Dow otomatik sistemler. Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu için yazılım sistemleri Yönetim bilgisi kaynakları

Günümüzde belgelerle çalışmak için teknolojik süreçlerin otomasyon düzeyi, belge yönetimi desteğinin (DOW) iyileştirilmesi için öncelikli alanlarla ilişkili önemli bir değerlendirme kriteri görevi görmektedir. Bir kuruluşta ve kısa vadede - kurumsal bir belge yönetim sistemi - otomatik teknolojinin varlığı veya yokluğu, işin kalitesini ve verimliliğini değerlendirmeyi mümkün kılan resmi bir gösterge olarak kabul edilebilir.

İş akışı otomasyonunun ihtiyaçları ve yeni bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler, yazılım pazarındaki tekliflerde sürekli bir artışa yol açmaktadır. Artık piyasada, yalnızca geleneksel kayıt, yürütme denetimi ve belge arama işlevlerini yerine getirme değil, aynı zamanda çeşitli belge yönetimi işlevleri sağlama ve elektronik belge yönetimi öğelerini kullanma becerisini sağlayan yazılım ürünleri bulunmaktadır. Ofis işlerinde belirli işlemleri gerçekleştirirken (örneğin, belgelerin yürütülmesini kaydederken ve kontrol ederken) işçilik maliyetlerini en aza indirmeyi amaçlayan geçen yüzyılın 80'lerinde tanıtılan sistemlerin aksine, modern araçlar için otomatik bir sistem oluşturmanıza olanak tanır. kurum genelinde belgelerle çalışma. veya işletmeler.

Şu anda, geliştiriciler yalnızca ısmarlama geliştirmeler değil, aynı zamanda "kutulu" seçenekler, yani iş akışı otomasyonu için tipik ihtiyaçları dikkate alan çoğaltılmış geliştirmeler de sunmaktadır. Buna göre, iş akışı otomasyonu için bir yazılım ürünü seçimi, çeşitli sektörlerdeki birçok kuruluş için acil bir görev haline geliyor.

UDOiV'de ofis süreçlerini otomatik hale getirmek için, sistemin temel gereksinimlerinin kurum özellikleri dikkate alınarak oluşturulması ve mevcut sistemlerden aşağıdaki gereksinimleri karşılayacak olanın belirlenmesi gerekmektedir.

Her şeyden önce, otomatik bir belge yönetim sistemi (ADMS), belge yönetimi desteğinin tüm görevlerini eksiksiz olarak yerine getirmelidir: belgelerin hazırlanması, kaydı, yürütme kontrolü, belgelerin aranması, saklanması ve bir dizi belge üzerinde referans çalışması. Sistem, tek tip metodolojik ilkeler, yazılım, donanım ve teknolojik çözümler üzerine ve mevcut organizasyonel ve yasal koşullar çerçevesinde iç mevzuat, devlet standartları, talimatlar ve gereksinimler şeklinde oluşturulmalıdır. ASUD, birikmiş bilgi kaynağının tam kullanımını (entegrasyonunu) sağlamalı ve tek bir bilgi girişi ve bunun hem belgesel olarak hem de fiili olarak çoklu kullanımı ilkesini uygulamalıdır. Sistem ayrıca, bilgilerin yetkisiz erişime karşı gerekli düzeyde korunmasını sağlayarak, kuruluş içindeki belgelerin hareket yollarının seçilmesine de yardımcı olmalıdır.

Bu nedenle, UDO ve V için kurumsal bir iş akışı otomasyon sistemi, aşağıdaki işlevsel ve sistem-teknik gereksinimleri karşılamalıdır.

A. İşlevsel gereksinimler

Önerilen teknolojinin devlet düzenlemelerine ve DOW'un kurumsal standartlarına uygunluğuna odaklanarak sistemi kullanmanın kolaylığını sağlarlar.

1. Ofis işleri

Belgelerin oluşturulması (şablonların kullanımı)

Belgelerin kaydı

· Belgelerin yürütülmesini izlemek

Bilgi ve referans çalışması (kayıt kartı arayın)

・Vakaların isimlendirilmesinin sürdürülmesi

Doküman akışına ilişkin istatistiksel verilerin hazırlanması

· Kağıt ortamından otomatik bilgi girişi

2. Elektronik arşiv düzenleme

Belge arşivleme

Tam özellikli arama

Belge depolama güvenliği

Arşiv belgelerine erişim organizasyonu

3. Elektronik belge yönetimi görevlerinin sağlanması

Elektronik dijital imza (EDS) teknolojisi

Elektronik dosyalarla çalışma

· Kripto koruma araçları

Elektronik iletişim kanalları aracılığıyla alınan belgelerin kaydı

4. Belge yönetimi

Organizasyon içindeki doküman akışlarının yönetimi

· İcra için belgelerin transferi

Belgelerin hareketinin (aktarının) kontrolü

Kullanıcı eylemlerinin kontrolü

Belge yönlendirme

· Belgelerin koordinasyonu

Kayıt kartlarına ve belge dosyalarına erişimin düzenlenmesi

5. İş süreci yönetimi

Belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın

· Uzak ofisler ve bölümlerle çalışın

· Her detayda ve her bölümde raporlamanın oluşturulması

Elektronik belge yönetim sisteminden bildirimlerin alınması

· Dizinlerle çalışın

B. Sistem ve teknik gereksinimler

Sistem ve teknik gereksinimler, değerlendirilen ürünlerin kullanılan sistem ve teknik platforma uygunluğunu dikkate almalıdır.

1. Yazılım uygulaması

· İstemci-sunucu teknolojisi

internet teknolojisi

Açık sistem standartları için destek

Uygulama geliştirme araçlarının kullanılabilirliği

Belge tarama araçlarının kullanılabilirliği

· Kullanıcı dostu arayüz

2. Sunucu bölümü için ağ işletim sistemi

Windows Sunucusu 2008

3. İstemci tarafı için ağ işletim sistemi

4. Operasyonel gereksinimler

Otomatik sistemin güvenilirliği

Sistem güvenliği

· Sistem Yönetimi

Aynı anda çalışan kullanıcı sayısı - 100'e kadar

5. Uyarlanabilirlik

Sistemin uygulanmasında basitlik ve kolaylık

Sistem kurulum kolaylığı

Sistem geliştirme imkanı

Bu nedenle, bir yazılım ürünü seçimi, kurumsal bir iş akışı otomasyon sistemi oluşturmanın ilk adımı olarak kabul edilebilir. Sistem için açıkça tanımlanmış hedefler ve gereksinimler, bu seçimi daha dengeli ve tutarlı hale getirir. Bu, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması ve kullanıcıların onunla çalışması için en önemli ön koşulları yaratır.

DOW otomasyonunun temel kavramları Dokümantasyon, dokümanların oluşturulması, yani bunların derlenmesi, yürütülmesi, onaylanması ve üretilmesidir. Büro çalışması: Bir işletmenin veya kuruluşun DOW'unu sağlamak için bir dizi önlem. Bazen okul öncesi eğitim kurumunun ofis çalışmasının ana işlevi olduğu söylenir. Belgelerle çalışmanın organizasyonu - belgelerin taşınması, aranması, depolanması ve kullanılması.

DOW otomasyonunun temel kavramları Belgelerin arşiv depolamasının sistemleştirilmesi - kuruluşta oluşturulan bilgilerin depolanması için kuralların belirlenmesi, aranması ve yönetsel karar verme ve iş prosedürlerini desteklemek için kullanılması. Belge akışı - belgelerin DOW çerçevesinde hareketi. İş prosedürü - bir işletmenin veya kuruluşun faaliyetleri çerçevesinde herhangi bir sorunu veya hedefi çözmek için kuruluşların çalışanları tarafından gerçekleştirilen belirli işlemler (işler, görevler, prosedürler) dizisi. Elektronik arşiv, elektronik belgelerin arşiv depolamasının DOW çerçevesinde sistemleştirilmesi sorunlarını çözer.

DOW Belgelerinde çözülen görevler (belgelerin hazırlanması, yürütülmesi, koordinasyonu ve üretilmesi). Yönetim sürecinde belgelerle çalışmanın organizasyonu (dolaşımın sağlanması, yürütmenin kontrolü, belgelerin saklanması ve kullanılması). Belge arşivinin düzenlenmesi.

Bir müşteriye ürün satmak için basit iş prosedürü 1) Müşteri, sipariş vermek için şirketi arar; 2) sipariş müşteri veritabanına kaydedilir; 3) mallar için bir fatura düzenlenir; 4) fatura muhasebe departmanına aktarılır; 5) muhasebe departmanı, muhasebe sistemine kaydedilen mallar için para alır; 6) mallar, depo veritabanında belirtilen depodan sevk edilir; 7) mallar için bir fatura ve fatura düzenlenir; 8) mallar müşteriye gönderilir; 9) fatura ve irsaliye muhasebe departmanına iletilir.

Otomasyon sistemleri kategorileri DOW iş akışı sistemleri (iş prosedürlerinin otomasyonu); grup yazılımı sistemleri (ekip çalışması); belge yönetim sistemleri (esas olarak belgelerin kaydını, depolanmasını ve alınmasını sağlar); e-posta sistemleri (belge değişimine hizmet eder).

Rusya'daki okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon sorunları, Rus ofis işlerinin otomasyonu için bitmiş ürün eksikliği; iş prosedürlerinin otomasyonu için aktif talep eksikliği; Batılı üreticilerin ürünlerini ofis otomasyonu vb. amaçlarla konumlandırmada karışıklık.

İşletme ölçeğinin büyümesiyle ortaya çıkan sorunlar Yönetim, neler olduğuna dair bütünsel bir resmi kaybeder. Birbirlerinin faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olmayan yapısal bölümler, faaliyetlerini koordineli bir şekilde yürütmeyi bırakır. Kaçınılmaz olarak, müşteri hizmetlerinin kalitesi ve kuruluşun dış temasları sürdürme yeteneği düşüyor. Bunun sonucu, emek üretkenliğinde bir düşüş; kaynak eksikliği hissi var: insan, teknik, iletişim vb.

İşletme ölçeğinin büyümesiyle ortaya çıkan sorunlar Personeli genişletmeli, yeni işyerleri, tesisler, iletişim ve çalışanların eğitimine yönelik donanıma yatırım yapmalıyız. İmalat işletmeleri için, personeldeki artış, üretim teknolojisinde ek yatırım gerektirecek bir değişiklik gerektirebilir. Gereksiz personel büyümesi, düşen verimlilik, üretime yatırım yapma ihtiyacı durumunda, işletme sermayesini artırma ihtiyacı vardır, bu da yeni kredilere yol açabilir ve planlanan kârı azaltabilir.

DOW organizasyonunu iyileştirmeye yönelik görevler İşletmenin belgesel desteği (DOW) için bir mekanizma oluşturarak belgesel bilgilerin hazırlanması ve işlenmesi ile ilgili tüm çalışmaları iyileştirmek. Doğru ürün seçimi de dahil olmak üzere doğru otomasyon stratejisini seçmek.

Kağıt iş akışı muhasebesinde personel kayıtlarının tutulması ve bir kişisel dosyaya dahil edilen birincil belgelerin saklanması için işlem grupları; personel için emirlerin oluşturulması, uygulanması ve saklanması; istatistiksel ve diğer raporların hazırlanması ve sunulması; ana faaliyet için siparişlerin kopyalarının depolanması.

Personel kayıtlarının entegrasyonunun ve iletilen verilerin EDMS Korumasının olumlu etkileri. Büyük miktarlarda kağıt belge girmek için SADD mekanizmalarında niteliksel olarak çalışıldı. Personel memurunun mevcut çalışması için, ana faaliyet için bireysel siparişlerin kopyalarını zamanında almak gerekir. SADD, personel memuruna gerekli tüm siparişlerin kopyalarını zamanında ve uygun bir zamanda sağlayacaktır.

Rus ofis otomasyon endüstrisi için beklentiler Kesinlikle tüm kuruluşlar ve çok sayıda kişi belgelerle çalışır. Otomasyondan bahsetmiyor olsak bile, hemen hemen her kuruluş ofis çalışmasında sorunlarla karşı karşıyadır: belgeler kaybolur, kontrol edilmez, yürütülmez vb. Kayıt tutmayı geliştirerek, işletmeler ve kuruluşlar, yönetimlerinin kalitesini iyileştirmek için gerçek bir şans elde ederler. modern Rus ekonomisinin en acil görevlerinden biridir.

Rus ofis otomasyon endüstrisi için beklentiler Sekreterlerin ve organizasyonlarda ofis işlerinden sorumlu kişilerin nitelikleri yetersizdir ve seviyesinin artırılmasını gerektirir. Kullanıcıların ofis otomasyon programlarının iyileştirilmesine yönelik talepleri ve bunların çok sayıda iş istasyonu, bilgi ve uygulama sistemi ile entegrasyonu son derece yüksektir.

Bir kuruluş için entegre bir yönetim sistemi uygulamanın, dahili iş süreçlerini optimize etmenin yollarından biri, hem operasyonel hem de stratejik kararlar alırken rakipleri belirlemenize olanak tanıyan yönetim için dokümantasyon desteğinin otomasyonudur. Yönetim dokümantasyon desteğinin etkinliği, büyük ölçüde yönetim süreçlerinin başarısını etkiler. Sonuç olarak, belgelerle çalışma biçimlerini ve yöntemlerini geliştirmeye ihtiyaç vardır.

Altında otomasyon Geniş anlamda, belirli bir programa göre çalışan ve herhangi bir faaliyet alanında bir kişinin kısmen veya tamamen yerini alan otomatik cihazların kullanımını kastediyoruz.

Altında yönetimin dokümantasyon desteği için otomasyon sistemi (DOE) Otomasyonun amacı ne olursa olsun, bir kamu otoritesi, bir ticari banka, bir ticaret şirketi veya başka bir kuruluş olsun, belgeleme, belgelerle çalışma ve iş akışı düzenleme sorunlarını çözmek için tasarlanmış herhangi bir otomatik sistem olarak anlaşılmalıdır. Bu kuruluştaki yönetimin düzenleyici ve metodolojik belgelerin gerekliliklerine uygun olarak yapılması önemlidir.

üç ana var okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon sistemini uygulama yolu:

1) okul öncesi eğitim sistemi için özgün bir otomasyon sisteminin geliştirilmesi;

2) tipik bir okul öncesi otomasyon sisteminin kurulması;

3) okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon araçlarının kurulması.

Orijinal bir okul öncesi otomasyon sisteminin geliştirilmesi, bir programcı ekibinin katılımını ve belirli bir organizasyon için sıfırdan otomatik bir sistemin geliştirilmesini içerir. Aynı zamanda bu organizasyonun özellikleri mümkün olduğunca dikkate alınmakta ve bu da yeni sistemin kullanımını kolaylaştırmaktadır. Doğru, bu durumda programlama sürecinin bir takım dezavantajları vardır. Uzun ve pahalıdır ve kontrolü kaybetme eğilimi vardır, bu nedenle çok fazla zaman ve para harcadıktan sonra geliştirilen sistemin öne sürülen gereksinimleri karşılamadığını ve her şeye yeniden başlamanız gerektiğini öğrenebilirsiniz. .

Tipik bir okul öncesi otomasyon sisteminin kurulumu, bu anlamda, orijinal sistemin geliştirilmesinin tam tersidir. Şirketler - okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon sistemleri üreticileri, çeşitli organizasyonlarda minimum uyarlama ile kullanılabilecek standart yazılım ürünleri geliştirir. Bu tür sistemler, belgelerle çalışmak için belirli bir ortak işlev kümesi uygular, ucuzdur ve mümkün olan en kısa sürede uygulanır. Çok uygun bir yaklaşım gibi görünüyor, ancak dezavantajları da var. Gerçek şu ki, Belarus Cumhuriyeti genelinde okul öncesi eğitim kurumlarının organizasyonu için gereksinimler aynı olmasına rağmen, bunlar çok geniştir ve uygulama yöntemleri önemli ölçüde değişmektedir. Bu bağlamda, tipik bir sistemde yapılması kolay olmayan ve çoğu zaman imkansız olan bir dizi işlevi genişletmek gerekli hale gelir.

DOE otomasyon araçlarını kurmak, görevi çözmek için yukarıda belirtilen iki yöntem arasında bir ara seçenektir. Bir yandan, bu yöntem çerçevesinde, belirli bir dizi işlevi (ikinci durumda olduğu gibi) uygulayan bazı tipik sistem uygulanır ve diğer yandan, uygulanabilecek endüstriyel araçlar temelinde inşa edilir. belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına uyarlamak için kullanılır. Bu tür bir uyarlama, belirli bir kuruluşun özelliklerini (ilk durumda olduğu gibi) dikkate almaya izin verir.

Modern bilgi teknolojilerinin analizi, aşağıdakileri ayırmayı mümkün kılar: alet sınıflarıüçüncü yaklaşımda kullanılır:

Belge oluşturma araçları (kelime işlemciler, elektronik tablo işlemcileri, bilgisayar destekli tasarım sistemleri (CAD), vb.);

Veritabanı Yönetim Sistemleri;

grup çalışmasını sağlamak için sistemler (grup gereçleri sınıfı);

doküman yönetim sistemleri (DMS);

e-posta sistemleri;

iş işlemcisi yönetim sistemleri (iş akışı sınıfı).

Belge oluşturma araçları - belgelerin elektronik sürümlerini oluşturmak için tasarlanmış yazılımları içeren bir sistem sınıfı için genelleştirilmiş bir ad. Bu tür yazılımların ana işlevleri, belgenin içeriğiyle bir dosya oluşturmak, oluşturulan dosyayı düzenlemek, dosyayı yazdırmak için göndermek vb. Bu grup ayrıca kağıt belgelerin grafik görüntülerini girmek, işlemek, depolamak ve aramak için tasarlanmış belge sistemi işleme sistemlerini de içerir.

Veritabanı yönetim sistemleri, daha fazla veya daha az güçlü herhangi bir bilgi sistemi oluşturmanın temelidir. Gerçek bilgi deposunun oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlayanlar onlardır.

Grup çalışma sistemleri, grup kullanıcı bilgilerinin doğru şekilde ayrılmasını desteklemek için tasarlanmıştır. Belgeleri saklama, görüntüleme ve paylaşma sorunlarını çözerler.

Belge yönetim sistemleri, belgelerin elektronik sürümleriyle çalışmayı organize eden güçlü komplekslerdir. Onların yardımıyla belgeler kaydedilir, saklanması desteklenir (depolanan belge metinlerinin çok versiyonu dahil). Belge yönetim sistemleri, bilgi için yalnızca nitel arama değil, aynı zamanda tam metin arama da yapar.

E-posta sistemleri, belgelerin saklanan elektronik versiyonlarının eklenebileceği DOW katılımcıları arasında elektronik mesajları iletmek için kullanılır. Aynı zamanda, göndericinin e-postanın alındığını ve okunduğunu bildirmesi ile aynı anda birkaç kullanıcıya mesaj göndermek mümkündür.

İş süreci yönetim sistemleri, DOE'deki katılımcılar arasında elektronik mesajların ve belgelerin elektronik versiyonlarının transferini de organize eder. Aynı zamanda, işlevleri e-postadan çok daha zengindir. Her şeyden önce, iş süreci yönetim sistemleri, idari disiplinin kontrol işlevlerini yerine getirir, belgelerin yürütülmesi için son tarihleri ​​otomatik olarak takip eder ve yaklaşan son tarih hakkında kullanıcıları bilgilendirebilir. Bu sınıfın gelişmiş sistemlerinde, yalnızca paralel değil, aynı zamanda rota şablonlarını kullanarak belgelerin seri olarak yönlendirilmesi de mümkündür. Ek olarak, önceden belirlenmiş bir şemaya göre sabit yönlendirme uygulanabilir.

Okul öncesi eğitim kurumunun çeşitli görevleri farklı araçlarla çözülmektedir (Tablo 2.1).

Okul öncesi eğitim kurumunun görevleri ve çözümleri için araçlar

Herhangi bir modern okul öncesi otomasyon sistemi aşağıdaki seti gerçekleştirmelidir fonksiyonlar:

Belgelerin kart indeksi biçiminde kaydedilmesi;

belgelerde verilen kararların muhasebeleştirilmesi;

aralarındaki bağlantıları korumak;

belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;

davada belgelerin silinmesi;

· bilgi ve referans çalışması yürütmek;

· Raporların oluşturulması.

Böylece, her tür belge için tek ekranlı form (kart) kullanılarak belge kaydı yapılabilmekte ve hatta sadece programlama ile değiştirilebilmekte ve sadece farklı belge türleri için değil, kullanıcı için de farklı kartlar kullanılabilmektedir. gruplar.

Belge yürütme denetimi, belge kartının "Son tarih" ve "Yürütme tarihi" alanlarına sahip olması ve denetleyicinin son tarihi aşılmış belgelerin bir listesini oluşturmasından oluşabilir. Bu seçeneğe belgelerin yürütülmesi üzerinde pasif kontrol denir. Sistemin belgelerin yürütülmesi için son tarihleri ​​bağımsız olarak izlediği ve kullanıcıları yalnızca fazlalıkları hakkında değil, aynı zamanda yakın yaklaşımları hakkında da bilgilendirdiği aktif kontrol mümkündür.

Bilgi ve referans çalışması yürütmek, yalnızca belgelere ilişkin atıf aramasına dayanabilir, yani. sistem sadece belge kartında saklanan bilgileri bulma imkanı sağlar ve ayrıca sistemin otomatik indekslemeye tabi olan belge metinlerini saklaması da mümkündür. Bu tür indeksleme, örneğin belge metninde belirli kelimelerin oluşumuna dayalı olarak tematik belge koleksiyonlarının oluşturulması için daha fazla tam metin araması imkanı sağlar.

Tanıtım

Belge yönetim sistemleri, belgeleri kağıttan elektronik forma dönüştürerek büyük ölçekli resmi bir işi otomatikleştirmenin bir yoludur. Ofis işleri ve belge yönetim sisteminin (AS DOW) otomasyonu, veri tabanından bilgi kullanma, manuel bilgi girişini azaltma, bu da zaman kazandırma ve hata sayısını azaltma olasılığını ifade eder. Belge yönetim sisteminin veri tabanında, belge formlarına ek olarak, birçok belgede (sözleşmeler, siparişler, yapılan iş sertifikaları, belgeler, siparişler) gerekli olabilecek veriler (adresler, sözleşme numaraları, sözleşmelerin imzalanma tarihleri, tutarlar vb.) vb.) . Yukarıdaki bilgiler girildikten sonra, idari yapılarda gerekli olan belgeleri oluşturmanıza olanak sağlar.

ASAP dergisine göre » Dünyada yılda 6 milyar belge üretiliyor; ortalama bir çalışan yılda yaklaşık 150 saatini kayıp bilgileri aramak için harcar 1 . Bir sonraki teklifiyle birlikte gerekli bilgilerin “tüketime” hazır bir formda sunulmasına acil ihtiyaç vardır.

Modern uygulama yazılımı pazarı, bir dizi otomatik belge yönetim sistemi sunar. Onların arasında DocsVision tarafından DocsVision 3.6, ESCOM.DOC©, J.D. Robertson ve Blums Corporation ve diğerleri tarafından Edwards OneWorld.

Yukarıdakilere dayanarak, çalışmanın amacını formüle ettik - otomatik belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve modern koşulları için ön koşulları belirlemek ve incelemek.

Bu çalışmanın amacı, otomatik belge yönetim sistemleri ve bu işlevi içeren sistemlerdir.

Araştırma hipotezi: Otomatik belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve modern koşulları için ön koşullar, avantajlarını ve dezavantajlarını belirlememize izin verecektir.

Amaç ve hipoteze göre, çalışmada aşağıdaki görevler belirlenir:

konunun literatürdeki durumunu incelemek;

otomatik belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi için ön koşulları belirlemek ve belirlemek;

otomatik belge yönetim sistemleri için modern koşulları belirlemek ve tanımlamak;

Otomatik belge yönetim sistemleriyle çalışmanın olumlu ve olumsuz yönlerini tanımlar.

Konunun alaka düzeyi:

Ülkemizde temsil, yürütme, yargı mercileri, üretim, bilim ve eğitim kurumlarının etkin bir şekilde işlediği bir hukuk devleti devletinin yaratılması, yalnızca faaliyetlerinin kapsamlı ve tam bir yasal gerekçesi ile değil, aynı zamanda rasyonel bir yapının oluşturulmasıyla da belirlenir. , belgelerle çalışma alanı da dahil olmak üzere işleyişleri için özel kurallar ve prosedürler. Rus devletini güçlendirmek için, belgelerin rasyonel yönetimi, idari aygıtın güçlendirilmesi için önemli referans noktalarından biri ve istikrarının temel bir unsuru olarak hizmet edebilir.

Dokümante edilmiş bilgi yönetimin temelidir, etkinliği büyük ölçüde bilginin üretimine ve tüketimine dayanmaktadır. Modern toplumda bilgi, toplumun sosyal ve politik yaşamının önemli bir unsuru olan tam teşekküllü bir üretim kaynağı haline geldi. Bilginin kalitesi, bir dolaşım sistemi gibi, tüm kontrol organlarına nüfuz ettiğinden, onlara enerji potansiyeli sağladığından ve onları amaca yönelik harekete geçirdiğinden, yönetimin kalitesini belirler.

Bilgi, ona organizasyonel bir biçim veren ve onu zaman ve mekan içinde hareket ettiren belgelere kaydedilir. Belgeler ve belgesel bilgiler, yönetim kararlarının temelini oluşturur ve bunların maddi düzenlemesidir, yasal güç sağlar ve böylece bunların yürütülmesine katkıda bulunur.

Kuruluşların faaliyetlerini belgeleme ve kayıtları yönetme sorunları, belgeler ve yönetimin kendisi kadar eskidir. Günümüzde bu sorun, yeni bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesi, toplumun hızlı bilişimleşmesi ile gerçekleşmektedir.

Tüm dünyada dokümantasyon hacimlerinin sürekli büyümesi, elektronik bilgisayarların bilgi işlemede artan kullanımı, kağıt olmayan ortamların kullanımı ve diğer nesnel faktörler, uzmanları, ustalık ve yönetim için yeni fırsatlar aramanın gerekli olduğu sonucuna götürmektedir. belgelenmiş bilgiler.

Modern belge yönetimi için, modern bilgi teknolojilerinin olanaklarını belge yönetiminde kullanımları açısından incelemek önemlidir. Belge yönetimi teorisi ve pratiği alanındaki birikmiş başarıları analiz etmek, daha fazla gelişme eğilimlerini belirlemek ve bu temelde yeni bilimsel sonuçlar elde etmek gerekir.

Bu çalışmanın konusunun seçimi birkaç faktörden kaynaklanmaktadır:

ilk olarak, yönetim verimliliğini artırmanın bir yolu olarak belge ortamını düzene sokma ihtiyacı,

ikincisi, belge yönetimi ve arşiv biliminin birbiriyle ilişkili sorunlarının yeni koşullarda uygulamalı bilimsel gelişmelere dönüştürülmesi için derinlemesine bir çalışma için arşiv hizmetinin ihtiyacı;

üçüncüsü, Rusya'nın artan bilişim hızı ve belge yönetimi alanı da dahil olmak üzere küresel bilgi alanına girişinin acil görevleri.

Belge yönetimi sorununun modern koşullarda çözülmesi, kuruluşların bilgi kaynaklarının amaçlı olarak oluşturulmasını, etkin işleyişini sağlamayı ve tüketiciler için en az zaman, emek ve para harcaması ile bilgi kaynaklarına açık erişimi mümkün kılacaktır.

1. Otomatik iş akışı sistemlerine duyulan ihtiyaç

Bilgi kaynakları yönetimi, herhangi bir kurumun faaliyetleri için özel bir öneme sahiptir. Modern dünyada, kurumlar muazzam miktarda bilgiyi işleme ihtiyacı ile karşı karşıyadır. Yasal statü veya örgütsel faaliyet biçimleri ne olursa olsun, kurumlar, ekonominin düzenlenmesinde yer alan yapılar olan yürütme ve yasama makamları ile aktif olarak etkileşime girmeye davet edilir. Bütün bunlar sırayla belirli bir iş akışı oluşturur.

Bu nedenle, kurumlar bilgi kaynaklarının etkin yönetimini organize etme ihtiyacının son derece farkındadır ve bilgisayar teknolojisini belge yönetimi (ve geniş anlamda bilgi) alanında kullanmak için aktif adımlar atmaktadır.

Ne yazık ki, bazı durumlarda yönetimsel (örgütsel ve idari) belgelerle çalışma alanında bilgisayar programlarının kullanımına, en çok işlevli uzmanlığın (ve buna bağlı olarak) bile kullanmanın etkisini önemli ölçüde azaltan belgelerle çalışmanın yeniden yapılandırılması eşlik etmez. , pahalı) yazılım sistemleri. Bilgisayar sistemlerinin tanıtılmasının resmi olduğu ve dokümantasyon süreçlerinin önemli bir optimizasyonu ve birleştirilmesinin eşlik etmediği sık durumlar vardır.

Karmaşık bir yapıya sahip çoğu kurumda, bölümler arasındaki etkileşimin örgütlenme düzeyi ve bilgi alışverişi prosedürü önemlidir. Bilgilerin çoğu kağıt üzerinde belgeler şeklinde iletilir (resmi belge alışverişi ve raporlama).

Ayrıca, birkaç yıldır modern kurumlardan geçen bilgi akışı hacminde bir artışa yönelik oldukça açık bir eğilim olduğu da belirtilmelidir. Sadece geleneksel medyadaki belge dolaşımında değil, aynı zamanda elektronik kanallardan geçen bilgilerde ve bilgisayar sistemlerinin işleyişi ile ilgili belgelerde de artış olması karakteristiktir.

1990'ların başında Rusya'da ofis süreçlerinin otomasyonu ile ilgili çalışmalar başladı 1 . Resmi belgelerle çalışmayı kolaylaştırmada önemli bir adım, 1997'de Belge Yönetimi ve Ofis İş Akışı Otomasyon Sistemi - SADD'nin tanıtılmasıydı. Yazılım paketi, Rusya Merkez Bankası'nın emriyle, belgelerle çalışmayı otomatikleştirme konusunda uzmanlaşmış şirketlerden birinin tipik bir yazılım ürünü temelinde geliştirilmiştir.

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) veya EDMS (Elektronik Belge Yönetim Sistemleri), belgelerin tüm yaşam döngüleri (oluşturma, değiştirme, depolama, arama, sınıflandırma vb.) çalışanlar 2. Bu durumda, belgeler öncelikle yapılandırılmamış belgeler anlamına gelir (Word, Excel dosyaları vb.). Kural olarak, EDMS elektronik bir belge arşivi ve bir iş süreci otomasyon sistemi içerir.

EDMS'ye dayalı etkin kayıt yönetimi, sistemin üç bileşenine dayanmaktadır:

teknoloji (modern bilgisayar sistemlerine dayalı).

bilgi kaynaklarının oluşturulması ve kullanılması (ve düzenleyici belgelerde konsolidasyonu) için kurumsal kurallar.

kullanıcıların psikolojisi ve eğitimleri (gerekirse bireysel).

Belge yönetim sistemlerinde düzenleyici belgelerin kaydı, idari belgeler (emirler, talimatlar), yetkililer, kurumlar, kredi kuruluşları, diğer kurum ve kuruluşlar ve vatandaşlarla yazışmalar yapılır. Ayrıca, EBYS, yapısal kurumlar tarafından oluşturulan kurum içi resmi yazışmalar ve taslak organizasyonel ve idari belgelerle çalışmaktadır.

EDMS, belgelerin hareketi ve yürütülmesi üzerinde kontrol sağlar, yönetim tarafından verilen talimatlar ve icracıların eylemleri hakkında eksiksiz bilgi içerir. EDMS'nin önemli bir unsuru, ilgili belgelere ve siparişlere resmi ve anlamsal referanslar sistemidir. EDMS'deki arama, geleneksel ofis ayrıntılarına ek olarak, belgelerin bağlamsal seçimine izin veren bir sınıflandırıcılar sistemine (tematik olanlar dahil) dayanmaktadır.

Sınıflandırıcıları koruma prosedürü kesinlikle düzenlenmiştir. Dizinlerin bir kısmı, kayıt yapan uzmanlar tarafından oluşturulur (örneğin, muhabir kuruluşların sınıflandırıcısı). Geri kalanlarda değişiklik yapmak yöneticinin ayrıcalığıdır, ayrıca yönetici sınıflandırıcıların yeni konumlarını sürekli olarak izler ve gerekirse düzeltir. Böylece, dizin konumlarının olası tekrarı ortadan kaldırılır ve belgeler kaydedilirken hatalar ortadan kalkar. Sistemin verimliliği, ancak kullanıcılar düzenli olarak eğitilirse ve sistemdeki eylemleri üzerinde “yumuşak” kontrol (hataların düzeltilmesi, zorunlu bilgi ayrıntılarını doldurma gereksinimlerine uygunluk vb.) ile sağlanabilir.

Bir EDMS'nin oluşturulması, dokümantasyon destek hizmetinin rolündeki bir değişiklikle de ilişkilidir: EDMS'yi kullanarak iş akışının organizasyonu için tek tip teknolojik gereksinimler tanımlanır, belgelerle çalışmak için bir “idari çerçeveler” sistemi kurulur; aslında bilgi ile çalışmayı organize etmek için metodolojik bir temel.

Genel olarak, sistemi kullanmak için net bir prosedür ve bilgi ile çalışma kurallarının oluşturulması, EDMS'nin başarılı bir şekilde uygulanmasını ve tam olarak kullanılmasını sağlayan ana faktörlerden biridir.