Windows için ücretsiz ofis programları. Belgeleri arşivleme programı

Metin, elektronik tablolar, sunumlar ve veritabanlarıyla çalışmak için tek bir komplekse entegre edilmiş yazılım paketleri.

Bugün çoğu PC kullanıcısının emrinde, sadece metin değil, aynı zamanda çeşitli kitapçıklar, broşürler ve çizimler de yazdırabileceğiniz bir yazıcı var. Ve baskı programları bunun içindir. Bu yazılım kategorisi iki gruba ayrılır: tasarım paketleri ve yazıcı yardımcı programları. Tasarım paketleri, kullanıcının basit takvimler ve kartpostallardan olağanüstü tasarımlı broşürlere kadar çeşitli projeleri hızlı ve kolay bir şekilde oluşturmasını sağlar. Tipik olarak, bu tür programlar, yukarıdaki görevleri çözmenize izin veren çok çeşitli şablonlar içerir. Ancak kullanıcının yeterli yerleşik aracı yoksa, kendi şablonunu kolayca oluşturabilir. Yazıcı yardımcı programları, çalışmaya alıştıkları standart uygulamanın yeteneklerinden memnun olan kullanıcılar tarafından kullanılır. Bu kategorideki yazılım ürünleri, yapılan ayarlara göre yeniden oluşturduğu yazdırma için gönderilen sayfaları yakalayan sanal yazıcı sürücüleri olarak çalışır. Sonuç olarak, işlenen veriler olağan şekilde basılmaz, broşürler, çift taraflı kitapçıklar, kartpostallar veya başka herhangi bir ürün şeklinde basılır.

PDF formatı ile çalışan birçok program geliştirilmiştir. Bu programların en basiti, yeni PDF belgelerinin görüntülenmesini ve oluşturulmasını gerçekleştirir ve ayrıca belgenin içeriğini başka bir biçime veya tam tersine dönüştürebilir. Bir PDF belgesine metin, nesneler, resimler, damgalar ve bağlantılar eklemenize ve düzenlemenize izin veren programlar vardır. Bazı programlar, bu formattaki belgeleri bölme ve birleştirme, bundan tek tek sayfaları ve nesneleri çıkarma yeteneğine sahiptir. Daha profesyonel programların yardımıyla filigran, logo ve üstbilgi ve altbilgi ekleyebilirsiniz. Birçoğunun çok sayıda belgeyi toplu olarak işleme yeteneği vardır. Profesyonel PDF programları, formlar oluşturmanıza olanak tanır. Bundan sonra, bunları doldurmaları için müşterilere sağlayabilirsiniz. Birçok programın dijital hak yönetimi özellikleri vardır. Bu tür programlardaki dijital haklar, bir PDF belgesinden metin ve resimlerin çıkarılmasını yasaklamanın yanı sıra yazdırmayı da yasaklamanıza izin verir. PDF formatı için sunucu programları da vardır. Bu tür uygulamalarda sunucu tarafında döküman oluşturabilirsiniz. Ayrıca, Acrobat uygulamasının tam sürümüne sahip olmayan bir istemci makineden bile bu belgeyi görüntüleyebilirsiniz.

Belgelerle çalışmak, kullanıcılardan, özellikle ofis çalışanlarından çok zaman alır. Ancak, bazı işlemleri otomatikleştirerek belgelerle çalışırken el emeğini önemli ölçüde optimize edebilen birçok program vardır. Bu çözümlerin birçoğunun kullanımı kolay, çok kullanışlı ve ucuzdur ve bu nedenle çok çeşitli kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Bu programlar bu makalede tartışılacaktır.

Belge organizasyonu

Çok sayıda elektronik belgeyle uğraşmak zorunda olan kullanıcılar, katı dizin ve alt dizin sistemine rağmen doğru belgeyi bulmanın çok zaman aldığı durumun farkındadır. Bu sorunun çözümlerinden biri, asıl görevi verileri düzenlemek ve sıralamak olan ve sonuçta gerekli bilgilerin hızlı bir şekilde aranmasını sağlayan özel bir kataloglama programının kullanılmasıdır. Piyasada bu türden çok sayıda katalogcu vardır ve bunların tümü ya diskleri, klasörleri ve dosyaları ya da bazı yüksek düzeyde özelleşmiş bilgileri (filmler, madeni paralar, pullar, vb.) kataloglamaya odaklanır. Farklı türlerdeki klasörleri ve dosyaları kataloglamanıza izin veren herhangi bir evrensel kataloglayıcı, belgeleri kataloglamak için uygundur. WhereIsIt paketi (http://www.whereisit-soft.com/) bu tür çözümler arasında en iyisi olarak kabul edilir, ancak oldukça pahalıdır ve yetenekleri birçok kullanıcı için açıkça gereksizdir. Çoğu için WinCatalog Standard paketini kullanmak yeterli olacaktır.

Başka bir yol, ilgili belgeleri, bu yapılara karşılık gelen veri dosyalarında saklanan karmaşık hiyerarşik olarak yapılandırılmış belgelerde birleştirmektir. Bu tür yapılandırılmış belgelerde hem yapılandırma hem de belge içinde gelişmiş arama yetenekleri sayesinde ihtiyacınız olan bilgiyi gezinmek ve bulmak çok daha uygundur. Ek olarak, bu tür yapılandırma, harici bir arama yapmanıza ve içlerinde bulunan metnin parçalarına göre belgeleri aramanıza olanak tanır. Örneğin, Maple paketi hiyerarşik olarak yapılandırılmış belgeler oluşturmak için tasarlanmıştır.

WinKatalog Standardı

geliştirici: WinCatalog.com

Dağıtım boyutu: 1,62 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Dağıtım yöntemi: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Fiyat: 200 ovmak.

WinCatalog Standard, kullanımı kolay, çok işlevli bir kataloglayıcıdır ve Rusça dilinde anlaşılır bir arayüze sahiptir (Şekil 1). Paket, bilgisayarınıza bağlanabilecek herhangi bir ortamdan verileri kataloglamanıza olanak tanır: disketler, sabit sürücüler ve ağ sürücüleri, normal CD'ler ve ses CD'leri, Zip diskleri vb. Bununla, konumlarından bağımsız olarak herhangi bir klasör ve dosyayı sıralayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Kataloğa verileri manuel olarak (hemen sanal klasörlere) veya diskleri tarayarak (orada bulunan Zip arşivleri dahil) girebilirsiniz - bu durumda, disklerden çıkarılan klasörleri ve dosyaları, kolaylık sağlamak için sanal klasörler halinde sıralamak daha iyidir. Sürükle ve bırak işlemleri desteği sayesinde uzun sürmeyecek yönlendirme.

Pirinç. 1. WinCatalog Standart arayüzü

Genel dizin yönetimi kolay ve kullanışlıdır. Verileri tematik klasörlere bölmek, yönlendirmeyi büyük ölçüde basitleştirir ve klasörlerin ve iç içe yerleştirilmiş öğelerin yerleşimini basit bir sürükle ve bırak ile değiştirmek kolaydır. Boole işlemlerini ve arama için belirli bir klasör seçme yeteneğini destekleyen ve ayrıca anahtar kelimeleri dikkate alan gelişmiş arama (ad, yorum, boyut ve değiştirilme tarihine göre; Şekil 2) (bunlar ayrı katalog öğelerine ihtiyatlı bir şekilde eklenebilir) ), istenen belgeyi hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar ve yinelenen öğelerin aranması koleksiyondan yinelenen öğeleri kaldırmaktır. Belge kataloğunun tamamını veya bir kısmını bir CVS dosyasına aktarmak, verilerin başka bir uygulamada (örneğin, MS Excel) işlenmesine izin verirken, bir HTML dosyasına dışa aktarmak, kataloğu yazdırmak için uygundur.

Pirinç. 2. WinCatalog Standard'da belgeleri arayın

akçaağaç 6.25

geliştirici: Kristal Ofis Sistemleri

Dağıtım boyutu: Akçaağaç - 5,3 MB, Akçaağaç Profesyonel - 5,89 MB

Kontrol altında çalışın: Windows (tüm sürümler)

Dağıtım yöntemi: shareware (30 günlük demo: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Fiyat: Akçaağaç - 21,95 ABD Doları, Akçaağaç Profesyonel - 30,95 ABD Doları

Maple, çeşitli malzemeleri hiyerarşik yapılarda birleştirmenize ve sonuç olarak yapılandırılmış belgeler elde etmenize olanak tanıyan, kullanımı kolay bir belge yöneticisidir: iş planları, raporlar, analitik notlar, broşürler, vb. Bu tür hiyerarşik belge ağaçlarında, çeşitli bilgiler daha net bir şekilde sunulur ve herhangi bir belgeyi bulmak standart kataloglamaya göre çok daha kolaydır. Maple'da oluşturulan belgeleri görüntülemek için, şu adresten ücretsiz olarak indirilebilen özel bir Maple Reader'a ihtiyacınız vardır: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 MB). Paketin kullanıcı dostu bir arayüzü var (Şekil 3) ve öğrenmesi o kadar kolay ki, programın Rusça yerelleştirme eksikliği bile çoğu kullanıcı için engel teşkil etmeyecek ve bu nedenle bu çözüm en geniş kitleye önerilebilir.

Pirinç. 3. Akçaağaç program arayüzü

Yönetici iki versiyonda sunulur: temel Maple ve genişletilmiş Maple Professional. Genişletilmiş versiyonun temel farklılıkları arasında, belge arama, dilbilgisi kontrolü, dosya şifreleme ve hiyerarşik yapıların rezervasyonu gibi ek işlevlerin varlığı yer almaktadır.

Maple'daki herhangi bir belgenin temeli, hiyerarşik bir düğüm ağacıdır, alt düğümlerin iç içe geçme düzeyi, sayılarının yanı sıra sınırlı değildir. Her düğüm, yalnızca metni (doğrudan yazılmış, panodan yapıştırılmış veya RTF, DOC, WRI ve HTML formatlarındaki belgelerden içe aktarılmış) değil, aynı zamanda tablo materyali, grafikler, finalin temel parçalarına bağlantılar içeren ayrı bir belgedir. belge veya dosyalar, vb. Belgeleri hazırlarken, metinle çalışmak için standart bir dizi işlev kullanmak mümkündür: yazı tipinin türünü ve boyutunu değiştirmek, listeler oluşturmak, paragraflar tasarlamak, stilleri kullanmak vb. MS Word ile entegrasyon, yazım denetleyicisini kullanmanızı sağlar. dilbilgisini kontrol etmek ve yalnızca İngilizce'de değil, Rusça'da da eşanlamlıları aramak için MS Word'de yerleşiktir. Yerleşik yedekleme sistemi, hiyerarşik belgelerin sıkıştırılmış yedek kopyalarını (ZIP ve CAB formatlarında) oluşturma yeteneği sağlar. Yerleşik Şifreleme Sihirbazı, Blowfish şifreleme algoritmasını kullanarak hassas belgeleri şifrelemenize yardımcı olur. Ve Finder arama modülü, gerekli belgeleri parça adına, yazara, yorumlara, içeriğe (Şekil 4) vb. göre hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar.

Pirinç. 4. Belgeleri içeriğe göre arayın
içlerinde Maple'daki metin

Belgelere hızlı erişim

Belgelerin bilgisayarla hazırlanması teknolojisi, oluşturulan belgelerin gelecekte tekrar tekrar kullanıldığını varsayar. Örneğin, yeni bir belge geliştirirken, dünkü belgeden bir veya iki paragrafa ihtiyacınız olabilir veya yeni belge genellikle eskisinin bir kopyasıdır, ancak değişen değişken bilgileri vb.

Ne yazık ki, kullanıcı dünden önceki gün oluşturulan önemli belgenin adını her zaman hatırlayamıyor ve bazen onu nerede arayacağını bilemiyor. Tabii ki, belgelere anlamlı adlar vermeniz ve bunları düzgün bir katalogda saklamanız gerekir, ancak ne yazık ki, aksi takdirde acele, dikkat dağıtıcı çağrılar vb. Sonuç olarak, gerekli belgeyi aramak çok değerli zaman alabilir - sonuçta, onu Windows bağlantılarının listesi aracılığıyla Windows bağlantıları aracılığıyla açabileceğiniz bir gerçek değil. Başlangıç menüsü. Mesele şu ki, bu liste:

15 belge ile sınırlı - bu, örneğin bir hafta önce belgelere girme olasılığının neredeyse sıfır olduğu anlamına gelir;
metnin bir kısmını hatırlıyorsanız ancak dosya adını unuttuysanız, belgeyi bulmanıza izin vermez;
aynı adla (ancak farklı olsa da) aynı ad altında ancak farklı klasörlerde kaydedilmiş belgeleri içermez; bu, örneğin birkaç versiyonun oluşumuyla birlikte bir belge üzerinde birlikte çalışırken önemlidir.

Bir sorun daha var - Windows'ta sağlanan en son belgelerin listesi, herhangi bir kullanıcı (davetsiz misafir dahil) sahibinin bilgisayar etkinliğinin niteliğini öğrenmek için kullanabileceğinden, gizli verileri sızdırma kanallarından biridir. Bu nedenle, bu listenin, örneğin "önemsiz" verileri diskten kaldırmak için yardımcı programları kullanarak düzenli olarak temizlenmesi önerilir. Sonuç olarak, görünüşte paradoksal bir durum ortaya çıkar: bir kullanıcı, güvenlik amacıyla son kullanılan belgeler hakkındaki bilgileri düzenli olarak yok ederse, bunlara hızlı erişimini kaybeder ve aksi takdirde davetsiz misafirlerin kurbanı olma riskiyle karşı karşıya kalır. Ancak, bir çıkış yolu var - Windows'un yeteneklerini en son belgelerle çalışma açısından genişleten özel ActualDoc yardımcı programını kullanabilirsiniz.

İstenen belge uzun zaman önce oluşturulmuşsa ve bu nedenle son açılan belgeler listesinde (hem Windows'ta yerleşik hem de ActualDoc listesinde) görünmüyorsa, onu aramaya başvurmanız gerekir. Burada başka bir sorun ortaya çıkıyor - kural olarak, kullanıcı belgenin adını (ve oluşturulma tarihini) hatırlamaz, ancak metinde hangi anahtar kelimelerin bulunduğunu bilir. Bu, içerdiği metnin parçalarına göre bir belge aramanız gerektiği anlamına gelir - ne yazık ki, bu görev yerleşik Windows araçları veya örneğin Word kullanılarak çözülebilse de, çok vasat. Ve mesele sadece böyle bir aramanın tamamen açık olmaması ve yavaş yapılması değil - bazen buna katlanabilirsiniz. Tüm dosyaların bulunamaması çok daha önemlidir - arama sırasında Rus dilinin morfolojik özellikleri dikkate alınmayacaktır, bu nedenle aranan kelimelerin farklı bir durum sonuna sahip olduğu dosyalar bulunmayacaktır. Aynı zamanda, Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 ve Phoenix Search (http://indexlab) gibi özel arama araçları .net/), bulundukları yerden bağımsız olarak ihtiyaç duydukları belgeleri hızla bulabilir. "Archivarius 3000" paketi, "fiyat/kalite" oranı açısından adı geçen çözümler arasında bize en çekici gelen gibi görünüyor.

Gerçek Belge 3.5

geliştirici: Flexigen Yazılımı

Dağıtım boyutu: Standart - 4,1 MB, Profesyonel - 3,6 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: Standart - ücretsiz yazılım (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesyonel - paylaşımlı yazılım (14 günlük demo - http://www.flexigensoft.com/files/download/ factdoc.exe )

Fiyat: Standart ücretsizdir, Profesyonel 19,95 $

ActualDoc, kullanılmış belgeleri hatırlayan ve bunlara hızlı ve güvenli erişim sağlayan yeni bir belge yöneticisidir. Program basit ve sezgiseldir, Rusça dil desteğine sahip kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir (Şekil 5) ve özellikle kapsamlı bir yardım sistemi eşlik ettiği için pratik olarak ustalaşmak için zaman gerektirmez ve bu nedenle vazgeçilmez bir araç haline gelebilir. hem profesyoneller hem de ev kullanıcıları.

Pirinç. 5. ActualDoc program arayüzü

ActualDoc, kullanıcı tarafından belirlenen bir süre içinde (varsayılan olarak - 60 gün) sınırsız sayıda belgenin indirilmesini takip eder, 40'tan fazla dosya biçimini (metin ve resim dosyaları, MS Office belgeleri ve HTML belgeleri, PDF dosyaları vb.) destekler. ) ve bunlardan herhangi birini hızlı bir şekilde indirmenize izin verir. Program ortamında doğru belgeyi bulmak sorun değil. Ezberlediği belgeler nispeten küçükse, doğrudan listeden bir belge seçebilirsiniz. Aksi takdirde, olası başvuru sahiplerinin listesini filtreleyerek önceden sınırlamak daha mantıklıdır (zaman aralığına göre filtreleme mümkündür). hakkında aralık, uzantı ve kategoriye göre) veya belge adına (genel olarak) veya içerdiği metnin bir parçasına göre arama yapın (ancak, Rusça metinde arama her zaman başarılı değildir). İstenen belgeyi hızlı bir şekilde açmanın başka bir yolu daha vardır - yerleşik yer imleri aracılığıyla (Internet Explorer'da olduğu gibi; Şekil 6), bunlar tek tek sık kullanılan belgelere atanabilir ve bunlara erişimi önemli ölçüde hızlandırabilir. aramaya gerek yok. Seçilen belge yerleşik görüntüleyicide mevcuttur - görüntüleme, arama ve kopyalama için ve ayrıca harici bir uygulamada - düzenleme için ve tam işleme, ondan bilgi seçici kopyalama veya e tarafından bir belge göndermek için kullanılabilir. -posta. Aynı zamanda, belgelerin listesi meraklı gözlerden gizlenebilir ve bir şifre ile korunabilir - bu durumda, son kullanılan dosyalar menüde gösterilmeyecektir. Başlat -> Belgeler.

Pirinç. 6. Bir belgeyi yer imi aracılığıyla açma
ActualDoc'ta

Paket iki versiyonda gelir: ücretsiz temel Standart ve ücretli Profesyonel. Ücretsiz sürümün özellikleri, yerleşik görüntüleyicilerde belgeleri görüntülemenize, arama işlevini kullanmanıza (sonuç olarak, belgeleri yalnızca görsel olarak arayabilirsiniz, tam veya filtrelenmiş listeyi görüntüleyebilirsiniz), özel kategoriler oluşturmanıza ve yer imlerini düzenleyin.

Arşivci 3000 (3.82)

Geliştirici: Likasoft

Dağıtım boyutu: 3 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: shareware (30 günlük demo - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Fiyat:öğrenci lisansı - 195 ruble, kişisel lisans - 295 ruble, ticari lisans - 900 ruble.

« Archivarius 3000, geniş bir kullanıcı yelpazesine yönelik 18 farklı dilde (Rusça, İngilizce, Almanca ve Fransızca dahil) belgelerin hızlı aranması için en uygun çözümdür. Program, sabit sürücüde, ağda ve çıkarılabilir sürücülerde (CD, DVD, ZIP vb.) bulunan belgelere anında erişim sağlar ve tüm popüler belge türleri (PDF dosyaları, MS Office belgeleri, metin dosyaları vb.) ile çalışabilir. ) .). Arşivleri (ZIP, RAR vb.), e-posta mesajlarını (Outlook, Outlook Express, The Bat!, vb.) ve ekli dosyaları arayabilir. Ayrıca, Lotus Notes ve Lotus Domino veritabanlarında ve ICQ, Odigo IM ve Miranda IM mesaj veritabanlarında aramalar desteklenir.

Bir anahtar sözcük veya bir dizi anahtar sözcükle olağan aramanın yanı sıra, program mantıksal işlevleri kullanan gelişmiş bir arama modunu destekler ve belgeleri yalnızca içeriğe göre değil, aynı zamanda dosya adı, değişiklik tarihi, boyutu, belge türü, kodlamaya göre de arayabilir. vb. (Şekil 7). Tam Unicode desteği sayesinde, arama yalnızca bir dildeki belgelerde değil, aynı zamanda çok dilli belgelerde de (örneğin, aynı anda Rusça ve Almanca metinlerle) doğru bir şekilde gerçekleştirilir. Belgeleri İnternet üzerinden uzaktan aramak ve ardından bulunan belgelere İnternet Explorer gibi herhangi bir İnternet tarayıcısı aracılığıyla erişmek mümkündür. Arama sonuçları, bulunan kelimelerin vurgulanmasıyla seçilen belgelerin en önemli (ilgili) parçaları görüntülendiğinde alıntı modunda ve belgeler hakkında kısa bilgiler görüntülendiğinde (Şekil 8), tablo modunda sunulabilir. sıralanmak.

Pirinç. 7. Archivist 3000 ortamında belgeleri arayın

Pirinç. 8. Arama sonuçlarını sunma seçenekleri
"Archivarius 3000" içinde

Standart belgelerin doldurulması

Standart belgelerin hazırlanması, sigorta şirketlerinde, bankalarda, noterlerde, çeşitli hizmetler sunan şirketlerde vb. çeşitli belgelerin hazırlanmasıyla meşgul olan kullanıcılar için zamanın önemli bir bölümünü alır. Kural olarak, bu tür belgeler, bazı değişken bilgilerin basitçe değiştirildiği, başlangıçta geliştirilen temel belgelere dayalı olarak Word metin düzenleyicisinde oluşturulur. Bununla ilgili karmaşık bir şey yoktur, ancak büyük hacimli belgelerde hatalar kaçınılmazdır - örneğin, yanlışlıkla olması gereken yerde yanlış yere veri girebilir veya belgenin birkaç kelimesini silebilirsiniz, vb. Bu nedenle, yalnızca veri girilmesi gereken alanların giriş için açık olması ve diğer tüm metinlerin engellenmesi istenir. Geliştiriciler tarafından Word'de bu tür belgeler oluşturma imkanı sağlanır. Kalıcı verilerin değiştirilmesini yasaklamak için her şablon için kuruluşta kullanılan tüm standart belgeler için bir dizi şablon geliştirmek yeterlidir (komut Araçlar -> Korumayı Ayarla -> Form alanlarına veri girmek dışında herhangi bir değişikliği yasaklayın) ve kullanıcıları şablonlardan belge oluşturma konusunda eğitin. Nispeten az değişken bilginin olduğu tipik belgeler için, bu tür şablonlar belge hazırlama sürecini önemli ölçüde hızlandırmak ve hata riskini azaltmak için oldukça yeterli olacaktır.

Bununla birlikte, pratikte, değişken bilgilerin hacmin yarısına kadar kapladığı ve bir biçimdeki veya diğerindeki değişken verilerin bir kısmının tekrar tekrar tekrarlandığı birçok standart belge kullanılır (Şekil 9) - örneğin, tam ad. farklı durumlarda, girilen tarihler veya tutarlar için yazma vb. Bu durumda, Word şablonlarının kullanımı çok az şey yapar, çünkü tüm değişken verilerin manuel olarak girilmesi gerekeceğinden, şablonlar aracılığıyla bile belgeleri doldurmak çok zaman alacaktır.

Pirinç. 9. Büyük hacimli bir belge örneği
değişken bilgi

Standart belgelerin yürütülmesinin bir özelliği daha vardır - genellikle bir belgeyi değil, aynı anda birkaçını hazırlamak gerekir (örneğin, bir depozito açma konusunda bir banka sözleşmesi hazırlamak için, üç veya dört tür anlaşmaya ihtiyaç vardır). imzalama). Bu nedenle, aynı bilgilerin farklı belgelere girilmesi de çok zaman alır ve buna bağlı olarak hata yapma olasılığı artar. Örneğin, AvtoDoc veya Blitz Document gibi standart belgelerin hazırlanması sürecini otomatikleştirmek için tasarlanmış özel uygulamaları kullanarak bu tür belgeleri hazırlamak çok daha hızlıdır. Bu uygulamalar ayrıca, geleneksel Word şablonlarından farklı olarak, yalnızca bunun için belirlenmiş alanlara (kullanıcının verilerle bir dizi form doldurması gereken) veri girmenize izin veren şablonların kullanımına dayanmaktadır. girilen verileri programlanmış bir şekilde nasıl dönüştüreceklerini bilirler, örneğin sözcüklerdeki sayıları, çekim sözcüklerini ve tümceleri gramer durumlarına göre değiştirebilirler, vb. Sonuç olarak, gerekli belgeler hızlı bir şekilde doldurulur ve bu durumda yapılabilecek hataların sayısı, Word'de geleneksel olarak hazırlandıklarından daha az bir büyüklük sırası olarak ortaya çıkar. Ek olarak, özel çözümler yoluyla standart belgelerin oluşturulması da çekicidir çünkü oluşturulan tüm belgeler otomatik olarak kataloglanır ve gelecekte bunlardan herhangi birini bulmak sorun olmaz ve kullanıcının belgelerin inceliklerini bilmesi gerekmez, çünkü tüm yasal nüanslar şablonlarda zaten dikkate alınmıştır.

Otomatik Belge 1.2

Geliştirici: EleWise

Dağıtım boyutu: 6 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000/XP/2003

Dağıtım yöntemi: shareware (işlevsel olarak sınırlı demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Fiyat:"AutoDoc-Kişisel" - 1980 ruble, "AutoDoc-Server" - 2980 ruble, "AutoDoc-Client" - 1490 ruble.

AutoDoc, MS Word kullanılarak oluşturulan şablonları kullanarak standart belgeleri doldurma ve bu şablonlar kullanılarak yapılan belge ve kayıtların arşivini tutma sürecini otomatikleştirmenizi ve hızlandırmanızı sağlayan bir programdır. İçinde yeni belgeler oluşturma süreci son derece otomatiktir - sadece genel senaryo listesinden istediğiniz iş senaryosunu seçin (bir iş senaryosu özelleştirilmiş bir şablondur) ve giriş formunu gerekli verilerle doldurun (Şekil 10). Oluşturulan belge görüntülenebilir, kaydedilebilir, yazdırılabilir veya daha fazla düzenleme için Word'de açılabilir.

Pirinç. 10. "AutoDoc" senaryosuna göre belge oluşturma

Yerleşik komut dosyalarının sayısı azdır (Şekil 11), ancak oluşturma süreci yardımda ayrıntılı ve görsel olarak sunulan ve tamamen sihirbaz tarafından kontrol edilen ve bu nedenle erişilebilir olan özel komut dosyaları ile genişletilebilir. çoğu kullanıcı. Yeni bir senaryo geliştirmek beş adımdan oluşur: senaryonun adının girilmesi, bir şablon oluşturulması, değişkenlerin tanımlanması, senaryonun kurulması ve test edilmesi ve daha sonraki düzenlemeler için kaydedilmesi (Şekil 12). İlk bakışta, bir şablon hazırlamak bazı zorluklara neden olabilir, çünkü Word'de manuel olarak oluşturulması gerekir ve bunun için komut dosyası dili bilgisi gerekir. Ancak pratikte, her şey çok daha basittir - değişkenlerin küme parantezlerine girildiğini ve önlerine $ işaretinin yerleştirildiğini, diğer tüm metinlerin normal şekilde yazdırıldığını anlamak yeterlidir (Şek. 13). Yeni şablonlar yalnızca sıfırdan değil, aynı zamanda mevcut şablonlara veya hazır belgelere dayalı olarak da oluşturulabilir - ilk durumda, yalnızca komut dosyası ayarlarını değiştirmeniz ve değiştirilen ayarlarla test etmeniz ve ikincisinde açmanız gerekir. bitmiş belge, değişen bilgileri değişkenlerle değiştirin ve bir şablon olarak programı belirtin. Değişkenler, aşağıdakilere izin verenler de dahil olmak üzere çeşitli türlerde olabilir:

aynı anda birkaç alana veri girin: tam ad, pasaport verileri, kuruluşun ayrıntıları vb.;
bir dizi değerden bir değişken değeri seçin;
çeşitli işlemler ve dönüşümler gerçekleştirin: bir miktardan bir sayının veya KDV'nin yüzdesini hesaplayın, bir sayıyı bir dizeye dönüştürün, geçerli tarihi girin vb.;
belirli bir durumda bir kelimeyi veya tümceyi belirtin, vb.

AutoDoc iş senaryolarına göre oluşturulan belgeler, net bir şekilde yapılandırılmış kayıtlar olarak kaydedilir ve bu nedenle istediğiniz zaman filtreleyerek veya arayarak istediğiniz belgeyi bulabilir, görüntüleyebilir, yazdırabilir, yeniden oluşturabilir veya silebilirsiniz.

Pirinç. 11. Yerleşik grupların listesini içeren "AutoDoc" penceresi
iş senaryoları

Pirinç. 12. "AutoDoc" da yeni bir senaryonun geliştirilmesi

Pirinç. 13. "AutoDoc" içindeki şablon metninin bir örneği,
dört değişkenin göründüğü: "sayı",
"ay", "kuruluş" ve "tam ad"

Program iki versiyonda sunulmaktadır: tek kullanıcılı - "AutoDoc-Personal" ve çok kullanıcılı (ağ), iki modülle temsil edilir - "AutoDoc-Server" ve "AutoDoc-Client". Tek kullanıcılı sürümde, tüm sistem bileşenleri yerel bilgisayarda bulunurken, çok kullanıcılı sürümde, komut dosyaları, şablonlar ve kayıtların tabanı sunucuya kurulur ve kullanıcı bilgisayarlarına yalnızca istemci kısmı kurulur. , sunucuda depolanan tüm AutoDoc malzemelerinin kullanılmasına izin verir.

Blitz Belgesi 3.4.1

Geliştirici: BlitzSoft

Dağıtım boyutu: 991 KB

Kontrol altında çalışın: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: shareware (işlevsel olarak sınırlı demo sürümü - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Fiyat: 500 ovmak.

Blitz Document, komut dosyası şablonlarını kullanarak standart belgeleri otomatik olarak derlemek için kompakt bir programdır. 30'dan fazla yerleşik şablona (Şekil 14) veya yerleşik şablonlara veya boş düzenlere dayalı olarak geliştirilebilen özel komut dosyalarına dayalı olarak belgeleri hızlı bir şekilde oluşturmanıza olanak tanır. Hazır bir senaryoya göre bir belge oluşturmak son derece basittir - sadece senaryonun türünü seçin ve kullanıcıyı belge hazırlamanın tüm aşamalarında sadık bir şekilde yönlendirecek olan sihirbazın talimatlarını izleyin (Şek. 15). Bitmiş belge yerleşik metin düzenleyicide görüntülenebilir, yazdırılabilir, düzenlenebilir (hem değişken hem de kalıcı veriler düzeltilebilir) veya Word'de düzenleme için açılabilir.

Pirinç. 14. Yerleşik komut dosyalarının listesi Blitz Document

Pirinç. 15. Komut dosyası içeren bir belge oluşturun
yıldırım belgesi

Oluşturulan şablonların geliştirilmesi biraz daha karmaşıktır, ancak aynı zamanda çoğu kullanıcının gücü dahilinde olacaktır. Doğru, bu özelliğe hakim olmak biraz zaman alacaktır, çünkü ne yazık ki programa eklenen referans bilgiler yeterince eğitimli kullanıcılar için tasarlanmıştır (çok cimridir ve çizimler veya örnekler içermez). Teknik olarak, yeni bir şablonun oluşturulması iki aşamadan oluşur: temelinde yeni bir şablonun geliştirileceği yerleşik bir şablon veya düzen seçimi ve içerdiği sabit ve değişken verilerin tutarlı ayarlanması ( Şekil 16). Kalıcı veriler gerçek formlarında girilir, ancak doğrudan metne değil, iletişim kutuları aracılığıyla girilir. Değişken bilgileri de diyalog sırasında düzeltilir ve artık doğrudan girilmez, ancak programda kullanılan komut dosyası dili dikkate alınarak tasarlanmış joker etiketli değişkenlerle değiştirilir. Komut dosyaları yalnızca belgenin oluşturulması sırasında girilen metni görüntülemekle kalmaz, aynı zamanda verileri değiştirmek veya dönüştürmek için bir komut sistemi kullanarak değiştirebilir. Örneğin, sağlanır:

Pirinç. 16. Düzene dayalı yeni bir şablonun geliştirilmesi
Blitz Belgesinde

kelimelerin ve deyimlerin gramer durumlarına göre çekimi;
sayıları dizgelere dönüştürmek;
takvim tarihlerinin dizelere çevrilmesi;
yasal ve ticari belgelerde kullanılan tüm hesaplamaları yapmak;
girilen verilerin değerine bağlı olarak metni değiştirme vb.

Blitz Document kullanılarak oluşturulan belgeler, yapılandırılmış defterlerde saklanır - bu, belgelerde hızlı bir şekilde gezinmenize ve örneğin bunları yazdırmak için gerekli malzemelere neredeyse anında erişmenize olanak tanır. Ek olarak, belgeler, veritabanında görünen belirli bir konu veya nesne ile ilgili materyallere hızlı erişim için uygun olan sanal vakalar halinde gruplandırılabilir.

Taranan belgelerde OCR

Kağıt belgeleri genellikle düzenlenebilir bir elektronik biçime (bir kitabın, gazetenin, derginin veya faksın sayfaları) dönüştürmesi gereken kullanıcılar, kağıt belgelerin metinlerini otomatik olarak girmek için tasarlanmış bir karakter tanıma sistemi veya OCR sistemi (Optik Karakter Tanıma) olmadan yapamazlar. bir bilgisayara. Teorik olarak, ABBYY'den FineReader programını veya Cognitive Technologies'den CuneiForm'u kullanabilirsiniz - her ikisi de kullanımda güvenilirdir ve yüksek tanıma doğruluğu ile ayırt edilir. Ancak FineReader paketinin basitleştirilmiş ve uygun fiyatlı ABBYY FineReader 8.0 Home Edition'ı vardır, bu da onu geniş bir kitle için daha çekici kılar.

ABBYY FineReader 8.0

geliştirici: ABBYY Yazılımı

Dağıtım boyutu: 40,5 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Dağıtım yöntemi: shareware (FineReader Home Edition'ın demo sürümü yok, FineReader Professional Edition'ın işlevsel olarak sınırlı demo sürümü - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Fiyat: FineReader Home Edition - 990 ruble, FineReader Professional Edition - 3750 ruble.

ABBYY FineReader, yalnızca metni değil, aynı zamanda tabloların, resimlerin ve metinlerin sütunlara bölünmesinin doğru bir şekilde iletilmesini sağlayan tasarımı da tanıyan belgeleri tanımak için ideal bir çözümdür (Şek. 17). Programın kullanımı kolaydır, çok dilli (179 dil desteklenir) ve çok sayfalı belgeleri tanıyabilir. Belgenin tamamını veya tek tek sayfalarını tanımak mümkündür. Sonuç, yaygın biçimlerden birinde kaydedilebilir: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT veya PDF. Hataları ortadan kaldırmak için tanıma sonuçlarını adım adım kaydetmek mümkündür. Tanıma sonuçlarının doğrudan Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect ve Adobe Acrobat'a dışa aktarımı uygulandı. Yerleşik yazım denetleyicisi (36 dil için) sonuç kontrolünü hızlandırmaya yardımcı olur ve Microsoft Word ile entegrasyon, metinle çalışırken dikkatiniz dağılmadan programı doğrudan Word'den çağırmanıza olanak tanır.

Pirinç. 17. Belge tanımanın sonucu
ABBYY FineReader Home Edition'da

Program iki versiyonda sunulmaktadır: Yeni başlayanlar için tasarlanmış FineReader Home Edition ve profesyonellere yönelik FineReader Professional Edition. Profesyonel sürüm, tanıma parametrelerini yönetmenize (modu değiştirme, eğitimle tanıma gerçekleştirme) izin verir ve daha zengin bir tanıma işlevleri grubuna (PDF dosyalarının tanınması, dijital kamerayla çekilen metinler, vb.) sahiptir. Ek olarak, Professional Edition daha farklı kaydetme biçimleri sağlar, Barkodları tanıma ve Ekran Görüntüsü Okuyucu yardımcı programını kullanarak ekran görüntülerini hızla tanıma özelliğini ekledi.

Belgeleri PDF formatından dönüştürme

Tüm teknik belgeler, belgeleri görüntülemek için ücretsiz Adobe Acrobat Reader kullanan PDF biçiminde artık mevcuttur. Ancak, kendi belgelerinizi hazırlarken veya PDF formatında materyalleri düzenlerken (örneğin, makaleler, sözleşmeler, raporlar vb.) PDF dosyalarının parçalarını sıklıkla kullanmanız gerekir. İlk durumda, PDF dosyalarından metin ve / veya resim parçalarını çıkarmanız gerekecektir (teorik olarak, bu, Acrobat Reader'ın yerleşik araçları kullanılarak yapılabilir, ancak çok vasat bir sonuçla). İkinci durumda, orijinal belgenin tasarımını korurken, Acrobat Reader'da bile sağlanmayan PDF belgelerini düzenlenebilir bir biçime (örneğin, Word biçimine) dönüştürmeniz gerekecektir. Bu gibi durumlarda, ABBYY PDF Transformer ve PDF2Word paketlerinin (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) en çekici göründüğü özel yardımcı programlar kurtarmaya gelecektir. Bunlardan ilkini ele alacağız - daha pahalı olmasına rağmen, Rusça bir arayüze sahiptir ve PDF dosyalarını çeşitli düzenlenebilir biçimlere dönüştürmenize izin verir ve yalnızca İngilizce'yi değil, Rusça metni de doğru bir şekilde tanıyabilir.

ABBYY PDF Dönüştürücü 2.0

Geliştirici: ABBYY Yazılımı

Dağıtım boyutu: 52 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000 (SP2 veya üstü)/XP/Server 2003

Dağıtım yöntemi: shareware (15 günlük demo - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Fiyat: 1490 ovmak.

ABBYY PDF Transformer, PDF belgelerini Microsoft Word belge biçimlerine (Şekil 18), Excel'in yanı sıra HTML ve TXT dosyalarına dönüştürmek için bir yardımcı programdır. Paket sezgisel bir arayüze sahiptir ve kullanımı çok kolaydır ve bu nedenle geliştirmesi acemi kullanıcıların bile gücü dahilinde olacaktır.

ABBYY PDF Transformer, metin katmanı olmayan dosyalar (bu tür dosyalar çoğunlukla taranmış belgelerden elde edilir ve metin görüntülerini temsil eder) dahil olmak üzere herhangi bir PDF dosyasını dönüştürebilir ve desteklenen dillerin herhangi bir kombinasyonunu (Rusça ve İngilizce dahil) içeren PDF dosyalarını doğru şekilde işleyebilir. . Yardımcı program, orijinal belgenin tasarımını (resimler, tablolar, sütunlar, bağlantılar) doğru bir şekilde korur ve dönüştürme ve kaydetme seçeneklerini yönetmenize olanak tanır. Örneğin, program tarafından metin veya görüntü olarak (karmaşık düzene sahip PDF dosyaları için önemlidir) algılanması gereken alanları net bir şekilde tanımlayabilir, bitmiş belgeyi orijinaliyle aynı düzende veya bir sütun olarak kaydedebilirsiniz. metin (resimli veya resimsiz - isteğe bağlı), vb. Gerekirse, tek tek sayfaları veya hatta parçalarını seçerek dönüştürmek mümkündür. Ayrıca ABBYY PDF Transformer, Microsoft Word belgelerinden, Excel elektronik tablolarından, PowerPoint sunumlarından, Visio diyagramlarından ve HTML dosyalarından ve ayrıca belge yazdırmayı destekleyen hemen hemen her uygulamadan (bu ABBYY PDF Transformer 2.0 sanal yazıcı için PDF-XChange aracılığıyla uygulanır).

Tembelliğin ilerlemenin motoru olduğunu söylemelerine şaşmamalı. Şahsen, beni sürekli olarak günlük hayatı basitleştirmenin bazı yollarını aramaya teşvik ediyor. Yeni bilgi algısına göre ayarlanmış bu dahili radarda bana yardımcı oluyor. İlgimi çeken bir alanda yeni bir şey duyar duymaz, bunun benim için yararlı olup olmayacağını hemen kontrol etmeye çalışırım.

Bazen, akışı günlük ve saatlik olarak taşan bilgileri organize etmek için bilinçli çözümler ararım. Ve sonra en uygun olanı durdurmak ve uzun süre kullanmak için daha fazlasını kazmaya, en iyi seçenekleri seçmeye ve pratikte denemeye çalışıyorum.

En şaşırtıcı şey, bu programların çoğu zaman çok yakın olmasıdır, kişisel olarak kendiniz “Amerika'yı keşfetmek” için başka bir kişiye, boş zamana veya belirli bir göreve ihtiyacınız vardır. Tanıdıklarımın gözlerini düzenli olarak eldeki ve paraya mal olmayan bilgileri düzenlemek için bu araçlara açmam gerektiğinden, bugün en güçlü üçü hakkında konuşmak istiyorum (öznel görüşüme göre). Belki bunlardan biri sizin için de faydalı olacaktır.

1. MS OneNote- bu gerçekten görünmez bir program ve altın bir keşif. MS Office 2003'ten başlayarak Windows ofis paketinde yaşıyor, ancak arkadaşlarımın çoğu onun hakkında hiçbir şey duymadı. Özünde, birkaç hiyerarşi düzeyine sahip bir not defteri programıdır ve not defterleri, bölümler, sayfalar ve alt sayfalar oluşturmanıza olanak tanır.

Genellikle masaüstünüzde ve "Belgelerim"de sallanan herhangi bir bilgiyi, en iyi ihtimalle klasörlere - metin, resimler, doğrudan bağlantılarla, ses ve video dosyalarıyla İnternet'ten tüm sayfalar - düzenlemek ve depolamak için uygundur. Örneğin, içinde saklayabilirsiniz:

daha sonra seçim için belirli bir konu hakkında bilgi - bir elektrikli süpürge, telefon, araba veya zaman yönetimi kursları seçerseniz
satın alımlar hakkında bilgi - nereden ve ne kadar satın aldıkları, garanti süreleri
belgeler hakkında bilgi, özellikle bazı verileri elektronik olarak doldurmanız gerekiyorsa
müşterileriniz, öğrencileriniz hakkında bilgi
yemek tarifleri
planlar
herhangi bir liste:
- dilek listesi,
- arkadaşlarınızın seveceği hediyeler
- okuduğunuz veya okumak istediğiniz kitaplar
- görmek istediğiniz filmler ve izlenimleriniz
seyahat bilgileri, seyahat listeleri
günlüğün, hafızanda tutmak istediğin önemli olaylar, seyahat notları
okunan kitapların özetleri, ders notları, kendi makaleleriniz, taslaklar ve eskizler
iğne işi fikirleri
dosyaları kaydır
çizimler ve notlar

Programın olanakları sonsuzdur. "Alt tabaka" türünü seçebilir, metni mümkün olan her şekilde düzenleyebilir, onay kutularıyla (işaretlemek için), notlar çizerek listeler yapabilirsiniz. Etiketleri - anahtar kelimeleri kullanabilir veya sadece aramayı kullanabilirsiniz.

Android, iOs ve OSX için sürümleri vardır. Apple sevenler için ücretli bir Outline programı da var: IOS için - tam sürüm, MacOS için şu ana kadar yalnızca hazır notları okumak için bir sürüm mevcut. Avantajı, defterlerin yalnızca bir bilgisayarda saklanabilmesidir.

OneNote'un tek değerli rakibini düşünüyorum Evernote. Telefonunuzda veya tabletinizde yeşil bir fil görmüş olabilirsiniz - bu o. Programın özü aynıdır. Notlar biraz farklı bir biçimde sunulur. Başlangıçta, İnternet üzerinden mobil cihazlarla senkronizasyona odaklanıldı. Ücretsiz bir hesap kullanma konusunda kısıtlamaları var. Ancak bu program hem Apple platformlarında hem de android'in eski sürümlerinde kullanılabilir.

Linux kullanıcıları deneyebilir açılış konuşması(Apple'ın sunum programıyla karıştırılmamalıdır) - kullanışlı, ancak bence hazırlıksız bir kullanıcı için ilk ikisi kadar kolay değil.

2. Bellek haritaları oluşturmak için programları düşündüğüm en önemli ikinci kolaylık - zihin haritaları. Uzun yıllardır çeşitli bilgilerin grafiksel gösterimi için farklı programlar kullanıyorum. Özellikle:

Makale planları için
kitap özetleri, dersler, sınav sorularının hazırlanması için
hedeflere ulaşmak için ayrıntılı planlama
olay planlaması
çözümler bulmak

Bu tür programların tartışmasız lideri, bence, zihin yöneticisi- Bu en uygun programdır, ancak aynı zamanda en pahalıdır. Daha ucuz seçenek - Xmind. Ücretsiz bir sürümü var - kendi kullanımınız için haritalar yapabilirsiniz, ancak programı yüklememiş bir arkadaşınıza göstermek için pdf'ye aktaramazsınız.

En uygun fiyatlı seçenek Özgür aklın- ücretsiz, sezgisel ve her platform için uygundur.

3. Çok uzun zamandır kendime uygun bir şey arıyordum. zamanlayıcı. Çok rasyonel bir insan olmadığım ve bir plana bağlı kalmakta zorlandığım için, çok basite indirgemeden kayıp vakaların mezarlığına dönüşmeyecek çevik bir zamanlama programına ihtiyacım vardı. Bu durumda aynı derecede önemli olan, hareket halindeyken bakabilmeniz veya yeni bir şeyler yazabilmeniz için telefonunuz veya tabletinizle senkronizasyona sahip olmaktır.

Şimdi değişen derecelerde karmaşıklığa sahip çok sayıda planlayıcı var. Ve belki de tüm planları tek bir yerde tek bir yapıda inşa etmeyi tercih edenler veya zamana bağlı birçok işi olanlar için seçimim talihsiz bir çözüm olacak. Kağıt üzerinde günlük planlamayı tercih ederim, bu nedenle zamanlayıcı programı benim için öncelikli olarak planladığım tüm görevlerin bir özeti olarak hizmet ediyor (aslında bu benim için Otomatik odaklama sisteminin elektronik bir versiyonudur).

Yani kazananım denir harikalar listesi. İlk başta, program bana çok basit görünüyordu, ta ki alt görevleri ve ek bilgi için bir yeri olduğunu keşfedene kadar. Yani, “Sipariş” konusunda “Gereksiz şeyleri ücretsiz ver” maddesine sahipsem, o zaman içeride bir şeyler listesi ve bunun için gidebileceğim yerlerin bir listesini yapabilirim.

Programın ücretli sürümünde dosyalar ekleyebilir ve diğer kişilere görev gönderebilirsiniz. Her ne kadar çoğu için ücretsiz olsa da yeterli olacaktır. Programın kayıt olmak istemesine rağmen, programın bağımsız sürümünü süresiz olarak kullanabilir ve yalnızca bilgisayarınızdaki ve telefonunuzdaki bilgileri senkronize etmeye karar verdiğinizde kayıt olabilirsiniz.

Wunderlist, yinelenen etkinlikler de dahil olmak üzere önemli etkinlikleri vurgulamanıza, son tarihler ve hatırlatıcılar belirlemenize olanak tanır.

Program Windows, tüm Apple platformları, android ve web uygulaması olarak kullanılabilir.

İşte ilk üç. Hayatınızı kolaylaştırmak için hangi programları kullanıyorsunuz? Yorumlara yazın, yeni bir şeyler öğrenmekten memnuniyet duyacağım.