Lucrul cu formule în Excel analiză detaliată. Informații complete despre formule în programul Excel X-el pentru începători

• semnul „mai mic sau egal” – „<=»;

• semnul „nu este egal” – „<>».

Operator de concatenare a textului

Caracterul special „&” (ampersand) este folosit în acest scop. Folosind-o, puteți conecta diferite fragmente într-un singur întreg - același principiu ca și cu funcția „CONNECT”. Aici sunt cateva exemple:

1. Dacă doriți să îmbinați textul în celule, atunci trebuie să utilizați următorul cod.

1. Pentru a introduce orice simbol sau literă între ele, trebuie să utilizați următoarea construcție.

1. Puteți îmbina nu numai celule, ci și simboluri obișnuite.

Orice text în afară de link-uri trebuie citat. În caz contrar, formula va genera o eroare.

Vă rugăm să rețineți că ghilimele folosite sunt exact aceleași ca în captura de ecran.

Următorii operatori pot fi utilizați pentru a defini legăturile:

• pentru a crea o legătură simplă către intervalul dorit de celule, trebuie doar să indicați prima și ultima celulă din această zonă, iar între ele simbolul „:”;
• pentru a combina legături se folosește semnul „;”;
• dacă este necesar să se determine celulele care se află la intersecția mai multor intervale, atunci este plasat un „spațiu” între legături. În acest caz, va fi afișată valoarea celulei „C7”.

Pentru că doar aceasta se încadrează în definiția „intersecției mulțimilor”. Acesta este numele dat acestui operator (spațiu).

Folosind link-uri

În timp ce lucrați în editorul Excel, puteți utiliza diferite tipuri de link-uri. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor începători știu să-l folosească doar pe cel mai simplu dintre ei. Vă vom învăța cum să introduceți corect link-uri de toate formatele.

Legături simple A1

De regulă, acest tip este folosit cel mai des, deoarece sunt mult mai convenabile de compus decât altele.

• coloane – de la A la XFD (nu mai mult de 16384);
• linii – de la 1 la 1048576.

Aici sunt cateva exemple:

• celula de la intersecția rândului 5 și coloanei B este „B5”;
• intervalul de celule din coloana B începând de la linia 5 până la linia 25 este „B5:B25”;
• intervalul de celule din rândul 5 începând de la coloana B la F este „B5:F5”;
• toate celulele din rândul 10 sunt „10:10”;
• toate celulele din rândurile de la 10 la 15 sunt „10:15”;
• toate celulele din coloana B sunt „B:B”;
• toate celulele din coloanele B la K sunt „B:K”;
• Intervalul de celule B2 la F5 este „B2-F5”.

Uneori formulele folosesc informații din alte foi. Funcționează după cum urmează.

A doua fișă conține următoarele informații.

Dacă există un spațiu în numele foii, atunci acesta trebuie indicat în formulă între ghilimele simple (apostrofe).

Legături absolute și relative

Editorul Excel funcționează cu trei tipuri de link-uri:

• absolut;
• relativ;
• amestecat.

Să le aruncăm o privire mai atentă.

Toate exemplele menționate anterior se referă la adrese de celule relative. Acest tip este cel mai popular. Principalul avantaj practic este că editorul va schimba referințele la o valoare diferită în timpul migrării. În conformitate cu locul exact în care ați copiat această formulă. Pentru calcul se va lua în considerare numărul de celule dintre pozițiile vechi și noi.

Imaginați-vă că trebuie să întindeți această formulă pe o întreagă coloană sau rând. Nu veți schimba manual literele și numerele din adresele celulelor. Funcționează după cum urmează.

1. Să introducem o formulă pentru a calcula suma primei coloane.

1. Apăsați tastele rapide Ctrl + C. Pentru a transfera formula într-o celulă adiacentă, trebuie să mergeți acolo și să apăsați Ctrl + V.

Dacă tabelul este foarte mare, este mai bine să faceți clic pe colțul din dreapta jos și, fără a elibera degetul, să trageți indicatorul până la capăt. Dacă există puține date, atunci copierea folosind tastele rapide este mult mai rapidă.

1. Acum uitați-vă la noile formule. Indexul coloanei s-a schimbat automat.

Dacă doriți ca toate legăturile să fie păstrate la transferul formulelor (adică, astfel încât acestea să nu se schimbe automat), trebuie să utilizați adrese absolute. Ele sunt indicate ca „$B$2”.

Ca urmare, vedem că nu s-au produs modificări. Toate coloanele afișează același număr.

Acest tip de adresă este utilizat atunci când este necesar să se repare doar o coloană sau un rând, și nu toate în același timp. Se pot folosi următoarele construcții:

• $D1, $F5, $G3 – pentru fixarea coloanelor;
• D$1, F$5, G$3 – pentru fixarea rândurilor.

Lucrați cu astfel de formule numai atunci când este necesar. De exemplu, dacă trebuie să lucrați cu un rând constant de date, dar să schimbați doar coloanele. Și cel mai important, dacă urmează să calculați rezultatul în celule diferite care nu sunt situate de-a lungul aceleiași linii.

Faptul este că atunci când copiați formula pe o altă linie, numerele din linkuri se vor schimba automat în numărul de celule din valoarea inițială. Dacă utilizați adrese mixte, atunci totul va rămâne pe loc. Acest lucru se face după cum urmează.

1. Să folosim următoarea expresie ca exemplu.

1. Să mutăm această formulă într-o altă celulă. De preferat nu pe următoarea linie sau pe altă linie. Acum vedeți că noua expresie conține aceeași linie (4), dar o literă diferită, deoarece era singura care era relativă.

legături 3D

Conceptul de „tridimensional” include acele adrese în care este indicată o serie de foi. Un exemplu de formulă arată astfel.

În acest caz, rezultatul va corespunde sumei tuturor celulelor „A5” de pe toate foile, începând de la 1 la 4. Când compuneți astfel de expresii, trebuie să respectați următoarele condiții:

• astfel de referințe nu pot fi folosite în matrice;
• expresiile tridimensionale sunt interzise să fie folosite acolo unde există o intersecție de celule (de exemplu, operatorul „spațiu”);
• Când creați formule cu adrese 3D, puteți utiliza următoarele funcții: AVERAGE, STDEV, STDEV.V, AVERAGE, STDEV, STDEV.Y, SUM, COUNTA, COUNT, MIN, MAX, MINA, MAX, VARVE, PRODUCT, VARIANCE, VAR. și DISPA.

Dacă încalci aceste reguli, vei vedea un fel de eroare.

Link-uri în format R1C1

Acest tip de legătură diferă de „A1” prin faptul că numărul este atribuit nu numai rândurilor, ci și coloanelor. Dezvoltatorii au decis să înlocuiască vizualizarea obișnuită cu această opțiune pentru comoditate în macrocomenzi, dar acestea pot fi folosite oriunde. Iată câteva exemple de astfel de adrese:

• R10C10 – referință absolută la celulă, care se află pe linia a zecea a coloanei a zecea;
• R – legătură absolută cu legătura curentă (în care este indicată formula);
• R[-2] – o legătură relativă către o linie care se află la două poziții deasupra acesteia;
• R[-3]C este o referință relativă la o celulă care se află cu trei poziții mai sus în coloana curentă (unde ați decis să scrieți formula);
• RC este o referință relativă la o celulă care este situată cinci celule în dreapta și cinci linii sub cea actuală.

Utilizarea numelor

Excel vă permite să vă creați propriile nume unice pentru denumirea intervalelor de celule, celule individuale, tabele (regulate și pivot), constante și expresii. În același timp, pentru editor nu există nicio diferență atunci când lucrează cu formule - el înțelege totul.

Puteți folosi nume pentru înmulțire, împărțire, adunare, scădere, calcul al dobânzii, coeficienți, abatere, rotunjire, TVA, ipotecă, împrumut, deviz, pontaj, diverse forme, reduceri, salarii, vechime în muncă, plata anuității, lucrul cu VPR formule , „VSD”, „REZULTATE INTERMEDIARE” și așa mai departe. Adică poți face ce vrei.

Există o singură condiție principală - trebuie să definiți acest nume în avans. În caz contrar, Excel nu va ști nimic despre asta. Acest lucru se face după cum urmează.

1. Selectați o coloană.
2. Apelați meniul contextual.
3. Selectați „Atribuiți un nume”.

1. Specificați numele dorit pentru acest obiect. În acest caz, trebuie să respectați următoarele reguli.

1. Pentru a salva, faceți clic pe butonul „OK”.

În același mod, puteți atribui un nume unei celule, text sau număr.

Puteți folosi informațiile din tabel atât folosind nume, cât și folosind link-uri obișnuite. Așa arată versiunea standard.

Și dacă încercați să introduceți numele nostru în loc de adresa „D4:D9”, veți vedea un indiciu. Scrieți doar câteva caractere și veți vedea ce se potrivește cel mai mult (din baza de date cu nume).

În cazul nostru, totul este simplu - „coloana_3”. Imaginează-ți că vei avea un număr mare de astfel de nume. Nu vei putea să-ți amintești totul pe de rost.

Utilizarea Funcțiilor

Există mai multe moduri de a insera o funcție în Excel:

• manual;
• utilizarea barei de instrumente;
• folosind fereastra Insert Function.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare metodă.

În acest caz, totul este simplu - vă folosiți mâinile, propriile cunoștințe și abilități pentru a introduce formule într-o linie specială sau direct într-o celulă.

Dacă nu aveți experiență de lucru în acest domeniu, atunci este mai bine să utilizați mai întâi metode mai ușoare.

În acest caz este necesar:

1. Accesați fila „Formule”.
2. Faceți clic pe orice bibliotecă.
3. Selectați funcția dorită.

1. Imediat după aceasta, va apărea fereastra Argumente și funcții cu funcția deja selectată. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți argumentele și să salvați formula folosind butonul „OK”.

Vrăjitor de înlocuire

Îl poți aplica după cum urmează:

1. Faceți orice celulă activă.
2. Faceți clic pe pictograma „Fx” sau utilizați comanda rapidă de la tastatură SHIFT + F3.

1. Imediat după aceasta, se va deschide fereastra „Insert Function”.
2. Aici veți vedea o listă mare de diferite caracteristici sortate pe categorii. În plus, puteți utiliza căutarea dacă nu găsiți articolul de care aveți nevoie.

Tot ce trebuie să faceți este să introduceți un cuvânt care poate descrie ceea ce doriți să faceți, iar editorul va încerca să afișeze toate opțiunile potrivite.

1. Selectați o funcție din lista furnizată.
2. Pentru a continua, trebuie să faceți clic pe butonul „OK”.

1. Apoi vi se va cere să specificați „Argumente și funcții”. Puteți face acest lucru manual sau pur și simplu selectați intervalul dorit de celule.
2. Pentru a aplica toate setările, trebuie să faceți clic pe butonul „OK”.

1. Ca urmare a acestui fapt, vom vedea numărul 6, deși acest lucru era deja clar, deoarece rezultatul preliminar este afișat în fereastra „Argumente și funcții”. Datele sunt recalculate instantaneu atunci când oricare dintre argumente se schimbă.

Utilizarea funcțiilor imbricate

Ca exemplu, vom folosi formule cu condiții logice. Pentru a face acest lucru, va trebui să adăugăm un fel de tabel.

Apoi urmați următoarele instrucțiuni:

1. Faceți clic pe prima celulă. Apelați fereastra „Inserare funcție”. Selectați funcția „Dacă”. Pentru a introduce, faceți clic pe „OK”.

1. Apoi va trebui să creați un fel de expresie logică. Trebuie scris în primul câmp. De exemplu, puteți adăuga valorile a trei celule într-un rând și puteți verifica dacă suma este mai mare decât 10. Dacă „adevărat”, indicați textul „Mai mare decât 10”. Pentru un rezultat fals – „Mai puțin de 10”. Apoi faceți clic pe „OK” pentru a reveni la spațiul de lucru.

1. Ca rezultat, vedem următoarele - editorul a arătat că suma celulelor din a treia linie este mai mică de 10. Și acest lucru este corect. Aceasta înseamnă că codul nostru funcționează.

1. Acum trebuie să configurați următoarele celule. În acest caz, formula noastră pur și simplu se extinde mai departe. Pentru a face acest lucru, mai întâi trebuie să plasați cursorul peste colțul din dreapta jos al celulei. După ce cursorul se schimbă, trebuie să faceți clic stânga și să îl copiați în partea de jos.

1. În consecință, editorul recalculează expresia noastră pentru fiecare linie.

După cum puteți vedea, copierea a fost destul de reușită, deoarece am folosit legăturile relative despre care am vorbit mai devreme. Dacă trebuie să atribuiți adrese argumentelor funcției, atunci utilizați valori absolute.

Puteți face acest lucru în mai multe moduri: utilizați bara de formule sau un expert special. În primul caz, totul este simplu - faceți clic într-un câmp special și introduceți manual modificările necesare. Dar să scrii acolo nu este în întregime convenabil.

Singurul lucru pe care îl puteți face este să măriți câmpul de intrare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma indicată sau apăsați combinația de taste Ctrl + Shift + U.

Este demn de remarcat faptul că aceasta este singura modalitate dacă nu utilizați funcții în formula dvs.

Dacă folosești funcții, totul devine mult mai simplu. Pentru a edita trebuie să urmați următoarele instrucțiuni:

1. Faceți celula cu formula activă. Faceți clic pe pictograma „Fx”.

1. După aceasta, va apărea o fereastră în care puteți schimba argumentele funcției de care aveți nevoie într-un mod foarte convenabil. În plus, aici puteți afla exact care va fi rezultatul recalculării noii expresii.

1. Pentru a salva modificările pe care le-ați făcut, utilizați butonul „OK”.

Pentru a elimina o expresie, faceți următoarele:

1. Faceți clic pe orice celulă.

1. Faceți clic pe butonul Ștergere sau Backspace. Ca rezultat, celula va fi goală.

Puteți obține exact același rezultat folosind instrumentul „Ștergeți totul”.

Posibile erori la crearea formulelor în editorul Excel

Mai jos sunt enumerate cele mai populare greșeli făcute de utilizatori:

• Expresia folosește un număr mare de cuibări. Nu ar trebui să fie mai mult de 64 dintre ele;
• formulele indică căi către cărți externe fără calea completă;
• Parantezele de deschidere și de închidere sunt plasate incorect. Acesta este motivul pentru care în editor, în bara de formule, toate parantezele sunt evidențiate într-o culoare diferită;

• numele cărților și foilor nu sunt puse între ghilimele;
• numerele sunt folosite în format greșit. De exemplu, dacă trebuie să introduceți 2000 USD, trebuie să introduceți pur și simplu 2000 și să selectați formatul de celulă corespunzător, deoarece simbolul $ este folosit de program pentru referințe absolute;

• Argumentele funcției necesare nu sunt specificate. Rețineți că argumentele opționale sunt incluse între paranteze drepte. Totul fără ele este necesar pentru ca formula să funcționeze corect;

• Intervalele de celule sunt specificate incorect. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați operatorul „:” (coloană).

Coduri de eroare atunci când lucrați cu formule

Când lucrați cu o formulă, este posibil să vedeți următoarele opțiuni de eroare:

• #VALOARE! – această eroare indică faptul că utilizați tipul de date greșit. De exemplu, încercați să utilizați text în loc de o valoare numerică. Desigur, Excel nu va putea calcula suma dintre două fraze;
• #NUME? – o astfel de eroare înseamnă că ați greșit ortografierea numelui funcției. Sau încerci să introduci ceva care nu există. Nu poți face asta. Pe lângă asta, problema ar putea fi și altceva. Dacă sunteți sigur de numele funcției, atunci încercați să priviți formula mai îndeaproape. Poate ai uitat o paranteză. În plus, trebuie să țineți cont de faptul că fragmentele de text sunt indicate între ghilimele. Dacă toate celelalte nu reușesc, încercați să compuneți din nou expresia;
• #NUMĂR! – afișarea unui astfel de mesaj înseamnă că aveți o problemă cu argumentele sau cu rezultatul formulei. De exemplu, numărul s-a dovedit a fi prea mare sau, dimpotrivă, mic;
• #DIV/0! – această eroare înseamnă că încercați să scrieți o expresie în care apare împărțirea la zero. Excel nu poate trece peste regulile matematicii. Prin urmare, asemenea acțiuni sunt interzise și aici;
• #N / A! – editorul poate afișa acest mesaj dacă o anumită valoare nu este disponibilă. De exemplu, dacă utilizați funcțiile SEARCH, SEARCH, MATCH și Excel nu găsește fragmentul pe care îl căutați. Sau nu există date deloc și formula nu are cu ce să lucreze;
• Dacă încercați să calculați ceva și Excel scrie cuvântul #REF!, atunci argumentul funcției folosește un interval greșit de celule;
• #GOL! – această eroare apare dacă aveți o formulă inconsecventă cu intervale suprapuse. Mai exact, dacă în realitate nu există astfel de celule (care se întâmplă să fie la intersecția a două intervale). Destul de des, această eroare apare din întâmplare. Este suficient să lăsați un spațiu în argument, iar editorul îl va percepe ca pe un operator special (am vorbit despre asta mai devreme).

Când editați formula (celulele sunt evidențiate), veți vedea că nu se intersectează de fapt.

Uneori puteți vedea o mulțime de # caractere care umplu complet lățimea celulei. De fapt, aici nu există nicio eroare. Aceasta înseamnă că lucrați cu numere care nu se potrivesc într-o anumită celulă.

Pentru a vedea valoarea conținută acolo, trebuie doar să redimensionați coloana.

În plus, puteți utiliza formatarea celulelor. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați câțiva pași simpli:

1. Apelați meniul contextual. Selectați Formatare celule.

1. Specificați tipul ca „General”. Pentru a continua, utilizați butonul „OK”.

Datorită acestui lucru, editorul Excel va putea converti acest număr într-un alt format care se încadrează în această coloană.

Exemple de utilizare a formulelor

Editorul Microsoft Excel vă permite să procesați informații în orice mod convenabil pentru dvs. Există toate condițiile și oportunitățile necesare pentru aceasta. Să ne uităm la câteva exemple de formule pe categorii. Acest lucru vă va face mai ușor de înțeles.

Pentru a evalua capacitățile matematice ale Excel, trebuie să efectuați următorii pași.

1. Creați un tabel cu câteva date condiționate.

1. Pentru a calcula suma, introduceți următoarea formulă. Dacă doriți să adăugați o singură valoare, puteți utiliza operatorul de adăugare ("+").

1. Destul de ciudat, în editorul Excel nu puteți elimina folosind funcții. Pentru scădere, se folosește operatorul obișnuit „-”. În acest caz, codul va fi după cum urmează.

1. Pentru a determina cât de mult este primul număr de al doilea ca procent, trebuie să utilizați această construcție simplă. Dacă doriți să scădeți mai multe valori, va trebui să introduceți un „minus” pentru fiecare celulă.

Rețineți că simbolul procentului este plasat la sfârșit, nu la început. În plus, atunci când lucrați cu procente, nu trebuie să înmulțiți suplimentar cu 100. Acest lucru se întâmplă automat.

1. Excel poate adăuga în funcție de mai multe condiții simultan. Puteți calcula suma celulelor din prima coloană a căror valoare este mai mare de 2 și mai mică de 6. Și aceeași formulă poate fi setată pentru a doua coloană.

=SUMIFS(B3:B9,B3:B9,">2",B3:B9,"<6") =SUMIFS(C3:C9;C3:C9;">2",C3:C9,"<6")

1. De asemenea, puteți număra numărul de elemente care îndeplinesc o anumită condiție. De exemplu, lasă Excel să numere câte numere avem mai mari decât 3.

=NUMĂRĂDAC(B3:B9,">3") =NUMĂRĂDAC(C3:C9,">3")

1. Rezultatul tuturor formulelor va fi după cum urmează.

Funcții și grafice matematice

Folosind Excel, puteți calcula diverse funcții și puteți construi grafice pe baza acestora, apoi puteți efectua analize grafice. De regulă, astfel de tehnici sunt folosite în prezentări.

De exemplu, să încercăm să construim grafice pentru un exponent și o ecuație. Instrucțiunile vor fi după cum urmează:

1. Să creăm un tabel. În prima coloană vom avea numărul inițial „X”, în a doua - funcția „EXP”, în a treia - raportul specificat. Ar fi posibil să se facă o expresie pătratică, dar atunci valoarea rezultată ar dispărea practic pe fundalul exponențialului de pe grafic.

După cum am spus mai devreme, creșterea exponentului are loc mult mai rapid decât cea a ecuației cubice obișnuite.

Orice funcție sau expresie matematică poate fi reprezentată grafic în acest fel.

Tot ceea ce este descris mai sus este potrivit pentru programele moderne din 2007, 2010, 2013 și 2016. Vechiul editor Excel este semnificativ inferior în ceea ce privește capabilitățile, numărul de funcții și instrumente. Dacă deschideți ajutorul oficial de la Microsoft, veți vedea că acestea indică suplimentar în ce versiune a programului a apărut această funcție.

În toate celelalte privințe, totul arată aproape exact la fel. De exemplu, să calculăm suma mai multor celule. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

1. Furnizați câteva date pentru calcul. Faceți clic pe orice celulă. Faceți clic pe pictograma „Fx”.

1. Selectați categoria „Matematică”. Găsiți funcția „SUM” și faceți clic pe „OK”.
1. Puteți încerca să recalculați în orice alt editor. Procesul se va întâmpla exact la fel.

Concluzie

În acest tutorial, am vorbit despre tot ce ține de formule în editorul Excel, de la cele mai simple la cele foarte complexe. Fiecare secțiune a fost însoțită de exemple și explicații detaliate. Acest lucru se face pentru a se asigura că informațiile sunt accesibile chiar și pentru manechinii completi.

Dacă ceva nu merge pentru tine, înseamnă că faci o greșeală undeva. Este posibil să aveți expresii greșite sau referințe incorecte pentru celule. Principalul lucru este să înțelegeți că totul trebuie condus cu mare atenție și atenție. În plus, toate funcțiile nu sunt în engleză, ci în rusă.

În plus, este important să ne amintim că formulele trebuie să înceapă cu simbolul „=” (egal). Mulți utilizatori începători uită de acest lucru.

Fișier cu exemple

Pentru a vă facilita înțelegerea formulelor descrise anterior, am pregătit un fișier demonstrativ special în care au fost compilate toate exemplele de mai sus. Puteți face acest lucru de pe site-ul nostru complet gratuit. Dacă în timpul antrenamentului folosești un tabel gata făcut cu formule bazate pe datele completate, vei obține rezultate mult mai rapid.

Instrucțiuni video

Dacă descrierea noastră nu v-a ajutat, încercați să vizionați videoclipul atașat mai jos, care explică mai detaliat punctele principale. S-ar putea să faci totul bine, dar îți lipsește ceva. Cu ajutorul acestui videoclip ar trebui să înțelegeți toate problemele. Sperăm că astfel de lecții v-au ajutat. Verificați-ne mai des.

Gruparea datelor

Când pregătiți un catalog de produse cu prețuri, ar fi o idee bună să vă faceți griji cu privire la ușurința sa de utilizare. Un număr mare de poziții pe o singură foaie vă obligă să utilizați o căutare, dar ce se întâmplă dacă utilizatorul doar face o selecție și nu are idee despre nume? În cataloagele de pe Internet, problema este rezolvată prin crearea unor grupuri de produse. Deci, de ce nu faceți același lucru într-un registru de lucru Excel?

Organizarea unui grup este destul de simplă. Selectați mai multe linii și faceți clic pe butonul grup pe filă Date(vezi fig. 1).

Figura 1 – Butonul Grup

Apoi specificați tipul de grupare - linie cu linie(vezi fig. 2).

Figura 2 – Selectarea unui tip de grupare

Drept urmare, obținem... nu ceea ce ne trebuie. Liniile de produse au fost combinate într-un grup indicat mai jos (vezi Fig. 3). În directoare, titlul este de obicei primul, iar apoi conținutul.

Figura 3 – Gruparea rândurilor „în jos”

Aceasta nu este deloc o eroare de program. Din câte se pare, dezvoltatorii au considerat că gruparea rândurilor se realizează în principal de către întocmitorii situațiilor financiare, unde rezultatul final este afișat la sfârșitul blocului.

Pentru a grupa rândurile „în sus”, trebuie să modificați o setare. Pe fila Date faceți clic pe săgeata mică din colțul din dreapta jos al secțiunii Structura(vezi Fig. 4).

Figura 4 – Butonul responsabil pentru afișarea ferestrei de setări a structurii

În fereastra de setări care se deschide, debifați elementul Totaluri în rândurile de sub date(vezi Fig. 5) și apăsați butonul Bine.

Figura 5 – Fereastra de setări de structură

Toate grupurile pe care le-ați creat se vor schimba automat în tipul „de sus”. Desigur, parametrul setat va afecta, de asemenea, comportamentul suplimentar al programului. Cu toate acestea, va trebui să debifați această casetă toata lumea o foaie nouă și fiecare registru de lucru Excel nou, pentru că Dezvoltatorii nu au prevăzut o setare „globală” a tipului de grupare. De asemenea, nu puteți utiliza diferite tipuri de grupuri în cadrul aceleiași pagini.

Odată ce v-ați clasificat produsele, puteți organiza categoriile în secțiuni mai mari. Există până la nouă niveluri de grupare în total.

Inconvenientul atunci când utilizați această funcție este că trebuie să apăsați un buton Bineîn fereastra pop-up și nu va fi posibil să colectați intervale necorelate dintr-o singură mișcare.

Figura 6 – Structura de directoare pe mai multe niveluri în Excel

Acum puteți deschide și închide părți ale catalogului făcând clic pe plusurile și minusurile din coloana din stânga (vezi Figura 6). Pentru a extinde întregul nivel, faceți clic pe unul dintre numerele din partea de sus.

Pentru a muta rândurile la un nivel superior al ierarhiei, utilizați butonul Degrupați file Date. Puteți scăpa complet de grupare folosind elementul de meniu Ștergeți structura(vezi Fig. 7). Atenție, este imposibil să anulați acțiunea!

Figura 7 – Degruparea rândurilor

Înghețați zonele foii

Destul de des atunci când lucrați cu tabele Excel, devine necesară înghețarea unor zone ale foii. Pot exista, de exemplu, titluri de rând/coloană, sigla unei companii sau alte informații.

Dacă înghețați primul rând sau prima coloană, atunci totul este foarte simplu. Deschide fila Vedereși în meniul drop-down Pentru a fixa zone selectați articolele în consecință Înghețați rândul de sus sau Înghețați prima coloană(vezi Fig. 8). Cu toate acestea, nu va fi posibil să „înghețați” atât un rând, cât și o coloană în același timp.

Figura 8 – Înghețați un rând sau o coloană

Pentru a anula fixarea, selectați elementul din același meniu Deblocați zone(articolul înlocuiește linia Pentru a fixa zone, dacă „înghețarea” este aplicată pe pagină).

Dar fixarea mai multor rânduri sau a unei zone de rânduri și coloane nu este atât de transparentă. Selectați trei rânduri, faceți clic pe element Pentru a fixa zone, și... Excel „îngheață” doar două. De ce este asta? Un scenariu și mai rău este posibil, atunci când zonele sunt fixate într-un mod imprevizibil (de exemplu, selectați două linii, iar programul stabilește limitele după al cincisprezecelea). Dar să nu atribuim acest lucru supravegherii dezvoltatorilor, deoarece singura modalitate corectă de a utiliza această funcție arată diferit.

Trebuie să faceți clic pe celula de sub rândurile pe care doriți să le înghețați și, în consecință, în dreapta coloanelor care urmează să fie andocate și abia apoi selectați elementul Pentru a fixa zone. Exemplu: în Figura 9 celula este evidențiată B 4. Aceasta înseamnă că vor fi fixate trei rânduri și prima coloană, care vor rămâne pe loc atunci când derulați foaia atât pe orizontală, cât și pe verticală.

Figura 9 – Înghețați o zonă de rânduri și coloane

Puteți aplica o umplere de fundal zonelor înghețate pentru a indica utilizatorului că aceste celule se comportă diferit.

Rotiți foaia (înlocuind rândurile cu coloane și invers)

Imaginați-vă această situație: ați lucrat câteva ore la tastarea unui tabel în Excel și brusc v-ați dat seama că ați proiectat incorect structura - titlurile coloanelor ar fi trebuit scrise pe rânduri sau rânduri cu coloane (nu contează). Trebuie să reintroduc totul manual? Nu! Excel oferă o funcție care vă permite să „rotiți” o foaie cu 90 de grade, mutănd astfel conținutul rândurilor în coloane.

Figura 10 – Tabel sursă

Deci, avem un tabel care trebuie „rotit” (vezi Fig. 10).

1. Selectați celulele cu date. Celulele sunt selectate, nu rândurile și coloanele, altfel nimic nu va funcționa.
2. Copiați-le în clipboard folosind o comandă rapidă de la tastatură sau în orice alt mod.
3. Mutați-vă într-o foaie goală sau spațiu liber al foii curente. Notă importantă: Nu puteți lipi peste datele curente!
4. Inserarea datelor folosind o combinație de taste iar în meniul de inserare opțiuni selectați opțiunea Transpune(vezi Fig. 11). Alternativ, puteți utiliza meniul Introduce din fila Acasă(vezi Fig. 12).

Figura 11 – Inserare cu transpunere

Figura 12 – Transpunere din meniul principal

Asta e tot, masa a fost rotită (vezi Fig. 13). În acest caz, formatarea este păstrată, iar formulele sunt modificate în conformitate cu noua poziție a celulelor - nu este necesară nicio muncă de rutină.

Figura 13 – Rezultat după rotație

Afișează formule

Uneori apare o situație când nu puteți găsi formula dorită într-un număr mare de celule sau pur și simplu nu știți ce și unde să căutați. În acest caz, veți avea nevoie de capacitatea de a afișa pe o foaie nu rezultatul calculelor, ci formulele originale.

Faceți clic pe butonul Afișați formule pe filă Formule(vezi Figura 14) pentru a modifica prezentarea datelor pe foaia de lucru (vezi Figura 15).

Figura 14 – Butonul „Afișează formule”.

Figura 15 - Acum formulele sunt vizibile pe foaie, nu rezultatele calculului

Dacă întâmpinați dificultăți în navigarea adreselor celulelor afișate în bara de formule, faceți clic Celulele influente din fila Formule(vezi Fig. 14). Dependențele vor fi afișate prin săgeți (vezi Fig. 16). Pentru a utiliza această funcție, trebuie mai întâi să evidențiați unu celulă.

Figura 16 – Dependențele celulelor sunt afișate prin săgeți

Ascunde dependențele la atingerea unui buton Scoateți săgețile.

Înfășurarea liniilor în celule

Destul de des în registrele de lucru Excel există inscripții lungi care nu se încadrează în lățimea celulei (vezi Fig. 17). Puteți, desigur, să extindeți coloana, dar această opțiune nu este întotdeauna acceptabilă.

Figura 17 – Etichetele nu se potrivesc în celule

Selectați celulele cu etichete lungi și faceți clic pe butonul Încadra textul pe Acasă fila (vezi Fig. 18) pentru a merge la afișajul cu mai multe linii (vezi Fig. 19).

Figura 18 – Butonul „Wrap text”.

Figura 19 – Afișare text cu mai multe linii

Rotiți textul într-o celulă

Cu siguranță ați întâlnit o situație în care textul din celule trebuia plasat nu orizontal, ci vertical. De exemplu, pentru a eticheta un grup de rânduri sau coloane înguste. Excel 2010 include instrumente care vă permit să rotiți textul în celule.

În funcție de preferințele dvs., puteți merge în două moduri:

1. Mai întâi creați inscripția, apoi rotiți-o.
2. Ajustați rotația textului în celulă, apoi introduceți textul.

Opțiunile diferă ușor, așa că vom lua în considerare doar una dintre ele. Pentru început, am combinat șase linii într-una singură folosind butonul Combinați și puneți în centru pe Acasă fila (vezi Fig. 20) și a introdus o inscripție generală (vezi Fig. 21).

Figura 20 – Buton pentru îmbinarea celulelor

Figura 21 – Mai întâi creăm o semnătură orizontală

Figura 22 – Butonul de rotație a textului

Puteți reduce și mai mult lățimea coloanei (vezi Figura 23). Gata!

Figura 23 – Textul celulei verticale

Dacă doriți, puteți seta manual unghiul de rotație a textului. În aceeași listă (vezi Fig. 22) selectați elementul Format de aliniere a celulelor iar în fereastra care se deschide, setați un unghi și o aliniere arbitrare (vezi Fig. 24).

Figura 24 – Setarea unui unghi arbitrar de rotație a textului

Formatarea celulelor după condiție

Caracteristicile de formatare condiționată există de mult timp în Excel, dar au fost îmbunătățite semnificativ de versiunea 2010. Poate că nici nu trebuie să înțelegeți complexitatea creării regulilor, pentru că... dezvoltatorii au asigurat multe pregătiri. Să vedem cum să folosiți formatarea condiționată în Excel 2010.

Primul lucru de făcut este să selectați celulele. În continuare, pe Acasă faceți clic pe butonul de filă Formatarea condiționalăși selectați unul dintre spații libere (vezi Fig. 25). Rezultatul va fi afișat pe foaie imediat, astfel încât nu va trebui să parcurgeți opțiunile mult timp.

Figura 25 – Selectarea unui șablon de formatare condiționată

Histogramele arată destul de interesante și reflectă bine esența informațiilor despre preț - cu cât este mai mare, cu atât segmentul este mai lung.

Scale de culori și seturi de pictograme pot fi utilizate pentru a indica diferite stări, cum ar fi tranzițiile de la costuri critice la costuri acceptabile (vezi Figura 26).

Figura 26 – Scala de culori de la roșu la verde cu galben intermediar

Puteți combina histograme, scale și pictograme într-un singur interval de celule. De exemplu, histogramele și pictogramele din Figura 27 arată performanțe acceptabile și excesiv de slabe ale dispozitivului.

Figura 27 – O histogramă și un set de pictograme reflectă performanța unor dispozitive condiționate

Pentru a elimina formatarea condiționată din celule, selectați-le și selectați Formatare condiționată din meniu. Eliminați regulile din celulele selectate(vezi Fig. 28).

Figura 28 – Eliminarea regulilor de formatare condiționată

Excel 2010 folosește presetări pentru a accesa rapid capabilitățile de formatare condiționată, deoarece... Stabilirea propriilor reguli este departe de a fi evidentă pentru majoritatea oamenilor. Cu toate acestea, dacă șabloanele furnizate de dezvoltatori nu vi se potrivesc, vă puteți crea propriile reguli pentru proiectarea celulelor în funcție de diferite condiții. O descriere completă a acestei funcționalități depășește scopul acestui articol.

Folosind filtre

Filtrele vă permit să găsiți rapid informațiile de care aveți nevoie într-un tabel mare și să le prezentați într-o formă compactă. De exemplu, puteți alege lucrări de Gogol dintr-o listă lungă de cărți și procesoare Intel din lista de prețuri a unui magazin de calculatoare.

Ca majoritatea operațiunilor, un filtru necesită selectarea celulelor. Cu toate acestea, nu trebuie să selectați întregul tabel cu date; doar marcați rândurile deasupra coloanelor de date necesare. Acest lucru crește semnificativ confortul utilizării filtrelor.

Odată ce celulele sunt selectate, pe filă Acasă faceți clic pe butonul Sortare și filtrareși selectați Filtru(vezi Fig. 29).

Figura 29 – Crearea filtrelor

Celulele se vor transforma acum în liste derulante unde puteți seta opțiuni de selecție. De exemplu, căutăm toate mențiunile despre Intel în coloană Numele produsului. Pentru a face acest lucru, selectați filtrul de text Conține(vezi Fig. 30).

Figura 30 – Crearea unui filtru de text

Figura 31 – Creați un filtru după cuvânt

Cu toate acestea, este mult mai rapid să obții același efect prin introducerea cuvântului în câmp Căutare meniul contextual prezentat în Figura 30. De ce atunci apelați o fereastră suplimentară? Acest lucru este util dacă doriți să specificați mai multe condiții de selecție sau să selectați alte opțiuni de filtrare ( nu contine, începe cu..., se termină cu...).

Pentru datele numerice, sunt disponibile alte opțiuni (vezi Figura 32). De exemplu, puteți selecta cele 10 valori mai mari sau 7 cele mai mici (numărul este personalizabil).

Figura 32 – Filtre numerice

Filtrele Excel oferă capabilități destul de bogate, comparabile cu selecția cu o interogare SELECT în sistemele de gestionare a bazelor de date (DBMS).

Afișarea curbelor de informații

Curbele informaționale (infocurves) sunt o inovație în Excel 2010. Această funcție vă permite să afișați dinamica modificărilor parametrilor numerici direct într-o celulă, fără a recurge la construirea unei diagrame. Modificările numerelor vor fi afișate imediat pe micrografie.

Figura 33 – Curba de informații Excel 2010

Pentru a crea o curbă de informații, faceți clic pe unul dintre butoanele din bloc Infocurbe pe filă Introduce(vezi Figura 34) și apoi specificați intervalul de celule de trasat.

Figura 34 – Inserarea unei curbe de informații

La fel ca diagramele, curbele de informații au multe opțiuni de personalizare. Un ghid mai detaliat pentru utilizarea acestei funcționalități este descris în articol.

Concluzie

Articolul a discutat câteva caracteristici utile ale Excel 2010 care accelerează munca, îmbunătățesc aspectul tabelelor sau ușurința în utilizare. Nu contează dacă creați singur fișierul sau îl utilizați pe al altcuiva - Excel 2010 are funcții pentru toți utilizatorii.

Majoritatea utilizatorilor de sisteme informatice bazate pe Windows cu Microsoft Office instalat au întâlnit cu siguranță aplicația MS Excel. Pentru utilizatorii începători, programul provoacă unele dificultăți în stăpânire, cu toate acestea, lucrul în Excel cu formule și tabele nu este atât de dificil pe cât ar putea părea la prima vedere, dacă cunoașteți principiile de bază încorporate în aplicație.

Ce este Excel?

În esență, Excel este o mașină matematică cu drepturi depline pentru a efectua multe operații aritmetice, algebrice, trigonometrice și alte operații mai complexe, care operează pe mai multe tipuri de date de bază, nu întotdeauna legate în mod specific de matematică.

Lucrul cu tabele Excel implică utilizarea unor capacități mai largi prin combinarea calculelor, textului simplu și multimedia. Dar în forma sa originală, programul a fost creat tocmai ca un editor matematic puternic. Unii, însă, la început confundă aplicația cu un fel de calculator cu capabilități avansate. Cea mai profundă amăgire!

Lucrul în Excel cu tabele pentru începători: prima cunoaștere cu interfața

În primul rând, după deschiderea programului, utilizatorul vede fereastra principală, care conține principalele controale și instrumente pentru lucru. În versiunile ulterioare, când pornește aplicația, apare o fereastră care vă cere să creați un fișier nou, numit „Cartea 1” în mod implicit, sau să selectați un șablon pentru acțiuni ulterioare.

Lucrul cu tabelele Excel pentru începători în prima etapă a cunoașterii programului ar trebui să se reducă la crearea unui tabel gol. Să ne uităm la elementele principale deocamdată.

Câmpul principal este ocupat de tabelul în sine, care este împărțit în celule. Fiecare este numerotat, datorită coordonatelor bidimensionale - numărul rândului și denumirea literei coloanei (de exemplu, luăm Excel 2016). Această numerotare este necesară pentru ca în formula de dependență să fie posibilă identificarea clară cu exactitate a celulei de date pe care va fi efectuată operația.

În partea de sus, ca și în alte aplicații de birou, se află bara de meniu principală, iar chiar dedesubt se află setul de instrumente. Sub ea există o linie specială în care sunt introduse formule, iar puțin în stânga se vede o fereastră cu coordonatele celulei active în prezent (pe care se află dreptunghiul). În partea de jos există un panou de foaie și un glisor de mișcare orizontală, iar sub acesta există butoane pentru comutarea vizualizărilor și scalare. În partea dreaptă este o bară verticală pentru deplasarea în sus/jos de-a lungul foii.

Tipuri de bază de introducere a datelor și operații simple

La început, se presupune că un utilizator începător va stăpâni lucrul în Excel cu tabele folosind operațiuni familiare lui, de exemplu, în același editor de text Word.

Ca de obicei, puteți copia, tăia sau lipi date în tabel, puteți introduce text sau date numerice.

Dar intrarea este oarecum diferită de cea produsă în editorii de text. Faptul este că programul este configurat inițial pentru a recunoaște automat ceea ce utilizatorul scrie în celula activă. De exemplu, dacă introduceți rândul 1/2/2016, datele vor fi recunoscute ca dată, iar data simplificată - 02/01/2016 - va apărea în celulă în locul numerelor introduse. Puteți schimba formatul de afișare destul de simplu (vom aborda asta puțin mai târziu).

Același lucru este valabil și cu numerele. Puteți introduce orice date numerice, chiar și cu un număr arbitrar de zecimale, iar acestea vor fi afișate în forma în care toată lumea este obișnuită să le vadă. Dar, dacă se introduce un număr întreg, acesta va fi prezentat fără mantisă (locuri zecimale sub formă de zerouri). Puteți schimba și asta.

Dar după ce termină introducerea datelor, mulți utilizatori începători încearcă să treacă la următoarea celulă folosind săgețile de la tastatură (similar cu modul în care puteți face acest lucru în tabelele Word). Și nu funcționează. De ce? Da, doar pentru că lucrul cu tabele Excel diferă destul de mult de editorul de text Word. Tranziția poate fi realizată prin apăsarea tastei Enter sau prin plasarea dreptunghiului activ pe o altă celulă cu ajutorul clicului stâng al mouse-ului. Dacă apăsați tasta Esc după ce ați scris ceva în celula activă, intrarea va fi anulată.

Acțiuni cu foi

Lucrul cu foi nu ar trebui să creeze dificultăți la început. Pe panoul de mai jos există un buton special pentru adăugarea foilor, după ce faceți clic pe care va apărea un nou tabel cu tranziție automată la acesta și setarea unui nume („Foaie 1”, „Foaie 2”, etc.).

Făcând dublu clic, puteți activa redenumirea oricăruia dintre ele. De asemenea, puteți utiliza meniul cu clic dreapta pentru a afișa un meniu suplimentar care are mai multe comenzi de bază.

Formate de celule

Acum, cel mai important lucru este formatul celulei - unul dintre conceptele de bază care determină tipul de date care va fi folosit pentru a-și recunoaște conținutul. Puteți edita formatul prin meniul de clic dreapta, unde este selectată linia corespunzătoare, sau apăsând tasta F2.

Fereastra din stânga arată toate formatele disponibile, iar în dreapta arată opțiunile pentru afișarea datelor. Dacă vă uitați la exemplul de dată afișat mai sus, „Data” este selectată ca format, iar partea dreaptă este setată la aspectul dorit (de exemplu, 1 februarie 2016).

Pentru a efectua operații matematice, puteți folosi mai multe formate, dar în cel mai simplu caz vom alege numerice. În dreapta există mai multe tipuri de intrare, un indicator pentru numărul de zecimale din mantise și un câmp pentru setarea separatorului de mii. Folosind alte formate de numere (exponențial, fracționar, monetar etc.), puteți seta și parametrii doriti.

În mod implicit, recunoașterea automată a datelor este setată la formatul general. Dar când introduci text sau mai multe caractere, programul îl poate converti spontan în altceva. Prin urmare, pentru a introduce text pentru celula activă, trebuie să setați opțiunea corespunzătoare.

Lucrul în Excel cu formule (tabele): exemplu

În sfârșit, câteva cuvinte despre formule. Și mai întâi, să ne uităm la un exemplu de sumă a două numere situate în celulele A1 și A2. Aplicația are un buton de însumare automată cu câteva funcții suplimentare (calcul mediei aritmetice, maxim, minim etc.). Este suficient să setați celula activă situată în aceeași coloană de mai jos, iar atunci când selectați o sumă, aceasta va fi calculată automat. Același lucru funcționează pentru valorile situate orizontal, dar celula activă pentru cantitate trebuie setată la dreapta.

Dar puteți introduce formula manual (lucrarea cu tabele Excel implică și această posibilitate atunci când acțiunea automată nu este furnizată). Pentru aceeași sumă, ar trebui să puneți un semn egal în bara de formule și să scrieți operația sub forma A1+A2 sau SUM(A1;A2), iar dacă trebuie să specificați un interval de celule, utilizați acest formular după egal semn: (A1:A20), după care va fi Se calculează suma tuturor numerelor situate în celule de la prima până la a douăzecea inclusiv.

Construirea de grafice și diagrame

Lucrul cu tabele Excel este, de asemenea, interesant, deoarece implică utilizarea unui instrument special automat pentru construirea de grafice și diagrame de dependență pe baza intervalelor selectate.

În acest scop, pe panou există un buton special, după ce ați făcut clic pe care puteți selecta orice parametri sau vizualizarea dorită. După aceasta, diagrama sau graficul va fi afișat pe foaie ca imagine.

Legături încrucișate, import și export de date

De asemenea, programul vă permite să stabiliți legături între datele aflate pe diferite foi, să le utilizați pe fișiere de alt format sau pe obiecte situate pe servere de pe Internet și multe alte suplimente.

În plus, fișierele Excel pot fi exportate în alte formate (de exemplu, PDF), date copiate din ele etc. Dar programul în sine poate deschide fișiere create în alte aplicații (formate text, baze de date, pagini web, documente XML etc. .).

După cum puteți vedea, capacitățile editorului sunt aproape nelimitate. Și, desigur, pur și simplu nu este suficient timp pentru a le descrie pe toate. Aici sunt date doar elementele de bază, dar utilizatorul interesat va trebui să citească informațiile de fundal pentru a stăpâni programul la cel mai înalt nivel.

Oricine folosește un computer în munca de zi cu zi a întâlnit, într-un fel sau altul, aplicația de birou Excel, care face parte din pachetul standard Microsoft Office. Este disponibil în orice versiune a pachetului. Și destul de des, atunci când încep să se familiarizeze cu programul, mulți utilizatori se întreabă dacă pot folosi Excel pe cont propriu?

Ce este Excel?

Mai întâi, să definim ce este Excel și pentru ce este necesară această aplicație. Mulți oameni au auzit probabil că programul este un editor de foi de calcul, dar principiile funcționării sale sunt fundamental diferite de aceleași tabele create în Word.

Dacă în Word un tabel este mai mult un element în care este afișat un text sau un tabel, atunci o foaie cu un tabel Excel este, de fapt, o mașină matematică unificată care este capabilă să efectueze o mare varietate de calcule pe baza unor tipuri de date specificate. şi formule prin care cutare sau cutare operaţie matematică sau algebrică.

Cum să înveți să lucrezi în Excel pe cont propriu și este posibil să o faci?

După cum a spus eroina filmului „Office Romance”, poți învăța un iepure să fumeze. În principiu, nimic nu este imposibil. Să încercăm să înțelegem principiile de bază ale funcționării aplicației și să ne concentrăm pe înțelegerea principalelor sale capacități.

Desigur, recenziile de la oameni care înțeleg specificul aplicației spun că puteți, să zicem, să descărcați un tutorial despre cum să lucrați în Excel, totuși, așa cum arată practica, și mai ales comentariile utilizatorilor începători, astfel de materiale sunt foarte des prezentate. într-o formă prea abstrusă și poate fi destul de dificil de înțeles.

Se pare că cea mai bună opțiune de antrenament ar fi să studiezi capacitățile de bază ale programului și apoi să le aplici, ca să spunem așa, „prin exploatare științifică”. Este de la sine înțeles că mai întâi trebuie să luați în considerare elementele funcționale de bază ale Microsoft Excel (lecțiile programului indică exact acest lucru) pentru a obține o imagine completă a principiilor de funcționare.

Elemente cheie la care trebuie să acordați atenție

Primul lucru pe care utilizatorul îl acordă atenție atunci când lansează aplicația este o foaie sub formă de tabel, în care se află celule, numerotate în moduri diferite, în funcție de versiunea aplicației în sine. În versiunile anterioare, coloanele erau desemnate prin litere, iar rândurile prin numere și cifre. În alte versiuni, toate marcajele sunt prezentate exclusiv în formă digitală.

Pentru ce este? Da, doar astfel încât să fie întotdeauna posibil să se determine numărul celulei pentru specificarea unei anumite operații de calcul, similar modului în care sunt specificate coordonatele într-un sistem bidimensional pentru un punct. Mai târziu va fi clar cum să lucrezi cu ei.

O altă componentă importantă este bara de formule - un câmp special cu o pictogramă „f x” în stânga. Aici sunt specificate toate operațiunile. În același timp, operațiile matematice în sine sunt desemnate exact în același mod cum este obișnuit în clasificarea internațională (semn egal „=”, înmulțire „*” împărțire „/”, etc.). Mărimile trigonometrice corespund și notațiilor internaționale (sin, cos, tg etc.). Dar acesta este cel mai simplu lucru. Operațiile mai complexe vor trebui stăpânite cu ajutorul sistemului de ajutor sau a exemplelor specifice, deoarece unele formule pot părea destul de specifice (exponențial, logaritmic, tensor, matrice etc.).

În partea de sus, ca și în alte programe de birou, se află panoul principal și secțiunile meniului principal cu elementele principale de operare și butoanele de acces rapid la o anumită funcție.

și operații simple cu ele

Luarea în considerare a întrebării este imposibilă fără o înțelegere cheie a tipurilor de date introduse în celulele tabelului. Să remarcăm imediat că, după introducerea unor informații, puteți apăsa butonul Enter, tasta Esc sau pur și simplu mutați dreptunghiul din celula dorită în alta - datele vor fi salvate. Editarea unei celule se face făcând dublu clic sau apăsând tasta F2, iar la finalizarea introducerii datelor, salvarea are loc doar prin apăsarea tastei Enter.

Acum câteva cuvinte despre ce poate fi introdus în fiecare celulă. Meniul de format este apelat făcând clic dreapta pe celula activă. În stânga există o coloană specială care indică tipul de date (general, numeric, text, procent, dată etc.). Dacă este selectat formatul general, programul, aproximativ vorbind, determină el însuși cum arată exact valoarea introdusă (de exemplu, dacă introduceți 01/01/16, data de 1 ianuarie 2016 va fi recunoscută).

Când introduceți un număr, puteți utiliza și o indicație a numărului de zecimale (în mod implicit, este afișat un caracter, deși la introducerea a două, programul rotunjește pur și simplu valoarea vizibilă, deși valoarea adevărată nu se modifică).

Când utilizați, să zicem, un tip de date text, orice tip de utilizator va fi afișat exact așa cum a fost introdus pe tastatură, fără modificare.

Iată ce este interesant: dacă treci cu cursorul peste celula selectată, în colțul din dreapta jos va apărea o cruce, trăgând-o în timp ce ții apăsat butonul stâng al mouse-ului, poți copia datele în celulele care urmează celei dorite în ordine. Dar datele se vor schimba. Dacă luăm același exemplu de dată, următoarea valoare ar fi 2 ianuarie și așa mai departe. Acest tip de copiere poate fi util atunci când se specifică aceeași formulă pentru celule diferite (uneori chiar și cu calcule încrucișate).

Când vine vorba de formule, pentru cele mai simple operații puteți folosi o abordare în două direcții. De exemplu, pentru suma celulelor A1 și B1, care trebuie calculată în celula C1, trebuie să plasați dreptunghiul în câmpul C1 și să specificați calculul folosind formula „=A1+B1”. O puteți face diferit prin setarea egalității „=SUM(A1:B1)” (această metodă este mai folosită pentru goluri mari între celule, deși puteți utiliza funcția de sumă automată, precum și versiunea în limba engleză a comenzii SUM) .

Program Excel: cum se lucrează cu foi Excel

Când lucrați cu foi, puteți efectua multe acțiuni: adăugați foi, schimbați numele acestora, ștergeți cele inutile etc. Dar cel mai important lucru este că orice celule situate pe foi diferite pot fi interconectate prin anumite formule (mai ales atunci când sunt introduse cantități mari de informații de diferite tipuri).

Cum să înveți să lucrezi în Excel pe cont propriu în ceea ce privește utilizarea și calculele? Nu este atât de simplu aici. După cum arată recenziile utilizatorilor care au stăpânit acest editor de foi de calcul, va fi destul de dificil să faci acest lucru fără ajutor extern. Ar trebui să citiți cel puțin sistemul de ajutor al programului în sine. Cel mai simplu mod este să introduceți celule în aceeași formulă selectându-le (acest lucru se poate face atât pe o singură foaie, cât și pe altele diferite. Din nou, dacă introduceți suma mai multor câmpuri, puteți scrie „=SUM”, apoi pur și simplu selectați unul câte unul în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl celulele necesare. Dar acesta este cel mai primitiv exemplu.

Caracteristici suplimentare

Dar în program nu puteți crea numai tabele cu diferite tipuri de date. Pe baza acestora, în câteva secunde puteți construi tot felul de grafice și diagrame specificând fie un interval selectat de celule pentru construcția automată, fie specificând-o manual la intrarea în meniul corespunzător.

În plus, programul are capacitatea de a folosi suplimente speciale și scripturi executabile bazate pe Visual Basic. Puteți insera orice obiecte sub formă de grafică, video, audio sau orice altceva. În general, există suficiente oportunități. Și aici este atinsă doar o mică parte din tot ceea ce este capabil acest program unic.

Ce pot să spun, cu abordarea corectă, poate calcula matrice, poate rezolva tot felul de ecuații de orice complexitate, poate găsi, crea baze de date și le poate conecta cu alte aplicații precum Microsoft Access și multe altele - pur și simplu nu le poți enumera pe toate.

Concluzie

Acum, probabil că este deja clar că întrebarea cum să înveți să lucrezi singur în Excel nu este atât de ușor de luat în considerare. Desigur, dacă stăpânești principiile de bază ale lucrului în editor, setarea celor mai simple operațiuni nu va fi dificilă. Recenziile utilizatorilor indică faptul că puteți afla acest lucru în maximum o săptămână. Dar dacă trebuie să utilizați calcule mai complexe și, cu atât mai mult, să lucrați cu referire la baze de date, indiferent cât de mult și-ar dori cineva, pur și simplu nu vă puteți lipsi de literatură sau cursuri speciale. Mai mult decât atât, este foarte probabil că va trebui chiar să-ți îmbunătățești cunoștințele de algebră și geometrie de la cursul școlar. Fără aceasta, nici măcar nu poți visa să folosești pe deplin editorul de foi de calcul.

În a doua parte a seriei Excel 2010 pentru începători, veți învăța cum să legați celulele tabelului cu formule matematice, să adăugați rânduri și coloane într-un tabel gata făcut, să aflați despre funcția de completare automată și multe altele.

Introducere

În prima parte a seriei „Excel 2010 pentru începători”, ne-am familiarizat cu elementele de bază ale Excel, învățând cum să creați tabele obișnuite în acesta. Strict vorbind, aceasta este o chestiune simplă și, desigur, capacitățile acestui program sunt mult mai largi.

Principalul avantaj al foilor de calcul este că celulele de date individuale pot fi legate între ele prin formule matematice. Adică dacă valoarea uneia dintre celulele interconectate se modifică, datele celorlalte vor fi recalculate automat.

În această parte, ne vom da seama ce beneficii pot aduce astfel de oportunități folosind exemplul tabelului de cheltuieli bugetare pe care l-am creat deja, pentru care va trebui să învățăm cum să creăm formule simple. De asemenea, ne vom familiariza cu funcția de completare automată a celulelor și vom afla cum puteți introduce rânduri și coloane suplimentare în tabel, precum și cum puteți îmbina celulele în acesta.

Efectuați operații aritmetice de bază

Pe lângă crearea tabelelor obișnuite, Excel poate fi folosit pentru a efectua operații aritmetice în ele, cum ar fi adunarea, scăderea, înmulțirea și împărțirea.

Pentru a efectua calcule în orice celulă de tabel, trebuie să creați în interiorul acesteia cel mai simplu formulă, care trebuie să înceapă întotdeauna cu un semn egal (=). Pentru a specifica operații matematice într-o formulă, se folosesc operatori aritmetici obișnuiți:

De exemplu, să ne imaginăm că trebuie să adăugăm două numere - „12” și „7”. Plasați cursorul mouse-ului în orice celulă și tastați următoarea expresie: „=12+7”. Când ați terminat de introdus, apăsați tasta „Enter” și celula va afișa rezultatul calculului - „19”.

Pentru a afla ce conține de fapt o celulă - o formulă sau un număr - trebuie să o selectați și să priviți bara de formule - zona situată imediat deasupra numelor coloanelor. În cazul nostru, afișează doar formula pe care tocmai am introdus-o.

După ce ați efectuat toate operațiunile, acordați atenție rezultatului împărțirii numerelor 12 la 7, care nu este un număr întreg (1,714286) și conține destul de multe cifre după virgulă zecimală. În cele mai multe cazuri, o astfel de precizie nu este necesară, iar numere atât de lungi vor aglomera masa.

Pentru a remedia acest lucru, selectați celula cu numărul pentru care doriți să schimbați numărul de zecimale după virgulă zecimală și pe fila Acasă in grup Număr alege echipa Reduceți adâncimea de biți. Fiecare clic pe acest buton elimină un caracter.

În stânga echipei Reduceți adâncimea de biți Există un buton care efectuează operația opusă - crește numărul de zecimale pentru a afișa valori mai precise.

Întocmirea formulelor

Acum să revenim la tabelul de buget pe care l-am creat în prima parte a acestei serii.

În acest moment, înregistrează cheltuielile personale lunare pentru anumite articole. De exemplu, puteți afla cât s-a cheltuit pentru alimente în februarie sau pentru întreținerea mașinii în martie. Dar cheltuielile lunare totale nu sunt indicate aici, deși acești indicatori sunt cei mai importanți pentru mulți. Să corectăm această situație adăugând rândul „Cheltuieli lunare” din partea de jos a tabelului și să calculăm valorile acesteia.

Pentru a calcula cheltuiala totală pentru ianuarie în celula B7, puteți scrie următoarea expresie: „=18250+5100+6250+2500+3300” și apăsați Enter, după care veți vedea rezultatul calculului. Acesta este un exemplu de utilizare a unei formule simple, a cărei compilare nu este diferită de calculele pe un calculator. Cu excepția cazului în care semnul egal este plasat la începutul expresiei și nu la sfârșit.

Acum imaginați-vă că ați făcut o greșeală când ați indicat valorile unuia sau mai multor articole de cheltuieli. În acest caz, va trebui să ajustați nu numai datele din celulele care indică cheltuieli, ci și formula de calcul a cheltuielilor totale. Desigur, acest lucru este foarte incomod și, prin urmare, în Excel, atunci când se creează formule, nu se folosesc adesea valori numerice specifice, dar adresele și intervalele de celule.

Având în vedere acest lucru, haideți să ne schimbăm formula pentru calcularea cheltuielilor lunare totale.

În celula B7, introduceți un semn egal (=) și... În loc să introduceți manual valoarea celulei B2, faceți clic stânga pe ea. După aceasta, în jurul celulei va apărea un cadru de evidențiere punctat, ceea ce indică faptul că valoarea sa este inclusă în formulă. Acum introduceți semnul „+” și faceți clic pe celula B3. Apoi, procedați la fel cu celulele B4, B5 și B6, apoi apăsați tasta ENTER, după care va apărea aceeași valoare a sumei ca în primul caz.

Selectați din nou celula B7 și uitați-vă la bara de formule. Se poate observa că în loc de numere - valori de celule, formula conține adresele acestora. Acesta este un punct foarte important, deoarece tocmai am construit o formulă nu din numere specifice, ci din valorile celulelor care se pot schimba în timp. De exemplu, dacă acum modificați suma cheltuielilor pentru achiziționarea lucrurilor în ianuarie, atunci întreaga cheltuială totală lunară va fi recalculată automat. Incearca.

Acum să presupunem că trebuie să însumați nu cinci valori, ca în exemplul nostru, ci o sută sau două sute. După cum înțelegeți, utilizarea metodei de mai sus de a construi formule în acest caz este foarte incomod. În acest caz, este mai bine să utilizați butonul special „Suma automată”, care vă permite să calculați suma mai multor celule într-o coloană sau rând. În Excel, puteți calcula nu numai sumele coloanelor, ci și rândurile, așa că îl folosim pentru a calcula, de exemplu, cheltuielile totale cu alimente pentru șase luni.

Plasați cursorul pe o celulă goală din partea liniei dorite (în cazul nostru este H2). Apoi faceți clic pe butonul Sumă pe marcaj Acasă in grup Editare. Acum, să ne întoarcem la masă și să vedem ce s-a întâmplat.

În celula pe care am selectat-o, apare o formulă cu un interval de celule ale căror valori trebuie să fie însumate. În același timp, a apărut din nou cadrul de evidențiere punctat. Numai că de această dată încadrează nu doar o celulă, ci întregul interval de celule, a căror sumă trebuie calculată.

Acum să ne uităm la formula în sine. Ca și înainte, semnul egal este primul, dar de data aceasta este urmat de funcţie„SUM” este o formulă predefinită care va adăuga valorile celulelor specificate. Imediat după funcție există paranteze situate în jurul adreselor celulelor ale căror valori trebuie să fie însumate, numite argumentul formulei. Vă rugăm să rețineți că formula nu indică toate adresele celulelor care se însumează, ci doar primele și ultimele. Colonul dintre ele indică faptul că gamă celule de la B2 la G2.

După ce apăsați Enter, rezultatul va apărea în celula selectată, dar asta este tot ce poate face butonul Sumă nu se termina. Faceți clic pe săgeata de lângă ea și se va deschide o listă care conține funcții pentru calcularea valorilor medii (Medie), numărul de date introduse (Număr), valorile maxime (Maximum) și minime (Minim).

Așadar, în tabelul nostru am calculat cheltuielile totale pentru ianuarie și cheltuielile totale cu alimente pentru șase luni. În același timp, au făcut acest lucru în două moduri diferite - mai întâi folosind adresele celulelor din formulă și apoi folosind funcții și intervale. Acum, este timpul să finalizați calculele pentru celulele rămase, calculând costurile totale pentru lunile rămase și elementele de cheltuieli.

Completare automată

Pentru a calcula sumele rămase, vom folosi o caracteristică remarcabilă a Excel, care este capacitatea de a automatiza procesul de umplere a celulelor cu date sistematice.

Uneori, în Excel, trebuie să introduceți date similare de același tip într-o anumită secvență, de exemplu, zile ale săptămânii, date sau numere de rând. Vă amintiți că în prima parte a acestei serii, în antetul tabelului, am introdus numele lunii în fiecare coloană separat? De fapt, a fost complet inutil să introduceți manual toată această listă, deoarece aplicația o poate face pentru dvs. în multe cazuri.

Să ștergem toate numele lunilor din antetul tabelului nostru, cu excepția primului. Acum selectați celula cu eticheta „Ianuarie” și mutați indicatorul mouse-ului în colțul din dreapta jos, astfel încât să ia forma unei cruci numite marker de umplere. Țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și trageți-l spre dreapta.

Pe ecran va apărea un sfat explicativ, care vă va spune valoarea pe care programul urmează să o introducă în celula următoare. În cazul nostru, acesta este „februarie”. Pe măsură ce mutați marcatorul în jos, acesta se va schimba în numele altor luni, ceea ce vă va ajuta să vă dați seama unde să vă opriți. Odată ce butonul este eliberat, lista se va completa automat.

Desigur, Excel nu „înțelege” întotdeauna corect cum să completeze celulele ulterioare, deoarece secvențele pot fi destul de diverse. Să ne imaginăm că trebuie să umplem o linie cu valori numerice pare: 2, 4, 6, 8 și așa mai departe. Dacă introducem numărul „2” și încercăm să mutăm marcatorul de completare automată la dreapta, se dovedește că programul oferă să inserăm din nou valoarea „2” atât în ​​celulele următoare, cât și în alte celule.

În acest caz, aplicația trebuie să ofere puțin mai multe date. Pentru a face acest lucru, în celula următoare din dreapta, introduceți numărul „4”. Acum selectați ambele celule umplute și mutați din nou cursorul în colțul din dreapta jos al zonei de selecție, astfel încât să ia forma unui marcator de selecție. Deplasând marcatorul în jos, vedem că programul a înțeles acum secvența noastră și afișează valorile necesare în sfaturi cu instrumente.

Astfel, pentru secvențele complexe, înainte de a utiliza completarea automată, trebuie să completați singur mai multe celule, astfel încât Excel să poată determina corect algoritmul general pentru calcularea valorilor acestora.

Acum să aplicăm această caracteristică utilă a programului în tabelul nostru, astfel încât să putem introduce formule manual pentru celulele rămase. Mai întâi, selectați celula cu suma deja calculată (B7).

Acum „prindeți” cursorul în colțul din dreapta jos al pătratului și trageți marcatorul la dreapta către celula G7. După ce eliberați cheia, aplicația în sine va copia formula în celulele marcate, schimbând în același timp automat adresele celulelor conținute în expresie, înlocuind valorile corecte.

Mai mult, dacă markerul este mutat la dreapta, ca în cazul nostru, sau în jos, atunci celulele vor fi completate în ordine crescătoare, iar la stânga sau în sus - în ordine descrescătoare.

Există, de asemenea, o modalitate de a umple un rând folosind bandă. Să-l folosim pentru a calcula sumele costurilor pentru toate articolele de cheltuieli (coloana H).

Selectăm intervalul care trebuie completat, începând de la celula cu datele deja introduse. Apoi pe filă Acasă in grup Editare apasa butonul Completatiși selectați direcția de umplere.

Adăugați rânduri, coloane și îmbinați celule

Pentru a obține mai multă practică în scrierea formulelor, să ne extindem tabelul și, în același timp, să învățăm câteva operațiuni de formatare de bază. De exemplu, să adăugăm elemente de venit la partea de cheltuieli și apoi să calculăm posibilele economii bugetare.

Să presupunem că partea de venituri a tabelului va fi situată deasupra părții de cheltuieli. Pentru a face acest lucru va trebui să introducem câteva rânduri suplimentare. Ca întotdeauna, acest lucru se poate face în două moduri: folosind comenzi de pe panglică sau din meniul contextual, care este mai rapid și mai ușor.

Faceți clic dreapta în orice celulă din al doilea rând și selectați comanda din meniul care se deschide Introduce…și apoi în fereastră - Adăugați linie.

După inserarea unui rând, acordați atenție faptului că implicit este inserat deasupra rândului selectat și are formatul (culoarea fundalului celulei, setările dimensiunii, culoarea textului etc.) al rândului situat deasupra acestuia.

Dacă trebuie să modificați formatarea implicită, imediat după lipire, faceți clic pe butonul Adăugați opțiuni pictograma care apare automat în colțul din dreapta jos al celulei selectate și selectați opțiunea dorită.

Folosind o metodă similară, puteți insera coloane în tabel care vor fi plasate în stânga celui selectat și a celulelor individuale.

Apropo, dacă un rând sau o coloană ajunge în locul greșit după inserare, o puteți șterge cu ușurință. Faceți clic dreapta pe orice celulă care aparține obiectului de șters și selectați comanda din meniul care se deschide Șterge. În cele din urmă, indicați exact ce doriți să ștergeți: un rând, o coloană sau o celulă individuală.

Pe panglică, puteți folosi butonul pentru a adăuga operațiuni Introduce situat în grup Celulele pe marcaj Acasăși pentru a șterge comanda cu același nume din același grup.

În cazul nostru, trebuie să inserăm cinci rânduri noi în partea de sus a tabelului imediat după antet. Pentru a face acest lucru, puteți repeta operația de adăugare de mai multe ori sau, după ce ați finalizat-o o dată, puteți utiliza tasta „F4”, care repetă cea mai recentă operație.

Ca rezultat, după ce inserăm cinci rânduri orizontale în partea de sus a tabelului, îl aducem la următoarea formă:

Am lăsat rândurile albe neformatate din tabel intenționat pentru a separa veniturile, cheltuielile și părțile totale una de cealaltă, scriind titluri adecvate în ele. Dar înainte de a face asta, vom învăța încă o operație în Excel - fuzionarea celulelor.

Când sunt combinate mai multe celule adiacente, se formează una, care poate ocupa mai multe coloane sau rânduri simultan. În acest caz, numele celulei îmbinate devine adresa celulei superioare a intervalului îmbinat. În orice moment, puteți împărți din nou o celulă îmbinată, dar nu puteți împărți o celulă care nu a fost niciodată îmbinată.

La îmbinarea celulelor, sunt salvate doar datele din stânga sus, dar datele din toate celelalte celule îmbinate vor fi șterse. Amintiți-vă acest lucru și faceți mai întâi fuziunea și abia apoi introduceți informațiile.

Să revenim la masa noastră. Pentru a scrie titluri în linii albe, avem nevoie de o singură celulă, în timp ce acum sunt formate din opt. Să reparăm asta. Selectați toate cele opt celule din al doilea rând al tabelului și din filă Acasă in grup Aliniere faceți clic pe butonul Combinați și puneți în centru.

După executarea comenzii, toate celulele selectate din rând vor fi combinate într-o singură celulă mare.

Lângă butonul de îmbinare există o săgeată, făcând clic pe care va apărea un meniu cu comenzi suplimentare care vă permit: să îmbinați celulele fără aliniere centrală, să îmbinați grupuri întregi de celule pe orizontală și pe verticală și, de asemenea, să anulați îmbinarea.

După adăugarea anteturilor, precum și completarea rândurilor: salariu, bonusuri și venit lunar, tabelul nostru a început să arate astfel:

Concluzie

În concluzie, să calculăm ultima linie a tabelului nostru, folosind cunoștințele acumulate în acest articol, ale căror valori ale celulei vor fi calculate folosind următoarea formulă. În prima lună, soldul va fi diferența normală dintre veniturile primite pe lună și totalul cheltuielilor din aceasta. Dar în a doua lună vom adăuga soldul primei la această diferență, deoarece calculăm economii. Calculele pentru lunile următoare vor fi efectuate conform aceleiași scheme - economiile pentru perioada anterioară vor fi adăugate la soldul lunar curent.

Acum să traducem aceste calcule în formule pe care Excel le poate înțelege. Pentru ianuarie (celula B14) formula este foarte simplă și va arăta astfel: „=B5-B12”. Dar pentru celula C14 (februarie), expresia poate fi scrisă în două moduri diferite: „=(B5-B12)+(C5-C12)” sau „=B14+C5-C12”. În primul caz, calculăm din nou soldul lunii precedente și apoi adăugăm soldul lunii curente la acesta, iar în al doilea, rezultatul deja calculat pentru luna anterioară este inclus în formulă. Desigur, folosirea celei de-a doua opțiuni pentru a construi formula în cazul nostru este mult de preferat. La urma urmei, dacă urmați logica primei opțiuni, atunci în expresia pentru calculul din martie vor exista deja 6 adrese de celule, în aprilie - 8, în mai - 10 și așa mai departe, iar atunci când utilizați a doua opțiune acolo vor fi mereu trei dintre ei.

Pentru a umple celulele rămase de la D14 la G14, vom folosi capacitatea de a le umple automat, la fel cum am făcut în cazul sumelor.

Apropo, pentru a verifica valoarea economiilor finale pentru luna iunie, situate în celula G14, în celula H14 puteți afișa diferența dintre suma totală a veniturilor lunare (H5) și cheltuielile lunare (H12). După cum înțelegeți, ar trebui să fie egale.

După cum se poate observa din ultimele calcule, în formule puteți utiliza nu numai adresele celulelor adiacente, ci și oricare altele, indiferent de locația lor în document sau de aparținând unui anumit tabel. Mai mult, aveți dreptul de a lega celule situate pe diferite foi ale documentului și chiar în diferite cărți, dar despre asta vom vorbi în următoarea publicație.

Și iată tabelul nostru final cu calculele efectuate:

Acum, dacă doriți, puteți continua să completați singur, inserând atât articole suplimentare de cheltuieli sau venituri (rânduri), cât și adăugând luni noi (coloane).

În următorul articol vom vorbi mai detaliat despre funcții, vom înțelege conceptul de legături relative și absolute, asigurați-vă că stăpânim mai multe elemente utile de editare a tabelelor și multe altele.