Створення запитів в базах даних Access. Створення (формування) запитів Запити access способи їх створення

Від компанії Microsoft надає користувачам широкі можливості для створення і роботи з базами даних. У наш час бази даних дуже широко використовуються у всіляких сферах і областях. В цілому, можна сказати, що зараз без них не обійтися. У зв'язку з цим, дуже важливо вміти працювати з таблицями Access. Основним елементом взаємодії користувача з базою даних є запит. У цій статті докладно розглянемо, як створити запит в Access. Давайте ж почнемо. Поїхали!

Перш за все, розберемося з тим, що таке запит. Це елемент бази даних, який служить для вибору потрібної інформації з таблиці. Вони бувають двох видів:

На вибірку (дозволяють отримувати дані і виконувати операції над ними);
На зміну (дозволяють додавати, видаляти і змінювати значення).

Тепер перейдемо безпосередньо до практики. Зайдіть на вкладку «Створення» і натисніть кнопку «Конструктор запитів». У вікні, виберіть одну або кілька таблиць, з яких необхідно вибрати дані. Натиснувши кнопку «Виконати», ви отримаєте всю інформацію з вибраних вами таблиць. Для більш конкретного відбору перейдіть на вкладку «Конструктор» і введіть потрібне слово або число в поле «Условие отбора:». Наприклад, ви хочете отримати список всіх співробітників 1980 року народження. Для цього пропишіть в рядку «Условие отбора:" 1980 в колонці «Дата народження» і натисніть кнопку «Виконати». Програма моментально видасть вам результат. Для зручності ви можете зберегти створений запит, щоб користуватися ним надалі. Скористайтеся комбінацією клавіш Ctrl + S і введіть назву в поле для пошуку, а після натисніть «ОК».

Вказавши умова для відбору даних, ми отримуємо потрібну вибірку

Щоб порахувати значення в стовпці, ви можете використовувати так звані групові операції. Для цього на вкладці «Конструктор» клікніть по кнопці «Підсумки». У рядку «Угруповання» виберіть функцію «Count», що дозволяє скласти всі ненульові значення. Щоб в назві колонки не відображалося слово «Count», в рядку «Поле» введіть назву перед тим, що було зазначено раніше. Збереження виконується точно також за допомогою комбінації Ctrl + S.

Аксес вважає непусті осередки

Тепер створимо параметричний запит. Він дозволяє робити вибірку по введеному параметру. Наприклад, за заданою датою. Відкривши потрібну базу даних, пропишіть (без лапок) в відповідному стовпці «[Вкажіть дату]». Квадратні дужки обов'язкові. У вікні введіть потрібну дату. Після цього програма автоматично зробить вибірку по введеної вами дати. Ви можете поставити знаки «\u003e» (більше) і «<» (меньше) чтобы отобразить элементы раньше либо позже заданной даты. Например, список сотрудников, которые сдали отчёты до 01.07.

Як створити перехресне звернення? Досить знайти на панелі інструментів кнопку «Перехресний» і клікнути по ній. Після цього в пункті «Перехресна таблиця» виберіть у першій клітинці «Заголовки рядків», у другій «Заголовки стовпців», а в третій «Значення». Потім ви можете порахувати значення, використавши вже згадану вище функцію «Count». Зверніть увагу, що якщо ви вкажете у другому осередку «Заголовки рядків», так само, як в першій, замість «Заголовки стовпців», то нічого працювати не буде. Обов'язково враховуйте це.

Робимо перехресний запит в базі

Також ви можете зробити звернення на створення таблиці. Як це робиться? Досить відкрити бази даних, з якими ви працюєте, потім заповнити осередок «Умова відбору» і клікнути на кнопку «Створення таблиці». Не забувайте натискати «Виконати». На основі заданих вами параметрів Microsoft Access побудує нову таблицю. Наприклад, список всіх співробітників з їхніми контактними даними за професією «Бухгалтер».

При збереженні потрібно вказати ім'я та місце проживання нової таблиці

Як ви можете переконатися, програма Access від компанії Microsoft дозволяє виконувати безліч операцій. Знаючи, як зробити запит в Access, ви будете почувати себе значно впевненіше при роботі з базами даних. Пишіть в коментарях була корисна для вас ця стаття і задавайте питання по розглянутій темі.

4. Формування запитів до бази даних

4.1 Загальне поняття запитів

Запит - це вимога на вилучення даних з таблиць бази, на виконання обчислень над даними, на внесення змін в базу даних.

Запит може служити джерелом даних для форм, звітів і сторінок доступу до даних.

СУБД Access дозволяє створювати запити трьох типів: запити на вибірку, перехресні запити, запити на внесення змін в базу даних.

Запит на вибірку є найбільш часто використовуваним типом запиту. Його результатом є динамічна таблиця, яка може бути переглянута, проаналізовано. Запит на вибірку дає можливість:

Включати в результуючу таблицю поля з однієї або декількох таблиць в потрібному порядку;

Вибирати записи, що задовольняють умовам відбору;

Здійснювати обчислення над полями бази даних;

Групувати записи і знаходити для груп записів або для всіх записів підсумкові значення по деяких полях за допомогою статистичних функцій: Sum - сума значень поля, Avg - середнє значень поля, Max - максимальне з значень поля, Min - мінімальне зі значень поля, Count - число значень поля і ін.

Різновидом запиту на вибірку є запит з параметрами - це запит, який при виконанні відображає у власному діалоговому вікні запрошення ввести цікавить користувача значення критерію відбору записів.

Перехресний запит являє собою спеціальний запит підсумкового типу. Він відображає результати підсумкових статистичних розрахунків над значеннями деякого поля у вигляді перехресної таблиці. У ній значення одного або декількох стовпців зліва утворюють заголовки рядків. Заголовки стовпців представляють собою значення певного поля, а на перетині рядків і стовпців знаходяться підсумкові значення.

Існує чотири типи запитів на внесення змін в базу даних:

1) запит на видалення - видаляє групу записів з однієї таблиці або декількох взаємопов'язаних таблиць бази даних, для яких задано каскадне видалення зв'язаних записів;

4) запит на створення таблиці - створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць бази даних.

СУБД Access дозволяє створювати запити за допомогою Майстрів і за допомогою Конструктора. Майстри використовуються для створення певних запитів. За допомогою Конструктора можна створити будь-який запит.

4.2 Створення запиту вибору

Для створення запиту вибору за допомогою Конструктора необхідно відкрити вікно Конструктора запиту, виконавши дії:

Вікно БД - об'єкт Запити - [Створити] - вікно Новий запит - вибрати Конструктор - вікно Додавання таблиці - вибрати таблиці-джерела запиту - [Закрити].

Вікно Конструктора запиту має вигляд як на рис. 4.1.

Мал. 4.1 Вікно Конструктора запиту

Воно розділене на дві панелі.

Верхня панель містить схему даних запиту. У ній представлені списки полів, вибраних в якості джерела запиту таблиць і запитів. Якщо раніше була створена зв'язок між цими таблицями, то вона показується на схемі даних. В іншому випадку може відображатися зв'язок, автоматично створена системою Access. Користувач може сам встановити новий зв'язок між таблицями.

Нижня панель є бланк запиту за зразком (QBE-запиту). Він представлений у вигляді таблиці, призначеної для визначення структури результуючої таблиці запиту і завдання умов відбору даних з таблиць. Кожен стовпець бланка ставиться до одному полю таблиці. Рядки бланка мають таке призначення:

· Поле - вказує імена полів, що беруть участь у формуванні запиту;

· Ім'я таблиці - вказує імена таблиць, яким належать ці поля;

· Сортування - дає можливість впорядкувати записи в результуючій таблиці запиту;

· Висновок на екран - дає вам можливість змінювати полів в цій таблиці;

· Условие отбора - служить для завдання умов відбору записів;

· Або - дозволяє об'єднувати умови відбору логічною операцією АБО. При цьому умови відбору можуть зазначатися в декількох рядках бланка запиту.

Включення окремих полів в бланк запиту можна виконати одним із таких способів:

· Перетягнути поле зі списку полів в крайню зліва вільну клітину рядка Поле;

· Двічі клацнути по імені поля у списку полів;

· Клацнути в клітці рядки Поле і із списку вибрати потрібне поле.

Включення в бланк запиту всі поля таблиці можна виконати, якщо:

· Двічі клацнути по імені таблиці і перетягнути всі виділені поля в клітку рядка Поле;

· Перетягнути зірочку, що стоїть під заголовком таблиці, в клітку рядка Поле. При цьому в клітці відобразиться тільки ім'я таблиці із зірочкою, але в результат запиту будуть включені всі поля таблиці.

Для очищення окремих стовпців бланка запиту використовується команда - Правка / Видалити стовпці.

Для очищення всього бланка запиту служить команда - Правка / Очистити бланк.

Для формування запиту на висновок полів з однієї або декількох таблиць перетягуються зі списків полів в рядок Поле тільки ті поля, які повинні бути присутніми в результуючої таблиці запиту, або все поля всіх таблиць, а потім в терміні Висновок на екран відзначаються прапорцями тільки потрібні.

Формування запиту із застосуванням сортування.

Сортування можлива по одному або декількох полях одночасно. Для сортування по декількох полях поля розташовуються в бланку запиту в тому порядку, в якому потрібно виконувати сортування. В Access записи сортуються спочатку по самому лівому полю, потім по полю, розташованому в наступному стовпці праворуч і т.д. Для завдання порядку сортування необхідно клацнути в рядку Сортування для поля, по якому сортуються записи, і зі списку вибрати - по зростанням або за спаданням. Приклад створення запиту із застосуванням сортування см. В Додатку 9-10.

Формування запиту з умовами відбору.

Умови відбору - це обмеження, що накладаються на запит для визначення записів, що включаються в результуючу таблицю запиту. Вони задаються виразами в рядках Условие отбора, або.

Якщо вираження вводяться в кілька клітин одного рядка Условие отбора, то вони автоматично об'єднуються за допомогою логічного оператора And. Якщо вираження вводяться в різні рядки бланка запиту, то Access об'єднує їх логічним оператором Or. Приклад створення запиту з умовою для створюваної бази даних див. У Додатку 11-12.

В умови відбору може бути використана конструкція Between (між). Наприклад, Between 100 and 200. Результат побудови запиту з використанням конструкції Between см. В Додатку 13-14.

Формування запиту з обчислюваним полем.

Для створення обчислюваного поля в порожню клітину рядка Поле вводиться ім'я обчислюваного поля з двокрапкою, після якого - вираження. наприклад,

ВАРТІСТЬ: [ЦІНА] * [КІЛЬКІСТЬ]

Якщо вираз складне, то для його створення доцільно використовувати будівник виразів.

Для проектованої бази даних запит з обчислюваним полем має вигляд - див. В Додатку 15-16.

Формування запиту з угрупованням.

Часто потрібно в таблиці бачити не всі записи, а тільки підсумкові значення по групах записів. Розрахунок підсумків для деяких полів груп проводиться за допомогою статистичних функцій, які були описані вище.

Для створення запиту з угрупованням виконується наступне:

· Перетягується в першу клітку рядка Поле то поле, по якому проводиться групування записів. Потім перетягуються в наступні клітини поля, по яких підводяться підсумки;

· Вводиться команда Вид / Групові операції. У бланку запиту з'являється новий рядок Групова операція, в якій для всіх полів зазначено Угруповання;

· В рядку Групова операція для полів, за якими підводяться підсумки, виробляються клацання і із списку вибирається необхідна статистична функція.

Формування запиту з параметрами

Якщо необхідно часто виконувати один і той же запит вибору, змінюючи тільки в умовах відбору значення полів, то доцільно створити запит з параметрами. У рядках Условие отбора, або для полів, що грають роль параметрів, вводиться в квадратних дужках текст запрошення на введення цікавлять користувача значень цих полів. Цей текст буде виводитися в діалоговому вікні "Введіть значення параметра при виконанні запиту". Результат побудови запиту з параметрами наведено в Додатку 17-18.

4.3 Створення перехресного запиту

Створення перехресного запиту за допомогою Конструктора починається з відкриття вікна Конструктора запиту. У цьому вікні в бланк запиту послідовно перетягуються:

· Поля, значення яких будуть заголовками рядків перехресної таблиці;

· Поле, значення якого будуть заголовками стовпців перехресної таблиці;

· Поле, по якому підводиться підсумок з використанням статистичної функції.

Потім виконується команда Запит / Перехресний. В результаті в бланку запиту з'являться дві нові рядки: Групова операція і Перехресне таблиця. У рядку Перехресна таблиця для полів зі значеннями в ролі заголовків рядків вибирається із списку значення Заголовки рядків, а для поля зі значеннями в ролі заголовків стовпців - Заголовки стовпців. У рядку Групова операція для поля, по якому підводиться підсумок, із списку вибирається необхідна статистична функція.

Результат створення перехресного запиту представлений в Додатку 19-20.

4.4 Створення запитів дії

Формування запиту на створення таблиці БД.

Після відкриття вікна конструктора запиту вводиться команда Запит / Створення таблиці

У вікні Створення таблиці вказується ім'я створюваної таблиці і куди її слід помістити - в поточну БД або в іншу БД. Потім зі списків полів перетягуються в бланк запиту поля, які повинні бути в цій таблиці, і при необхідності задаються умови відбору записів. Після виконання запиту нова таблиця буде в списку таблиць вікна БД.

Формування запиту на оновлення полів таблиці БД

Після відкриття вікна конструктора запиту вводиться команда Запит / Оновлення в бланку запиту з'явиться новий рядок Оновлення. Потім в бланк запиту перетягуються все поля таблиці, і для полів, які підлягають оновленню, в рядку Оновлення задаються вираження, значення яких будуть новими значеннями оновлюваних полів. При необхідності оновлення значень полів тільки в деяких записах задаються умови відбору записів.

Формування запиту на додавання записів до таблиці БД.

При відкритті вікна конструктора запиту в якості джерела запиту вказується таблиця, з якої додаються записи в іншу таблицю. Записи таблиці-джерела повинні містити такі ж поля, що і поповнюється таблиця БД. У вікні конструктора запиту вводиться команда Запит / Додавання. З'явиться діалогове вікно Додавання, в якому потрібно вказати ім'я поповнюється таблиці і де ця таблиця знаходиться - в поточній БД або в інший БД. Крім того, в бланку запиту з'явиться новий рядок Додавання.

Потім перетягуються ті поля зі списку полів таблиці-джерела, які збігаються з полями поповнюється таблиці. Їх імена Access автоматично вкаже в рядку Додавання як імена полів поповнюється таблиці.

Формування запиту на видалення записів з таблиці БД.

Якщо між таблицями встановлено зв'язок із забезпеченням цілісності даних, але без каскадного видалення записів, то перш складається запит на видалення записів з підлеглої таблиці, а потім - з головною.

В цьому випадку при видаленні записів з підлеглої таблиці у вікні конструктора запиту вводиться команда Запит / Видалення. В результаті в бланку запиту з'явиться новий рядок Видалення. Тоді зі списку полів підпорядкованої таблиці перетягується в бланк запиту символ зірочки (*), після чого в рядку Видалення для цього поля відобразиться значення З. Потім зі списку полів головної таблиці перетягуються поля, які беруть участь в умови відбору видаляються записів, і для них в рядку Видалення з'явиться значення Умова. Після цього задаються умови відбору видаляються записів.

Якщо зв'язок між таблицями із забезпеченням цілісності даних і з каскадним видаленням записів, то створюється запит на видалення записів тільки з головної таблиці.

При складанні запиту на видалення записів з головної таблиці (в обох випадках) у вікні конструктора запиту вводиться команда Запит / Видалення.

У бланк запиту перетягуються поля, які беруть участь в умовах відбору записів на видалення, і задаються умови відбору.

4.5 Виконання і збереження запиту

Після формування запиту його необхідно виконати. З вікна Конструктора запиту це можна зробити, ввівши одну з команд.

Лабораторна робота 2. Формування запитів і звітів

Формування простих запитів

1. Створіть простий запит на вибірку

На основі таблиці «Викладачі» створіть простий запит на вибірку, в якому повинні відображатися прізвища, імена, по батькові викладачів і їх посаду.

Для створення простого запиту:

· Виберіть пункт меню «Створення» - «Майстер запитів». У вікні «Новий запит» виберіть «Простий запит» і клацніть по кнопці ОК;

· У вікні в рядку Таблиці / Запити виберіть таблицю «Викладачі»;

· Переведіть поля Прізвище, Ім'я, По батькові, Посада з вікна «Доступні поля» у вікно «Вибрані поля» і натисніть на кнопку «Далі»;

· В рядку параметра «Задайте ім'я запиту» введіть нове ім'я «Посади викладачів» та натисніть на кнопку Готово. На екрані з'явиться таблиця з результатами запиту.

2. Дані запиту відсортуйте за посадами і збережіть запит.

Для сортування даних клацніть в будь-якому рядку поля Посада, відсортуйте дані за зменшенням (команда Записи à Сортування à Сортування по спадаючій), збережіть запит і закрийте вікно запиту.

3. Створити запит на вибірку з параметром.

Для створення запиту на вибірку з параметром:

створіть запит на вибірку аналогічно п. 1 для наступних полів таблиці Викладачі: Прізвище, Ім'я, По батькові.

Поле «Назва дисципліни» візьміть з таблиці «Дисципліни»;

задайте ім'я запиту «Дисципліни» і клацніть по кнопці Готово. На екрані з'явиться таблиця з результатами запиту; перейдіть в режим конструктора (команда Вид à Конструктор), в рядку параметра «Умови відбору» для поля Прізвище введіть фразу (дужки теж вводити) [Введіть прізвище викладача];

Формування складних запитів

1. Розробіть запит з параметрами про студентів заданої групи, в якому при введенні в вікно параметрів номера групи на екран буде подаватись складу цієї групи.

у вікні в рядку Таблиці / Запити виберіть зі списку таблицю Студенти; перенесіть все поля з вікна Доступні поля у вікно Вибрані поля і клацніть по кнопці Далі;

виберіть «Докладний» і ще раз натисніть на кнопку Далі; у вікні введіть ім'я запиту Група, виберіть «Змінити макет запиту» і клацніть по кнопці Готово. Відкриється запит в режимі конструктора.

в рядку «Умови відбору» для поля Номер групи введіть фразу (дужки теж вводити) [Введіть номер групи];

виконайте запит (команда Запит à Виконати), у вікні введіть 2В і натисніть на кнопку ОК. На екрані з'явиться таблиця з даними про студентів групи 2В; збережіть запит і закрийте таблицю запиту.

2. Створіть запит, в якому виводяться оцінки студентів заданої групи по заданій дисципліні.

Для створення запиту, в якому виводяться оцінки студентів заданої групи по заданій дисципліні:

Аналогічно попереднім запитам створіть простий запит за допомогою «Майстра»; виберіть таблицю Студенти і перенесіть поля Прізвище, Ім'я, По батькові, Номер групи в вікно Виділені поля; З таблиці «Дисципліни» виберіть поле «Назва дисципліни»; в таблиці Оцінки виберіть поле Оцінки. Ви сформували шість полів запиту, які пов'язані між собою за допомогою схеми даних; клацніть по кнопці Далі, а потім у вікні знову натисніть на кнопку Далі; у вікні введіть ім'я запиту «Оцінки групи», потім клацніть по комірці «Змінити макет запиту» і клацніть по кнопці Готово. Відкриється запит в режимі конструктора. в рядку Умови відбору для поля Номер групи введіть фразу [Введіть номер групи], а для поля Назва дисципліни - [Введіть назву дисципліни];

виконайте запит; в першому вікні введіть 2В, потім клацніть по кнопці ОК, у другому - введіть «Інформатика» і клацніть по кнопці ОК. На екрані з'явиться таблиця зі списком групи 2В і оцінками з інформатики; збережіть запит і закрийте таблицю запиту.

3. Створіть перехресний запит, в результаті якого створиться вибірка, що відображає середній бал з дисциплін в групах.

Для створення перехресного запиту про середній бал в групах з дисциплін спочатку сформуйте «Простий запит» за допомогою «Майстра» і клацніть по кнопці ОК;

виберіть з таблиці Студенти поле Номер групи, з таблиці Дисципліни - поле Назва дисципліни, з таблиці Оцінки - поле Оцінки; клацніть по кнопці Далі, а потім у вікні знову натисніть на кнопку Далі; у вікні введіть ім'я запиту «Дисципліни оцінки групи» і клацніть по кнопці Готово; збережіть запит і закрийте таблицю запиту.

Тепер можна створювати перехресний запит. Для цього:

за допомогою «Матера», виберіть «Перехресний запит» і клацніть по кнопці ОК;

клацніть по комірці Запити, виберіть Дисципліни оцінки групи і клацніть по кнопці Далі;

виберіть поле Назва дисципліни і клацніть по кнопці Далі;

виберіть поле Номер групи і клацніть по кнопці Далі;

виберіть функцію «Середнє» та натисніть на кнопку Далі; виберіть назву запиту «Середні оцінки» і клацніть по кнопці Готово; закрийте таблицю запиту. Перегляньте результати виконання запиту.

4. Розробіть запит на збільшення (на 10%) заробітної плати тих викладачів, хто отримує менше 10000 руб.

Для створення запиту на зміну заробітної плати викладачів:

в рядку, що з'явився конструктора запиту «Оновлення» в поле Зарплата клацніть правою кнопкою миші для виклику контекстного меню і виберіть пункт «Побудувати ...».

за допомогою будівника виразів введіть: [Зарплата] * 1,1;

виконайте запит, підтвердивши готовність на оновлення даних;

закрийте запит, підтвердивши його збереження; відкрийте форму Викладачі, перегляньте зміна заробітної плати у викладачів, які отримують менше 10000р., і закрийте форму.

5. Створіть запит на видалення відрахованих студентів.

Для запиту на відрахування студента гр. 2Г Перлова Кирила Миколайовича:

створіть за допомогою «Майстра» «Простий запит»; в таблиці Студенти виберіть поля Прізвище, Ім'я, По батькові, Номер групи; клацніть по кнопці Далі, а потім у вікні знову натисніть на кнопку Далі; у вікні введіть ім'я запиту «Відраховані студенти»; клацніть по комірці «Змінити макет запиту», потім по кнопці Готово; в рядку Умови відбору введіть: в поле Прізвище - Перлов, в поле Ім'я - Кирило, в поле батькові - Миколайович, в поле Номер групи - 2М;

перегляньте удаляемую запис «Вид» - «Режим таблиці»

якщо відраховується студент обраний правильно, то перейдіть в режим конструктора і виконайте запит; закрийте запит, відкрийте форму Студенти (упевніться в видаленні записи про студента перлової) і закрийте форму.

6. Розробіть запит на створення бази даних відмінників.

Для створення запиту на створення бази даних відмінників:

o Створіть Простий запит;

o в таблиці Студенти виберіть поля Прізвище, Ім'я, По батькові, Номер групи, а в таблиці Оцінки - поле Оцінки;

o поставте прапорець на «Sum» і натисніть кнопку «ОК»

o у вікні введіть ім'я запиту «Відмінники»;

o клацніть по комірці «Змінити макет запиту», потім по кнопці Готово;

o в рядку Умови відбору поля «Sum - Оцінка: Оцінка» введіть 20 (відмінниками будемо вважати тих студентів, які за чотири іспити набрали 20 балів);

o зніміть прапорець з «Виводити на екран»;

o введіть ім'я таблиці Студенти-відмінники і натисніть на кнопку ОК;

o підтвердіть створення таблиці і закрийте (зі збереженням) запит;

o відкрийте вкладку Таблиці, потім таблицю Студенти-відмінники. Переконайтеся в правильності створення таблиці. Закрийте таблицю.

7. Для всіх створених вами запитів розробіть форми.

Створення звіту з групуванням даних

На основі таблиці «Викладачі» створіть звіт з групуванням даних за посадами.

o відкрийте вкладку «Створити» і виберіть пункт «Майстер звітів»

o у вікні виберіть поля, які будуть присутні в звіті (в даному випадку будуть присутні всі поля з таблиці), а потім клацніть по кнопці Далі.

o додайте угруповання по полю «Посада». Переведіть виділення на поле Посада, клацніть спочатку по кнопці \u003e\u003e, а потім по кнопці Далі.

o параметри вікна, що з'явилося залиште без змін (клацніть по кнопці Далі), виберіть стиль оформлення звіту і клацніть по кнопці Далі.

o у вікні введіть назву звіту Викладачі та натисніть на кнопку Готово. Перегляньте, а потім закрийте з'явився на екрані сформований звіт.

Створіть ще 3 звіту на свій розсуд.

Процедура формування запитів Іон-offline в програмі «Референт».

У розділі «Вихідний контроль» вікна програми «Референт» потрібно натиснути кнопку ( «Запити ФНС») на панелі інструментів.

Примітка. Якщо програма «Референт» налаштована на роботу з декількома поштовими скриньками, то після натискання на кнопку «Запити ФНС» відкриється вікно «Запити ФНС. Вибір ящика ». У цьому вікні за допомогою кнопки слід вибрати зі списку найменування організації, з поштової скриньки якої потрібно відправити запит, і натиснути на кнопку «ОК».

В даному вікні потрібно поставити галочки навпроти тих КБК, які будуть додані в список вибору КБК при формуванні запитів до податкової інспекції.

Для того щоб було зручніше знайти потрібні КБК, використовується поле «Фільтр».

Після того як всі необхідні КБК обрані, натисніть кнопку «Зберегти».

В поле «Угруповання» вікна «Запит ІОН» вказується одне з двох значень:

групувати за видами платежу;
нЕ групувати за видами платежу.

Якщо необхідно сформувати запит на перелік податкових декларацій (розрахунків) та бухгалтерської звітності, то потрібно заповнити поля «С» і «За», де вказується період, на який потрібен запит. Також в поле «Звітність» вказується тип документів:

всі види декларацій;
первинні;
коригувальні (остання корекція).

Якщо потрібно отримати акт звірки розрахунків по податках, зборах, пені і штрафів, то слід вказати дату, на яку потрібно звірка (в поле «На дату»), і додати потрібні КБК в список вищевказаним способом.

Після того як всі необхідні поля будуть заповнені, слід натиснути на кнопку «Створити».

Потім у вікні «Вихідного контролю» з'явиться файл для відправки, який необхідно позначити галочкою і натиснути «Відправити».

Дана форма дозволяє сформувати запити в інспекції ФНС Росії на отримання наступних документів:

перелік податкових декларацій (розрахунків) та бухгалтерської звітності, наданих у звітному році;
акт звірки розрахунків по податках, зборах, пені, штрафів, відсоткам;
довідка про виконання платником податків (платником зборів, податковим агентом) обов'язки по сплаті податків, зборів, пені, штрафів.

В поле «Відправник» вказується організація, з поштової скриньки якої відправляється запит. Поле «Напрямок (ИФНС)» показує номер транзитної податкової інспекції (вказується для КНП, у всіх інших випадках номера транзитної ИФНС і кінцевої збігаються). В поле «Відповідальна особа» вказується П.І.Б. власника сертифіката ключа підпису.

В поле «Платник податків» потрібно вказати організацію, для якої створюється запит. Для цього натисніть кнопку, з'явиться вікно «Список юридичних та фізичних осіб» Тут необхідно виділити курсором організацію, для якої створюється запит, і натиснути кнопку «Вибрати».

Далі у вікні «Запит ІОН» потрібно вказати податкову інспекцію, в якій перебуває на обліку платник податків (поле «Кінцева ИФНС»). Якщо в поле «Кінцева ИФНС» вказати значення «0000», то платник податків отримає відповідь за всіма відокремленими підрозділами своєї організації. Поле «КПП» потрібно заповнити, якщо необхідно отримати інформацію по одному конкретному об'єкту оподаткування, або залишити порожнім у разі, коли потрібна інформація по всіх об'єктах.

Також необхідно вказати бажаний формат відповіді з ИФНС (XML, XLS, PDF або RTF) в поле «Формат відповіді». В поле «Код запиту» вказується, який саме документ потрібно отримати з податкової інспекції:

довідка про стан розрахунків по податках, зборах, пені і штрафів;
виписка операцій за розрахунками з бюджетом;
перелік податкових декларацій (розрахунків) та бухгалтерської звітності;
акт звірки розрахунків по податках, зборах, пені, штрафів, відсоткам.

Довідка про виконання платником податків (платником зборів, податковим агентом) обов'язки по сплаті податків, зборів, пені, штрафів.

Вікно «Запит ІОН» змінює вид відповідно до того, яке значення встановлено в поле «Код запиту».

Якщо потрібно отримати довідку про стан розрахунків по податках, зборах, пені і штрафів, то далі заповнюється поле «На дату» (число, на яке хочете отримати довідку з ИФНС).

Якщо необхідно сформувати запит на виписку операцій за розрахунками з бюджетом, то з'являються такі поля: «Рік», «Угрупування» і поле, де необхідно вказати КБК. В поле «Рік» потрібно вказати рік, на який потрібно виписка операцій. Далі потрібно вибрати цікавлять КБК. Вони додаються до списку за допомогою кнопки (при натисканні цієї кнопки з'являється довідник, з якого вибираються потрібні КБК подвійним клацанням миші) і видаляються зі списку за допомогою кнопки. Також в запитах з типом 2 і 4 є можливість введення КБК вручну. Для цього потрібно ввести код КБК в поле «КБК», яке знаходиться над довідником, і натиснути клавішу Enter.

Якщо в запиті з типом «2 - виписка операцій за розрахунками з бюджетом» не вказувати КБК, то у відповідь надійде інформація за всіма податковими обставинам на задану дату для платника податків.

Для того щоб налаштувати список вибору КБК, зверху в меню виберіть «Довідники - КБК ...».

Відкриється вікно «Вибір КБК».

Інструкція по формуванню запитів Іон-offline в системі «Онлайн-Спринтер»

Для того щоб скористатися послугою Іон-offline, необхідно:

Інструкція по формуванню запитів offline для ПК «1С-Спринтер»

Для формування запиту:

Запит в ПФР відправляється аналогічним чином з закладки «ПФР».

Як створити і відправити запит Іон-offline в програмі Такском-Доклайнер?

Для створення запиту Іон-offline в програмі «Такском-Доклайнер»:

Якщо вам потрібно вибрати певні дані з одного або декількох джерел, можна скористатися запитом на вибірку. Запит на вибірку дозволяє отримати тільки необхідні відомості, а також допомагає об'єднувати інформацію з кількох джерел. Як джерела даних для запитів на вибірку можна використовувати таблиці і інші такі ж запити. У цьому розділі коротко розглядаються запити на вибірку і пропонуються покрокові інструкції по їх створенню за допомогою Майстра запитів або в Конструктор.

Якщо ви хочете дізнатися більше про принципи роботи запитів на прикладі бази даних Northwind, ознайомтеся зі статтею Загальні відомості про запити.

В цій статті

Загальні відомості

Коли виникає потреба в якихось даних, рідко буває необхідно весь вміст однієї таблиці. Наприклад, якщо вам потрібна інформація з таблиці контактів, як правило, мова йде про конкретну записи або тільки про номер телефону. Іноді буває необхідно об'єднати дані відразу з декількох таблиць, наприклад поєднати інформацію про клієнтів з відомостями про замовників. Для вибору необхідних даних використовуються запити на вибірку.

Запит на вибірку - це об'єкт бази даних, який показує інформацію в режим таблиці. Запит не зберігає дані, але містить дані, які зберігаються в таблицях. У запиті можна відобразити дані з однієї або декількох таблиць, з інших запитів або з двох поєднань.

переваги запитів

Запит дозволяє виконувати перераховані нижче завдання.

Переглядати значення тільки з полів, які вас цікавлять. При відкритті таблиці відображаються всі поля. Ви можете зберегти запит, який видає лише деякі з них.

Примітка: Запит тільки повертає дані, але не зберігає їх. При збереженні запиту ви не зберігаєте копію відповідних даних.

Об'єднувати дані з декількох джерел. У таблиці зазвичай можна побачити тільки ті відомості, які в ній зберігаються. Запит дозволяє вибрати поля з різних джерел і вказати, як саме потрібно об'єднати інформацію.

Використовувати вирази як полів. Наприклад, в ролі поля може виступити функція, яка повертає дату, а за допомогою функції форматування можна управляти форматом значень з полів в результатах запиту.

Переглядати записи, які відповідають зазначеним вами умов. При відкритті таблиці відображаються всі записи. Ви можете зберегти запит, який видає лише деякі з них.

Основні етапи створення запиту на вибірку

Ви можете створити запит на вибірку за допомогою майстра або конструктора запитів. Деякі елементи недоступні в майстра, проте їх можна додати пізніше з конструктора. Хоча це різні способи, Основні етапи аналогічні.

Виберіть таблиці або запити, які хочете використовувати в якості джерел даних.

Вкажіть поля з джерел даних, які хочете включити в результати.

Також можна задати умови, які обмежують набір повертаються запитів записів.

Створивши запит на вибірку, запустіть його, щоб подивитися результати. Щоб виконати запит на вибірку, відкрийте його в режимі таблиці. Зберігши запит, ви зможете використовувати його пізніше (наприклад, в якості джерела даних для форми, звіту або іншого запиту).

Створення запиту на вибірку за допомогою майстра запитів

Майстер дозволяє автоматично створити запит на вибірку. При використанні майстра ви не повністю контролюєте всі деталі процесу, проте таким способом запит зазвичай створюється швидше. Крім того, майстер іноді виявляє в запиті прості помилки і пропонує вибрати іншу дію.

підготовка

Якщо ви використовуєте поля з джерел даних, які не пов'язані між собою, майстер запитів пропонує створити між ними відносини. він відкриє вікно відносин, Однак якщо ви внесете якісь зміни, то вам буде потрібно перезапустити майстер. Таким чином, перед запуском майстра має сенс відразу створити всі відносини, які будуть потрібні вашому запиту.

Додаткову інформацію про створення відносин між таблицями можна знайти в статті Керівництво по зв'язках між таблицями.

Використання майстра запитів

на вкладці створення у групі запити натисніть кнопку Майстер запитів.

У діалоговому вікні Новий запит виберіть пункт простий запит і натисніть кнопку ОК.

Тепер додайте поля. Ви можете додати до 255 полів з 32 таблиць або запитів.

Для кожного поля виконайте два зазначених нижче дії.

Якщо ви не додали жодного числового поля (поля, що містить числові дані), перейдіть до кроку 9. При додаванні числового поля вам буде потрібно вибрати, що саме поверне запит: подробиці або підсумкові дані.

Виконайте одну з таких дій.
У діалоговому вікні підсумки вкажіть необхідні поля і типи підсумкових даних. У списку будуть доступні тільки числові поля.

Для кожного числового поля виберіть одну з наступних опцій.
1. Sum - запит поверне суму всіх значень, зазначених в поле.
  
  Avg - запит поверне середнє значення поля.
  
  Min - запит поверне мінімальне значення, вказане в полі.
  
  Max - запит поверне максимальне значення, Вказане в полі.

Якщо ви хочете, щоб в результатах запиту відобразилося число записів в джерелі даних, встановіть відповідний прапорець Підрахунок числа записів в (назва джерела даних).

натисніть ОК, Щоб закрити діалогове вікно підсумки.

Якщо ви не додали в запит жодного поля дати і часу, перейдіть до кроку 9. Якщо ви додали в запит поля дати і часу, майстер запитів запропонує вам вибрати спосіб угруповання значень дати. Припустимо, ви додали в запит числове поле ( "Ціна") і поле дати і часу ( "Время_транзакціі"), а потім в діалоговому вікні підсумки вказали, що хочете відобразити середнє значення по числовому полю "Ціна". Оскільки ви додали поле дати і часу, ви можете підрахувати підсумкові величини для кожного унікального значення дати і часу, наприклад для кожного місяця, кварталу або року.

Виберіть період, який хочете використовувати для угрупування значень дати і часу, а потім натисніть кнопку далі.

на останній сторінці майстра задайте назву запиту, вкажіть, чи хочете ви відкрити або змінити його, і натисніть кнопку Готово.

Якщо ви вирішили відкрити запит, він відобразить вибрані дані в режимі таблиці. Якщо ви вирішили змінити запит, він відкриється в режимі конструктора.

Створення запиту в режимі конструктора

У режимі конструктора можна вручну створити запит на вибірку. У цьому режимі ви повніше контролюєте процес створення запиту, однак тут легше припуститися помилки і необхідно більше часу, ніж в майстра.

створення запиту

Дія 1. Додайте джерела даних

У режимі конструктора джерела даних і поля додаються на різних етапах, так як для додавання джерел використовується діалогове вікно Додавання таблиці. Однак ви завжди можете додати додаткові джерела пізніше.

автоматичне з'єднання

Якщо між додаються джерелами даних вже задані відносини, вони автоматично додаються в запит в якості з'єднань. З'єднання визначають, як саме слід об'єднувати дані з пов'язаних джерел. Access також автоматично створює з'єднання між двома таблицями, якщо вони містять поля з сумісними типами даних і одне з них - первинний ключ.

Ви можете налаштувати з'єднання, додані додатком Access. Access вибирає тип створюваного з'єднання на основі відносини, яке йому відповідає. Якщо Access створює з'єднання, але для нього не визначено ставлення, Access додає внутрішнє з'єднання.

Повторне використання одного джерела даних

У деяких випадках ви можете приєднатися до двох копіях однієї і тієї ж таблиці або запиту, які називаються самосоедіненіе, і будуть об'єднувати записи з тієї ж таблиці, якщо в Об'єднаних полях є збігаються значення. Наприклад, припустимо, що у вас є таблиця Employees, в якій поле "підпорядковується" для запису кожного співробітника відображає його ідентифікатор свого керівника замість імені. Ви можете використовувати самосоедіненіе для відображення імені керівника в запису кожного співробітника.

При додаванні джерела даних вдруге Access присвоїть імені другого примірника закінчення "_1". Наприклад, при повторному додаванні таблиці "Співробітники" її другий примірник буде називатися "Сотруднікі_1".

Дія 2. З'єднайте пов'язані джерела даних

Якщо джерела даних, додані в запит, вже мають відносини, Access автоматично створює внутрішнє з'єднання для кожного зв'язку. Якщо використовується цілісність даних, Access також відображає "1" над лінією з'єднання, щоб показати, яка таблиця знаходиться на стороні "один" елемента відношення "один-ко-многим" і символ нескінченності ( ∞ ), Щоб показати, яка таблиця знаходиться на стороні "багато".

Якщо ви додали в запит інші запити і не створили між ними відносини, Access не створює автоматичних з'єднань ні між ними, ні між запитами і таблицями, які не пов'язані між собою. Якщо Access не створює з'єднання при додаванні джерел даних, як правило, їх слід створити вручну. Джерела даних, які пов'язані з іншими джерелами, можуть привести до проблем в результатах запиту.

Крім того, можна змінити тип з'єднання з внутрішнього на зовнішнє з'єднання, Щоб запит включав більше записів.

Додавання сполуки

зміна з'єднання

Після створення з'єднань можна додати виводяться поля: вони будуть містити дані, які повинні відображатися в результатах.

Крок 3. Додайте виводяться поля

Ви можете легко додати поле з будь-якого джерела даних, доданого в дії 1.

Для цього перетягніть поле з джерела у верхній області вікна конструктора запитів вниз до рядка поле бланка запиту (в нижній частині вікна конструктора).

При додаванні поля таким чином Access автоматично заповнює рядок Таблиця в таблиці конструктора відповідно до джерела даних поля.

Порада: Щоб швидко додати всі поля в рядок "Поле" бланка запиту, двічі клацніть ім'я таблиці або запиту в верхній області, щоб виділити всі поля в ньому, а потім перетягніть їх все відразу вниз на бланк.

Використання виразу як виведеного поля

Ви можете використовувати вираз як виведеного поля для обчислень або створення результатів запиту за допомогою функції. У виразах можуть використовуватися дані з будь-яких джерел запиту, а також функції, наприклад Format або InStr, константи і арифметичні оператори.

Крок 4. Вкажіть умови

Це не обов'язково.

За допомогою умов можна обмежити кількість записів, які повертає запит, вибираючи тільки ті з них, значення полів в яких відповідають заданим критеріям.

Визначення умов для виведеного поля

Умови для декількох полів

Умови можна зміщувати лише деякі з полів. В цьому випадку для включення запису в результати повинні виконуватися всі умови у відповідному рядку умови відбору або або.

Налаштування умов на основі поля, яке не включається в висновок

Ви можете додати в запит поле, але не включати його значення в виводяться результати. Це дозволяє використовувати вміст поля для обмеження результатів, але при цьому не відображати його.

Додайте поле в таблицю запиту.

Зніміть для нього прапорець в рядку показувати.

Задайте умови, як для виведеного поля.

Крок 5. Розрахуйте підсумкові значення

Цей етап є необов'язковим.

Ви також можете вирахувати підсумкові значення для числових даних. Наприклад, може знадобитися переглянути середню ціну або загальні продажі.

Для розрахунку підсумкових значень в запиті використовується рядок Разом. За замовчуванням рядок Разом не відображається в режимі конструктора.

Щоб побачити результати запиту, на вкладці "Конструктор" натисніть кнопку виконати. Access відобразить результати запиту в режимі таблиці.

Щоб повернутися в режим конструктора і внести в запит зміни, клацніть Головна > вид > конструктор.

Налаштуйте поля, вирази або умови і повторно виконуйте запит, поки він не буде повертати потрібні дані.

Створення запиту на вибірку в веб-додатку Access

Щоб зробити результати запиту доступними в браузері, потрібно додати уявлення запиту на екрані вибору таблиць. Щоб додати нове подання до заголовок на екрані вибору таблиць, виконайте такі дії.