5 sayfadaki ek. GOST örneğine göre bir mektuba ek yapma

Uygulama onay işareti– ek olarak eklenen belge (belgeler) hakkında bilgi içeren gereklilik. bir

Uygulamanın varlığını işaretleme Mektubun metninde adı geçen (sahne 21), aşağıdaki gibi hazırlanır: 2

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birden fazla uygulama varsa, bunlar numaralandırılır. 3

Pirinç. bir.
Mektupta gerekli "Başvurunun varlığının işareti" kaydının bir örneği

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez. 4

05.06.2003 tarih ve 02-6 / 172 sayılı Rosarchive mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

İdari belgenin ekinde (kHK, emir, talimat, tüzük, talimat, yönetmelik, karar), ilk sayfasında sağ üst köşede idari belgenin adını, tarihini ve kayıt numarası. 7

Sadece bir uygulama varsa seri numarası gösterilmez. sekiz

"EK No." ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve ayrıca bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir. 9

Gerekli "Uygulamanın varlığının işareti", paragraf girintisi olmadan alandan hazırlanır. Uygulama adı birden çok satıra yayılıyorsa, tek satır aralığı ile yazdırılır. Birden fazla uygulama varsa, uygulama adları birbirinden 1.5-2 satır aralığı ile ayrılır. 10

"Uygulamanın varlığının işareti" sahne donanımının düzeni Şekil 2'de gösterilmektedir.

__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Bilgi, kütüphanecilik ve yayıncılık üzerine standartlar sistemi. Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar. - Girmek. 2014-03-01. - M.: FSUE "Standartinform", 2014. - Madde 68.
2 GOST R 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri. - Giriş. 2003-07-01. - M.: Rusya'nın Gosstandart'ı: Standartların yayınevi, 2003. - Madde 3.21.
3-7 age. - Madde 3.21.
8 Organizasyonel ve idari belgeler. Evrak gereksinimleri: GOST R 6.30-2003'ün uygulanması için yönergeler. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, AS Krasavin, L.V. Kuznetsov ve diğerleri; Tot. ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 s.
9 GOST R 6.30-2003. - Madde 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Yönetim dokümantasyon desteğinin modern teknolojileri: 2. baskı, gözden geçirilmiş ve tamamlanmıştır. - M.: "TERMİKA" yayınevi, 2014 - 288 s.

Ek bilgi:

Dönem ödevinde başvuru tasarlama kuralları

Bir kurs için mükemmel bir not almak için, bir araştırma makalesi başlık sayfasından eklere kadar mükemmel bir şekilde yürütülmeli ve biçimlendirilmelidir. Böyle bir sonuç için, bir dönem ödevi yazmaya başlamadan önce bile, çalışmanın yapıldığı bölümün öğretmenleri tarafından öne sürülen bir belgeyi biçimlendirmek için tüm gereksinimleri dikkatlice inceleyin. Bazen üniversitelerin yönergeleri GOST gereklilikleriyle örtüşmeyebilir. Genel kabul görmüş tasarım seçeneğini, özellikle uygulamaları dikkate alacağız.

Başvurular dönem ödevinin son kısmıdır, bu nedenle bu gerekli öğeyi doğru bir şekilde elde etmek için zamandan ve enerjiden tasarruf edin. Başvurular belki dersin en önemli kısmından uzaktır, ancak yeterli sayıları öğrencinin bu konuda o kadar çok materyal aldığını göstermektedir ki, bazıları çalışmanın ana metninin kapsamı dışında kalmak zorunda kalmıştır. Ayrıca, fotoğraflar, gazete kupürleri, mühendislik planları, bilançolar gibi eserin ana metnine sığmayan materyaller de vardır. "Ekler" bölümüne hangi materyaller yerleştirilmelidir?

Başvurular zorunlu ve bilgilendirici olup, araştırmayı ek verilerle açıklayan veya kanıtlayan veya referans niteliğinde olabilir. Yani sayfanın 2/3'ünden fazlasını kaplayan tablolar, diyagramlar, çizimler, diyagramlar uygulama bölümüne yerleştirilebilir; çalışmayı daha kesin hale getirmek için belgelerin, sertifikaların kopyalarını yerleştirebilirsiniz; bu konuyla çok alakalı, ancak ana çalışmanın metnine uymayan, vb. ek bilgiler ekleyebilirsiniz. "Ekler" bölümünde hangi özel materyallerin yer alması gerektiğine dair katı kurallar yoktur, bu, çalışmanın konusuna bağlı olacaktır. Her durumda, çalışmanın tamamlanmış görünmesi için dönem ödevine en az 2 başvuru yerleştirilmelidir.

Uygulamaları yerleştirmek ve tasarlamak için çeşitli kurallar vardır.

Başvurular, dönem ödevinin en sonunda, "Sonuç" ve "Kaynaklar" bölümlerinden sonra yer almaktadır. Uygulamalardan sonra artık araştırma materyali kalmamalıdır.
2'den fazla uygulama eklemeyi planlıyorsanız, "Uygulama" veya "Ekler" başlıklı ayrı bir sayfa yerleştirerek bu bölümü ders çalışmasının ana metninden ayırmak gelenekseldir. Bu başlık neredeyse sayfanın ortasına yerleştirilmiş, yazı tipi tüm belgeninkiyle aynı (Times New Roman), harflerin boyutu çok daha büyük (45 punto ve üzeri), başlık vurgulanabilir kalın italik olarak.
Tüm uygulamalara ders çalışmasının metninde atıfta bulunulmalıdır. Ana metinde, örneğin açıklama, tez veya sonuçtan sonra dipnot yapılması gerekir (bkz. Ek 1). Uygulamaların ders çalışmasının sonunda yer alması çalışmada bahsedildiği sıradadır.
Önceki eke yalnızca birkaç paragraf koysanız bile (örneğin, birkaç terim veya bir diyagram) her ek yeni bir sayfada olmalıdır. Sayfaları "Enter" tuşuna art arda basarak değil, "Ekle" - "Sayfa Sonu" komutuyla birbirinden ayırmak önemlidir, böylece biçimlendirilmiş materyal ilk bakışta değil, küçük bir ayarlamadan sonra kaymaz. .
Uygulama metni bir kağıda sığmıyorsa, bir sonraki sayfaya aktarırken, sayfanın üst kısmında "Uygulamanın devamı" ifadesini belirtin ve seri numarasını çoğaltın.
Başvuru sayfaları numaralandırılmamıştır, başvurular çalışma metnindeki geçiş sırasına göre Arap rakamları ile numaralandırılmıştır. Bu, öğretmenin metinde atıfta bulunulan materyali hızlı bir şekilde bulabilmesi için gereklidir, çünkü uygulamanın dipnotunda, bulunabileceği sayfa numarası değil, uygulamanın seri numarası da belirtilir.
Bazen Rusça harfler kullanılır, örneğin "Ek A", "Ek B" vb. Sıralamanın bu şekilde belirtilmesiyle, örneğin Ё, Й, Ш, З, Ь, Ъ, Ы gibi bazı harflerin kullanılmadığını hatırlamak önemlidir.
Her uygulamanın bir başlığı olmalıdır. Başvurunun seri numarasının altına yazılır, ancak dönem ödevinde atıfta bulunulduğunda çoğaltılması gerekmez.
Eklerde yıkılan formüller, tablolar ve diyagramlar ile araştırma çalışmasının ana metni Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır, ancak uygulamanın adı seri numarasından önce belirtilmiştir. Örneğin, "Tablo B.3" veya "Şekil A.2".
Böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa, başvurunun toplu metni de Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere ve paragraflara bölünebilir, ancak numaralandırma uygulama içinde yeniden başlar ve başvurunun seri numarası bölüm numarasından önce gösterilir. .

Bunlar "Ekler" bölümü derlenirken dikkate alınması gereken temel kurallardır. Uygulamaları ve başlıklarını biçimlendirme seçeneklerinden birine daha yakından bakalım.

EK 1

DETAYLI UYGULAMA TASARIMI ÖRNEĞİ

Bu durumda hem uygulamanın seri adı hem de adı büyük harflerle yazılır, yazı tipi ve yazı tipi boyutu ders çalışmasının tüm ana metninde olduğu gibi kaydedilir. "Uygulama" kelimesi ve sıra numarası kalın veya italik kullanılarak vurgulanmalıdır. Uygulama adının dönem ödevinde uyumlu görünmesi için, örnekte olduğu gibi “sağ kenar boyunca” veya “ortada” hizalayabilirsiniz, bu seçenek kılavuzlarda da bulunur. Satır aralığını biraz artırmak önemlidir, örnekte "interval - after - 10 pt" komutu ayarlanmıştır. Başlıkların sonuna noktalama işareti konulmadığını lütfen unutmayın.

Çoğu zaman, öğrenciler, onu doğru bir şekilde oluşturamayacaklarından ve biçimlendiremeyeceklerinden korktukları için, ders çalışmasına “Ekler” bölümünü dahil etmemeyi tercih ederler. Aslında bu büyük bir hatadır. Uygulamaların varlığı öğretmene, ders çalışması için o kadar çok bilgi bulunduğunu ve bunun bir kısmının çalışmanın ana metnine uymadığını söyler. Başvurulara belge, sertifika, karşılaştırmalı tablo vb. yerleştirmeniz araştırmanızın kanıta dayalı olduğunu gösterecektir. Yukarıdaki ipuçlarını kullanarak uygulamaları kolayca doğru şekilde tasarlayabilir ve kurs çalışmaları için genel notunuza bir artı daha ekleyebilirsiniz.

Bir belgeye ek nasıl yapılır

Bir belge oluştururken, genellikle ona başka bir belge ekleme ihtiyacı ile karşı karşıya kalırız. Tabii ki, içinde listelediğimiz her şeyi kapak mektubuna ekliyoruz. Ancak ana faaliyet, sözleşmeler ve diğer birçok belge için siparişler de var. Elektronik ortam da dahil olmak üzere bir ön yazıya ek nasıl verilir? Siparişe nasıl başvuru yapılır ve başvurunun kendisinde nasıl işaretlenir? Makalede bu soruların cevaplarını arayın.

Bir kapak mektubuna ek yapma

Bildiğiniz gibi, gönderilen bilgilerin eksiksiz olarak alındığının bir tür garantisi olan bir kapak mektubu ile birlikte muhataba belgeler göndermek gelenekseldir. Gelelim ofis işlerinin kurallarına uygun olarak nasıl doğru ve tam olarak kapak yazıları ekleri hazırlayacağımızdan bahsedelim.

“Mektubun metninde adı geçen başvurunun mevcudiyetine ilişkin bir işaret aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 06/05/2003 N 02-6 / 172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

Belgelerin uygulanmasından bahsediyorsak, sağlanan bilgiler yalnızca kapsamlıdır. Ve elektronik ortama bilgi eklerseniz? Hiçbir şey icat etmenize gerek yok, GOST'a tamamen uygun hareket ediyoruz:

Ek: 1 nüsha flash kartta Bölgesel Kredi Departmanı Yönetmeliği.

Gördüğünüz gibi, birkaçının kaybolma tehlikesi olmadığından, başvuru sayfalarının sayısını belirtmiyoruz. Depolama ortamının sayısını belirtmek yeterlidir.

Son olarak, hem kağıt üzerinde hem de elektronik olarak bilgi gönderiyorsanız, şu şekilde yazmak adettendir:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada.

2. Aynı flash kartta 1 kopya halinde.

Bu nedenle, ön yazı ve ekleri, her biri kendi kayıt verisine sahip bağımsız belgelerdir. Kapak mektubu metninde şöyle yazıyoruz: “Size 05/03/2013 tarihli ve 45 No'lu bir sözleşme gönderiyoruz”, ardından mektup kendi endeksini - giden numarayı alıyor. Harf ve ekleri birbirleri olmadan var olabilirler.

Diğer belgelere ek yapma

Sözleşmelerin eklerinden, temel faaliyetlere ilişkin siparişlerden, talimatlardan vb. bahsediyoruz. Yukarıda tartışılanlardan biraz farklı düzenlenirler.

Belge bir uygulamanın varlığını varsayarsa, buna yapılan referanslar zaten siparişin, sözleşmenin veya talimatın metninde olmalıdır.

Örneğin, bir ofis çalışması talimatında bir uygulamadan bahsedilmesi:

Evraklar gelen evrak kayıt defterine kaydedilir (Ek 10).

veya ana faaliyet sırasına göre:

2. 1 No'lu formda bilgi toplamak için çalışma grubu (Bu Siparişe Ek No. 1).

veya bir sözleşmede:

3.2. İşin yapılması için Müşteri tarafından sağlanan malzeme ve ekipman listesi, bu Sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan Ek 1'de belirtilmiştir.

Bu nedenle, belgeye bir şey eklenmesi planlanıyorsa, ancak bu uygulamaya belgede atıfta bulunulmalıdır. Başvurular ve belge (ön yazıdaki durumun aksine) burada birdir. Başvurular olmadan, hiç kimse siparişle çalışamaz ve hiç kimse sipariş olmadan uygulamalara ihtiyaç duymaz.

Başvuru, alıcıya bir ön yazı ile birlikte gönderilirse herhangi bir not almaz.

İkinci durumda, belge ve eki birbirinden ayrılamaz olduğunda, ekler işaretler alır.

Bunun nasıl yapılacağı, GOST R 6.30-2003 bize tekrar söyleyecektir:

“İdari belgenin ekinde (kHK, emir, talimat, tüzük, talimat, yönetmelik, karar) ilk sayfasında sağ üst köşede idari belgenin adını, tarihini ve tarihini belirten “Ek N” yazarlar. kayıt numarası, örneğin:

Rosarkhiv'in emriyle

05.06.2003 K 319 tarihli

"EK N" ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

en iyi sekreter.ru

Belgelerin ekleri

Sahne malzemelerinin kaydı "Uygulamanın varlığının işareti"

Ekleri belgelere kaydederken, "Ek varlığının işareti" destekleri kullanılır. Bu gereksinimin tasarımı için gereksinimler, GOST R 6.30-2003 “Birleşik Dokümantasyon Sistemleri” tarafından belirlenir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri.

Mektubun metninde adı geçen başvurunun varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada.

2. 7 sayfalık Bölgesel Kredi Departmanı belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 2 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 06/05/2003 No. 02-6/172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

İdari belgenin ekinde (kHK, emir, talimat, tüzük, talimat, yönetmelik, karar), ilk sayfasında sağ üst köşede idari belgenin adını, tarihini ve kayıt numarası, örneğin:

Rosarkhiv'in emriyle

06/05/2003 tarihli ve 319 sayılı

"EK No." ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

Rusya Sağlık Bakanlığı'nın emriyle

05.06.2003 tarihli ve 251 sayılı

Uygulama tasarımı hakkında bazı sorular

Devlet standardı, kapak mektuplarında ve idari belgelerde uygulamaların tasarımı için gereksinimleri içerir, ancak başvurular diğer belgelerde de düzenlenir, ek olarak, belgeler hazırlanırken genellikle standarda yansıtılmayan sorular ortaya çıkar. Bunlardan bazılarını ele alalım.

Belgenin idari bölümünün ilgili paragrafında idari belgeler hazırlanırken, başvuruya atıfta bulunulması gerekir. Aşağıdaki gibi biçimlendirilir:

- uygulama bir ise:

Moskova Hükümeti'nin 21 Ocak 2003 tarihli ve 18-PP sayılı “Moskova şehrinin yürütme makamlarının yapısı hakkında” Kararnamesi uyarınca, Moskova Hükümeti aşağıdakileri kararlaştırmaktadır:

1. Moskova Şehri Dini Örgütlerle İlişkiler Komitesi Yönetmeliğini onaylayın (Ek).

- birkaç uygulama varsa:

21 Kasım 2001 tarihli ve 63 sayılı Moskova Şehri Kanununa uygun olarak Moskova Hükümeti Ofisinin kurulması ile bağlantılı olarak “26 Şubat 1997 tarihli Moskova Şehri Kanununda Değişiklikler ve İlaveler Hakkında No. 5 “Moskova Hükümeti Üzerine””, Moskova Hükümeti şunları kararlaştırır:

1. Düzenlemeleri onaylayın:

- Moskova Hükümeti Örgütsel ve Analitik Departmanında (Ek 1);

- Moskova Hükümeti Hukuk Departmanında (Ek 2);

- Moskova Hükümeti'nin belgeleriyle çalışma organizasyonu Ofisi hakkında (Ek 3);

- Moskova Hükümeti Protokol Dairesi hakkında (Ek 4);

Her başvuruda, başvuru hakkında öngörülen biçimde bir işaret yapılır:

Hükümet kararına

Sözleşmelerin, eylemlerin, planların, raporların ve diğer belgelerin ekleri (ön yazı hariç) benzer şekilde düzenlenir. Belgenin metninde, metnin ilgili bölümünde uygulamaya bir bağlantı yapılır ve uygulamada - uygulama hakkında bir işaret:

satış sözleşmesine

Kapak yazılarında bir uygulamanın varlığına ilişkin not alınırken, "Uygulama" sözcüğü, kırmızı bir çizgi olmadan doğrudan metnin altına yazdırılır ve ek bir satır aralığı ile metinden ayrılmaz:

Krizle mücadele yönetiminde uzmanların yetiştirilmesine yönelik Programı ve bu uzmanların eğitiminde işbirliğine ilişkin Anlaşmayı değerlendirmeye gönderiyoruz.

Ek: 1. 8 yıl boyunca krizle mücadele yönetimi uzmanları için eğitim programı. 1 kopyada.

2. 3 yıllık işbirliği anlaşması. 2 kopya halinde.

İdari, planlama, raporlama ve diğer belgelere referans niteliğindeki başvuruları hazırlarken, başvurular tam teşekküllü belgeler olarak hazırlanmalıdır, yani belge türünün adını (referans, program, özet, liste) içermelidir. , liste, plan vb.), belge metninin başlığı , Örneğin:

Vergi kesintisi tutarları hakkında bilgi

İşletmenin borç miktarı hakkında bilgi

İşletmenin mülkünü değerlendirmek için komisyon üyelerinin listesi

Sözleşme yürütme programı

Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nin uygulanması için eylem planı ... Hayır. ... "On ..." ve benzeri.

Başvurular, hazırlanmasından sorumlu yetkililer tarafından onaylanır.

Uygulama tasarımı

İlgili Makaleler

Birçok yönetim belgesinin uygulamaları vardır. Bir belgenin eki, bağımsız, kesinleşmiş ve geçerli bir belge veya ana belgenin belirli hükümlerinin içeriğini açıklayan veya ortaya koyan taslak belge veya belgenin bir parçası olabilir. Materyalde belgeye bir ekin nasıl çıkarılacağını tartışacağız.

Bir belgenin eki, bağımsız, kesinleşmiş ve geçerli bir belge olabilir (örneğin, kuruluşun tüzüğünün bir kopyası, kuruluşun personel tablosunun bir kopyası, karşı tarafa gönderilen sözleşmenin imzalı ve kayıtlı kopyaları vb.), veya bir taslak belge (örneğin, bir taslak karar, taslak sipariş) veya ana belgenin belirli hükümlerinin içeriğini açıklayan veya ortaya çıkaran belgenin bir kısmı (örneğin, komisyonun emriyle oluşturulan komisyon üyelerinin bir listesi) bu emrin eki olan veya yine emirle onaylanan eylem planı).

Tüm kurallara uygun olarak belgelere ek yapılması

Ana belge ve ekleri arasında iki tür bağlantı vardır: ana belge ve başvuru, belge gönderme ihtiyacıyla, yani iş akışıyla bağlantılıdır, örneğin:

kapak mektubu ve eki;
ana belge ve ek içerikle bağlantılıdır:
- bir gider tahmini, program veya başka bir belge şeklinde sözleşme ve eki;
- emrin idari bölümünün ilgili paragraflarının içeriğini açıklayan bir emir ve eylem planı veya komisyon üyelerinin bir listesi;
- emri ve emrin eki olan bu emir ile onaylanan yönetmelikler.

İlk durumda, ön yazı ve ek belgeler tek bir belge grubu oluşturur, ikinci durumda ana belge ve ek belgeler bir belgenin parçalarıdır.

Ana belgenin ve uygulamaların nasıl ilişkili olduğuna bağlı olarak, başvuru işareti farklı biçimlendirilir.

Ana belge ve başvurular, gönderme ihtiyacına bağlı olarak bağlandığında nasıl başvuru yapılır?

Ana belge ve ekler birleştirildiğinde, esas olarak bağımsız nitelikte olan ve içerik olarak birbiriyle hiçbir şekilde ilişkili olmayan belgelerin muhatabına aktarılmasını sağlamak için ilk seçeneği düşünün. Kesinleşmiş belge veya taslak belge olabilecek bağımsız nitelikteki belgeler bir ön yazı ile gönderildiğinden, bu belgelere herhangi bir ek not veya ek ayrıntı verilmesi mümkün değildir. Bu bağlamda, özel bir gereklilik - başvurular hakkında bilgi içeren başvuruların mevcudiyetine ilişkin bir işaret, kapak mektubuna eklenmiştir.

Başvuruların varlığına ilişkin bir işaret verme kuralları GOST R 6.30-2003 “Birleşik Belgeleme Sistemleri” tarafından belirlenir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin yürütülmesi için gereklilikler” (bundan böyle Standart olarak anılacaktır). Standart, bir işaret tasarlamak için çeşitli seçenekler sunsa da, pratikte standart tarafından sağlanmayan durumlar vardır. Bu bağlamda, Standart tarafından sağlanan ve sağlanmayan tüm durumları dikkate almak mantıklıdır.

Standart tarafından sağlanan tasarım uygulamaları için durumlar

Başvuru belgesi metinde isimlendirilmişse başvurunun varlığı şu şekilde işaretlenir:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde adı geçmeyen bir eki varsa, ekin adı, yaprak sayısı ve kopya sayısı ekin varlığına ilişkin notta belirtilir ve birkaç ek varsa, bunlar numaralandırılmıştır, örneğin:

2018'de ehliyetten mahrum bırakılma Neden ehliyetten mahrum bırakılabilirler? Haklardan yoksun bırakma, Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun çeşitli maddelerini sağlar. Aşağıdakiler, en yaygın ihlallerin kısmi bir listesidir ve aşağıdakilere göre kategorize edilmiştir […]

Bir kuruluştaki çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesini tamamlamak için örnek sipariş. Yazar: Irene. 05 Temmuz 2015, 04:17 PM Özel değerlendirmenin tamamlanması üzerine […]

Rusya Federasyonu Ceza Muhakemesi Kanunu Bölüm 4. Ceza Davası Başlatmayı Reddetme Gerekçeleri, Ceza Davasının Sonlandırılması ve Ceza Kovuşturması. Madde 24

Gerekli 15 - muhatap "Alıcı" niteliği, diğer kuruluşlara veya bireylere gönderilen, yönetime sunulan (beyanlar, raporlar ve açıklayıcı notlar) belgeler üzerinde düzenlenir ve yapısal belgelere aktarılır […]

Bir belge oluştururken, genellikle ona başka bir belge ekleme ihtiyacı ile karşı karşıya kalırız. Tabii ki, içinde listelediğimiz her şeyi kapak mektubuna ekliyoruz. Ancak ana faaliyet, sözleşmeler ve diğer birçok belge için siparişler de var. Elektronik ortam da dahil olmak üzere bir başvuru nasıl yapılır? Başvuru nasıl yapılır ve başvurunun kendisine nasıl işaret konulur? Makalede bu soruların cevaplarını arayın.

Bir kapak mektubuna ek yapma

Bildiğiniz gibi, gönderilen bilgilerin eksiksiz olarak alındığının bir tür garantisi olan muhataplara belgeler göndermek gelenekseldir. Gelelim ofis işlerinin kurallarına uygun olarak nasıl doğru ve tam olarak kapak yazıları ekleri hazırlayacağımızdan bahsedelim.

Uygulama tasarlama kuralları en iyi şekilde Buraya hiçbir şey ekleme bölümünde ele alınır, bu yüzden belgeyi alıntılayacağım:

“Mektubun metninde adı geçen başvurunun mevcudiyetine ilişkin bir işaret aşağıdaki şekilde düzenlenir:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada.

2. 7 sayfalık Bölgesel Kredi Departmanı belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 2 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 06/05/2003 N 02-6 / 172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

Ek: 1 nüsha flash kartta Bölgesel Kredi Departmanı Yönetmeliği.

Gördüğünüz gibi, birkaçının kaybolma tehlikesi olmadığından, başvuru sayfalarının sayısını belirtmiyoruz. Depolama ortamının sayısını belirtmek yeterlidir.

Son olarak, hem kağıt üzerinde hem de elektronik olarak bilgi gönderiyorsanız, şu şekilde yazmak adettendir:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada.

2. Aynı flash kartta 1 kopya halinde.

Bu nedenle, ön yazı ve ekleri, her biri kendi kayıt verisine sahip bağımsız belgelerdir.Ön yazının metninde şunları yazıyoruz: “Size 03.05.2013 Tarihli 45 Sayılı Sözleşme Gönderiyoruz”, bundan sonra mektup kendi dizinini alır - giden numara. Harf ve ekleri birbirleri olmadan var olabilirler.

Diğer belgelere ek yapma

Sözleşmelerin, talimatların vb. eklerinden bahsediyoruz. Yukarıda tartışılanlardan biraz farklı düzenlenirler.

Belge bir uygulamanın varlığını varsayarsa, buna yapılan referanslar zaten siparişin, sözleşmenin veya talimatın metninde olmalıdır.

Örneğin, bir ofis çalışması talimatında bir uygulamadan bahsedilmesi:

Evraklar gelen evrak kayıt defterine kaydedilir (Ek 10).

veya ana faaliyet sırasına göre:

EMREDİYORUM

1. …

2. 1 No'lu formda bilgi toplamak için çalışma grubu (Bu Siparişe Ek No. 1).

veya bir sözleşmede:

3.2. İşin yapılması için Müşteri tarafından sağlanan malzeme ve ekipman listesi, bu Sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan Ek 1'de belirtilmiştir.

Uygulama tasarımı

Başvuru, alıcıya bir ön yazı ile birlikte gönderilirse herhangi bir not almaz.

İkinci durumda, belge ve eki birbirinden ayrılamaz olduğunda, ekler işaretler alır.

Bunun nasıl yapılacağı, GOST R 6.30-2003 bize tekrar söyleyecektir:

Ek No. 2

Rosarkhiv'in emriyle

05.06.2003 K 319 tarihli

"EK N" ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

Şirketlere veya devlet dairelerine belge gönderilmesi durumunda belirli bir örneğin ön yazısını derlemek isteğe bağlı ancak istenen bir adımdır. Böyle bir belgenin doğru formunun nasıl doğru bir şekilde geliştirileceği ve onunla çalışmanın bazı nüansları hakkında - şu anda.

Belge, birleşik bir örnek olmadığı için herhangi bir biçimde düzenlenir. Asıl amaç, muhataba ne tür belgelerin gönderildiği ve en önemlisi gönderici tarafından hangi amacın izlendiği konusunda doğru bir fikir vermektir.

Bir şirketin resmi olarak kapak mektubu yazması gerekmese de, bir iş belgesi akışında bu, uyulması gereken oldukça iyi kurulmuş bir normdur. Aynı anda birkaç sorunu çözmenizi sağlar:

Her şeyden önce, muhatabına iletmek istediği gönderenin ana açıklamalarını içerir. Bu durumda, bu önemlidir, çünkü ticari yazışmalar her iki taraf için de son derece açık olması gereken dolaylı iletişimdir.
Kapak mektubu ayrıca bir belge listesi içerir - aslında, gönderilen belgelerin tam adının ve sayısının listesi çoğaltılır. Bu, olası tasarım hatalarını ortadan kaldırır.
Bir belge listesi belirleyerek, kayıp durumunda onları geri getirmede bazı zorluklardan kaçınmak mümkündür. Ek olarak, giden ve gelen belge numaralarını gösterir, bu sayede kolayca bulunabilir ve hareket yönünü kontrol edebilir.
Son olarak, sadece belgeleri değil, aynı zamanda onlara kapak mektubunu da kabul eden muhatap, gönderenin isteklerinin özünü hızlı bir şekilde anlayabilecek ve duruma göre onlara hızlı bir şekilde cevap verebilecektir.

Bu nedenle, belgelere kapak mektubunun yetkin tasarımı, süreci tek tip hale getirmek için kendi üniform örneklerinin oluşturulması gönderenin kendisinin yararına olduğunu söyleyebiliriz.

Kapak Mektubu Örneği 2020

Böyle bir belgenin onaylanmış bir formu olmamasına ve her kuruluşun nasıl hazırlanacağını belirleme hakkına sahip olmasına rağmen, uyulması gereken genel kabul görmüş kurallar vardır.

Başlıkta, her zamanki gibi, muhatabın (“Kime ...”) ve gönderenin (“Kimden ...”) tam resmi isimleri belirtilir.
Ardından, mektubun gönderenin şirketinde kayıtlı olduğu numara hakkında bir not gelir.
Ardından belgenin asıl metni gelir. Cümleye doğru başlamak çok önemlidir. Bu durumda 3 seçenek vardır:

"sana gönderiyorum"- belgelerin aynı şirketlere gönderildiği durumlar için (örneğin, karşı taraflar);
"Size sunuyoruz"- mektup vergi dairesine, mahkemelere, merkeze gönderilir - yani. daha yüksek pozisyona sahip tüm kurumlar;
"sizi gönderiyoruz"- aksine, alt departmanlara (örneğin, aynı şirketin departmanları, şubeleri) gönderilen belgelerden bahsediyorsak.

Gönderme amacını açıkladıktan sonra, tablo şeklinde uygun bir şekilde sunulan eksiksiz bir belge listesi (envanter) sağlamanız gerekir. Aşağıdaki sütunları içermelidir:

belgenin tam adı;
kopya sayısı;
Gerekirse, belgenin hangi biçimde gönderildiği de belirtilir - orijinal veya bir kopya (onaylı veya onaysız).

Tablonun sonunda, kapak mektubu ile birlikte gönderilen toplam belge sayısı belirtilmiştir.
Son olarak, varsa ek belgeleri de listeleyen bir ek belirtilir ve alıcıya gönderilir. "Uygulama" kelimesinin yalnızca tek bir belge olduğunda tekil olarak yazıldığını anlamak önemlidir. Belgeler çoğul ise "Ekler" yazılır. Belgenin başlığıyla birlikte:

belgenin kabul tarihi;
gönderilen toplam kopya sayısı;
her belgedeki sayfa sayısı (tüm kopyalar için toplam sayfa sayısı yazılır);
gerekirse, bellenim ihtiyacını belirtin.

Örneği ne olursa olsun, sadece Genel Müdür'e değil, aynı zamanda uygun yetkili kişiye de kapak mektubunu imzalar. İmza, geleneksel olarak, faaliyetleri doğrudan gönderilen belgelerle ilgili olan çalışan tarafından atılır:

Genel müdür veya şube başkanı, tüm şirketle ilgili genel akış belgelerini ve ayrıca özel öneme sahip belgeleri (örneğin, genel merkeze gönderilen yıllık raporlar) imzalar.
Baş muhasebeci, mali belgelere eşlik eden mektupları imzalar - genellikle vergi dairesine gönderilir.
Şirketin şirket içi avukatı, örneğin dava, potansiyel karşı taraflarla sözleşmelerin akdedilmesi vb. ile ilgili belgeler olması durumunda ön yazı gönderir.

NOT. Aynı türdeki belgelerin toplu postalanmasından bahsettiğimiz durumlarda (örneğin, karşı taraflarla aynı türden birkaç fatura veya sözleşme), bunları bir grupta birleştirebilir ve tüm kopyalardaki toplam sayfa sayısını bir kerede yazabilirsiniz. .

Bir kapak mektubu nasıl kaydedilir

Ön yazı tasarımında iş görgü kurallarının özelliklerini gözlemlemek önemlidir - her şeyden önce, aynı örneği, belge şablonunu kullanmak daha iyidir ve mektubun üzerinde imzası olan aynı kişi bunu imzalamalıdır. gönderenin.

Rus Postası veya özel posta kullanılarak gönderilir - kural olarak, bunu taahhütlü posta ile yapmak daha iyidir. Gönderici şirketin belge akış günlüğüne kaydedilen gönderi numarası yazılmalıdır. Bu adres numarasının altında zaten numarasını yazıyor - ve böylece karışıklık riski önemli ölçüde azaltılıyor.

Kural olarak, muhatap için 1, gönderen için 1 olmak üzere en az 2 kopya halinde bir kapak mektubu düzenlenir. Böyle bir belge, uygunluğu ve süresi şirketin kendisi tarafından belirlenen bir süre boyunca saklanır. Genellikle, şirketlerin modern iş akışında, tüm belgeler elektronik biçimde yedeklenir - bu, onları hızlı bir şekilde bulmanızı ve talep üzerine güvenli bir şekilde saklamanızı sağlar.

Tepki Süresi

Cevabın zamanlamasına gelince, bu daha az net bir soru. Bir yandan, devlet organlarına ve ayrıca firmalara, şirketlere, kamu derneklerine yapılan herhangi bir temyiz başvurusunun işlem süresinin geçmemesi gerektiğine dair genel bir kural vardır. 1 ay, yani 30 takvim günü. Geri sayım, postanın muhataba ulaştığı günü takip eden iş gününden başlar.

Öte yandan, uygulamada çok sık olarak, gönderenin muhatabının talebine mümkün olduğunca çabuk yanıt vermesini beklediği durumlar vardır. O zaman böyle bir dileği ayrıca yazmanız gerekir, örneğin: “Gerekli belgeleri imzalamanızı ve 7 iş günü içinde esas hakkında bir cevap vermenizi rica ederiz.” Doğrudan gönderene bağlı olan bir yapısal birim olan bir şubeden bahsediyorsak, ifade daha kategoriktir: "Yanıt için son tarih, bu ön yazının alındığına dair resmi bildirim tarihinden itibaren 3 iş günüdür."

NOT. Şirketler arasındaki sözleşme başlangıçta taleplerle çalışmak için belirli bir prosedür öngörüyorsa, olası anlaşmazlıkların mahkeme öncesi çözümü, bu tür sözleşmelerin metinlerinden devam etmek gerekir. Örnek bir metin aşağıda gösterilmiştir.

Depolama prosedürü

Kapak mektupları, içeriği kendi takdirine bağlı olarak ifşa edebileceği veya sınıflandırabileceği kuruluşun özel belgeleridir (bu, hem gelen hem de giden belgeler için geçerlidir). Bu nedenle, belirli bir depolama yönteminin seçimi, yönetimin kararına bağlıdır.

Genel olarak, aşağıdaki kurallara uyulur:

Hukuki açıdan asıl önem, ön yazının kendisi ve örneği değil, ondan önce gelen belgeler olduğundan, asıl dikkat onların güvenliğine verilir.
Tüm ekler (yani belgelerin kendileri) geri çekildikten sonra, saklama süresi bireysel olarak belirlenir.
Bazı durumlarda şirketler, ilgili belgeleri koydukları özel bir “Kapak Mektupları” klasörü oluştururlar. Bu seçenek, küçük iş akışları olan küçük firmalar için uygundur.
Belge akışı çok büyükse ve şirketin birkaç şubesi varsa, özel durum isimlendirmeleri yapılır - yani. genel amaca göre gruplandırılmış belge listeleri, örneğin, "Tedarik sözleşmeleri", "Kira sözleşmeleri", "Yargı" vb.

Bu nedenle, en iyi seçenek, belgeler için kendi tek kapak mektubu örneğini oluşturmak ve şirketin belge akışının hacmine uygun bir depolama sistemi düzenlemektir.

Herhangi bir nedenle ana bölüme dahil edilemeyen materyallerin eklere dahil edilmesi tavsiye edilir: çalışmayı tamamlayan materyaller; ara matematiksel ispatlar, formüller ve hesaplamalar; yardımcı dijital veri tabloları; talimatlar, yöntemler, algoritmaların ve görev programlarının açıklamaları, yardımcı çizimler; iş tanımları gibi düzenlemeler. Ekler ayrıca A3 kağıtlara yapılmış çizimler, tablolar ve çıktıları içerir.

Başvurular, bu belgenin devamı olarak, kullanılan kaynaklar listesinden sonra müteakip sayfalarında düzenlenir.

Başvurular, Ё, 3, Y, O, Ch, b, Y, Ъ harfleri hariç olmak üzere, A ile başlayan Rus alfabesinin büyük harfleri ile gösterilir (EK A, EK B, EK C, vb.). Eklerin, I ve O harfleri dışında, Latin alfabesinin harfleriyle gösterilmesine izin verilir. Rus ve Latin alfabelerinin harflerinin tam olarak kullanılması durumunda, eklerin Arap rakamlarıyla gösterilmesine izin verilir.

"EK" kelimesinin kendisi büyük harflerle yazılmıştır.

Çalışmakta olan tek bir uygulama varsa, "EK A" olarak adlandırılır.

Her uygulama yeni bir sayfada başlamalıdır. Bu durumda "EK" kelimesi ve harf tanımı bir paragraf girintisi ile yazılır.

Başvuru, "EK" kelimesinden sonraki satıra paragraf girintisi ile yazılan bir başlık içermelidir. Başlık büyük harfle yazılmıştır.

Çalışma metninde, tüm uygulamalara atıfta bulunulmalıdır, örneğin: "... Ek B'de ...". Başvurular, eser metninde bunlara atıf sırasına göre düzenlenmiştir.

Her başvurunun metni, gerekirse, her başvuruda numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara, alt paragraflara bölünebilir. Numara, bu uygulamanın tanımından önce gelir.

Ekler, belgenin geri kalanıyla sürekli sayfalandırmayı paylaşmalıdır.

içerik tasarımı

Tanıtım

1 Vergilerin teorik temelleri

2 Rusya Federasyonu vergi sisteminin özellikleri

3 Rus vergi sisteminin gelişimi için sorunlar ve beklentiler

Çözüm

Kullanılan kaynakların listesi

Uygulamalar

İçerik öğesi adı ile sayfa numarası arasına nokta koymayın .

Kurs çalışmasının doğrulanması ve savunulması için gönderme prosedürü

Kurslar zamanında tamamlanmalı ve bölüme teslim edilmelidir (seans başlamadan yaklaşık 2 hafta önce). Kontrol ederken, mevcut yorumlar kenar boşluklarında belirtilir.

Olumlu bir değerlendirme ile, öğrencinin çalışmasının içeriği hakkında sözlü bir rapor hazırladığı, sorulan soruları yanıtladığı ders çalışmasının savunulmasına izin verilir.

İçerik ve tasarımda eksiklikler varsa ders çalışması revizyona gönderilir. Bu durumda öğrencinin bir an önce bu eksiklikleri giderip çalışmayı yeniden kontrole göndermesi gerekir.

Öğrenci, ders çalışmasını savunduktan sonra, not defterinde ve beyanda belirtilen final notunu alır.

Ders çalışması, öğrencinin daha önce edindiği tüm bilgileri genelleştirmesine ve sistematize etmesine, ekonomik disiplinler alanındaki bilgilerini derinleştirmesine, işletme yönetimi alanında yaratıcı düşünme yeteneğini geliştirmesine ve aynı zamanda nihai yeterliliğin hazırlanması için temel oluşturmasına olanak tanır. İş.

Yeni sayfa 1

Sahne malzemelerinin kaydı "Uygulamanın varlığının işareti"

Mektubun metninde adı geçen başvurunun varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Ek: 1. Bölge Kredi Müdürlüğü Yönetmeliği 5 s. 1 kopyada.

2. 7 sayfalık Bölgesel Kredi Departmanı belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 2 kopya halinde.

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Belgeye eki olan başka bir belge eklenirse, başvurunun varlığına ilişkin işaret aşağıdaki gibi düzenlenir:

Ek: 06/05/2003 No. 02-6/172 tarihli Federal Arşiv mektubu ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

İdari belgenin ekinde (kHK, emir, talimat, tüzük, talimat, yönetmelik, karar), ilk sayfasında sağ üst köşede idari belgenin adını, tarihini ve kayıt numarası, örneğin:

Başvuru No. 2

Rosarkhiv'in emriyle

06/05/2003 tarihli ve 319 sayılı

"EK No." ifadesinin büyük harflerle yazdırılmasına ve bu ifadenin, belgenin adının, tarihinin ve kayıt numarasının en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir, örneğin:

EK No. 2

Rusya Sağlık Bakanlığı'nın emriyle

05.06.2003 tarihli ve 251 sayılı

Uygulama tasarımı hakkında bazı sorular

Belgenin idari bölümünün ilgili paragrafında idari belgeler hazırlanırken, başvuruya atıfta bulunulması gerekir. Aşağıdaki gibi biçimlendirilir:

- uygulama bir ise:

1. Moskova Şehri Dini Örgütlerle İlişkiler Komitesi Yönetmeliğini onaylayın (Ek).

…

Birden fazla uygulama varsa:

1. Düzenlemeleri onaylayın:

- Moskova Hükümeti Örgütsel ve Analitik Departmanında (Ek 1);

- Moskova Hükümeti Hukuk Departmanında (Ek 2);

- Moskova Hükümeti belgeleriyle çalışma organizasyonu Ofisi hakkında (Ek 3);

- Moskova Hükümeti Protokol Dairesi hakkında (Ek 4);

Her başvuruda, başvuru hakkında öngörülen biçimde bir işaret yapılır:

Krizle mücadele yönetiminde uzmanların yetiştirilmesine yönelik Programı ve bu uzmanların eğitiminde işbirliğine ilişkin Anlaşmayı değerlendirmeye gönderiyoruz.

Ek: 1. 8 yıl boyunca krizle mücadele yönetimi uzmanları için eğitim programı. 1 kopyada.

2. 3 yıllık işbirliği anlaşması. 2 kopya halinde.

Vergi kesintisi tutarları hakkında bilgi

İşletmenin borç miktarı hakkında bilgi

İşletmenin mülkünü değerlendirmek için komisyon üyelerinin listesi

Sözleşme yürütme programı

Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nin uygulanması için eylem planı ... Hayır. ... "On ..." ve benzeri.

Başvurular, hazırlanmasından sorumlu yetkililer tarafından onaylanır.

VF Yankova, Doktora ist. Bilimler, Doçent, Devlet Yönetim Üniversitesi