Reguli de bază pentru corespondența de afaceri prin e-mail. Trimiterea unui e-mail în folderul „Trimis” (BCC către dvs.) Scrisori de la „organizații guvernamentale”

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corect poate fi de un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.

Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
neutralitate emoțională,
acuratețea semantică și concizia prezentării,
argumentare bine construită.

Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Sa incepem!

1.Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2.Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:

Ți-am trimis CV-ul Annei.
Ți-am trimis e-mailul lui John.

3.Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4.Pentru detalii suplimentare

Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:

Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă expresie care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”

5.Aștept cu nerăbdare

Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

Astept raspunsul tau.
Astept cu interes raspunsul tau.

Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etica în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!

Timp bun! Astăzi vom vorbi despre backup prin SMS prin trimiterea tuturor mesajelor de pe smartphone-ul tău la e-mail. Acest lucru poate fi necesar atât pur și simplu în scopul salvării corespondenței, cât și pentru prelucrarea ulterioară a mesajelor, de exemplu, căutarea mesajelor pentru informațiile necesare (contacte, nume, prețuri etc.) de către aplicații terțe, care, la rândul lor, funcționează cu E-mail. Să ne uităm la o opțiune pentru o astfel de copiere folosind un smartphone care rulează Android.

Creați o cutie poștală

Pentru a trimite și salva toate mesajele prin e-mail, mai întâi trebuie să înregistrați o cutie poștală; e-mailul de la yandex.ru este perfect pentru aceasta. De asemenea, puteți folosi căsuța poștală existentă, dar vă recomand să vă înregistrați una nouă. În primul rând, de-a lungul timpului, în el se va acumula un număr mare de mesaje SMS, ceea ce poate interfera cu lucrul cu scrisorile obișnuite și, în al doilea rând, dacă vă conectați cutia poștală la un serviciu terță parte pentru analize, nu indicați autentificarea și parola pentru principalul e-mail din el. .

Instalați aplicația SMS Backup + pe smartphone-ul dvs. Android

Pentru a trimite toate mesajele SMS în căsuța dvs. poștală, va trebui să instalați și să configurați aplicația specială SMS Backup +, care poate fi descărcată de pe play.goole.com sau apk-dl.com (o alternativă pentru smartphone-urile care nu folosesc Google Play ) sau.

Aplicația a fost testată pe Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Este declarat suport pentru versiunea 2.xx.

Configurarea SMS Backup +

Lansați aplicația;
După lansarea aplicației, în meniul care se deschide, selectați elementul: Setări avansate;
Apoi, accesați Setările de backup;
Bifați casetele pentru SMS de rezervă și Prefixul subiectului e-mailului, debifați casetele pentru MMS de rezervă, Jurnal de apeluri de rezervă (nu avem nevoie de MMS și istoric de apeluri, deși le puteți și backup);
Reveniți la meniul anterior și accesați secțiunea Setări IMAP Server;
Selectați elementul de meniu Autentificare,

setați valoarea parametrului la Text simplu;
Selectați elementul de meniu Adresă server, introduceți valoarea: imap.yandex.ru:993
Selectați elementul de meniu Securitate și introduceți valoarea: SSL
Selectați elementul de meniu Autentificare (contul dvs. IMAP), specificați datele de conectare, apoi selectați elementul de meniu Parolă (parola contului dvs. IMAP), specificați parola pentru e-mailul yandex.ru;
În meniul principal, bifați caseta pentru Backup automat;
Apoi, accesați Setări de backup automat, selectați elementul de meniu Program obișnuit și setați intervalul de timp la care SMS-urile vor fi trimise către contul de căsuță poștală specificată de noi (de exemplu, la fiecare 2 ore).

Aplicația SMS Backup + vă permite nu numai să faceți copii de rezervă pe e-mail, ci și să restaurați mesajele de pe aceasta. Setările de recuperare corespunzătoare pot fi găsite în secțiunea Setări avansate -> Restaurare setări.

După trimiterea mesajelor prin e-mail, acestea vor fi toate plasate într-un folder numit: SMS.

Se analizează SMS-urile trimise la e-mail

După ce primiți o listă de mesaje SMS la adresa dvs. de e-mail, puteți utiliza un software special pentru a analiza datele pe care le conțin. De exemplu, puteți urmări SMS-urile de la bancă cu mesaje despre încasările și debitele de numerar, pe baza cărora puteți ține automat evidența financiară. Am implementat o soluție similară pentru un „site de cumpărături în comun”, când toate mesajele SMS de la bancă primite de organizatorii JV sunt colectate într-un singur loc, analizate și pe baza lor, sistemul afișează date în panoul de control despre care utilizator a plasat comanda a efectuat plata.

Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permit să introduceți mai mulți destinatari O copie(în engleză abrevierea este acceptată SS), sau Bcc (CCB). ÎN Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.

Adăugarea adresei unui destinatar

Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Acea):

Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu numele de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.

Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista completă a celorlalți destinatari.

Cum se creează o copie a unui e-mail

Camp CC sau Copie folosit pentru a schimba mesaje electronice într-un mod mai indirect decât pe teren La care. Dacă nu vă adresați direct persoanei din e-mailul dvs., dar doriți ca persoana respectivă să urmărească conversația din firul de e-mail sau pur și simplu să fie conștientă de subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul, care se află în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, la fel ca cel care a fost pus în cutie La care; singura diferență este cui îi adresezi prima scrisoare în corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diverse evenimente și subiecte.

Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:

Cum să BCC un e-mail

Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Copie ascunsă. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Copie ascunsăîn loc să folosească câmpuri La careȘi Copie:

Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nedorite sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.

Camp Copie ascunsă nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setările; V Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; V Gmail trebuie să apăsați un buton CopieȘi Copie ascunsă; V Windows Live Mail Va trebui să apăsați simultan tastele Alt + B.

Imagine: © Web Hosting - Unsplash.com

Pentru a plasa o comandă pentru achiziționarea anumitor bunuri, de obicei se completează formulare speciale de comandă, care indică cantitatea de produse, descrierea acestora, prețul, condițiile de plată (condițiile de plată), data livrării, reducerile etc. În unele cazuri, când este necesar să se clarifice anumite puncte, se scrie o scrisoare de intenție, la care se anexează formularul de comandă.

Dacă Vânzătorul sau Furnizorul de mărfuri este în măsură să onoreze comanda, acesta trimite Cumpărătorului o confirmare sau confirmare a comenzii, care

Aceasta este cel mai adesea o copie a comenzii (copie de comandă sau duplicat), semnată de Vânzător. De obicei, confirmarea comenzii este atașată unei scrisori de intenție în care Vânzătorul își exprimă recunoștința pentru comandă și, de asemenea, informează Cumpărătorul cu privire la anumite modificări (modificări ale prețurilor, termenelor de livrare etc.).

Dacă Vânzătorul sau Furnizorul de mărfuri nu poate îndeplini comanda din orice motiv, el fie refuză comanda (să refuze (să respingă, să refuze) comanda), fie oferă un înlocuitor adecvat (înlocuitor) pentru produsul care este epuizat.

Clișee și expresii ale literelor de ordine:

-- Ca răspuns (răspuns) la scrisoarea noastră (fax) din (datată)... , vă mulțumim pentru... - Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră (fax) din..., vă mulțumim pentru... .
-- Acceptăm oferta dvs. și ne face plăcere să plasăm o comandă la dvs. pentru... -- Acceptăm oferta dvs. și avem plăcerea să plasăm o comandă la dvs. pentru...

Clișee și expresii ale scrisorilor de confirmare a comenzii:

-- Vă mulțumim foarte mult pentru comanda dvs. Nr. ... din (datat) ... -- Vă mulțumim pentru comanda dvs. Nr. ... de la...
-- Sperăm că „veți avea o cifră de afaceri bună și că vom avea de-a face cu compania dumneavoastră în viitor. -- Sperăm că veți avea o cifră de afaceri bună și vom coopera cu compania dumneavoastră în viitor.

Shop-Rite Supermarket

Rio Grande, NJ, 08240

Comanda noastră pentru pantofi

Ca răspuns la scrisoarea dvs. din 14 februarie, vă mulțumim că ne-ați trimis cataloagele dvs. și a pantofilor pentru bărbați. Suntem siguri că va fi o cerere mare pentru aceștia în Rusia.

Acceptăm oferta dumneavoastră și ne face plăcere să plasăm o comandă la dumneavoastră pentru încălțăminte pentru bărbați. Vă anexăm Comanda nr. 14.

Cu stimă,

Enc. Ordinul nr.14

O R D E R Nr.14
(va rog, referiti-va la

acest număr pe toate

Shop-Rite Supermarket

Rio Grande, NJ, 08240

Vă rugăm să furnizați 1000 de haine pentru bebeluși în titlurile și culorile specificate mai jos:

Titlu Culoare Cantitate

Tricou albastru 200

Tricou alb 100

Tricou negru 100

Tricou roz 300

Preț: 4,99 USD fiecare (total - 4.990 USD)

Livrare: transport aerian

Plata: prin acreditiv

Ambalare: standard

p.p. Cumpărător șef

Trimitem zeci de e-mailuri în fiecare zi. Uneori acestea sunt mesaje foarte scurte, de exemplu: „Mergem la prânz?” Uneori - cu ajutorul căruia îți prezinți afacerea sau site-ul web. Când sunt multe scrisori și puțin timp, începem să ne grăbim și să facem greșeli. De obicei banale, ca o greșeală de tipar, dar uneori se întâmplă lucruri care îți pot afecta grav reputația și îți pot strica relația cu un client sau angajat.

Acest lucru poate fi evitat, trebuie doar să fii colectat și să știi despre unele capcane. Iată care sunt cele mai frecvente greșeli făcute la trimiterea e-mailurilor. Citiți cu atenție și amintiți-vă că mai întâi trebuie să faceți o scurtă pauză, să verificați dacă totul este în ordine și abia apoi să faceți clic pe butonul „Trimite”.

Tastați adresa greșită

Cea mai frecventă și mai neplăcută greșeală. Imaginează-ți că vrei să trimiți fotografii mai degrabă personale unui prieten, dar introduci automat adresa șefului sau clientului tău. Și abia după ce scrisoarea a plecat îți dai seama cu groază ce tocmai s-a întâmplat. Dacă e vreo consolare, fiecare dintre noi s-a trezit cel puțin o dată în viață în această situație: avocații au trimis documente confidențiale părții opuse, designerii au trimis layout-uri site-ului clientului greșit etc. Dar când ni se întâmplă asta, se pare că pământul dispare de sub picioarele noastre.

Din fericire, multe servicii de e-mail, de exemplu Gmail, au o funcție. Porniți-l și specificați un interval de timp mare - este mai liniștit, știți.

Ai uitat de atașament

Ai scris că la scrisoare a fost atașat un anumit fișier, dar ai uitat să-l atașezi. O altă greșeală comună care duce adesea la neînțelegeri și scuze. Pe de o parte, este în regulă, nimeni nu este perfect, dar este mai bine să verificați totul mai întâi și abia apoi să trimiteți scrisoarea. Și pentru a evita întrebările din partea destinatarului, vă recomandăm să enumerați toate fișierele atașate direct în corpul scrisorii. De exemplu, așa:

Salut, Maxim! Vă trimit mai multe fișiere, sunt atașate:

Acord de serviciu

GIF cu o pisică

Nu te gândești la design

Te salută, după cum îți amintești, după hainele lor. Dacă doriți să împiedicați e-mailul dvs. să vă facă să doriți să îl ștergeți imediat, lucrați la formularul acestuia. Ei spun că trebuie să-i dedici atât timp cât și conținutului. Din fericire, astăzi este ușor. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să utilizați aplicația Wix ShoutOut, să selectați un șablon potrivit și să adăugați textul dvs. la acesta. Nu sunt necesare cunoștințe speciale, doar asigurați-vă că totul arată îngrijit și frumos. Apropo, un buletin informativ bun are propriile sale secrete și reguli, așa că vă recomandăm să citiți directorul nostru de email marketing. Nu-mi mulțumi.

Nu specificați subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii îndeplinește aproximativ același rol ca și titlul textului. Apare lângă numele tău, destinatarul îl vede și înțelege ce i-ai trimis: o factură, rezultatele întâlnirii, oferta de muncă, aspectul site-ului etc. Amintiți-vă că subiectul trebuie să fie clar formulat, astfel încât, dacă este necesar, o persoană să vă găsească rapid scrisoarea, și convingătoare astfel încât să devină interesată dacă vorbim, să zicem, de un buletin informativ. Nu cu mult timp în urmă am scris despre cum, dacă ați uitat, merită recitit.

Nu salvezi schițele

Dacă îți place să scrii scrisori în editorele de text, atunci salvează des, altfel vei ajunge să scrii o scrisoare toată ziua, iar apoi brusc computerul se îngheață și totul a dispărut. Sau scrieți direct în serviciul de e-mail - apoi toate schițele dvs. vor fi salvate automat în folderul „Ciorne”.

Ești nepoliticos

Politețea în corespondență nu este mai puțin importantă decât în viață. Iată regulile de bază pe care trebuie să le respecte toată lumea:

Mulțumiți întotdeauna expeditorului pentru scrisoare, mai ales dacă vedeți că a făcut o treabă bună. Îți amintești când am fost învățați cu toții cuvinte „magice” în copilărie? Să nu-i uităm, deși suntem adulți.

Rămâi calm, chiar dacă problema este extrem de urgentă și importantă. Nervozitatea și reproșurile cu siguranță nu vor duce la nimic bun.

Începeți și încheiați scrisoarea cu expresii comune. Gradul de formalitate va depinde de cine corespondezi. Dacă acesta este șeful tău sau doar o persoană oficială, nu folosi „Bună ziua”, „La revedere” sau „Pupici”. Și invers, dacă îi scrieți unui coleg sau unui prieten, puteți face fără tradiționalul „Cu sinceritate”.

Nu corectezi textul

Greșelile de scriere pot strica întreaga impresie, așa că recitiți cu atenție scrisoarea scrisă, de preferință de mai multe ori. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografie sau sintaxă, accesați Gramotu.ru. Este mai bine să măsori de șapte ori, adică să verifici, decât să-ți ceri scuze pentru greșelile de scriere și să dovedești că ești cu adevărat alfabetizat.

Și apropo: dacă vă este frică să trimiteți accidental o scrisoare neterminată, mai întâi scrieți întregul text și abia apoi introduceți adresa destinatarului.

Nu puneți oamenii potriviți pe copia scrisorii

Să ne dăm seama cine ar putea primi scrisoarea ta. Câmpul Către este destinatarul principal. Câmpul „Ss” - persoana care va primi copia. El nu are legătură directă cu problema discutată, dar vrea sau trebuie să fie conștient. Câmpul „Bcc” reprezintă destinatarii ascunși. Le adaugi, dar destinatarul principal nu le vede. Și aici trebuie să fii atent: poți confunda Cc și Bcc, iar atunci destinatarul va crede că este spionat.

Rețineți că este important ca unii oameni să fie conștienți de ceea ce se întâmplă. Nu vrei să asculți reproșuri despre „Cum ai putut să nu mă adaugi la copie?! Am lucrat la acest proiect două luni!” Dacă aveți îndoieli, adăugați pe toți cei care au ceva de-a face cu întrebarea. Poate că nu toată lumea se va bucura că sunt distrase, dar nu vor exista plângeri împotriva ta.

Nu te abonezi

Ai scris „Cu stimă, Masha” și crezi că totul este în ordine, dar destinatarul scrisorii stă și se întreabă ce fel de Masha este acesta. De la tipografie? Sau poate un ilustrator? Pentru a nu-l lăsa să ghicească, configurați o semnătură și aceasta va fi adăugată automat la sfârșitul fiecărui mesaj. Asigurați-vă că includeți numele și prenumele, numele companiei, funcția și informațiile de contact, cum ar fi Skype sau numărul de telefon. Puteți adăuga o adresă - deși aceasta este publicitate, este discretă.

Ai ales momentul greșit

A scrie scrisori noaptea nu este o idee bună. Motivul unu: probabil că ești teribil de obosit în timpul zilei, nu gândești foarte bine și riscați să faceți toate greșelile de mai sus. Motivul doi: avalanșa de corespondență de dimineață vă va îngropa scrisoarea de la miezul nopții, iar destinatarul cu siguranță nu o va vedea în viitorul apropiat. Și al treilea: aparent, nu ai nimic mai bun de făcut dacă scrii scrisori de afaceri la trei dimineața.

Sfatul nostru: dacă nu s-a întâmplat nimic Important sau Urgent, trimiteți mesaje de luni până vineri și în timpul programului de lucru, ca toți oamenii normali.

Trebuie sa pentru afacerea ta? Creează-l singur pe Wix - este ușor și gratuit!