în mediul programului nu este o problemă. Dacă derularea documentelor pe care le-a memorat este relativ mică, atunci puteți selecta un document direct din listă. În caz contrar, este mai rezonabil să se limiteze în prealabil lista de posibili solicitanți prin filtrarea acesteia (filtrarea după perioadă de timp este posibilă). despre interval, după extensie și categorie) sau căutare după numele documentului (în termeni generali) sau după un fragment din textul inclus în acesta (totuși, căutarea în textul rusesc nu este întotdeauna reușită). Există o altă modalitate de a deschide rapid documentul dorit - prin marcajele încorporate (la fel ca și în Internet Explorer; Fig. 6), care pot fi atribuite documentelor individuale utilizate frecvent și accelerează semnificativ accesul la acestea, deoarece există nu este nevoie să cauți. Documentul selectat este disponibil în vizualizatorul încorporat - pentru vizualizare, căutare și copiere, precum și într-o aplicație externă - pentru editare și poate fi folosit pentru procesarea completă, copierea selectivă a informațiilor din acesta sau pentru trimiterea unui document prin e. -Poștă. În același timp, lista documentelor în sine poate fi ascunsă de privirile indiscrete și protejată de o parolă - în acest caz, fișierele utilizate recent nu vor fi afișate în meniu Start -> Documente.

Orez. 6. Deschiderea unui document printr-un marcaj
în ActualDoc

Pachetul vine în două versiuni: standard de bază gratuit și Professional plătit. Caracteristicile versiunii gratuite nu vă permit să vizualizați documente în vizualizatoarele încorporate, să utilizați funcția de căutare (în consecință, puteți căuta documente doar vizual, vizând lista completă sau filtrată), să creați categorii personalizate și editați marcaje.

Arhivar 3000 (3,82)

Dezvoltator: Likasoft

Dimensiunea distributiei: 3 MB

Munca sub control: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: shareware (demo de 30 de zile - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preț: licență de student - 195 de ruble, licență personală - 295 de ruble, licență comercială - 900 de ruble.

« Archivarius 3000 este o soluție optimă pentru căutarea rapidă a documentelor în 18 limbi diferite (inclusiv rusă, engleză, germană și franceză), destinată unei game largi de utilizatori. Programul oferă acces instantaneu la documentele aflate pe hard disk, rețea și unități amovibile (CD, DVD, ZIP etc.) și poate funcționa cu toate tipurile populare de documente (fișiere PDF, documente MS Office, fișiere text etc. ) .). Poate căuta în arhive (ZIP, RAR etc.), mesaje e-mail (Outlook, Outlook Express, The Bat! etc.) și fișiere atașate. În plus, căutările sunt acceptate în bazele de date Lotus Notes și Lotus Domino și în bazele de date de mesaje ICQ, Odigo IM și Miranda IM.

Alături de căutarea obișnuită după un cuvânt cheie sau un set de cuvinte cheie, programul acceptă un mod avansat de căutare folosind funcții logice și poate căuta documente nu numai după conținut, ci și după numele fișierului, data modificării, dimensiunea, tipul documentului, codificare, etc. ( Fig. 7). Datorită suportului complet Unicode, căutarea este efectuată corect nu numai în documente într-o singură limbă, ci și în cele multilingve (de exemplu, cu text în rusă și germană în același timp). Este posibilă căutarea de la distanță a documentelor prin Internet cu acces ulterior la documentele găsite prin orice browser de Internet, cum ar fi Internet Explorer. Rezultatele căutării pot fi prezentate în modul extras, când cele mai semnificative fragmente (relevante) ale documentelor selectate sunt afișate cu evidențierea cuvintelor găsite și în modul tabel, când sunt afișate informații succinte despre documente (Fig. 8), prin care acestea pot fi prezentate. fi sortat.

Orez. 7. Căutați documente în mediul Archivist 3000

Orez. 8. Opțiuni pentru prezentarea rezultatelor căutării
în „Archivarius 3000”

Completarea documentelor standard

Întocmirea documentelor standard ocupă o parte semnificativă a timpului pentru acei utilizatori care, la serviciu, sunt angajați în pregătirea diverselor documentații în companii de asigurări, bănci, birouri notariale, companii care prestează diverse tipuri de servicii etc. De regulă, astfel de documente sunt create în editorul de text Word pe baza documentelor de bază dezvoltate inițial, în care unele informații variabile sunt pur și simplu înlocuite. Nu este nimic complicat în acest sens, dar cu volume mari de documentație, erorile sunt inevitabile - de exemplu, puteți introduce din greșeală date în locul greșit, unde ar trebui să fie, sau puteți șterge câteva cuvinte din document etc. Prin urmare, este de dorit ca numai acele câmpuri în care trebuie introduse datele să fie deschise pentru introducere și toate celelalte texte să fie blocate. Este oferită posibilitatea de a crea astfel de documente în Word de către dezvoltatori. Este suficient să dezvoltați o serie de șabloane pentru toate documentele standard utilizate în organizație, pentru ca fiecare șablon să interzică modificarea datelor permanente (comandă Instrumente -> Setați protecția -> Interziceți orice modificări, altele decât introducerea datelor în câmpurile formularului) și instruiți utilizatorii să creeze documente din șabloane. Pentru documentele tipice, unde există relativ puține informații variabile, astfel de șabloane vor fi suficiente pentru a accelera semnificativ procesul de pregătire a documentelor și pentru a reduce riscul de erori.

Cu toate acestea, în practică, sunt utilizate multe documente standard, în care informațiile variabile ocupă până la jumătate din volum, iar unele dintre datele variabile într-o formă sau alta sunt repetate în mod repetat (Fig. 9) - de exemplu, numele complet. în diferite cazuri, scrierea pentru datele sau sumele introduse etc. În acest caz, utilizarea șabloanelor Word face puțin, deoarece completarea documentelor chiar și prin șabloane va dura mult timp, deoarece toate datele variabile vor trebui introduse manual.

Orez. 9. Un exemplu de document cu un volum mare
informatii variabile

Mai există o caracteristică a executării documentelor standard - adesea este necesară pregătirea nu a unui document, ci a mai multor deodată (de exemplu, pentru a întocmi un acord bancar privind deschiderea unui depozitar, sunt necesare trei sau patru tipuri de acorduri pentru semnare). Astfel, aceeași informație trebuie introdusă în documente diferite, ceea ce necesită și mult timp, iar probabilitatea de a face o eroare crește în consecință. Este mult mai rapid să întocmești astfel de documente folosind aplicații specializate menite să automatizeze procesul de pregătire a documentelor standard, precum AvtoDoc sau Blitz Document, de exemplu. Aceste aplicații se bazează și pe utilizarea șabloanelor, care, spre deosebire de șabloanele convenționale Word, nu numai că vă permit să introduceți date în câmpurile desemnate pentru aceasta (pentru care utilizatorul trebuie să completeze un set de formulare cu date), dar și să știe să convertească datele introduse într-un mod programat, de exemplu pot înlocui numărul în cuvinte, declina cuvinte și fraze în funcție de cazuri gramaticale etc. Drept urmare, documentele necesare sunt completate rapid, iar numărul de erori care pot fi făcute în acest caz se dovedește a fi cu un ordin de mărime mai mic decât atunci când sunt pregătite în mod tradițional în Word. În plus, crearea de documente standard prin soluții specializate este, de asemenea, atractivă pentru că toate documentele create sunt catalogate automat și în viitor nu este o problemă să găsești niciunul dintre ele, iar utilizatorul nu trebuie să cunoască complexitatea documentației, deoarece toate nuanțele juridice sunt deja luate în considerare în șabloane.

AutoDoc 1.2

Dezvoltator: EleWise

Dimensiunea distributiei: 6 MB

Munca sub control: Windows 2000/XP/2003

Metoda de distribuire: shareware (demo limitată funcțional - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preț:„AutoDoc-Personal” - 1980 de ruble, „AutoDoc-Server” - 2980 de ruble, „AutoDoc-Client” - 1490 de ruble.

AutoDoc este un program care vă permite să automatizați și să accelerați procesul de completare a documentelor standard utilizând șabloane create cu MS Word și păstrând o arhivă de documente și înregistrări realizate folosind aceste șabloane. Procesul de generare a documentelor noi în acesta este extrem de automatizat - doar selectați scenariul de afaceri dorit din lista generală de scenarii (un scenariu de afaceri este un șablon personalizat) și completați formularul de introducere cu datele necesare (Fig. 10). Documentul creat poate fi vizualizat, salvat, tipărit sau deschis în Word pentru editare ulterioară.

Orez. 10. Crearea unui document conform scenariului „AutoDoc”

Numărul de scripturi încorporate este mic (Fig. 11), dar poate fi extins cu scripturi personalizate, al căror proces de creare este prezentat în detaliu și vizual în ajutor și este controlat pe deplin de către vrăjitor și, prin urmare, este accesibil pentru majoritatea utilizatorilor. Dezvoltarea unui nou scenariu presupune cinci pași: introducerea numelui scenariului, crearea unui șablon, definirea variabilelor, configurarea și testarea scenariului și salvarea lui pentru editare ulterioară (Fig. 12). La prima vedere, pregătirea unui șablon poate cauza unele dificultăți, deoarece acesta trebuie creat manual în Word, iar acest lucru necesită cunoașterea limbajului de scripting. Dar, în practică, totul este mult mai simplu - este suficient să înțelegeți că variabilele sunt introduse între paranteze, iar semnul $ este setat în fața lor, toate celelalte text sunt tipărite în mod obișnuit (Fig. 13). Noile șabloane pot fi create nu numai de la zero, ci și pe baza șabloanelor existente sau a documentelor gata făcute - în primul caz, trebuie doar să modificați setările scriptului și să le testați cu setările modificate, iar în al doilea, deschideți documentul finit, înlocuiți informațiile care se schimbă cu variabile și specificați programul ca șablon. Variabilele pot fi de mai multe tipuri, inclusiv cele care permit:

introduceți date în mai multe câmpuri simultan: nume complet, date pașaport, detalii despre organizație etc.;
selectați o valoare variabilă dintr-un set de valori;
efectuați o varietate de operațiuni și conversii: calculați un procent dintr-un număr sau TVA dintr-o sumă, convertiți un număr într-un șir, introduceți data curentă etc.;
indica un cuvânt sau o expresie într-un anumit caz etc.

Documentele create conform scenariilor de afaceri AutoDoc sunt salvate ca înregistrări clar structurate și, prin urmare, în orice moment, puteți găsi documentul dorit prin filtrare sau căutare, vizualizați-l, imprimați-l, regenerați sau ștergeți-l.

Orez. 11. Fereastra „AutoDoc” cu o listă de grupuri încorporate
scenarii de afaceri

Orez. 12. Dezvoltarea unui nou scenariu în „AutoDoc”

Orez. 13. Un exemplu de text șablon în „AutoDoc”,
în care apar patru variabile: „număr”,
„lună”, „organizație” și „nume complet”

Programul este furnizat în două versiuni: un singur utilizator - „AutoDoc-Personal” și multi-utilizator (rețea), reprezentat de două module - „AutoDoc-Server” și „AutoDoc-Client”. În versiunea pentru un singur utilizator, toate componentele sistemului sunt amplasate pe computerul local, în timp ce în versiunea multi-utilizator, baza de scripturi, șabloane și înregistrări este instalată pe server și numai partea client este instalată pe computerele utilizatorului. , care permite utilizarea tuturor materialelor AutoDoc stocate pe server.

Documentul Blitz 3.4.1

Dezvoltator: BlitzSoft

Dimensiunea distributiei: 991 KB

Munca sub control: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: shareware (versiune demo limitată funcțional - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preț: 500 de ruble.

Blitz Document este un program compact pentru compilarea automată a documentelor standard folosind șabloane de script. Vă permite să generați rapid documente pe baza a peste 30 de șabloane încorporate (Fig. 14) sau scripturi personalizate care pot fi dezvoltate pe baza șabloanelor încorporate sau a machetelor goale. Crearea unui document conform unui scenariu gata făcut este extrem de simplă - doar selectați tipul de scenariu și urmați instrucțiunile vrăjitorului, care va ghida cu fidelitate utilizatorul prin toate etapele pregătirii documentului (Fig. 15). Documentul finit poate fi vizualizat, tipărit, editat în editorul de text încorporat (pot fi corectate atât datele variabile, cât și cele permanente) sau deschis pentru editare în Word.

Orez. 14. Lista de scripturi încorporate Blitz Document

Orez. 15. Creați un document cu script
Document Blitz

Dezvoltarea șabloanelor create este ceva mai complicată, dar va fi și în puterea majorității utilizatorilor. Este adevărat, stăpânirea acestei funcții va dura ceva timp, deoarece, din păcate, informațiile de referință atașate programului sunt concepute pentru utilizatori suficient de instruiți (este foarte zgârcit și nu conține ilustrații sau exemple). Din punct de vedere tehnic, crearea unui nou șablon constă în două etape: alegerea unui șablon sau a unui aspect încorporat, pe baza căruia va fi dezvoltat un nou șablon și ajustarea consecventă a datelor constante și variabile incluse în acesta ( Fig. 16). Datele permanente sunt introduse în forma lor reală, dar nu direct în text, ci prin casete de dialog. Informațiile variabilelor sunt corectate și în timpul dialogului și nu mai sunt introduse direct, ci sunt înlocuite cu variabile cu etichete wildcard, concepute ținând cont de limbajul de scripting folosit în program. Scripturile nu pot afișa doar textul introdus în timpul generării documentului, ci și îl pot modifica folosind un sistem de comenzi pentru înlocuirea datelor sau convertirea acestora. De exemplu, este furnizat:

Orez. 16. Dezvoltarea unui nou șablon bazat pe layout
în Blitz Document

declinarea cuvintelor și frazelor după cazuri gramaticale;
conversia numerelor în șiruri de caractere;
traducerea datelor calendaristice în șiruri de caractere;
efectuarea oricăror calcule utilizate în documentele juridice și de afaceri;
modificarea textului in functie de valoarea datelor introduse etc.

Documentele create folosind Blitz Document sunt stocate în registre structurate - acest lucru vă permite să navigați rapid prin documentație și să obțineți aproape instantaneu acces la materialele necesare, de exemplu, pentru a le imprima. În plus, documentele pot fi grupate în cazuri virtuale, ceea ce este convenabil pentru accesul rapid la materiale legate de un anumit subiect sau obiect care apare în baza de date.

OCR în documente scanate

Utilizatorii care au nevoie deseori să convertească documente pe hârtie (paginile unei cărți, ziare, reviste sau fax) într-un format editabil electronic nu pot face fără un sistem de recunoaștere a caracterelor sau un sistem OCR (Optical Character Recognition), conceput pentru a introduce automat textele documentelor pe hârtie. într-un computer. Teoretic, puteți utiliza programul FineReader de la ABBYY sau CuneiForm de la Cognitive Technologies - ambele sunt fiabile în funcționare și se remarcă prin precizie ridicată de recunoaștere. Dar pachetul FineReader are un ABBYY FineReader 8.0 Home Edition simplificat și accesibil, ceea ce îl face mai atractiv pentru un public larg.

ABBYY FineReader 8.0

Dezvoltator: Software ABBYY

Dimensiunea distributiei: 40,5 MB

Munca sub control: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Metoda de distribuire: shareware (nu există o versiune demo a FineReader Home Edition, o versiune demo limitată funcțional a FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preț: FineReader Home Edition - 990 de ruble, FineReader Professional Edition - 3750 de ruble.

ABBYY FineReader este o soluție ideală pentru recunoașterea documentelor care recunosc nu numai text, ci și design, care asigură transmiterea precisă a tabelelor, imaginilor și împărțirea textului în coloane (Fig. 17). Programul este ușor de utilizat, capabil să recunoască documente multilingve (179 de limbi acceptate) și documente cu mai multe pagini. Este posibil să recunoașteți întregul document sau paginile sale individuale. Rezultatul poate fi salvat într-unul dintre formatele comune: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT sau PDF. Este posibil să salvați rezultatele recunoașterii pas cu pas pentru a elimina erorile. Exportul implementat al rezultatelor recunoașterii direct în Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect și Adobe Acrobat. Verificatorul ortografic încorporat (pentru 36 de limbi) va ajuta la accelerarea verificării rezultatului, iar integrarea cu Microsoft Word vă permite să apelați programul direct din Word, fără a fi distras de la lucrul cu text.

Orez. 17. Rezultatul recunoașterii documentului
în ABBYY FineReader Home Edition

Programul este prezentat în două versiuni: FineReader Home Edition, concepută pentru începători, și FineReader Professional Edition, destinată profesioniștilor. Versiunea profesională vă permite să gestionați parametrii de recunoaștere (schimbarea modului, efectuarea recunoașterii cu antrenament) și are un set mai bogat de funcții de recunoaștere (recunoașterea fișierelor PDF, textele realizate cu o cameră digitală etc.). În plus, Professional Edition oferă mai multe formate de salvare diferite, a adăugat capacitatea de a recunoaște codurile de bare și de a recunoaște rapid capturile de ecran folosind utilitarul Screenshot Reader.

Convertirea documentelor din format PDF

Toată documentația tehnică este acum disponibilă în format PDF, care utilizează Adobe Acrobat Reader gratuit pentru a vizualiza documentele. Dar destul de des este nevoie să folosiți fragmente de fișiere PDF atunci când vă pregătiți propriile documente sau editați materiale în format PDF (de exemplu, articole, contracte, rapoarte etc.). În primul caz, va trebui să extrageți fragmente de text și/sau imagini din fișierele PDF (teoretic, acest lucru se poate face folosind instrumentele încorporate ale Acrobat Reader, dar cu un rezultat foarte mediocru). În al doilea caz, va trebui să convertiți documentele PDF într-un format editabil (de exemplu, în format Word) păstrând în același timp designul documentului original, care nici măcar nu este prevăzut în Acrobat Reader. În astfel de cazuri, utilități speciale vor veni în ajutor, dintre care pachetele ABBYY PDF Transformer și PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) par a fi cele mai atractive. Vom lua în considerare primul dintre ele - deși este mai scump, are o interfață în limba rusă și vă permite să convertiți fișiere PDF în mai multe formate editabile și poate recunoaște corect nu numai limba engleză, ci și textul rus.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Dezvoltator: Software ABBYY

Dimensiunea distributiei: 52 MB

Munca sub control: Windows 2000 (SP2 sau o versiune ulterioară)/XP/Server 2003

Metoda de distribuire: shareware (demo de 15 zile - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preț: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer este un utilitar pentru conversia documentelor PDF în formate de document Microsoft Word (Fig. 18), Excel, precum și în fișiere HTML și TXT. Pachetul are o interfață intuitivă și este foarte ușor de utilizat și, prin urmare, dezvoltarea lui va fi în puterea chiar și a utilizatorilor începători.

ABBYY PDF Transformer poate converti orice fișier PDF, inclusiv fișiere fără un strat de text (astfel de fișiere sunt cel mai adesea obținute din documente scanate și reprezintă imagini text) și poate procesa corect fișierele PDF care conțin orice combinație de limbi acceptate (inclusiv rusă și engleză) . Utilitarul păstrează cu acuratețe designul documentului original (imagini, tabele, coloane, linkuri) și vă permite să gestionați opțiunile de conversie și salvare. De exemplu, puteți defini clar zonele care ar trebui să fie percepute de program ca text sau ca imagine (ceea ce este important pentru fișierele PDF cu aspect complex), să salvați documentul finit cu același aspect ca în original sau ca o coloană. de text (cu sau fără imagini - opțional), etc. Dacă este necesar, este posibilă conversia selectivă a paginilor individuale sau chiar a fragmentelor acestora. În plus, ABBYY PDF Transformer poate efectua și conversie inversă, permițându-vă să creați fișiere PDF din documente Microsoft Word, foi de calcul Excel, prezentări PowerPoint, diagrame Visio și fișiere HTML, precum și din aproape orice aplicație care acceptă tipărirea unui document (acest lucru). este implementat prin intermediul imprimantei virtuale PDF-XChange pentru ABBYY PDF Transformer 2.0).

Nu e de mirare că ei spun că lenea este motorul progresului. Personal, mă încurajează să caut în mod constant câteva modalități de a simplifica viața de zi cu zi. Mă ajută în acest radar intern, adaptat la percepția noilor informații. De îndată ce aud despre ceva nou într-un domeniu de interes pentru mine, încerc să verific imediat dacă îmi va fi util.

Uneori caut în mod conștient soluții de organizare a informațiilor, al căror flux debordează zilnic și orar. Și apoi încerc să dezgrop mai multe, să selectez cele mai bune opțiuni și să le încerc în practică pentru a mă opri la cea mai convenabilă și a o folosi mult timp.

Cel mai uimitor lucru este că de multe ori aceste programe sunt foarte apropiate, ai nevoie doar de altă persoană, timp liber sau o sarcină specifică pentru a „descoperi America” pentru tine personal. Întrucât trebuie să deschid în mod regulat ochii cunoscuților mei asupra acelor instrumente de organizare a informațiilor care sunt la îndemână și nici măcar nu costă bani, astăzi vreau să vorbesc despre cele trei cele mai puternice dintre ele (în opinia mea subiectivă). Poate că unul dintre ele îți va fi de folos și ție.

1. MS OneNote- acesta este cu adevărat un program invizibil și o descoperire de aur. Ea locuiește în suita de birou Windows, începând cu MS Office 2003, dar majoritatea prietenilor mei nu au auzit nimic despre ea. În esență, este un program notepad cu mai multe niveluri de ierarhie, permițându-vă să creați caiete, secțiuni, pagini și subpagini.

Potrivit pentru organizarea și stocarea oricăror informații care atârnă de obicei pe desktop și în „Documentele mele”, în cel mai bun caz sortate în foldere - text, imagini, pagini întregi de pe Internet direct cu link-uri, fișiere audio și video. De exemplu, puteți stoca în el:

informații despre o anumită temă pentru selecția ulterioară - dacă alegeți un aspirator, telefon, mașină sau cursuri de gestionare a timpului
informatii despre achizitii - unde si pentru cat au cumparat, perioade de garantie
informații despre documente, mai ales dacă de multe ori trebuie să completați electronic unele date
informații despre clienții tăi, studenți
Rețete
planuri
orice liste:
- lista de dorințe,
- cadouri pe care prietenii tăi le-ar plăcea
- cărțile pe care le-ați citit sau pe care ați dori să le citiți
- filme pe care ai vrea să le vezi și impresiile tale
informații de călătorie, liste de călătorie
jurnalul dvs., evenimente cheie pe care ați dori să le păstrați în memorie, note de călătorie
rezumate ale cărților citite, note de curs, propriile articole, schițe și schițe
idei de ac
glisați fișierele
desene și note

Posibilitățile programului sunt nesfârșite. Puteți alege tipul de „substrat”, edita textul în toate modurile posibile, face liste cu casete de selectare (pentru bifare), note desenate. Puteți folosi etichete - cuvinte cheie sau pur și simplu utilizați căutarea.

Există versiuni pentru Android, iOS și OSX. Pentru iubitorii de Apple, există și un program plătit Outline: pentru IOS - versiunea completă, pentru MacOS, este disponibilă până acum doar o versiune pentru citirea notelor gata făcute. Avantajul său este că notebook-urile pot fi stocate doar pe un computer.

Consider singurul concurent demn al OneNote Evernote. S-ar putea să fi văzut un elefant verde pe telefon sau tabletă - aceasta este ea. Esența programului este aceeași. Notele sunt prezentate într-un format ușor diferit. Axat inițial pe sincronizarea cu dispozitivele mobile prin internet. Are restricții privind utilizarea unui cont gratuit. Dar acest program poate fi folosit atât pe platformele Apple, cât și pe versiunile mai vechi de Android.

Utilizatorii Linux pot încerca Keynote(a nu se confunda cu programul de prezentare Apple) - convenabil, dar, după părerea mea, nu la fel de prietenos pentru un utilizator nepregătit ca primii doi.

2. Al doilea avantaj ca important pe care îl consider programele pentru construirea hărților de memorie - hărți mentale. De mulți ani folosesc diferite programe pentru reprezentarea grafică a diverselor informații. În special:

Pentru planuri de articole
pentru rezumate de cărți, prelegeri, pregătirea întrebărilor pentru examen
planificare detaliată pentru atingerea obiectivelor
planificarea evenimentului
gasirea solutiilor

Liderul incontestabil al unor astfel de programe, după părerea mea, este manager de minte- Acesta este cel mai convenabil program, dar în același timp și cel mai scump. Opțiune mai ieftină - Xmind. Are o versiune gratuită - puteți face hărți pentru uzul dvs., dar nu veți putea exporta în pdf pentru a le afișa unui prieten care nu are programul instalat.

Cea mai accesibilă opțiune Minte libera- este gratuit, intuitiv și potrivit pentru orice platformă.

3. De foarte multă vreme am căutat unul confortabil pentru mine programator. Din moment ce nu sunt o persoană foarte rațională și îmi este greu să mă țin de un plan, aveam nevoie de un program de programare agil, care să nu devină un cimitir de cazuri pierdute fără a fi prea simplist. La fel de important în acest caz ar fi să aveți sincronizare cu telefonul sau tableta dvs., astfel încât să puteți căuta în ea din mers sau să scrieți ceva nou.

Acum există un număr mare de planificatori de diferite grade de complexitate. Și, poate, alegerea mea va fi o soluție nefericită pentru cei care preferă să construiască toate planurile într-o singură structură într-un singur loc, sau au multe sarcini legate de timp. Prefer planificarea zilnică pe hârtie, așa că programul de planificare îmi servește în primul rând ca o privire de ansamblu asupra tuturor sarcinilor pe care le-am planificat (de fapt, aceasta este o versiune electronică a sistemului Autofocus pentru mine).

Deci câștigătorul meu este numit wunderlist. La început, programul mi s-a părut foarte simplu, până când am descoperit că are subtask-uri și un loc pentru informații suplimentare. Adică, dacă în subiectul „Comandă” am elementul „Ofer lucruri inutile gratis”, atunci în interior pot face o listă de lucruri, precum și o listă de locuri unde pot merge pentru asta.

În versiunea plătită a programului, puteți chiar să atașați fișiere și să trimiteți sarcini altor persoane. Deși pentru majoritatea, gratuit va fi suficient. În ciuda faptului că programul solicită înregistrarea, puteți utiliza versiunea independentă a programului pe termen nelimitat și vă puteți înregistra numai atunci când decideți să sincronizați informațiile de pe computer și telefon.

Wunderlist vă permite să evidențiați evenimente importante, să stabiliți termene limită și mementouri, inclusiv pentru evenimente recurente.

Programul este disponibil pentru Windows, toate platformele Apple, Android și ca aplicație web.

Iată primele trei. Ce programe folosești pentru a-ți ușura viața? Scrieți în comentarii, voi fi bucuros să învăț ceva nou.