Dow automatizált rendszerek. Szoftverrendszerek óvodai nevelési intézmények automatizálásához Vezetési információforrások

A dokumentumokkal való munkavégzés technológiai folyamatainak automatizálási szintje ma fontos értékelési kritérium a dokumentumkezelési támogatás (DOW) fejlesztésének kiemelt területeihez kapcsolódóan. Az automatizált technológia jelenléte vagy hiánya egy szervezetben, rövid távon pedig egy vállalati dokumentumkezelő rendszer formális mutatónak tekinthető, amely lehetővé teszi a munka minőségének és hatékonyságának megítélését.

A munkafolyamatok automatizálása iránti igények és az új információs technológiák terén elért fejlődés a szoftverpiacon a kínálat folyamatos növekedéséhez vezet. Ma már megjelentek a piacon olyan szoftvertermékek, amelyek nemcsak a hagyományos nyilvántartási, végrehajtás-ellenőrzési és dokumentumkeresési funkciók ellátására, hanem különféle dokumentumkezelési funkciók ellátására és az elektronikus dokumentumkezelés elemeinek felhasználására is lehetőséget nyújtanak. Ellentétben a múlt század 80-as éveiben bevezetett rendszerekkel, amelyek célja a munkaerőköltségek minimalizálása volt bizonyos irodai műveletek elvégzése során (például a dokumentumok nyilvántartása és végrehajtásának ellenőrzésekor), a modern eszközök lehetővé teszik egy automatizált rendszer létrehozását a dokumentumokkal való munkavégzés az egész intézményben.vagy vállalkozásoknál.

Jelenleg a fejlesztők nem csak egyedi fejlesztéseket kínálnak, hanem "dobozos" opciókat is, vagyis replikált fejlesztéseket, amelyek figyelembe veszik a munkafolyamat-automatizálás tipikus igényeit. Ennek megfelelően a munkafolyamat-automatizáláshoz szükséges szoftvertermék kiválasztása a különböző iparágakban működő számos szervezet számára sürgető feladattá válik.

Az UDOiV-ben az irodai folyamatok automatizálásához szükséges az intézmény sajátosságait figyelembe véve kialakítani a rendszerrel szemben támasztott alapkövetelményeket, és a meglévő rendszerek közül azonosítani azt, amelyik megfelel az alábbi követelményeknek.

Egy automatizált dokumentumkezelő rendszernek (ADMS) mindenekelőtt maradéktalanul el kell látnia a dokumentumkezelés támogatásának minden feladatát: dokumentumok elkészítését, nyilvántartását, végrehajtásának ellenőrzését, dokumentumok keresését, tárolását és dokumentumtömbön történő referenciamunkát. A rendszert egységes módszertani elvekre, szoftverekre, hardverekre és technológiai megoldásokra, a mindenkori szervezeti és jogi feltételek keretein belül kell felépíteni hazai jogszabályok, állami szabványok, utasítások és követelmények formájában. Az ASUD-nak biztosítania kell a felhalmozott információforrás teljes körű felhasználását (integrációját), és végre kell hajtania az információ egyszeri bevitelének és többszöri felhasználásának elvét mind dokumentáltan, mind pedig tényszerűen. A rendszernek segítenie kell a dokumentumok szervezeten belüli mozgási útvonalainak megválasztását is, biztosítva az információk megfelelő szintű védelmét az illetéktelen hozzáféréstől.

Tehát az UDO és V vállalati munkafolyamat-automatizálási rendszerének meg kell felelnie a következő funkcionális és rendszertechnikai követelményeknek.

A. Funkcionális követelmények

Arra összpontosítanak, hogy a javasolt technológia megfeleljen az állami előírásoknak és a DOW vállalati szabványainak, biztosítva a rendszer használatának kényelmét.

1. Irodai munka

Dokumentumok készítése (sablonok használata)

Dokumentumok nyilvántartása

· A dokumentumok végrehajtásának nyomon követése

Információ és referenciamunka (regisztrációs kártya keresése)

· Az esetek nómenklatúrájának fenntartása

Statisztikai adatok készítése a dokumentumáramlásról

· Automatikus információbevitel papírhordozóról

2. Elektronikus archívum rendezése

Dokumentum archiválás

Teljes értékű keresés

Dokumentumtárolás biztonsága

Az archív dokumentumokhoz való hozzáférés megszervezése

3. Az elektronikus dokumentumkezelés feladatainak biztosítása

Az elektronikus digitális aláírás technológiája (EDS)

Elektronikus fájlokkal való munka

· A kriptográfiai védelem eszközei

Elektronikus kommunikációs csatornákon beérkezett dokumentumok nyilvántartása

4. Dokumentumkezelés

A szervezeten belüli dokumentumáramlások kezelése

· Dokumentumok átadása végrehajtásra

Iratok mozgásának (átadásának) ellenőrzése

Felhasználói műveletek szabályozása

Dokumentumútválasztás

· Dokumentumok egyeztetése

A regisztrációs kártyákhoz és iratállományokhoz való hozzáférés szabályozása

5. Üzleti folyamat menedzsment

Valós időben működjön együtt a dokumentumokon

· Munka távoli irodákkal és részlegekkel

· Jelentés készítése bármely részletről és bármely szakaszról

Értesítések fogadása az elektronikus dokumentumkezelő rendszerből

· Dolgozzon könyvtárakkal

B. Rendszer- és műszaki követelmények

A rendszer- és műszaki követelményeknek figyelembe kell venniük, hogy az értékelt termékek megfelelnek-e az alkalmazott rendszernek és műszaki platformnak.

1. Szoftver implementáció

· Kliens-szerver technológia

Internet technológia

Nyílt rendszerszabványok támogatása

Alkalmazásfejlesztő eszközök elérhetősége

Dokumentumszkennelő eszközök rendelkezésre állása

· Felhasználóbarát felület

2. Hálózati operációs rendszer a szerver részhez

Windows Server 2008

3. Hálózati operációs rendszer a kliens oldalon

4. Működési követelmények

Az automatizált rendszer megbízhatósága

Rendszerbiztonság

· Rendszer adminisztráció

Az egyidejűleg dolgozó felhasználók száma - legfeljebb 100

5. Alkalmazkodóképesség

Egyszerűség és kényelem a rendszer megvalósításában

A rendszerbeállítás egyszerűsége

Rendszerfejlesztési lehetőség

Így a szoftvertermék választása tekinthető az első lépésnek a vállalati munkafolyamat-automatizálási rendszer létrehozása felé. A rendszerrel szemben egyértelműen meghatározott célok és követelmények kiegyensúlyozottabbá és következetesebbé teszik ezt a választást. Ez megteremti a legfontosabb előfeltételeket a rendszer sikeres megvalósításához és a felhasználók munkájához.

A DOW automatizálás alapfogalmai A dokumentálás a dokumentumok létrehozása, azaz azok összeállítása, végrehajtása, jóváhagyása és előállítása. Irodai munka: olyan intézkedések összessége, amelyek egy vállalkozás vagy szervezet DOW-ját biztosítják. Néha azt mondják, hogy az óvodai nevelési intézmény az irodai munka fő funkciója. Az iratokkal végzett munka szervezése - iratok mozgatásának, felkutatásának, tárolásának, felhasználásának biztosítása.

A DOW automatizálás alapfogalmai Dokumentumok archív tárolásának rendszerezése - a szervezetben keletkezett információk tárolási szabályainak meghatározása, keresése és felhasználása a vezetői döntéshozatal és az üzleti folyamatok támogatására. Dokumentumáramlás - dokumentumok mozgása a DOW keretein belül. Üzleti eljárás - bizonyos műveletek (munkák, feladatok, eljárások) sorozata, amelyet a szervezetek alkalmazottai hajtanak végre bármely probléma vagy cél megoldása érdekében egy vállalkozás vagy szervezet tevékenysége keretében. Az elektronikus archívum a DOW keretein belül megoldja az elektronikus dokumentumok archiválási tárolásának rendszerezését.

A DOW Dokumentációban megoldott feladatok (dokumentumok készítése, lebonyolítása, koordinálása, elkészítése). Iratkezelési folyamatban lévő iratokkal végzett munka szervezése (mozgatás biztosítása, a végrehajtás ellenőrzése, tárolása, felhasználása). Irattár szervezése.

Egyszerű üzleti eljárás egy termék vevőnek történő értékesítéséhez 1) Az ügyfél felhívja a céget rendelés leadása céljából; 2) a megrendelés regisztrálva van az ügyfél adatbázisban; 3) az áruról számlát állítanak ki; 4) a számla átadásra kerül a számviteli osztálynak; 5) a számviteli osztály pénzt kap az árukért, amelyet rögzítenek a számviteli rendszerben; 6) az árut a raktárból szállítják ki, amely fel van jegyezve a raktár adatbázisában; 7) az áruról számlát és számlát állítanak ki; 8) az árut az ügyfélnek szállítják; 9) a számla és a fuvarlevél átadásra kerül a számviteli osztálynak.

Automatizálási rendszerek kategóriái DOW workflow rendszerek (üzleti eljárások automatizálása); csoportmunka rendszerek (csapatmunka); dokumentumkezelő rendszerek (elsősorban dokumentumok nyilvántartását, tárolását és visszakeresését biztosítják); e-mail rendszerek (dokumentumcserére szolgálnak).

Az oroszországi óvodai oktatási intézmények automatizálásának problémái az orosz irodai munka automatizálásához szükséges késztermékek hiánya; az üzleti eljárások automatizálása iránti aktív kereslet hiánya; zavar a nyugati gyártók termékeinek pozicionálásában irodaautomatizálási célokra stb.

A vállalati méret növekedésével felmerülő problémák A menedzsment elveszíti a holisztikus képet arról, hogy mi történik. A strukturális részlegek egymás tevékenységéről nem ismerve tevékenységüket összehangoltan nem végzik. Óhatatlanul csökken az ügyfélszolgálat minősége és a szervezet külső kapcsolattartási képessége. Ennek következménye a munka termelékenységének csökkenése; forráshiány érzése van: humán, műszaki, kommunikációs stb.

A vállalkozás méretének növekedésével adódó problémák Bővíteni kell a létszámot, be kell fektetnünk új munkahelyek felszerelésébe, helyiségekbe, kommunikációba, dolgozók képzésébe. A feldolgozóipari vállalkozásoknál a létszámbővítés a gyártástechnológia változását vonhatja maga után, ami további beruházást igényel. Indokolatlan létszámnövekedés, csökkenő termelékenység, termelési beruházási igény esetén forgótőke-növelésre van szükség, ami viszont új hitelfelvételhez és a tervezett profit csökkenéséhez vezethet.

Feladatok a DOW szervezetének javítására A dokumentuminformációk előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos összes munka javítása a vállalkozás dokumentum-támogatási mechanizmusának (DOW) létrehozásával. A megfelelő automatizálási stratégia kiválasztása, beleértve a termékek megfelelő kiválasztását.

Műveletcsoportok személyi nyilvántartások vezetésére a papír munkafolyamat-elszámolásban és a személyes aktában szereplő elsődleges dokumentumok tárolásában; Személyzeti megbízások formálása, végrehajtása és tárolása; statisztikai és egyéb jelentések elkészítése és benyújtása; a főtevékenységre vonatkozó megrendelések másolatainak tárolása.

A személyzeti nyilvántartások és az EDMS integrálásának pozitív hatásai A továbbított adatok védelme. Minőségileg kidolgozott SADD mechanizmusokban nagy mennyiségű papírdokumentum bevitelére. A személyzeti tiszt jelenlegi munkájához szükséges a főtevékenységre vonatkozó egyedi megrendelések másolatainak időben történő kézhezvétele. Az SADD a személyzeti tisztnek kellő időben és megfelelő időben átadja az összes szükséges parancs másolatát.

Az orosz irodaautomatizálási ipar kilátásai Abszolút minden szervezet és nagyszámú személy dolgozik dokumentumokkal. Szinte minden szervezet szembesül problémákkal az irodai munka során, még ha nem is az automatizálásáról beszélünk: dokumentumok elvesznek, nem ellenőrzik, nem hajtják végre, stb. , amely a modern orosz gazdaság egyik legsürgetőbb feladata.

Az orosz irodaautomatizálási ipar kilátásai A szervezetekben a titkárok és az irodai munkáért felelős személyek képzettsége nem kielégítő, és szint emelését igényli. Rendkívül magasak a felhasználói igények az irodai automatizálási programok fejlesztésére és számos munkaállomással, információs és alkalmazási rendszerrel való integrációjára.

A szervezet integrált irányítási rendszerének bevezetésének, belső üzleti folyamatainak optimalizálásának egyik eszköze a menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálása, amely lehetővé teszi a versenytársak azonosítását mind operatív, mind stratégiai döntések meghozatalakor. A vezetői dokumentáció támogatásának hatékonysága nagymértékben befolyásolja a vezetési folyamatok sikerességét. Ebből kifolyólag javítani kell a dokumentumokkal való munka formáit és módszereit.

Alatt automatizálás Tágabb értelemben olyan automata eszközök használatát értjük, amelyek adott program szerint működnek, és bármely tevékenységi területen részben vagy teljesen helyettesítik az embert.

Alatt automatizálási rendszer a menedzsment dokumentációs támogatására (DÁMVADTEHÉN) Minden olyan automatizált rendszert értünk, amely a dokumentálás, a dokumentumokkal végzett munka és a munkafolyamat megszervezésével kapcsolatos problémákat oldja meg, függetlenül az automatizálás tárgyától, legyen az állami hatóság, kereskedelmi bank, kereskedelmi társaság vagy bármely más szervezet. Fontos, hogy az irányítás ebben a szervezetben a szabályozási és módszertani dokumentumok követelményeinek megfelelően történjen.

Három fő az óvodai nevelési intézmények automatizálási rendszerének megvalósításának módja:

1) eredeti automatizálási rendszer kidolgozása az óvodai nevelési rendszer számára;

2) tipikus óvodai automatizálási rendszer telepítése;

3) automatizálási eszközök beállítása az óvodai nevelési intézmények számára.

Egy eredeti óvodai automatizálási rendszer kifejlesztése magában foglalja a programozók bevonását és egy automatizált rendszer kifejlesztését a semmiből egy adott szervezet számára. Ugyanakkor a lehető legnagyobb mértékben figyelembe veszik ennek a szervezetnek a jellemzőit, ami megkönnyíti az új rendszer használatát. Igaz, a programozási folyamatnak ebben az esetben számos hátránya van. Hosszú és drága, és hajlamos az irányítás elvesztésére, ami miatt sok idő és pénz ráfordítása után kiderülhet, hogy a kifejlesztett rendszer nem felel meg a támasztott követelményeknek, és mindent elölről kell kezdeni. .

Egy tipikus óvodai automatizálási rendszer telepítése ebben az értelemben teljesen ellentéte az eredeti rendszer fejlesztésének. A vállalatok - az óvodai oktatási intézmények automatizálási rendszereinek gyártói - szabványos szoftvertermékeket fejlesztenek, amelyek minimális adaptációval különféle szervezetekben használhatók. Az ilyen rendszerek bizonyos közös funkciókat valósítanak meg a dokumentumokkal való munkavégzéshez, olcsók és a lehető legrövidebb időn belül megvalósulnak. Nagyon kényelmes megközelítésnek tűnik, de vannak hátrányai is. A tény az, hogy bár az óvodai oktatási intézmények megszervezésére vonatkozó követelmények a Fehérorosz Köztársaságban azonosak, nagyon kibővültek, és a végrehajtási módszerek jelentősen eltérnek. Ebben a tekintetben szükségessé válik a funkciókészlet bővítése, ami egy tipikus rendszerben nem könnyű és sokszor lehetetlen is.

A DOE automatizálási eszközök beállítása köztes lehetőség a két fent említett feladatmegoldási módszer között. Egyrészt ennek a módszernek a keretein belül valamilyen tipikus rendszert valósítanak meg, amely bizonyos funkciókat valósít meg (mint a második esetben), másrészt olyan ipari eszközökre épül fel, amelyek egy adott szervezet igényeihez való igazítására használják. Az ilyen adaptáció lehetővé teszi egy adott szervezet jellemzőinek figyelembevételét (mint az első esetben).

A modern információs technológiák elemzése lehetővé teszi a következők kiemelését szerszámosztályok a harmadik megközelítésben használatos:

Dokumentumkészítő eszközök (szövegszerkesztők, táblázatkezelők, számítógépes tervezőrendszerek (CAD) stb.);

adatbázis-kezelő rendszerek;

csoportmunkát biztosító rendszerek (csoportos munkaóra);

dokumentumkezelő rendszerek (DMS);

e-mail rendszerek;

üzleti processzor menedzsment rendszerek (work-flow osztály).

Dokumentumkészítő eszközök – általános elnevezése egy olyan rendszerosztálynak, amely a dokumentumok elektronikus verzióinak létrehozására tervezett szoftvereket tartalmazza. Az ilyen szoftverek fő funkciói egy fájl létrehozása a dokumentum tartalmával, a létrehozott fájl szerkesztése, a fájl elküldése nyomtatásra stb. Ebbe a csoportba tartoznak a papíralapú dokumentumok grafikus képeinek bevitelére, feldolgozására, tárolására és keresésére tervezett dokumentumrendszer-feldolgozó rendszerek is.

Az adatbázis-kezelő rendszerek képezik az alapját minden többé-kevésbé erős információs rendszer felépítésének. Ők biztosítják a tényinformációk naprakész tárházának létrehozását és karbantartását.

A csoportos munkarendszereket úgy tervezték, hogy támogassák a csoportos felhasználói információk helyes elkülönítését. Megoldják a dokumentumok tárolásának, megtekintésének és megosztásának problémáit.

A dokumentumkezelő rendszerek erőteljes komplexumok, amelyek a dokumentumok elektronikus változataival való munkát szervezik. Segítségükkel a dokumentumok nyilvántartása, tárolása támogatott (beleértve a dokumentumok tárolt szövegeinek többváltozatát is). A dokumentumkezelő rendszerek nemcsak attributív, hanem teljes szöveges információkeresést is végeznek.

A DOW résztvevői közötti elektronikus üzenetek továbbítására e-mail rendszereket használnak, amelyekhez dokumentumok tárolt elektronikus változatai csatolhatók. Ugyanakkor lehetőség van egyszerre több felhasználónak is üzenetet küldeni a feladó értesítésével az e-mail beérkezéséről és elolvasásáról.

Az üzleti folyamatirányítási rendszerek az elektronikus üzenetek és dokumentumok elektronikus változatainak továbbítását is megszervezik a DOE résztvevői között. Ugyanakkor funkcionalitásuk sokkal gazdagabb, mint az e-maileké. Az üzleti folyamatirányító rendszerek mindenekelőtt a vezetői fegyelem ellenőrzésének funkcióit valósítják meg, automatikusan követik a dokumentumok teljesítésének határidejét, és értesíthetik a felhasználókat a közeledő határidőről. Az ebbe az osztályba tartozó fejlett rendszerekben nemcsak párhuzamos, hanem soros dokumentumok továbbítása is lehetséges útvonalsablonok segítségével. Ezenkívül a kemény útválasztás egy előre meghatározott séma szerint megvalósítható.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény különböző feladatait különböző eszközökkel oldják meg (2.1. táblázat).

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény feladatai és megoldásukhoz szükséges eszközök

Minden modern óvodai automatizálási rendszernek végre kell hajtania a következő készletet funkciókat:

Dokumentumok nyilvántartása kártyaindex formában;

bizonylatokon kiadott határozatok elszámolása;

kapcsolatok fenntartása közöttük;

a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

iratok leírása az ügyben;

· tájékoztató és referenciamunka lebonyolítása;

· Jelentések készítése.

Tehát a dokumentumok nyilvántartása egyetlen képernyős nyomtatványon (kártya) elvégezhető minden dokumentumtípushoz, sőt, csak programozással változtatható, és nem csak a különböző típusú dokumentumokhoz, hanem a felhasználóhoz is különböző kártyák használhatók. csoportok.

Az iratvégrehajtás ellenőrzése abból állhat, hogy az okmánykártyán a „Határidő” és a „Végrehajtás dátuma” mezők szerepelnek, és az adatkezelő listát készít azokról a dokumentumokról, amelyek határidejét túllépték. Ezt az opciót a dokumentumok végrehajtásának passzív vezérlésének nevezik. És lehetséges az aktív vezérlés, amelyben a rendszer önállóan figyeli a dokumentumok teljesítésének határidejét, és nem csak a túllépésekről, hanem a közelgő közeledésükről is tájékoztatja a felhasználókat.

A tájékoztatás és a referenciamunka lebonyolítása csak a dokumentumok attribúciós keresésén alapulhat, pl. a rendszer lehetőséget biztosít a csak az okmánykártyán tárolt információk megkeresésére, illetve arra is lehetőség van, hogy a rendszer az automatikus indexelés alá vont dokumentumok szövegeit tárolja. Az ilyen indexelés lehetőséget ad további teljes szöveges keresésre, például tematikus dokumentumgyűjtemények kialakítására a dokumentum szövegében előforduló egyes szavak alapján.

Bevezetés

A dokumentumkezelő rendszerek egy nagyszabású formalizált vállalkozás automatizálásának eszközei, a dokumentumok papírról elektronikus formátumba konvertálására. Az irodai munka- és dokumentumkezelő rendszer (AS DOW) automatizálása magában foglalja az adatbázisból származó információk felhasználásának lehetőségét, csökkentve az információk kézi bevitelét, ami időnyereséget és a hibák számának csökkentését eredményezi. Az iratkezelő rendszer adatbázisa az iratformákon túlmenően számos dokumentumban (szerződések, megrendelések, elvégzett munkákról szóló igazolások, igazolások) megkövetelhető adatokat (címeket, szerződésszámokat, szerződéskötési időpontokat, összegeket stb.) tárol. stb.) . A fenti adatok megadása után az adminisztratív struktúrákban szükséges dokumentumokat állíthatja elő.

Az ASAP magazin szerint » évente 6 milliárd dokumentum készül a világon; egy átlagos alkalmazott évente körülbelül 150 órát tölt elveszett információk keresésével 1 . Sürgősen szükség van a szükséges információk „fogyasztásra” alkalmas formában történő megadására, utólagos ajánlatával.

A modern alkalmazásszoftverek piaca számos automatizált dokumentumkezelő rendszert kínál. Közöttük DocsVision 3.6, DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld, Robertson és Blums Corporation et al.

A fentiek alapján megfogalmaztuk a munka célját - az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének és korszerű feltételeinek azonosítását és tanulmányozását.

A munka tárgya az automatizált dokumentumkezelő rendszerek, valamint az ezt a funkciót tartalmazó rendszerek.

Kutatási hipotézis: az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének előfeltételei és korszerű feltételei lehetővé teszik, hogy meghatározzuk azok előnyeit és hátrányait.

A célnak és a hipotézisnek megfelelően a munka a következő feladatokat tűzi ki:

tanulmányozni a kérdés állását a szakirodalomban;

azonosítani és meghatározni az automatizált dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének előfeltételeit;

kijelöli és meghatározza az automatizált dokumentumkezelő rendszerek korszerű feltételeit;

azonosítani az automatizált dokumentumkezelő rendszerekkel végzett munka pozitív és negatív aspektusait.

A téma aktualitása:

A hatékonyan működő képviselői, végrehajtó, igazságügyi, termelő, tudományos és oktatási intézményekkel rendelkező jogállam létrejöttét hazánkban nemcsak tevékenységük átfogó és teljes körű jogi indoklása határozza meg, hanem a racionális jogrendszer kialakítása is. , működésükre vonatkozó konkrét szabályok és eljárások, beleértve a dokumentumokkal végzett munka területét is. Az orosz államiság megerősítése érdekében a dokumentáció racionális kezelése az adminisztratív apparátus megerősítésének egyik fontos hivatkozási pontjaként, stabilitásának alapvető elemeként szolgálhat.

A dokumentált információ a menedzsment alapja, eredményessége nagymértékben az információ-előállításon és -fogyasztáson múlik. A modern társadalomban az információ a termelés teljes értékű erőforrásává, a társadalom társadalmi és politikai életének fontos elemévé vált. Az információ minősége meghatározza a menedzsment minőségét, hiszen az információ, mint a keringési rendszer, áthatol minden irányítási szerven, energiapotenciállal látja el és célirányos mozgásba hozza őket.

Az információkat olyan dokumentumokban rögzítik, amelyek szervezeti formát adnak, és időben és térben mozgatják. A dokumentumok és okirati információk a vezetői döntések alapját képezik, azok anyagi megtestesítői, jogi erőt biztosítanak, és ezáltal hozzájárulnak azok végrehajtásához.

A szervezetek tevékenységének dokumentálásával és az iratkezeléssel kapcsolatos problémák éppoly ősiek, mint maguk a dokumentumok és a menedzsment. Jelenleg ezt a problémát az új információs technológiák rohamos fejlődése, a társadalom felgyorsult informatizálódása aktualizálja.

A világszerte tapasztalható dokumentációs volumen folyamatos növekedése, az elektronikus számítógépek növekvő információfeldolgozási alkalmazása, a nem papíralapú adathordozók használata és egyéb objektív tényezők arra a következtetésre vezetik a szakembereket, hogy új lehetőségeket kell keresni az elsajátításra és kezelésre. dokumentált információ.

A korszerű iratkezeléshez fontos a modern információs technológiák lehetőségeinek tanulmányozása a dokumentumkezelésben való felhasználás szempontjából. Szükséges a dokumentumkezelés elmélete és gyakorlata terén felhalmozott eredmények elemzése, további fejlődésük irányainak azonosítása és ezek alapján új tudományos eredmények megszerzése.

A munka témájának megválasztását több tényező befolyásolja:

először is a dokumentumfilm környezet ésszerűsítésének szükségessége a menedzsment hatékonyságának javítása érdekében,

másodszor, a levéltári szolgálat igénye a dokumentumkezelés és a levéltártudomány egymással összefüggő problémáinak mélyreható tanulmányozására az alkalmazott tudományos fejlesztésekké való átalakulás új feltételei között;

harmadrészt Oroszország növekvő ütemű informatizálása és a globális információs térbe való belépésének sürgető feladatai, beleértve a dokumentumkezelést is.

A dokumentumkezelés problémájának megoldása modern körülmények között lehetővé teszi a szervezetek információforrásainak célirányos kialakítását, hatékony működésüket, valamint a fogyasztók számára a legkevesebb idő-, munka- és pénzráfordítással elérhető információforrásokhoz való nyílt hozzáférést.

1. Automatizált munkafolyamat-rendszerek szükségessége

Az információs erőforrások kezelése minden intézmény tevékenysége szempontjából kiemelt jelentőséggel bír. A modern világban az intézményeknek óriási mennyiségű információ feldolgozásának szükségességével kell szembenézniük. Az intézmények jogállásától vagy szervezeti formájától függetlenül aktívan együttműködnek a végrehajtó és törvényhozó hatóságokkal, a gazdaság szabályozásában részt vevő struktúrákkal. Mindez pedig egy sajátos munkafolyamatot generál.

Így az intézmények élesen tudatában vannak az információforrások hatékony kezelésének megszervezésének, és aktív lépéseket tesznek a számítógépes technológia alkalmazására a dokumentumkezelés (és a tágabb értelemben vett információ) területén.

Sajnos a számítógépes programok használata a vezetői (szervezeti és adminisztratív) dokumentációval végzett munka során bizonyos esetekben nem jár együtt a dokumentációval végzett munka átstrukturálásával, ami jelentősen csökkenti még a leginkább multifunkcionális speciális (és ennek megfelelően) alkalmazásának hatását. , drága) szoftverrendszerek. Gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor a számítógépes rendszerek bevezetése formális, és nem jár együtt a dokumentációs folyamatok jelentős optimalizálásával, egységesítésével.

A legtöbb összetett felépítésű intézményben fontos az osztályok közötti interakció szervezettségi szintje és az információcsere menete. Az információk többsége papíralapú dokumentumok formájában kerül továbbításra (hivatalos dokumentáció cseréje és jelentés).

Azt is meg kell jegyezni, hogy évek óta meglehetősen egyértelmű tendencia mutatkozik a modern intézményeken áthaladó információáramlás volumenének növekedése felé. Jellemző, hogy nemcsak a hagyományos médián történő dokumentumforgalom, hanem az elektronikus csatornákon áthaladó információk, valamint a számítógépes rendszerek működésével kapcsolatos dokumentumok is növekszik.

Az irodai folyamatok automatizálására irányuló munka Oroszországban az 1990-es évek elején kezdődött 1 . A hivatalos dokumentációval való munka egyszerűsítésében jelentős lépés volt a Dokumentumkezelő és Irodai Munkafolyamat Automatizálási Rendszer (SADD) 1997-es bevezetése. A szoftvercsomagot az Oroszországi Bank megbízásából fejlesztették ki, az egyik, a dokumentumokkal végzett munka automatizálására szakosodott cég tipikus szoftverterméke alapján.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) vagy EDMS (Electronic Document Management Systems) olyan rendszer, amely automatizálja a dokumentumokkal végzett munkát azok teljes életciklusa során (létrehozás, módosítás, tárolás, keresés, osztályozás stb.), valamint a dokumentumok közötti interakciós folyamatokat. alkalmazottak 2. Ebben az esetben a dokumentumok elsősorban a strukturálatlan dokumentumokat jelentik (Word, Excel fájlok stb.). Az EDMS rendszerint tartalmaz egy elektronikus dokumentumtárat és egy üzleti folyamat automatizálási rendszert.

Az EDMS-en alapuló hatékony iratkezelés a rendszer három összetevőjén alapul:

technológia (modern számítógépes rendszerekre épül).

az információs források létrehozására és felhasználására vonatkozó vállalati szabályok (és szabályozási dokumentumokban való megszilárdítása).

a felhasználók pszichológiája és képzésük (szükség esetén egyéni).

Az iratkezelő rendszerekben a szabályozó dokumentumok, adminisztratív dokumentumok (megbízások, utasítások) nyilvántartása, a hatóságokkal, intézményekkel, hitelintézetekkel, más intézményekkel és vállalkozásokkal, valamint állampolgárokkal való levelezés történik. Ezen túlmenően az EDMS belső hivatalos levelezéssel, valamint a strukturális intézmények által készített szervezeti és adminisztratív dokumentumtervezetekkel dolgozik.

Az EDMS ellenőrzést biztosít a dokumentumok mozgása és végrehajtása felett, teljes körű információt tartalmaz a vezetőség utasításairól és az előadók tevékenységeiről. Az EDMS fontos eleme a kapcsolódó dokumentumokra és végzésekre vonatkozó formai és szemantikai hivatkozások rendszere. Az EDMS-ben a keresés a hagyományos irodai részleteken túl a dokumentumok kontextus szerinti kiválasztását lehetővé tevő (beleértve a tematikusokat is) osztályozó rendszeren alapul.

Az osztályozók karbantartásának eljárása szigorúan szabályozott. A címtárak egy részét regisztráló szakemberek alkotják (például a levelező szervezetek osztályozója). A többi módosítása az adminisztrátor joga, emellett az adminisztrátor folyamatosan figyeli az osztályozók új pozícióit, és szükség esetén javítja azokat. Így megszűnik a címtárak pozícióinak esetleges megkettőződése, és megszűnnek a hibák a dokumentumok regisztrálásakor. A rendszer hatékonysága csak akkor biztosítható, ha a felhasználók rendszeres képzésben részesülnek, és „puha” kontrollt kapnak a rendszerben végzett tevékenységeik felett (hibajavítás, a kötelező adatok kitöltésére vonatkozó követelmények betartása stb.).

Az EDMS létrehozása a dokumentációt támogató szolgálat szerepének megváltozásával is együtt jár: egységes technológiai követelményeket határoznak meg az EDMS-t használó munkafolyamatok megszervezéséhez, létrejön a dokumentumokkal való munkavégzés „adminisztratív keretrendszere”, amely a tulajdonképpen módszertani alapja az információval végzett munka megszervezésének.

Általánosságban elmondható, hogy a rendszer használatára vonatkozó egyértelmű eljárás és az információval való munkavégzés szabályainak kialakítása az egyik fő tényező, amely biztosította az EDMS sikeres megvalósítását és teljes körű használatát.