Програма на 5 аркушах. Оформлення додатків до листа за гостем приклад

Відмітка про наявність програми– реквізит, що містить відомості про документ, що додатково додається (документи). 1

Відмітку про наявність програми(реквізит 21), названого у тексті листа, оформлюють так: 2

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо лист має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують. 3

Рис. 1.
Приклад оформлення реквізиту «Позначка наявності програми» у листі

Якщо програми скинуті, то кількість аркушів не вказують. 4

лист Росархіву від 05.06.2003 № 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

У додатку до розпорядчого документа (постанови, наказу, розпорядження, правил, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші у правому верхньому куті пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера. 7

Якщо програма одна, порядковий номер не вказується. 8

Допускається вираз «ДОДАТОК №» друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка. 9

Реквізит «Позначка наявності програми» оформляють від поля без абзацного відступу. Якщо найменування програми займає кілька рядків, вона друкується через один міжрядковий інтервал. За наявності кількох додатків найменування додатків відокремлюються друг від друга 1,5-2 міжрядковими інтервалами. 10

Схема розташування реквізиту «Позначка наявності програми» наведено малюнку 2.

__________
1 ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.8-2013. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартінформ", 2014. - Пункт 68.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 2003-07-01. - М.: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 2003. - Пункт 3.21.
3-7 Там же. - Пункт 3.21.
8 Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНІІДАД; Упоряд.: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнєцов та ін; заг. ред. М.В. Ларін, А.М. Сокова. - М., 2003. - 90 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. - Пункт 3.21.
10 Кузнєцов С.Л. Сучасні технології документаційного забезпечення управління: друге видання, перероблене та доповнене. – М: Видавництво «ТЕРМІКА», 2014 р. – 288 с.

Додаткова інформація:

Правила оформлення додатків у курсовій роботі

Щоб розраховувати на відмінну оцінку за курсову роботу, дослідницька робота має бути ідеально виконана та оформлена від титульного листа до додатків. Для такого результату обов'язково ще перед початком написання курсової роботи уважно вивчіть усі вимоги до форматування документа, які висуваються викладачами тієї кафедри, для якої виконується дослідження. Іноді методичні вказівки ВНЗ можуть не співпадати з розпорядженнями ДСТУ. Ми ж розглянемо загальноприйнятий варіант оформлення, зокрема додатків.

Програми – це фінальна частина курсової роботи, тому збережіть сили та час, щоб правильно оформити цей обов'язковий елемент. Можливо, додатки далеко не найголовніша частина курсової, але їх достатня кількість вказує на те, що матеріалів на цю тему студент підібрав так багато, що частину з них довелося винести за рамки основного тексту дослідження. Крім того є матеріали, які просто неможливо вмістити в основний текст роботи, наприклад, фотографії, газетні вирізки, інженерні плани, бухгалтерські баланси і т.д. Які ж матеріали слід розмістити у розділі «Додатки»?

Додатки бувають обов'язкові та інформаційні, які пояснюють або доводять дослідження додатковими даними або можуть мати довідковий характер. Тобто розділ програми можна винести таблиці, діаграми, малюнки, схеми, які займають більше 2/3 аркуша; можна розмістити копії документів, сертифікатів, щоб зробити дослідження більш доказовим; можна внести додаткову інформацію, яка є дуже актуальною для даної теми, але не вмістилася в текст основної роботи і т.д. Немає суворих правил, які саме матеріали, мають бути винесені до розділу «Додатки», це залежатиме від теми дослідження. У будь-якому випадку не менше двох додатків, має бути розміщено в курсовій роботі, щоб робота виглядала повноцінною.

Існує кілька правил розміщення та оформлення додатків.

Програми розташовуються в кінці курсової роботи, вже після розділів «Висновок» і «Список літератури». Після додатків не повинно бути більше жодних матеріалів дослідження.
Якщо планується додати більше двох додатків, то відокремлювати цей розділ від основного тексту курсової роботи, прийнято за допомогою розміщення окремого аркуша із заголовком «Додаток» або «Додатки». Цей заголовок міститься практично в центрі сторінки, шрифт такий же, як у всього документа (Times New Roman), розмір літер значно більший (від 45 кегля і вище), можна назвати напівжирним курсивом.
На всі додатки мають бути посилання на текст курсової роботи. В основному тексті необхідно робити виноски після затвердження, тези або умовиводу, наприклад (див. Додаток 1). Саме в порядку згадки в дослідженні та розташовуються додатки наприкінці курсової роботи.
Кожна програма повинна розташовуватися на новій сторінці, навіть якщо в попередньому додатку ви помістили лише пару абзаців (наприклад, кілька термінів або схему). Важливо розділяти сторінки один від одного не багаторазовим натисканням клавіші «Enter», а командою «Вставка» - «Розрив сторінки», щоб не перший погляд відформатований матеріал не змістився після невеликого коригування.
Якщо текст програми не вміщується на одному аркуші, то при перенесенні його на наступну сторінку, вгорі сторінки вказують «Продовження програми» та дублюють його порядковий номер.
Сторінки додатків не нумеруються, нумеруються самі додатки арабськими цифрами відповідно до черговості в тексті дослідження. Це необхідно, що викладач міг швидко знайти матеріал, на який дано посилання в тексті, адже у виносці на додаток також вказується не номер сторінки, де його можна знайти, а порядковий номер програми.
Іноді використовуються російські літери, наприклад, "Додаток А", "Додаток Б" і т.д. При такому способі вказівки черговості важливо пам'ятати, що деякі літери не використовуються, наприклад, Е, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы.
Кожна програма повинна мати заголовок. Який прописується під порядковим номером програми, але його не потрібно дублювати при посиланні в курсовій роботі.
Формули, таблиці та схеми, які знесені до додатків, як і в основному тексті дослідницької роботи, нумеруються арабськими цифрами, але перед порядковим номером вказується позначення додатка. Наприклад, "Таблиця Б.3" або "Малюнок А.2".
Якщо виникає така необхідність, то об'ємний текст програми також може бути розділений на розділи та пункти, що нумеруються арабськими цифрами, але нумерація починається заново в межах програми і перед номером розділу вказується порядкове позначення програми.

Це основні правила, які необхідно врахувати під час укладання розділу «Додатки». Давайте розберемо детальніше, один з варіантів форматування додатків та їх заголовків.

ДОДАТОК 1

ДЕТАЛЬНИЙ ЗРАЗОК ОФОРМЛЕННЯ ДОДАТКУ

В даному випадку, і порядкове позначення програми та його назва прописані великими літерами, шрифт і кегель шрифту збережені як у всього основного тексту курсової роботи. Слово «додаток» та його порядкове число необхідно виділити, використовуючи напівжирне зображення або курсив. Щоб назва програми гармонійно виглядала в курсовій роботі можна вирівняти їх «правим краєм», як у зразку, або «по центру», такий варіант теж зустрічається в методичних рекомендаціях. Важливо трохи збільшити міжрядковий інтервал, наприклад, виставлена команда «інтервал – після – 10 пунктів». Зверніть увагу, що ніякі розділові знаки в кінці заголовків не ставляться.

Часто студенти вважають за краще не вносити в курсову роботу розділ «Додатки», оскільки побоюються, що не зможуть правильно його скласти та оформити. Насправді це велика помилка. Наявність додатків, говорить викладачеві у тому, що з курсової роботи було знайдено настільки багато інформації, що її не помістилася в основний текст дослідження. Якщо ви поміщаєте додатки документи, сертифікати, порівняльні таблиці і т.д., це свідчить про те, що ваше дослідження проведено доказово. Користуючись вищевикладеними порадами, ви легко зможете грамотно оформити додатки, і додати ще один плюс до загальної оцінки за курсову роботу.

Як оформити додаток до документу

Створюючи один документ, часто стикаємося з необхідністю докласти до нього інший. До супровідного листа, зрозуміло, ми додаємо все те, що перераховуємо в ньому. Але є ще й накази щодо основної діяльності, і договори, і безліч інших документів. Як оформити додаток до супровідного листа, зокрема на електронному носії? Як оформити додаток до наказу та як зробити позначку на самому додатку? Відповіді на ці запитання шукайте у статті.

Оформлення додатка до супровідного листа

Як ви вже знаєте, документи прийнято надсилати адресату разом із супровідним листом, який є своєрідною гарантією того, що інформація, що пересилається, отримана в повному обсязі. Поговоримо про те, як правильно та в повній відповідності до правил діловодства оформити додатки до супровідних листів.

«Відмітку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо програми скинуті, то кількість аркушів не вказують.

Якщо до документа додається інший документ, який також має програму, позначку про наявність програми оформлюють таким чином:

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 N 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

Якщо додаток надсилають не у всі вказані в документі адреси, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу».

Якщо йдеться про застосування документів, то наведена інформація просто вичерпна. А якщо ви додаєте інформацію на електронному носії? Нічого не потрібно вигадувати, чинимо у повній відповідності до ГОСТу:

Додаток: Положення про Управління регіонального кредитування на флеш-карті в 1 екз.

Кількість аркушів програми, як бачите, не вказуємо, оскільки немає небезпеки, що кілька з них загубиться. Достатньо вказати кількість носіїв інформації.

Зрештою, якщо ви надсилаєте інформацію і в паперовому вигляді, і в електронному, писати прийнято так:

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Те саме на флеш-карті в 1 екз.

Таким чином, супровідний лист та додатки до нього – це самостійні документи, кожен із яких має свої реєстраційні дані. У тексті супровідного листа ми так і пишемо: «Надсилаємо вам договір підряду від 03.05.2013 №45» , після чого лист отримує власний індекс - вихідний номер. Лист та додатки до нього можуть існувати один без одного.

Оформлення додатків до інших документів

Йдеться про додатки до договорів, наказів з основної діяльності, інструкцій тощо. Вони оформляються трохи інакше, ніж ті, про які йшлося вище.

Якщо документ передбачає наявність додатка, посилання на нього мають бути вже в самому тексті наказу, договору або інструкції.

Наприклад, згадка про застосування в інструкції з діловодства:

Документи реєструються у Журналі реєстрації вхідних документів (Додаток 10).

або у наказі з основної діяльності:

2. Робочій групі зібрати інформацію за формою №1 (додаток №1 до цього Наказу).

або у договорі підряду:

3.2. Перелік матеріалів та обладнання, що надаються Замовником для виконання робіт, зазначений у Додатку №1, який є невід'ємною частиною цього Договору.

Отже, якщо до документа планується щось додати, але ця програма обов'язково потрібно послатися в документі. Програми та документ (на відміну від випадку з супровідним листом) є тут одним цілим. Без додатків ніхто не зможе працювати з наказом, і самі додатки без наказу нікому не потрібні.

Сама по собі програма не отримує жодних позначок, якщо надсилається адресату разом із супровідним листом.

У другому випадку, коли документ та додаток до нього невіддільні один від одного, програми отримують позначки.

Як це зробити, знову скаже нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші у правому верхньому кутку пишуть «Додаток N» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад:

до наказу Росархіву

від 05.06.2003 N 319

Допускається вираз «ДОДАТОК N» друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка, наприклад:

thebestsecretary.ru

Додатки до документів

Оформлення реквізиту «Позначка наявності програми»

Під час оформлення додатків до документів використовується реквізит «Позначка наявності програми». Вимоги до оформлення цього реквізиту встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Відмітку про наявність програми, названої в тексті листа, оформлюють так:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо лист має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. у 2 екз.

Якщо програми скинуті, кількість листів не вказують.

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 № 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу.

У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші у правому верхньому кутку пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад:

до наказу Росархіву

від 05.06.2003 № 319

Допускається вираз «ДОДАТОК №» друкувати великими літерами, а також центрувати цей вислів, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка, наприклад:

до наказу МОЗ Росії

від 05.06.2003 № 251

Окремі питання оформлення додатків

У державному стандарті надано вимоги щодо оформлення додатків у супровідних листах та у розпорядчих документах, але додатки оформляються і в інших документах, крім того, при оформленні документів нерідко виникають питання, які у стандарті ніяк не відображені. Розглянемо деякі з них.

При оформленні розпорядчих документів у пункті розпорядчої частини документа необхідно робити посилання на додаток. Оформляється вона так:

- Якщо додаток один:

Відповідно до постанови Уряду Москви від 21.01.2003 № 18-ПП «Про структуру органів виконавчої влади міста Москви» Уряд Москви ухвалює:

1. Затвердити Положення про Комітет зв'язків із релігійними організаціями міста Москви (додаток).

- Якщо додатків кілька:

У зв'язку з формуванням Апарату Уряду Москви відповідно до Закону міста Москви від 21 листопада 2001 року № 63 «Про внесення змін та доповнень до Закону міста Москви від 26 лютого 1997 року № 5 «Про Уряд Москви»» Уряд Москви ухвалює:

1. Затвердити Положення:

- про Організаційно-аналітичне управління Уряду Москви (додаток 1);

- Про Правове управління Уряду Москви (додаток 2);

- Про Управління з організації роботи з документами Уряду Москви (додаток 3);

- Про Протокольному відділі Уряду Москви (додаток 4);

На кожному додатку оформляється відмітка про додаток за встановленою формою:

до постанови Уряду

Аналогічно оформляються додатки до договорів, актів, планів, звітів та інших документів (не супровідних листів). У тексті документа у відповідному розділі тексту робиться посилання на програму, а на програмі – позначка про програму:

до договору купівлі-продажу

При оформленні позначки про наявність програми у супровідних листах слово «Додаток» друкується безпосередньо під текстом, без червоного рядка, додатковим міжрядковим інтервалом від тексту не відокремлюється:

Надсилаємо на розгляд Програму навчання спеціалістів з антикризового управління, а також Договір про співпрацю у підготовці зазначених спеціалістів.

Додаток: 1. Програма навчання спеціалістів з антикризового управління на 8 л. в 1 екз.

2. Договір про співпрацю на 3 л. у 2 екз.

При оформленні додатків довідкового характеру до розпорядчих, планових, звітних та інших документів, додатки повинні бути оформлені як повноцінні документи, тобто мають містити назву виду документа (довідка, графік, зведення, перелік, список, план та ін.), заголовок до тексту документа , наприклад:

Довідка про суми податкових відрахувань

Довідка про суму заборгованості підприємства

Список членів комісії з оцінки власності підприємства

Графік виконання робіт за договором

План заходів щодо реалізації постанови Уряду Російської Федерації від … № … «Про…»та ін.

Програми візуються посадовими особами, відповідальними за їхню підготовку.

Оформлення додатків

Статті на тему

Багато управлінських документів мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений та чинний документ, так і проект документа або частина документа, що пояснює чи розкриває зміст окремих положень основного документа. Обговоримо у матеріалі, як оформити додаток до документа.

Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений та чинний документ (наприклад, копія статуту організації, копія штатного розпису організації, підписані та зареєстровані екземпляри договору, що надсилаються контрагенту, та ін.), так і проект документа (наприклад, проект постанови, проект (розпорядження) або частина документа, яка пояснює або розкриває зміст окремих положень основного документа (наприклад, список членів, що створюється наказом керівника комісії, що є додатком до цього наказу, або план заходів, який також затверджується наказом).

Оформлення додатків до документів за всіма правилами

Існує два види зв'язку між основним документом та додатками до нього: основний документ та додаток пов'язані необхідністю пересилання документів, тобто документообігом, наприклад:

супровідний лист та додаток до нього;
основний документ та додаток пов'язані змістом:
- договір та додаток до нього у вигляді кошторису витрат, календарного плану чи іншого документа;
- наказ та план заходів або список членів комісії, які розкривають утримання відповідних пунктів розпорядчої частини наказу;
- наказ та затверджуваний цим наказом регламент, що є додатком до наказу.

У першому випадку супровідний лист та документи-додатки складають єдиний комплект документів, у другому випадку основний документ та документи-додатки є частинами одного документа.

Залежно від того, яким чином пов'язані основний документ та програми, по-різному оформляється відмітка про додаток.

Як оформити програму, коли основний документ та програми пов'язані необхідністю пересилання

Розглянемо перший варіант, коли основний документ і додатки об'єднуються, головним чином, щоб забезпечити пересилання адресату документів, що мають самостійний характер і ніяк не пов'язаних змістом один з одним. Оскільки з супровідним листом надсилаються документи, що мають самостійний характер, які можуть бути остаточно оформленими документами або підготовленими проектами документів, робити будь-які додаткові позначки або проставляти додаткові реквізити на цих документах не можна. У зв'язку з цим спеціальний реквізит – відмітка про наявність додатків, що містить інформацію про додатки, проставляється на супровідному листі.

Правила оформлення позначки щодо наявності додатків встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 “Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (далі – Стандарт). І хоча Стандартом передбачено кілька варіантів оформлення позначки, практично зустрічаються ситуації, не передбачені стандартом. У зв'язку з цим є сенс розглянути всі ситуації, як передбачені, так і не передбачені Стандартом.

Ситуації оформлення додатків, передбачені Стандартом

Якщо документ-додаток названий у тексті, позначку про наявність програми оформлюють так:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Якщо лист має додаток, не названий у тексті, то у позначці про наявність програми вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників, а за наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Позбавлення прав водія в 2018 році За що можуть позбавити прав водія? Позбавлення прав передбачає кілька статей КпАП РФ. Нижче наведено неповний список найпоширеніших порушень із класифікацією залежно від […]

Зразок наказу про завершення спеціальної оцінки умов праці організації. Автор: Irena. 05 Липень 2015 в 16:17 ЗРАЗОК Найменування організації ПРИКАЗ №_____ від «____»__________20____р. Про завершення проведення спеціальної оцінки […]

Кримінально-процесуальний кодекс РФ Глава 4. Підстави відмови у порушенні кримінальної справи, припинення кримінальної справи та кримінального переслідування. Стаття 24. Підстави відмови у порушенні кримінальної справи чи припинення кримінальної […]

Реквізит 15 – адресат Реквізит "Адресат" оформляється на документах, що надсилаються в інші організації або приватним особам, що подаються керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки) та передаються до структурних […]

Створюючи один документ, часто стикаємося з необхідністю докласти до нього інший. До супровідного листа, зрозуміло, ми додаємо все те, що перераховуємо в ньому. Але є ще й накази щодо основної діяльності, і договори, і безліч інших документів. Як оформити додаток до , у тому числі на електронному носії? Як оформити додаток і як зробити позначку на самому додатку? Відповіді на ці запитання шукайте у статті.

Оформлення додатка до супровідного листа

Як ви вже знаєте, документи прийнято надсилати адресату разом з , яке є своєрідною гарантією того, що інформація, що пересилається, отримана в повному обсязі. Поговоримо про те, як правильно та в повній відповідності до правил діловодства оформити додатки до супровідних листів.

Найкраще правила оформлення додатків освітлені в Додати тут нічого, тому просто процитую документ:

«Відмітку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. у 2 екз.

Якщо програми скинуті, то кількість аркушів не вказують.

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 N 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу».

Додаток: Положення про Управління регіонального кредитування на флеш-карті в 1 екз.

Зрештою, якщо ви надсилаєте інформацію і в паперовому вигляді, і в електронному, писати прийнято так:

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Те саме на флеш-карті в 1 екз.

Таким чином, супровідний лист та додатки до нього – це самостійні документи, кожен із яких має свої реєстраційні дані.У тексті супровідного листа ми так і пишемо: «Надсилаємо вам договір підряду від 03.05.2013 №45», після чого лист отримує власний індекс - вихідний номер. Лист та додатки до нього можуть існувати один без одного.

Оформлення додатків до інших документів

Йдеться про додатки до договорів, інструкцій тощо. Вони оформляються трохи інакше, ніж ті, про які йшлося вище.

Наприклад, згадка про застосування в інструкції з діловодства:

Документи реєструються у Журналі реєстрації вхідних документів (Додаток 10).

або у наказі з основної діяльності:

НАКАЗАЮ

1. …

2. Робочій групі зібрати інформацію за формою №1 (додаток №1 до цього Наказу).

або у договорі підряду:

Отже, якщо до документа планується щось додати, але ця програма обов'язково потрібно послатися в документі. Програми та документ (на відміну від випадку з супровідним листом) є тут одним цілим.Без додатків ніхто не зможе працювати з наказом, і самі додатки без наказу нікому не потрібні.

Оформлення програми

Сама по собі програма не отримує жодних позначок, якщо надсилається адресату разом із супровідним листом.

Як це зробити, знову скаже нам ГОСТ Р 6.30-2003:

Додаток N 2

до наказу Росархіву

від 05.06.2003 N 319

Складання супровідного листа певного зразка у разі надсилання документів у компанії або державні відомства – це необов'язковий, але бажаний етап. Про те, як правильно розробити коректну форму такого документа та деякі нюанси роботи з ним, – прямо зараз.

Документ складається у довільній формі, оскільки уніфікованого зразка немає. Основне призначення – дати правильне подання адресату, які саме документи були надіслані та головне – яка мета переслідується відправником.

Хоча формально фірма має складати супровідні листи, проте у діловому документообігу це досить усталена норма, якої слід дотримуватися. Воно дозволяє вирішити відразу кілька завдань:

Насамперед саме воно містить основні роз'яснення відправника, які він хоче довести до адресата. У цьому випадку це має значення, оскільки ділове листування – це опосередковане спілкування, яке має бути гранично зрозумілим обом сторонам.
У супровідному листі наводиться і опис документів – по суті дублюється сам перелік повної назви та кількості документів, які були надіслані. Це виключає можливі помилки під час оформлення.
Завдяки вказівці списку документів вдається уникнути певних труднощів щодо їх відновлення у разі втрати. До того ж у ньому вказуються вихідні та вхідні номери документів, завдяки яким їх можна легко знайти та проконтролювати напрямок пересування.
Зрештою, адресат, який прийняв не лише документи, а й супровідний лист до них, зможе швидше зрозуміти суть побажань відправника та швидше відреагувати на них відповідно до ситуації.

Тому можна сказати, що грамотне оформлення супровідного листа до документів, створення власних єдиних зразків для надання процесу одноманітності – на користь самого відправника.

Зразок супровідного листа 2020р.

Незважаючи на те, що затвердженої форми такого документа не існує, і кожна організація має право сама визначати, як складати його, існують і загальноприйняті правила, яких слід дотримуватися.

У «шапці», як завжди, вказуються повні офіційні назви адресата («В…») та відправника («від…»).
Далі йде позначка про номер, за яким лист зареєстрований у компанії відправника.
Потім йде власне текст документа. Дуже важливо починати фразу коректно. На цей випадок є 3 варіанти:

«надсилаємо Вам»– для тих випадків, коли документація надсилається таким же компаніям (наприклад, контрагентам);
«представляємо Вам»– лист вирушає до податкової інспекції, судів, головного офісу – тобто. всі установи, що мають більш високе становище;
«направляємо Вам»– якщо йдеться про документи, що відправляються, навпаки, до підлеглих відділень (наприклад, відділів, філій однієї і тієї ж компанії).

Після опису мети надсилання потрібно навести повний перелік документів (опис), який зручно подати у вигляді таблиці. У ній мають бути такі графи:

повна назва документа;
кількість екземплярів;
при необхідності вказується так само, в якому вигляді надіслано документ – оригінал або копія (завірена або незавірена).

Наприкінці таблиці вказується підсумкова кількість документів, що пересилаються разом з супровідним листом.
Нарешті, вказуються додатки, у яких перераховуються додаткові документи, якщо такі теж надсилаються адресату. Важливо розуміти, що слово «Додаток» пишеться в однині тільки тоді, коли документ один. Якщо документів множина, то пишеться «Додатки». Разом із найменуванням документа наводяться:

дата прийняття документа;
загальна кількість екземплярів, що пересилаються;
кількість сторінок у кожному документі (пишається підсумкова кількість аркушів по всіх екземплярах);
при необхідності вказують на необхідність прошивки.

Підписує супровідний лист до документів незалежно від його зразка як генеральний директор, а й відповідне уповноважена особа. Підпис традиційно ставить той співробітник, з діяльністю якого безпосередньо пов'язані документи, що надсилаються:

Генеральний директор або начальник філії, підрозділи підписує документи загального потоку, що стосуються відразу всієї компанії, а також документи особливої важливості (наприклад, річні звіти, що надсилаються до головного офісу).
Головний бухгалтер підписує листи, які супроводжують документи фінансового характеру – зазвичай вони надсилаються до податкової інспекції.
Штатний юрист компанії надсилає супровідні листи у разі документів, пов'язаних, наприклад, із судовими розглядами, з укладенням договорів з потенційними контрагентами тощо.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У тих випадках, коли йдеться про масове розсилання документів одного і того ж типу (наприклад, кілька рахунків-фактур або однотипних договорів з контрагентами) можна об'єднати їх в одну групу та написати одразу загальну кількість аркушів у всіх примірниках.

Як зареєструвати супровідний лист

Важливо дотримуватись особливостей ділового етикету з погляду оформлення супровідних листів – насамперед, краще користуватися однаковим зразком, шаблоном документа, а підписувати його з боку відправника має та сама людина, чий підпис стоїть у самому листі.

Надсилається воно за допомогою Пошти Росії або приватної пошти – як правило, краще зробити це рекомендованою кореспонденцією. Обов'язково проставляється номер відправлення, яке реєструється в журналі документообігу компанії-відправника. Під цим номером адреси вже ставить свій номер – і таким чином ризик плутанини значно знижується.

Як правило, супровідний лист оформляється щонайменше у 2 примірниках – 1 для адресата, 1 для відправника. Зберігається такий документ протягом терміну, доцільність та тривалість якого визначаються самою компанією. Зазвичай у сучасному документообігу компаній усі документи мають резервні копії в електронному вигляді – це дозволяє швидко знайти їх та надійно зберегти до запитання.

Терміни відповіді

Щодо термінів відповіді, це менш однозначне питання. З одного боку, діє загальне правило, згідно з яким термін обробки будь-якого звернення до державних органів, а також у фірми, компанії, громадські об'єднання, не повинен перевищувати 1 місяці, тобто. 30 календарних днів. Відлік терміну починається з робочого дня, який слідує за тим, коли кореспонденція дійшла до адресата.

З іншого боку, дуже часто на практиці виникають випадки, коли відправник очікує, що адресат відреагує на його запит якнайшвидше. Тоді окремо потрібно прописати таке побажання, наприклад: «Переконано просимо Вас підписати необхідні документи та дати відповідь по суті протягом 7 робочих днів». У випадку, якщо йдеться про філію, структурний підрозділ, який безпосередньо підпорядковується відправнику, формулювання більш категоричне: «Граничний термін відповіді – 3 робочі дні з дня офіційного повідомлення про отримання цього супровідного листа».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Якщо у договорі між компаніями спочатку прописується певний порядок роботи з претензіями, досудового врегулювання можливих розбіжностей, потрібно виходити саме з їхнього тексту таких договорів. Приклад тексту наведено нижче.

Процедура зберігання

Супровідні листи відносяться до приватних документів організації, зміст яких вона може розкривати або засекречувати на власний розсуд (це стосується і вхідних, і вихідних документів). Тому вибір конкретного способу зберігання залежить від рішення керівництва.

Загалом дотримуються таких правил:

Оскільки основне юридичне значення має не супровідний лист і його зразок, саме документи, які він випереджає, то головна увага приділяється саме їх безопасности.
Після того, як усі додатки (тобто самі документи) були вилучені, термін зберігання визначається індивідуально.
У деяких випадках компанії заводять спеціальну папку "Супровідні листи", в яку складають відповідну документацію. Цей варіант підходить для невеликих фірм із малими потоками документообігу.
Якщо документооборот занадто великий, а компанії є кілька філій, тоді складаються спеціальні номенклатури справ – тобто. списки документів, згруповані загальним призначенням, наприклад, «Договори поставки», «Договори оренди», «Судові» тощо.

Таким чином, найоптимальніший варіант – це скласти власний єдиний зразок супровідних листів до документів та організувати систему їх зберігання, адекватну обсягу документообігу компанії.

У додатки рекомендовано включати матеріали, які з будь-яких причин не можуть бути включені до основної частини: матеріали, що доповнюють роботу; проміжні математичні докази, формули та розрахунки; таблиці допоміжних цифрових даних; інструкції, методики, описи алгоритмів та програм задач, ілюстрації допоміжного характеру; нормативні акти, наприклад посадові інструкції. Додатки також включають ілюстрації, таблиці та роздруківки, виконані на аркушах формату А3.

Програми оформляють як продовження цього документа на наступних його аркушах після списку використаних джерел.

Додатки позначають великими літерами російського алфавіту, починаючи з А, за винятком букв Е, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ (ДОДАТОК А, ДОДАТОК Б, ДОДАТОК В і т.д.). Допускається позначення додатків літерами латинського алфавіту, крім літер I і O. У разі повного використання літер російського та латинського алфавітів допускається позначати додатки арабськими цифрами.

Саме слово «ДОДАТОК» пишеться великими літерами.

Якщо в роботі одна програма, вона позначається «ДОДАТОК А».

Кожну програму слід починати з нової сторінки. При цьому слово «ДОДАТОК» та його літерне позначення пишуться з абзацного відступу.

Програма повинна мати заголовок, який записують на наступному рядку після слова "ДОДАТОК" з абзацного відступу. Заголовок пишеться з великої літери.

У тексті роботи на всі додатки повинні бути надані посилання, наприклад: «… у додатку Б…». Програми мають у своєму розпорядженні в порядку посилань на них у тексті роботи.

Текст кожного додатка, у разі потреби, може бути розділений на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують у межах кожного додатка. Перед номером ставиться позначення цієї програми.

Програми повинні мати загальну решту документа наскрізну нумерацію сторінок.

Оформлення змісту

Вступ

1 Теоретичні засади податків

2 Характеристика податкової системи РФ

3 Проблеми та перспективи розвитку податкової системи РФ

Висновок

Список використаних джерел

Програми

Не ставляться точки між назвою елемента змісту та номером сторінки .

Порядок подання на перевірку та захист курсової роботи

Курсова робота має бути виконана та представлена на кафедру у встановлені терміни (приблизно за 2 тижні до початку сесії). Під час перевірки наявні зауваження вказують на полях.

При позитивній оцінці курсова робота допускається до захисту, на якій студент робить усне повідомлення про зміст своєї роботи, відповідає на запитання, що задаються.

За наявності недоліків щодо утримання та оформлення курсова робота спрямовується на доопрацювання. У цьому випадку студент повинен усунути зазначені недоліки у найкоротші терміни та здати роботу на повторну перевірку.

Після захисту курсової роботи студент отримує остаточну оцінку, яка проставляється у заліковій книжці та у відомості.

Курсова робота дозволяє студенту узагальнити та систематизувати всі отримані раніше знання, поглибити свої знання у галузі економічних дисциплін, розвинути здібності до творчого мислення у сфері управління підприємством, а також є фундаментом для підготовки випускної кваліфікаційної роботи.

Нова сторінка 1

Оформлення реквізиту «Позначка наявності програми»

Відмітку про наявність програми, названої в тексті листа, оформлюють так:

Додаток: на 5 л. у 2 екз.

Додаток: 1. Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. у 2 екз.

Якщо програми скинуті, кількість листів не вказують.

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 № 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.

Додаток: на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу.

Додаток №2

до наказу Росархіву

від 05.06.2003 № 319

ДОДАТОК № 2

до наказу МОЗ Росії

від 05.06.2003 № 251

Окремі питання оформлення додатків

- якщо програма одна:

1. Затвердити Положення про Комітет зв'язків із релігійними організаціями міста Москви (додаток).

…

Якщо додатків кілька:

1. Затвердити Положення:

- про Організаційно-аналітичне управління Уряду Москви (додаток 1);

- про Правове управління Уряду Москви (додаток 2);

- про Управління з організації роботи з документами Уряду Москви (додаток 3);

- Про Протокольному відділі Уряду Москви (додаток 4);

На кожному додатку оформляється відмітка про додаток за встановленою формою:

Додаток: 1. Програма навчання спеціалістів з антикризового управління на 8 л. в 1 екз.

2. Договір про співпрацю на 3 л. у 2 екз.

Довідка про суми податкових відрахувань

Довідка про суму заборгованості підприємства

Список членів комісії з оцінки власності підприємства

Графік виконання робіт за договором

План заходів щодо реалізації постанови Уряду Російської Федерації від … № … «Про…» та ін.

Програми візуються посадовими особами, відповідальними за їхню підготовку.

В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, доцент Державного університету управління