Автоматизовані системи доу. Програмні системи автоматизації ДНЗ Джерела управлінської інформації

Рівень автоматизації технологічних процесів роботи з документами сьогодні постає як важливий критерій оцінки, пов'язаний з пріоритетними напрямками вдосконалення документаційного забезпечення управління (ДОУ). Наявність або відсутність в організації автоматизованої технології, а в найближчій перспективі - корпоративної системи автоматизації документообігу, може розглядатися як формальний показник, що дозволяє судити про якість та оперативність роботи.

Потреби автоматизації документообігу та досягнення в галузі нових інформаційних технологій призводять до сталого зростання пропозицій на ринку програмних продуктів. Зараз на ринку представлені програмні продукти, які передбачають можливість не лише виконувати традиційні функції реєстрації, контролю виконання та пошуку документів, а й забезпечувати різні функції управління документообігом та використовувати елементи електронного документообігу. На відміну від систем, що впроваджувалися у 80-ті роки минулого століття, які були націлені на мінімізацію трудовитрат при виконанні конкретних операцій у діловодстві (наприклад, при реєстрації та контролі виконання документів), сучасні засоби дозволяють створити автоматизовану систему роботи з документами в рамках усієї установи чи підприємства.

Нині фірми-розробники пропонують як замовні розробки, а й «коробочні» варіанти, т. е. тиражируемые розробки, враховують типові потреби в автоматизації документообігу. Відповідно вибір програмного продукту для автоматизації документообігу стає нагальним завданням багатьох організацій різних галузей діяльності.

Для автоматизації діловодних процесів в УДОів необхідно сформувати основні вимоги, що пред'являються до системи, з урахуванням специфіки установи, і виявити з існуючих систем ту, яка задовольнятиме наступним вимогам.

Насамперед, автоматизована система управління документообігом (АСУД) має виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління у повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль виконання, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу з масиву документів. Система має бути побудована на єдиних методологічних засадах, програмно-технічних та технологічних рішеннях та в рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій та вимог. АСУД має забезпечити повноцінне використання (інтегрування) накопиченого інформаційного ресурсу та реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як підокументно, так і фактично. Система також повинна допомагати вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідний ступінь захисту від несанкціонованого доступу.

Отже, корпоративна система автоматизації документообігу для УДВ та В має відповідати наступним функціональним та системно-технічним вимогам.

А. Функціональні вимоги

Орієнтовані на відповідність пропонованої технології державним нормативним актам та корпоративним нормам ДНЗ, забезпечення зручності користування системою.

1. Діловодство

· Створення документів (використання шаблонів)

· Реєстрація документів

· Контроль виконання документів

· Інформаційно-довідкова робота (пошук реєстраційної картки)

· Ведення номенклатури справ

· Підготовка статистичних даних про документообіг

· Автоматичне введення інформації з паперових носіїв

2. Організація електронного архіву

· Архівування документів

· Повнофункціональний пошук

· Безпека зберігання документів

· Організація доступу до документів архіву

3. Забезпечення завдань електронного документообігу

· Технологія електронно-цифрового підпису (ЕЦП)

· Робота з електронними файлами

· Засоби криптозахисту

· Реєстрація документів, що надійшли електронними каналами зв'язку

4. Управління документообігом

· Управління потоками документів всередині організації

· Передача документів на виконання

· Контроль руху (передачі) документів

· Контроль дій користувачів

· Маршрутизація документів

· Узгодження документів

· Регулювання доступу до реєстраційних карток та файлів документів

5. Управління діловими процесами

· Спільна робота над документами в режимі реального часу

· Робота з віддаленими офісами та підрозділами

· Побудова звітності за будь-якими реквізитами та в будь-яких розрізах

· Отримання повідомлень від системи електронного документообігу

· Робота з довідниками

Б. Системнотехнічні вимоги

Системно-технічні вимоги повинні враховувати відповідність оцінюваних продуктів використовуваної системно-технічної платформи.

1. Програмна реалізація

· Технологія клієнт-сервер

· Технологія інтернет

· Підтримка стандартів відкритих систем

· Наявність засобів розробки додатків

· Наявність засобів сканування документів

· Зручний інтерфейс

2. Мережева ОС для серверної частини

· WindowsServer 2008

3. Мережева ОС для клієнтської частини

4. Експлуатаційні вимоги

· Надійність автоматизованої системи

· Безпека системи

· Адміністрація системи

· Кількість одночасно працюючих користувачів – до 100

5. Адаптаційні можливості

· Простота та зручність при впровадженні системи

· Зручність налаштування системи

· Можливість розвитку системи

Отже, вибір програмного продукту вважатимуться першим кроком до створення корпоративної системи автоматизації документообігу. Чітко поставлені завдання та вимоги до системи дозволяють зробити цей вибір більш виваженим та узгодженим. Тим самим створюються найважливіші передумови для успішного впровадження системи та роботи з нею користувачів.

Основні поняття автоматизації ДНЗ Документування є створення документів, тобто їх складання, оформлення, узгодження та виготовлення. Діловодство: комплекс заходів щодо забезпечення ДОП підприємства чи організації. Іноді кажуть, що ДОП є основною функцією діловодства. Організація роботи з документами - забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів.

Основні поняття автоматизації ДНЗ Систематизація архівного зберігання документів - визначення правил зберігання інформації, що створюється в організації, її пошуку та використання для підтримки прийняття управлінських рішень та ділових процедур. Документообіг - рух документів у рамках ДНЗ. Ділова процедура - послідовність певних операцій (робіт, завдань, процедур), що здійснюються співробітниками організацій на вирішення будь-якої завдання чи мети у межах діяльності підприємства чи організації. Електронний архів вирішує завдання систематизації архівного зберігання електронних документів у рамках ДНЗ.

Завдання, які вирішуються в ДОП Документування (складання, оформлення, погодження та виготовлення документів). Організація роботи з документами у процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання та використання документів). Систематизація архіву документів.

Проста ділова процедура продажу товару клієнту 1) клієнт дзвонить до компанії розміщувати замовлення; 2) замовлення реєструється у базі даних клієнтів; 3) виписується рахунок товару; 4) рахунок передається до бухгалтерії; 5) бухгалтерія отримує гроші за товар, що фіксується у бухгалтерській системі; 6) товар відвантажується зі складу, що зазначається у складській базі даних; 7) виписується рахунок-фактура та накладна на товар; 8) товар відвантажується клієнту; 9) рахунок-фактура та накладна передаються до бухгалтерії.

Категорії систем автоматизації ДОП системи workflow (автоматизації ділових процедур); системи groupware (колективної роботи); системи управління документами (переважно забезпечують реєстрацію, зберігання та пошук документів); системи електронної пошти (служать обмінюватись документами).

Проблеми автоматизації ДНЗ у Росії відсутність закінчених товарів для автоматизації російського діловодства; відсутність активного попиту кошти автоматизації ділових процедур; плутанина у позиціонуванні продуктів західних виробників з метою автоматизації діловодства тощо.

Проблеми, що виникають із зростанням масштабів підприємства Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається. Структурні підрозділи, які мають інформації про діяльність одне одного, перестають злагоджено здійснювати своєї діяльності. Неминуче падає якість обслуговування клієнтів та здатність організації підтримувати зовнішні контакти. Наслідком цього стає падіння продуктивність праці; виникає відчуття нестачі у ресурсах: людських, технічних, комунікаційних тощо.

Проблеми, що виникають із зростанням масштабів підприємства Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в обладнання нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання працівників. Для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що вимагатиме додаткових інвестицій. У ситуації невиправданого зростання штату, падіння продуктивності, необхідності інвестицій у виробництво виникає потреба у збільшенні оборотного капіталу, що, своєю чергою, може призвести до нових кредитів і скоротити плановий прибуток.

Завдання щодо вдосконалення організації ДНЗ Удосконалення всієї роботи з підготовки та опрацювання документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення підприємства (ДНЗ). Вибір правильної стратегії автоматизації, включаючи правильний вибір товарів.

Групи операцій ведення кадрового обліку при паперовому документообігу облік та зберігання первинних документів, що входять до особистої справи; формування, проведення та зберігання наказів з особового складу; підготовка та надання статистичних та інших звітів; зберігання копій наказів щодо основної діяльності.

Позитивні ефекти інтеграції кадрового обліку та СЕД Захист даних, що передаються. Якісно опрацьовані в САДД механізми введення великої кількості паперових документів. Для поточної роботи кадровику необхідно своєчасно отримувати копії окремих наказів щодо основної діяльності. САДД надасть кадровику вчасно та у будь-який зручний момент копії всіх необхідних наказів.

Перспективи російської промисловості автоматизації діловодства З документами працюють абсолютно всі організації та велика кількість приватних осіб. Практично кожна організація стикається з проблемами у діловодстві, навіть якщо не йдеться про його автоматизацію: документи губляться, не контролюються, не виконуються і т. д. За рахунок покращення ведення діловодства підприємства та організації отримують реальний шанс покращити якість свого управління, що є однією найактуальніших завдань сучасної російської економіки.

Перспективи російської промисловості автоматизації діловодства Кваліфікація секретарів та осіб, відповідальних організаціях за ведення діловодства, недостатня і потребує підвищення рівня. Надзвичайно великі запити користувачів на вдосконалення програм автоматизації діловодства та їх інтеграцію з численними автоматизованими робочими місцями, інформаційними та прикладними системами.

Одним із засобів реалізації комплексної системи управління організацією, оптимізації її внутрішніх бізнес-процесів є автоматизація документаційного забезпечення управління, що дозволяє визначити конкурентів при прийнятті як оперативних, так і стратегічних рішень. Ефективність документаційного забезпечення управління значною мірою впливає успішність протікання управлінських процесів. Як наслідок, виникає необхідність удосконалення форм та методів роботи з документами.

Під автоматизацієюу широкому розумінні розуміється застосування автоматичних пристроїв, що працюють за заданою програмою і частково або повністю замінюють людину в будь-якій сфері діяльності.

Під системою автоматизації документаційного забезпечення управління (Доу)слід розуміти будь-яку автоматизовану систему, призначену для вирішення завдань документування, організації робіт з документами та документообігу, незалежно від об'єкта автоматизації, чи це орган державної влади, комерційний банк, торгова компанія або будь-яка інша організація. Важливо, щоб управління цієї організації здійснювалося відповідно до вимог нормативно-методичних документів.

Можна виділити три основні способу реалізації системи автоматизації ДНЗ:

1) розробка оригінальної системи автоматизації системи ДНЗ;

2) інсталяція типової системи автоматизації ДОП;

3) настроювання інструментальних засобів автоматизації ДОП.

Розробка оригінальної системи автоматизації ДОП передбачає залучення штату програмістів та розробку автоматизованої системи «з нуля» для конкретної організації. При цьому максимально враховуються особливості цієї організації, що робить нову систему зручною у використанні. Щоправда, процес програмування у разі має низку недоліків. Він тривалий і дорогий, а також має тенденцію втрачати керованість, через що, витративши багато часу і грошей, можна з'ясувати, що розроблена система не відповідає вимогам, що висуваються, і потрібно починати все з початку.

Інсталяція типової системи автоматизації ДОП є у цьому сенсі повною протилежністю розробки оригінальної системи. Компанії - виробники систем автоматизації ДОП розробляють типові програмні продукти, які з мінімальною адаптацією можна використовувати у різних організаціях. Такі системи реалізують певний загальний набір функцій роботи з документами, недорогі та впроваджуються у мінімальні терміни. Здавалося б, дуже зручний підхід, але він має свої недоліки. Справа в тому, що хоча вимоги до організації ДНЗ по всій Республіці Білорусь однакові, вони укрупнені, а способи реалізації значно варіюються. У зв'язку з цим виникає необхідність розширення набору функцій, що у типової системі непросто, а найчастіше неможливо зробити.

Налаштування інструментальних засобів автоматизації ДОП є проміжним варіантом між двома вищеназваними способами вирішення поставленого завдання. З одного боку, у цього методу впроваджується деяка типова система, реалізує певний набір функцій (як у другому випадку), з другого - вона будується з урахуванням промислових інструментальних засобів, які можуть використовуватися адаптації її до потреб конкретної організації. Така адаптація дозволяє враховувати особливості конкретної організації (як першому випадку).

Аналіз сучасних інформаційних технологій дозволяє виділити такі класи інструментальних засобів, що використовуються в рамках третього підходу:

· Засоби створення документів (текстові процесори, табличні процесори, системи автоматизованого проектування (САПР) і т.д.);

· Системи управління базами даних;

· Системи забезпечення групової роботи (класу group-ware);

· Системи управління документами (СУД);

· Системи електронної пошти;

· Системи управління діловими процесорами (класу work-flow).

Засоби створення документів – узагальнена назва класу систем, до якого належить програмне забезпечення, призначене для створення електронних версій документів. Основними функціями такого програмного забезпечення є створення файлу з вмістом документа, редагування створеного файлу, передача файлу на друк тощо. До цієї групи можна віднести системи обробки системи документів, призначені для введення, обробки, зберігання та пошуку графічних образів паперових документів.

Системи управління базами даних є основою побудови будь-якої більш менш потужної інформаційної системи. Саме вони забезпечують створення та підтримання в актуальному стані сховища фактографічної інформації.

Системи забезпечення групової роботи призначені підтримки коректного поділу інформації групових користувачів. Вони вирішують завдання зберігання, перегляду та спільного використання документів.

Системи управління документами є потужні комплекси, що організовують роботу з електронними версіями документів. З їх допомогою проводиться реєстрація документів, підтримується їх зберігання (у тому числі багатоверсійність текстів документів, що зберігаються). Системи управління документами ведуть як атрибутивний, а й повнотекстовий пошук інформації.

Системи електронної пошти служать для передачі електронних повідомлень між учасниками ДОП, до яких можуть прикріплюватися електронні версії документів, що зберігаються. При цьому можливе розсилання повідомлень декільком користувачам одночасно з повідомленням відправника про отримання та прочитання електронного листа.

Системи управління діловими процесами також організують передачу електронних повідомлень та електронних версій документів між учасниками ДНЗ. При цьому їх функціональні можливості набагато багатші за можливості електронної пошти. Насамперед, системи управління діловими процесами реалізую функції контролю виконавчої дисципліни, автоматично відстежуючи встановлені терміни виконання документів, і можуть повідомляти користувачів про наближення контрольного терміну. У розвинених системах цього класу можлива як паралельна, а й послідовна маршрутизація документів з використанням шаблонів маршрутів. Крім того, може здійснюватися жорстка маршрутизація заздалегідь заданою схемою.

Різні завдання ДОП вирішуються різними інструментальними засобами (табл. 2.1).

Завдання ДОП та інструментальні засоби їх вирішення

Будь-яка сучасна система автоматизації ДОП повинна виконувати наступний набір функцій:

· Реєстрація документів у картотечній формі;

· Облік резолюцій, виданих за документами;

· Підтримка зв'язків між ними;

· Контроль виконання документів;

· Списання документів у справу;

· ведення інформаційно-довідкової роботи;

· Формування звітності.

Так, реєстрація документів може проводитися з використанням однієї-єдиної екранної форми (картки) для всіх типів документів, та ще й змінюється лише шляхом програмування, а можливий варіант використання різних карток не тільки для різних типів документів, а й груп користувачів.

Контроль виконання документів може у тому, що у картці документа є полі «Термін виконання» і «Дата виконання», а контролер формує список документів, термін виконання яких перевищено. Цей варіант називається пасивним контролем виконання документів. А можливий активний контроль, при якому система самостійно відстежує терміни виконання документів та інформує користувачів не лише про їх перевищення, а й про швидке наближення.

Ведення інформаційно-довідкової роботи може грунтуватися лише з атрибутивному пошуку документів, тобто. система надає можливості знаходження інформації, що зберігається лише у картці документа, а можливий і варіант, за якого в системі зберігаються тексти документів, що підлягають автоматичній індексації. Така індексація забезпечує можливість подальшого повнотекстового пошуку, наприклад, для формування тематичних добірок документів, що ґрунтуються на входженні тексту документа певних слів.

Вступ

Системи управління документацією є засобом автоматизації великомасштабного формалізованого бізнесу, перетворюючи документообіг із паперової форми в електронну. Автоматизація системи діловодства та документообігу (АС ДОУ) передбачає можливість використання інформації з бази даних, зменшення введення інформації вручну, що дає виграш у часі та в зниженні кількості помилок. Крім форм документів, у базі даних системи управління документообігом зберігаються дані (адреси, номери договорів, дати укладання договорів, суми тощо), які можуть знадобитися в багатьох документах (договорах, наказах, актах виконаних робіт тощо) . Один раз введена вищезгадана інформація дозволяє формувати документи, необхідні в адміністративних структурах.

За даними журналу “ASAP”, протягом року у світі виробляється » 6 млрд. документів; Простий службовець витрачає на рік близько 150 годин на пошук втраченої інформації 1 . Встає гостра потреба надання необхідної інформації в готовому для "споживання" вигляді з подальшим її пропозицією.

Сучасний ринок прикладних програмних засобів пропонує низку автоматизованих систем управління документацією. Серед них DocsVision 3.6 компанії DocsVision, ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, розроблена компанією Robertson and Blums Corporation та ін.

Виходячи з вищесказаного, ми сформулювали мету роботи – виявити та вивчити передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією.

Об'єктом дослідження даної роботи є автоматизовані системи управління документацією, а також системи, що включають цю функцію.

Гіпотеза дослідження: передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією дозволять визначити їх переваги та недоліки.

Відповідно до мети та гіпотези в роботі ставляться завдання:

вивчити стан питання у літературі;

позначити та визначити передумови розвитку автоматизованих систем управління документацією;

позначити та визначити сучасні умови автоматизованих систем управління документацією;

виявити позитивні та негативні сторони роботи з автоматизованими системами управління документацією.

Актуальність теми:

Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, провадження, науки та освіти зумовлюється не тільки всебічним та повноцінним юридичним обґрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил та процедур їх функціонування, у тому числі в галузі роботи із документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може бути однією з найважливіших опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального та політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація як кровоносна система пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух.

Інформація фіксується у документах, які надають їй організаційну форму та переміщують її у часі та просторі. Документи та документна інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою і цим сприяють їх виконанню.

Проблеми документування діяльності організацій та управління документацією є настільки ж давніми, як самі документи та управління. Нині ця проблема актуалізується стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною інформатизацією суспільства.

Безперервне зростання обсягів документації у всьому світі, дедалі ширше застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори призводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових можливостей оволодіння та управління документованою інформацією.

Для сучасного документознавства важливими є дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією. Необхідний аналіз накопичених досягнень у галузі теорії та практики документознавства, виявлення тенденцій їх подальшого розвитку та отримання на цій базі нових наукових результатів.

Вибір теми цієї роботи обумовлений декількома факторами:

по-перше, наявністю необхідності впорядкування документального середовища як засобу підвищення ефективності управління,

по-друге, потребою архівної служби у глибокому опрацюванні взаємопов'язаних проблем документознавства та архівознавства в нових умовах для трансформації їх у прикладні наукові розробки;

по-третє, зростаючими темпами інформатизації Росії та актуальними завданнями входження їх у світовий інформаційний простір, зокрема у сфері управління документацією.

Вирішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечити їхнє ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці та засобів.

1. Необхідність автоматизованих систем документообігу

Управління інформаційними ресурсами має для діяльності будь-якої установи особливе значення. У світі установи стикаються з необхідністю обробки колосального обсягу інформації. Незалежно від правового статусу чи організаційних форм діяльності установи покликані активно взаємодіяти з органами виконавчої та законодавчої влади, структурами, що беруть участь у регулюванні економіки. Усе це своє чергу породжує специфічний документообіг.

Таким чином, установи гостро відчувають необхідність організації ефективного управління інформаційними ресурсами та роблять активні кроки щодо використання комп'ютерних технологій у сфері управління документаційними потоками (та інформацією в широкому розумінні).

На жаль, застосування комп'ютерних програм у сфері роботи з управлінською (організаційно-розпорядчою) документацією у ряді випадків не супроводжується структурною перебудовою роботи з документацією, що суттєво знижує ефект від застосування навіть найбільш багатофункціональних спеціалізованих (і відповідно дорогих) програмних комплексів. Нерідкі ситуації, коли використання комп'ютерних систем носить формальний характері і не супроводжується якоюсь істотною оптимізацією і уніфікацією документаційних процесів.

У більшості установ зі складною структурою важливе значення має рівень організації взаємодії підрозділів та порядок обміну інформацією. Більшість інформації передається у вигляді документів на паперовому носії (обмін службовою документацією та звітністю).

Слід також зазначити, що протягом багатьох років досить чітко простежується тенденція збільшення обсягів інформаційних потоків, що проходять через сучасні установи. Характерно, що відбувається зростання як документообігу на традиційних носіях, а й інформації, що проходить електронними каналами, і навіть документів, що з функціонуванням комп'ютерних систем.

Робота з автоматизації діловодних процесів розпочалася Росії ще на початку 90-х 1 . Істотним кроком упорядкування роботи зі службовою документацією стало використання у 1997 року Системи автоматизації документообігу і діловодства - САДД. Програмний комплекс розробили на замовлення Банку Росії з урахуванням типового програмного продукту однієї з фірм, що спеціалізується на автоматизації роботи з документами.

Система електронного документообігу (СЕД) або EDMS (Electronic Document Management Systems) - це система автоматизації роботи з документами протягом усього їх життєвого циклу (створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація тощо), а також взаємодії між співробітниками 2 . При цьому під документами насамперед маються на увазі неструктуровані документи (файли Word, Excel та ін.). Як правило, СЕД включає електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів.

Ефективне управління документацією на основі СЕД засноване на трьох складових системи:

технологія (з урахуванням сучасних комп'ютерних комплексів).

корпоративні правила створення та використання інформаційних ресурсів (та їх закріплення у розпорядчих документах).

психологія користувачів та його навчання (за необхідності індивідуальне).

У системах документообігу здійснюється реєстрація нормативних документів, розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), листування з органами влади, установами, кредитними організаціями, іншими установами та підприємствами, а також громадянами. Крім цього в СЕД ведеться робота з внутрішнім службовим листуванням та проектами організаційно-розпорядчих документів, створюваних структурними установами.

СЕД забезпечує контроль за рухом та виконанням документів, містить повну інформацію про доручення, дані керівництвом та дії виконавців. Важливим елементом СЕД є система формальних та семантичних посилань на взаємопов'язані документи та доручення. Пошук у СЕД крім традиційних діловодних реквізитів базується на системі класифікаторів (у тому числі тематичних), що дозволяють здійснювати контекстний вибір документів.

Процедура ведення класифікаторів суворо регламентована. Частина довідників формується фахівцями, які ведуть реєстрацію (наприклад, класифікатор організацій – кореспондентів). Внесення змін до інших – прерогатива адміністратора, крім того, адміністратор здійснює постійний моніторинг нових позицій класифікаторів та за необхідності коригує їх. Таким чином, усувається можливе дублювання позицій довідників та усуваються помилки при реєстрації документів. Ефективність роботи системи може бути забезпечена лише за умови регулярного навчання користувачів та “м'якого” контролю за їх діями в системі (виправлення помилок, дотримання вимог щодо заповнення обов'язкових інформаційних реквізитів тощо).

Створення СЕД пов'язане і зі зміною ролі служби документаційного забезпечення: визначаються єдині технологічні вимоги до організації документообігу з допомогою СЕД, встановлює систему “адміністративних рамок” у роботі з документами, що є методологічної основою організації роботи з інформацією.

Загалом встановлення чіткого порядку використання системи та правил роботи з інформацією є одним з основних факторів, що забезпечили успішне використання СЕД та її повноцінне використання.