MS Word oferă o serie de comenzi rapide de la tastatură pentru ca biroul dvs. să funcționeze mai rapid. Dacă aveți nevoie să utilizați mult MS Word, este foarte recomandat să învățați câteva comenzi rapide de la tastatură - Pentru a vă ajuta să faceți lucrurile rapid. Puteți face clic Ctrl + B pentru a face textul aldin, Ctrl + U pentru a sublinia textul. Aceste comenzi rapide de la tastatură funcționează în toate părțile Microsoft Office cum ar fi MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint etc.

Cu toate acestea, în mod implicit, MS Word nu oferă comandă rapidă pentru comanda strikethrough. Chiar dacă strikethrough este o comandă frecvent utilizată, este surprinzător faptul că Microsoft nu a creat tastele de comenzi rapide pentru a fi trasate. Dar este bine că putem personaliza MS Word pentru a crea o astfel de comandă rapidă de la tastatură. Astăzi vă voi învăța cum să configurați o modalitate rapidă de a crea un text.

Ce este Strikethrough?

Uneori, într-un document, nu aveți nevoie de un anumit text, dar nu doriți să îl ștergeți. În astfel de cazuri, puteți să trageți text. Un fragment al textului va rămâne în document pentru utilizare ulterioară (și chiar pentru includere ulterioară), dar în același timp, trasarea va arăta cititorului că textul nu mai este relevant. Arată cam așa: tăiat

Cum se instalează o comandă rapidă eliminată în MS Word

Va trebui să faceți următorul proces o singură dată și după aceea, puteți tăia textul apăsând combinația tastei selectate.

Deschideți orice document MS Word. Puteți deschide chiar și un document gol.

Apăsați Ctrl + D pentru a deschide caseta de dialog Font. Această fereastră arată opțiunile de formatare a fontului.

Acum apăsați Ctrl + Altși în timp ce țineți apăsate ambele taste apăsați tasta plus de pe tastatura numerică (Numpad).

Cursorul se va schimba într-un știft în formă de unul. Eliberați tastele Ctrl + Alt și faceți clic pe opțiunea Strikethrough din caseta de dialog Font (afișată în cercul roșu din imaginea de mai sus).

Personalizați caseta de dialog Tastatură se va deschide. Plasați cursorul în câmp Etichetă nouă de imprimare cheieși apăsați combinația de taste rapide pe care doriți să o setați pentru opțiunea de tăiere. L-am pus Ctrl + Shift + S... îl poți instala și așa. Plasați cursorul în presa - nouă tastă de comandă rapidăși apăsați Ctrl + Shift + S.

MS Word va remedia automat tastele pe care le apăsați. Puteți utiliza orice combinație de Shift, Alt, Ctrl și tastă cu scrisoare. Dacă apăsați o combinație de taste care este deja atribuită altei comenzi, MS Word vă va arăta aceste informații. Mai bine să nu suprascrieți comanda rapidă existentă. Ctrl + Shift + este o combinație bună.

Faceți clic pe buton Atribui pentru a seta comanda rapidă.

Acum, pentru a verifica dacă funcționează sau nu, tipăriți ceva în documentul dvs. MS Word. Selectați textul și apăsați Ctrl + Shift + S (sau orice combinație ați ales). Textul selectat va fi imediat trasat.

Sper că ați găsit acest mic sfat de personalizare etichetă strikethroughîn MS Word util. Dacă aveți întrebări despre acest subiect, vă rugăm să nu ezitați să mă întrebați prin secțiunea de comentarii a acestei pagini. Voi încerca tot posibilul pentru a vă fi de folos. Vă mulțumim că utilizați TechWelkin!

Word, Outlook și Internet Explorer- probabil, aceste programe sunt folosite cel mai des pe calculator personal... Aproape toți proprietarii de PC-uri pot lucra cu aceste aplicații, dar cei mai mulți dintre ei sunt familiarizați doar cu o mică parte din capacitățile lor. În consecință, pierderile din utilizarea ineficientă a acestor programe sunt foarte mari. Sperăm că sfaturile de mai jos vă vor oferi sfaturi despre cum să începeți să alergați mai repede și să economisiți timp prețios.

Cuvânt

Comparare document alăturat

Probabil ați întâmpinat problema cât de dificil este să comparați două versiuni ale aceluiași document. În Word 2003, a apărut capacitatea de a compara documente în modul alăturat, ceea ce vă permite să apelați două documente simultan și să le derulați simultan și separat, comparând anumite secțiuni din două documente.

Deschideți două documente și alegeți comanda Fereastra => Comparați unul lângă altul cu ..... Dacă aveți doar două documente deschise, acestea vor fi comparate, altfel programul vă va cere să specificați ce documente trebuie comparate.

Un panou plutitor apare pentru a gestiona documentele (Fig. 1). Apăsarea butonului din stânga modifică modul de derulare (activează / dezactivează modul de derulare simultan), iar butonul din dreapta vă permite să reveniți poziția ferestrei în poziția din care ați început să comparați documentele.

Pagini web cu un minim de etichete redundante

Când salvați pagini web sau trimiteți e-mailuriîn format HTML cu Microsoft Word, etichete suplimentare sunt adăugate la document, permițându-vă să le utilizați pe toate Funcționalitatea cuvântului pentru lucrări ulterioare cu documentul.

Pentru a reduce dimensiunea paginii Web și a mesajelor de e-mail în format HTML, puteți salva datele într-un format special filtrat (HTML filtrat) - în acest caz, etichetele inutile vor fi eliminate.

Dacă deschideți o pagină Web salvată în modul HTML filtrat în Word, unele dintre funcționalitățile pentru editarea ulterioară a acestui document se pot pierde. De exemplu, vor apărea liste cu marcatori și liste numerotate, dar nu le veți mai putea modifica folosind Word.

Prin urmare, ar trebui să utilizați modul HTML filtrat numai în etapa finală - înainte de traducerea directă în HTML.

Toate elementele unui site într-un singur fișier

Word 2003 introduce posibilitatea de a salva toate elementele unui site Web, inclusiv text și grafică, într-un singur fișier. Pentru a utiliza această caracteristică, este suficient să executați comanda Salvează cași selectați elementul Pagină web cu un singur fișier... ÎN acest mod se realizează încapsularea, care permite, de exemplu, trimiterea întregului site Web ca mesaj de e-mail sau atașament de e-mail. Acest format acceptat în Internet Explorer 4.0 și versiunile ulterioare.

Cum se adaugă un titlu pe o pagină Web

Titlul apare în bara de titlu din partea de sus a ferestrei, precum și, de exemplu, în istoricul de navigare al unui browser Web. Dacă cineva salvează un link către pagina dvs. web, titlul titlului apare în lista de favorite a persoanei. Pentru a seta titlul, trebuie să emiteți comanda Fișier => Salvare ca pagină web, faceți clic pe etichetă Schimbați titlul(fig. 2) și introduceți numele dorit.

Cum se optimizează paginile web pentru un anumit browser

Salvând un document Word ca pagină Web, îl puteți optimiza pentru un anumit browser.

Executați comanda Instrumente => Opțiuni iar în panoul cu același nume, selectați fila General, și în ea - panoul Opțiune Web s. În filă Browsereîn câmp Persoanele care vizualizează această pagină web vor folosi alege versiunea dorită browser (Figura 3). În listă Opțiuni permiteți (sau refuzați) caracteristicile enumerate.

Reutilizarea funcției Format Painter

Când faceți clic pe pictogramă Copiere formatare(format copiere), se copiază formatarea textului zonei în care se află cursorul. Acum, dacă selectați orice zonă de text, Format Painter aplică formatarea de mai sus.

Mulți utilizatori sunt familiarizați cu această funcție, dar majoritatea nu știu că dacă faceți dublu clic pe pictograma Format Painter, puteți aplica din nou formatul copiat de câte ori este necesar și această funcție va rămâne activă până când este apăsată tasta Esc.

Salvați toate / Închideți toate

Dacă ții Tasta Shift la selectarea unui element Meniu fișierîn programul Word, compoziția meniului se modifică. In loc de Închide apare funcția Inchide totși în loc de salva — Salvează tot(fig. 4).

Linie fără glonț

În timp ce creați listă cu puncteîn Word, apare adesea o situație când este necesar să lăsați următorul articol fără un glonț. Pentru a face acest lucru, apăsați combinația de taste Shift + Enter... Pe linia următoare când faceți clic introduce, noua linie va fi din nou cu un glonț.

De exemplu:

Cum se folosește formatarea pe care o doriți atunci când lipiți

Dacă copiați text din orice document în Word, acesta din urmă transferă automat textul cu formatarea care a avut loc în documentul din care este făcută copia. Pentru ca textul lipit să aibă aceeași formatare ca și documentul Word, utilizați comanda Editați => Lipiți special => Text neformatat(fig. 5).

Formatarea cu o etichetă inteligentă

După lipirea textului în orice aplicație Office, făcând clic pe o etichetă inteligentă se deschide un meniu cu o alegere a tipului de formatare, inclusiv următoarele opțiuni:

• Păstrați formatarea sursei - aceasta va păstra formatul pe care îl avea textul din documentul original;
• Formatare destinație potrivire - datele inserate vor fi formatate în conformitate cu principiul de formatare al documentului în care se efectuează inserarea (Fig. 6).

Cum să adăugați o descriere la documentul dvs. Word

Proprietățile documentului sunt informații pe care Microsoft Word vă permite să le adăugați la fiecare document. Dat funcție utilă puțini oameni îl folosesc și totuși cu ajutorul său puteți adăuga o serie întreagă de descrieri și instrucțiuni, care vor fi deosebit de valoroase dacă lucrați în echipă. Pentru a adăuga o descriere a unui document Word, trebuie să apelați panoul Proprietăți document prin comandă File => Properties(fig. 7).

Acces rapid la documentele selectate

Doriți să aveți acces rapid la o serie de documente Word? Nu putea fi mai ușor! Executați comanda Vizualizare => Bare de instrumente => Personalizare, selectați fila Comenzi, capitolul Meniuri încorporateși trageți pictograma Muncă pe panou așa cum se arată în fig. opt.

Acum, pentru a adăuga documentul curent la meniul Work, deschideți-l și faceți clic pe element Adăugați la meniul de lucru(fig. 9) - documentul curent va fi adăugat la meniu. O puteți șterge folosind comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Alt + Minus.

Introduceți linia în document

Doriți să separați un paragraf cu o linie? Apăsați tasta cratimă de trei ori și introduceși veți obține o linie subțire. Apăsați tasta de subliniere și tasta introduce- obțineți o linie îndrăzneață. Și când apăsați de trei ori tasta de semn egal și tasta introduce primești o linie dublă.

Calculator în Word

Știați că se poate adăuga un calculator în panoul Word?

Executați comanda Vizualizare => Bare de instrumente => Personalizare => fila Comenziși așezați pictograma Tools Calculate pe bara de instrumente (Figura 10). Acum, tastând o expresie, evidențiind-o și făcând clic pe butonul Tools Calculate, puteți obține rezultatul (Fig. 11).

Pentru a înlocui expresia cu rezultatul numărării, apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl + V.

Zoom continuu

Apăsați tasta pentru a modifica scala documentului. Ctrlși utilizați roata mouse-ului pentru a schimba scara până când obțineți permisiunea necesară... Acest lucru este mult mai convenabil decât accesarea meniului.

Outlook

Controlați filtrul de spam în Outlook 2003

ÎN client de mail Microsoft Outlook 2003 are un filtru de spam încorporat, care este conceput pentru a filtra mesajele nedorite și a le plasa într-un folder separat.

Cu toate acestea, acest folder trebuie verificat și monitorizat din când în când, astfel încât un e-mail util să nu fie recunoscut ca spam.

Filtrul din Microsoft Outlook 2003 analizează atributele formale ale unui mesaj și corpul acestuia. Filtrul folosește liste alb-negru pentru a analiza atributele formale ale unui mesaj.

Dacă ați primit un mesaj de e-mail nedorit, faceți clic dreapta pe acesta și în meniul derulant (Fig. 12) executați comanda E-mail nedorit => Adăugați expeditor la lista de expeditori blocați... Mesaje de e-mail de la abonați care sunt plasate în Lista expeditorilor blocați, va fi blocat și trimis în dosar Dosar e-mail nedorit.

Dacă, dimpotrivă, programul plasează greșit litera de care aveți nevoie în dosar Dosar e-mail nedorit, adăugați acest utilizator la lista albă prin comandă Adăugați expeditor la Lista expeditorilor siguri- de acum înainte nu va mai fi blocat.

Fir de mesaje în Outlook 2003

Abilitatea Outlook 2003 de a sorta e-mailurile prin discuții ( Vizualizare => Aranjare după => Conversație) vă permite să vizualizați rapid mesajele și să ștergeți rapid mesajele nedorite. Organizați-vă navigarea prin e-mail în modul de mai sus (Figura 13) și veți vedea că multe subiecte au un fir de e-mailuri anterioare. Aceasta metoda afișarea corespondenței facilitează găsirea și ștergerea literelor învechite.

Salvați documente oriunde vă convine

Când primiți un mesaj cu un atașament și doriți să îl salvați pe disc, implicit Outlook vă va solicita să salvați atașamentul într-un folder Documentele mele... Dacă salvați fișierele atașate într-o altă locație, atunci trebuie să schimbați destinația de fiecare dată. Adăugarea unei comenzi rapide la un folder va ajuta la accelerarea procedurii. Documentele mele trimiterea în dosarul dorit.

Internet Explorer

Cum să restricționați accesul copiilor la resurse de internet nedorite

Dacă vă confruntați cu sarcina de a restricționa accesul copiilor la resurse Web nedorite, atunci utilizând Internet Explorer 6 puteți seta o parolă de acces la astfel de resurse, precum și puteți scrie o listă a site-urilor permise și interzise. Pentru a interzice accesul necontrolat la resursele Internet în

Internet Explorer, executați comanda Instrumente => Opțiuni Internetși selectați fila Conţinut(fig. 14).

Activați butonul Aprinde iar în panoul care apare, selectați fila General... În această filă, utilizați funcția Crează o parolă... De acum înainte, va fi necesară o parolă pentru a accesa resursele interzise.

Schimbați dimensiunea fontului în IE

Simplu, dar foarte sfat util... Nu toate paginile Web oferă dimensiuni optime ale fontului și este obositor să accesați de fiecare dată setările fontului. Apăsați tasta Ctrl, și prin mișcarea rotii mouse-ului puteți mări sau micșora dimensiunea fontului textului afișat.

Deschideți linkul într-o fereastră nouă

Ce să faci dacă nu vrei să pleci pagina curenta, dar doriți să vedeți linkul de pe acesta? Când faceți clic pe Urlțineți tasta Schimb- în acest caz, pagina se va deschide într-o fereastră nouă.

Cum se schimbă pagina de pornire

Unele programe își configurează pagina ca pagină de pornire. Pentru a schimba pagina de pe care să începeți navigarea, trebuie să rulați comanda Instrumente => Opțiuni Internet și în secțiune Pagina principala(fig. 15) specificați adresa dorită sau selectați elementul Cu gol.

Adresă URL de apelare rapidă

Dacă adresa URL pe care trebuie să o introduceți în bara de adrese arată ca www.name.com, atunci trebuie doar să tastați acest nume și să apăsați combinația de taste Ctrl + Enter.

Mutați rapid între paginile web

Este convenabil să vă deplasați rapid între mai multe pagini web ținând apăsată tasta Schimbși o roată de șoarece.

Scriu această introducere pentru cei care au scos o carte de pe raftul unui magazin și doresc să înțeleagă ce spune și pentru cine este destinată.

1. Acesta este un tutorial despre cele mai răspândite programe de birou care se află acum sub denumirea generală de pachetul Microsoft Office 2007 („pachet” - deoarece există multe programe în el; în limba rusă se numește pur și simplu „birou”). Acest tutorial descrie:

Editor de text Word;

Editor de foi de calcul Excel;

Software de prezentare PowerPoint;

Programul de poștă Outlook.

2. Acest tutorial este destinat începătorilor. Dar! Ar trebui să știți cum să porniți computerul, cum să creați un document și cum să găsiți tasta potrivită pe tastatură.

Dacă nu știi deloc ce parte să abordezi computerul, atunci îți recomand să începi cu cartea mea „Computer for Women”.

3. Acest tutorial nu este destinat să aducă un utilizator începător la nivelul unui super profesionist. Iată lucrurile care sunt necesare în munca unui utilizator obișnuit.

Dar vă garantez că cunoștințele din această carte vor fi mai mult decât suficiente pentru a putea să tastați și să tipăriți cu competență orice text, să vă ocupați de o foaie de calcul în Excel, să faceți o prezentare absolut uimitoare în PowerPoint și să trimiteți o scrisoare către e-mail.

4. Limbajul cărții este cât se poate de „uman”, fără termeni computerizați complicați.

Notă! Această carte va descrie programele care fac parte exact din Microsoft Office 2007. Dacă aveți o versiune diferită a „biroului”, atunci ilustrațiile din carte nu vor coincide cu ceea ce vedeți pe ecran. În plus, am făcut desenele pentru carte în sistemul de operare. Windows 7. Prin urmare, dacă aveți un sistem de operare diferit, imaginile pot, de asemenea, să difere ușor.

De la editor

Trimiteți-vă comentariile, sugestiile și întrebările prin e-mail (editura „Peter”, ediție computerizată).

Ne-am bucura sa primim vesti de la tine!

Pe site-ul editorului http://www.piter.com veți găsi informații detaliate despre cărțile noastre.

Editor de text Microsoft Word

Aspect Programe Word

Fila Acasă

Evaluare inter pares

Butoane meniu „Office”

Opțiuni Word

În primul rând, câteva cuvinte de teorie.

După cum am spus în prefață, trebuie să fiți instalat pe computer sistem de operare Windows 7,și, de asemenea, pachetul Microsoft Office 2007. Acestea sunt cele mai noi și mai recente versiuni până în prezent. Windows și Microsoft Birou.

Fără programele care fac parte din Microsoft Office, munca în orice birou, școală, clinică și chiar acasă este de neimaginat. Cum mai multe calculatoare pătrund în viețile noastre, cu atât mai mulți oameni sunt obligați să înceapă să lucreze cu aceste programe.

Este păcat că atât de mulți dintre cei care sunt obligați să se așeze la un computer de realitatea dură nu încearcă să le ușureze viața și să petreacă puțin timp studiind capacitățile programelor în care lucrează. Și de multe ori în ceea ce se poate face prin simpla apăsare a unui buton, se pierde o cantitate imensă de timp prețios pentru noi toți.

Dar, din moment ce ați cumpărat acest tutorial, împreună îl vom descoperi rapid. Programele Microsoft Office sunt foarte simple.

Știi ce e asta interfață? Aceasta este aspect program, shell-ul său, care vă facilitează munca.

Deci, interfața programelor „office” este foarte „prietenoasă”. Aproape toate butoanele sunt semnate, există un ajutor. Iar cea mai mare valoare a interfeței de birou este că au una pentru toate programele. Adică cu fiecare următorul program va deveni din ce în ce mai ușor să înțelegeți.

Ei bine, nu ți-e frică să te apuci de treabă? Atunci să începem!

1. Aprindem computerul!

2. Ne creăm propriul folder de lucru. Facem acest lucru pentru a nu înfunda computerul. Ce se întâmplă dacă lucrezi pentru altcineva?

Pentru a face acest lucru, apăsați butonul start

Care este situat în colțul din stânga jos al ecranului. În meniul care apare, selectați Documentele. Am fost noi cei care am deschis biblioteca de documente a proprietarului computerului (să sperăm că nu va fi foarte ofensat de acest lucru) (Fig. 1.1).

Acum imaginați-vă că computerul este un dulap și că aveți nevoie de propriul raft în el.

Veți vedea butonul din partea de sus a ferestrei Dosar nou? Apasa pe el.

Orez. 1.1. Fereastra bibliotecii Documente

Un ecran nou-născut apare pe ecran, numele acestuia este evidențiat (Fig. 1.2).

Orez. 1.2. Dosar nou creat

Tastați numele Și acestea sunt documentele mele... Ai tastat? Click pe introduce sau faceți clic pe un loc gol de pe ecran. Am confirmat numele introdus.

Dacă, atunci când introduceți numele folderului, încercați să tastați (accidental sau intenționat) nu o literă, ci unul dintre caracterele inacceptabile (cât de amenințătoare sună!) În acest caz, va apărea un mesaj (Fig. 1.3). Din acesta puteți afla ce caractere nu trebuie să conțină numele fișierului și numele folderului.

Orez. 1.3. Nu ar trebui să existe astfel de caractere în numele fișierului (și nu pot)

Așa că acum în bibliotecă Documentele acolo este folderul personal.

3. Lansați programul Word.

Pentru a face acest lucru, faceți clic din nou pe buton start

Care este situat în colțul din stânga jos al ecranului. Apoi apăsați linia Toate programele, faceți clic pe folder Microsoft Office,și apoi faceți clic pe element Microsoft Office Word 2007(fig. 1.4).

Orez. 1.5. Fereastra Microsoft Office Word 2007

Uită-te la linia de sus. În centru - numele programului ( Microsoft Word) și numele documentului ( Document), în colțul din dreapta sus - pictograme pentru minimizare, micșorare (creștere) și închiderea ferestrei

.

Microsoft Word poate face totul. Vă permite să tastați un text, apoi în orice moment oriunde în text pentru a efectua orice corecție, și apoi să compuneți acest text, adică să aranjați.

Aspect textul este un aranjament frumos de text pe ecran, apoi pe hârtie.

În pachet Aplicații Microsoft Office, pe lângă Outlook, include aplicații obișnuite precum editorul de text Word, electronic Foi de calcul Excel, o aplicație de prezentare electronică PowerPoint și o aplicație de bază de date Access.

Toate aceste aplicații sunt independente și autonome, dar utilizarea lor comună deschide posibilități cu adevărat nelimitate în organizarea lucrărilor de birou. Utilizarea Outlook împreună cu alte aplicații incluse în Microsoft Office vă permite să:

• creați mesaje folosind întreaga putere a textului Editor de cuvinte... În comparație cu capacitățile relativ slabe (deși suficiente) oferite de bara de formatare Outlook, Word este capabil să creeze documente bogate cu o varietate de stiluri și șabloane, care conțin obiecte încorporate etc. Interacțiunea dintre Outlook și Word va fi discutată în prima secțiunea acestui capitol ... Mai mult, această secțiune va discuta despre un instrument comun tuturor aplicațiilor Office - corespondență de-a lungul traseului;
• creați mesaje folosind întreaga putere a editorului de foi de calcul Excel. Tabelul creat poate fi trimis cu ușurință nu numai ca fișier atașat, ci și salvat ca mesaj. Această ocazie vor fi discutate în a doua secțiune a acestui capitol. În plus, în această secțiune vom vorbi despre comun pentru toate aplicațiile Instrumentul Microsoft - plasarea documentelor într-un folder partajat;
• Creați întâlniri pentru a participa la o conferință electronică PowerPoint. Crearea unei conferințe electronice este direct legată de utilizarea aplicației Microsoft NetMeeting de mai sus (vezi secțiunea 11.5 „Întâlnire netă”). Modul în care funcționează PowerPoint cu Outlook va fi prezentat în a treia secțiune;
• creați mesaje utilizând Microsoft Access capabil să se conecteze la o bază de date la distanță pentru a afișa informații. Partajare Outlook și Access vă permit să exportați și să importați rapid date din folderele Outlook în tabelele Access. Această posibilitate va fi discutată în a patra și ultima secțiune a acestui capitol.

Outlook și Word

Interacțiunea dintre Outlook și Word este probabil cea mai importantă un exemplu tipic lucrand impreuna... Am menționat deja mai sus că utilizatorul poate specifica Microsoft Word ca editor de mesaje.

Exemplul 18.1. Word ca editor de mesaje

(În aplicația Outlook)

> Instrumente> Mesaj Opțiuni

Utilizați Microsoft Word ca editor de mesaje

Utilizați Microsoft Word pentru a citi mesajele RTF

Ca exemplu de utilizare a Word, vă recomandăm să creați un mesaj care să conțină text buclat și o diagramă care să arate structura acestei cărți.

Creați un mesaj folosind Word

Există două moduri de a crea un mesaj folosind Word:

• Alerga Aplicație Word, creați un document și alegeți> Fișier> Trimitere> Mesaj.
• Direct în aplicația Outlook selectând comanda > Acțiuni> Mesaj nou cu> Microsoft Word (Fig. 18.1).

După cum puteți vedea din figură, esența mesajului nu s-a schimbat, există câmpuri pentru introducerea destinatarilor și subiectul mesajului, o semnătură și un panou au fost adăugate automat Desen(Desen), cu toate acestea, bara de instrumente a fost îmbogățită semnificativ Formatare(Formatare).

Orez. 18.1. Mesaj Outlook (Microsoft Word Editor)

Introduceți text buclat

Deci, să creăm mai întâi un titlu frumos pentru mesajul nostru folosind un obiect WordArt.

Exemplul 18.2. Inserați WordArt

> Inserare> Imagine> WordArt

Selectați stilul de scris dorit OK

Text: = Structura cărții Bold OK

(Panou de formatare) Centru

Ca urmare a acțiunilor noastre, va apărea un text frumos proiectat, cu un gradient de umplere galben în centru (Fig. 18.2).

Pentru a schimba proprietățile a acestui obiect puteți utiliza butoanele barei de instrumente cu același nume. În cazul nostru, să schimbăm culoarea de umplere din galben în albastru.

Orez. 18.2. Text WordArt în mesaj

Orez. 18.3. Fereastra de dialog Metode de completare

Exemplul 18.3. Modificați proprietățile WordArt

(În bara de instrumente WordArt)

WordArt Format Culoare și linii

Metode de umplere a culorilor ...

Gradient

O culoare Culoare1 Albastru

Hatch tip Centru

Variante (figura 18.3)

Introduceți o diagramă

Apropo, următorul pas este introducerea unei diagrame, apropo, care este una dintre inovațiile din Word.

Exemplul 18.4. Introduceți o diagramă

> Inserare> Organigramă ...

Selectați tipul de diagramă (fig. 18.4)

Orez. 18.4. Fereastra de dialog Biblioteca de diagrame

Un substituent apare în corpul mesajului pentru a afișa graficul selectat. Dar constă dintr-o „rădăcină” și doar trei „ramuri”, în timp ce această carte are patru părți. Să adăugăm încă o ramură și să schimbăm stilul graficului.

Exemplul 18.5. Adăugarea unei ramuri la o diagramă

(Evidențiați rădăcina diagramei)

(În panoul Organigrama) Adăugați o formă

Format automat

Selectați stilul graficului Bump Gradient

Acum rămâne să introduceți textul diagramei. Pentru a face acest lucru, faceți clic o dată cu butonul stâng al mouse-ului pe una dintre prizele diagramei și introduceți textul corespunzător. Versiunea finală a mesajului, editată și formatată folosind Word, este prezentată în Fig. 18.5.

Orez. 18.5. Versiunea finală a mesajului

După crearea mesajului, rămâne să completați câmpurile La care(Că) și Subiect(Subiect), apoi apăsați butonul trimite(Trimite).

cometariu

Deoarece mesajul nostru este salvat și trimis în format HTML, unele elemente de formatare se pot pierde sau modifica. Rețineți acest lucru atunci când vă creați mesajele în Word! Uneori este mai bine să atașați doar mesajele create ca atașament.

Ca reamintire, ne concentrăm doar pe principiul general al modului în care Outlook și alte aplicații Office funcționează împreună. Pe lângă inserarea obiectelor (care sunt mult mai mult de două), există și forme, cadre, stiluri, tabele, câmpuri ... Lista continuă și continuă. Lumea aplicațiilor Microsoft Office este largă și cu adevărat multifuncțională. Explorează-l în paralel cu Outlook și alte aplicații existente. În cele din urmă, drumul va fi stăpânit de mersul pe jos ...

Trimiterea unui document de-a lungul traseului

Prin trimiterea unui document de-a lungul traseului(Rutare) se referă la trimiterea unui document prin e-mail colegilor într-o anumită secvență. Se apelează secvența de trimitere traseul documentului.

După ce a primit documentul, destinatarul poate face modificările și comentariile sale și poate trimite documentul mai departe de-a lungul traseului. La sfârșitul traseului, după ce documentul a fost vizualizat de toți destinatarii specificați în lista de rutare, puteți solicita returnarea documentului sau puteți indica utilizatorul căruia îi este destinat, de exemplu, managerul de proiect.

Exemplul 18.6. Trimiterea unui document de-a lungul unui traseu

> Fișier> Deschidere ... (deschideți documentul necesar)

> Fișier> Trimitere> De-a lungul traseului. ... ...

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg To

Text mesaj: = Dragi colegi! Citiți documentul atașat și dați-vă părerile și comentariile cu privire la cele scrise. Vă mulțumesc anticipat, Yegor Usarov.

in schimb

Reveniți la sfârșit

Starea urmăririi

trimite

cometariu

În timpul executării acestui program, casete de dialog Alerte de securitate Outlook despre manipularea terților și accesul la datele Outlook. În acest caz, acceptați întotdeauna să permiteți accesul (la urma urmei, această solicitare provine din acțiunile dvs. și vă așteptați).

Traseul atribuit poate fi atașat la document pentru a-l trimite nu imediat, ci pentru a-l face ulterior. Pentru a face acest lucru, la ultimul pas al programului, trebuie să apăsați butonul Adăuga(Adăugați alunecare).

> Fișier> Trimitere> Următoarea destinație ...

Trimite documentul Anton Nashatyrev

Pentru a refuza să trimiteți documentul de-a lungul traseului și să deconectați total ruta, trebuie să apăsați butonul clar(Clar).

Să revenim la exemplu. După apăsarea butonului trimite(Traseu), un mesaj va fi generat automat cu textul specificat în câmp Mesaj text(Textul mesajului) și cu un document atașat care trebuie trimis (Fig. 18.6). Să presupunem că primul destinatar (în exemplul nostru, acesta este Anton Nashatyrev) este configurat în mod responsabil, adică și documentul atașat în sine, și nu numai că îl citește, ci, de asemenea, introduce dorințele și comentariile sale în el, apoi îl trimite către următorul corespondent . Să încercăm să urmărim cum se întâmplă acest lucru.

Pentru a deschide documentul redirecționat în sine, destinatarul trebuie doar să facă dublu clic pe pictograma documentului atașat din mesaj. Apoi, destinatarul își modifică documentul în mod obișnuit. La finalul lucrării, el trebuie să trimită documentul mai departe de-a lungul traseului.

> Fișier> Trimitere> Următoarea destinație ...

Trimiteți documentul „Oleg Mokhovikov”

Orez. 18.6. Mesaj de expediere a documentelor

Ce se întâmplă după aceea? În primul rând, mesajul va fi trimis următorului destinatar de pe lista de discuții - Oleg Mokhovikov. El va putea citi documentul cu modificările deja făcute și să le facă propriile sale. În al doilea rând, expeditorul original va fi informat despre mișcarea documentului prin intermediul listei de corespondență, deoarece în caseta de dialog Traseu A fost bifată caseta de selectare (Routing Slip) Starea urmăririi(Starea pistei).

Dacă totul merge bine, documentul va muta în sus lista de corespondență până la epuizarea întregii liste de corespondență din acest document... Ultimului destinatar din traseu i se va cere să returneze documentul modificat inițiatorului distribuției și astfel cercul se va închide.

Pentru a accelera procesul, puteți trimite documentul nu unul câte unul, ci dintr-o dată. În acest caz, fuziunea modificărilor cade pe umerii expeditorului.

Outlook și Excel

Încă de la începutul cărții, atunci când creăm un mesaj, ne-am stabilit scopul de a transfera nu doar text, ci un tabel ca corp al mesajului. Utilizarea instrumentelor Excel vă permite să rezolvați cu ușurință nu numai problema inserării tabelelor, ci și componentelor conexe (de exemplu, diagrame Excel).

Ca exemplu al modului în care Outlook și Excel pot funcționa împreună, luați în considerare trimiterea unui mesaj care conține un tabel care arată numărul de pagini pentru fiecare parte a unui registru de lucru și o diagramă Excel care afișează grafic procentul fiecărei părți din registrul de lucru.

Creați un mesaj folosind Excel

La fel ca în Word, există două moduri de a crea un mesaj. Dar dacă în Word am ales a doua opțiune (compunerea unui mesaj din Outlook), acum să ne uităm la trimiterea foii de calcul direct din Excel.

Orez. 18.7. Mesaj Outlook (editor Microsoft Excel)

Exemplul 18.9. Creați un mesaj folosind Excel

> Fișier> Trimitere> Mesaj

Includeți foaia curentă în corpul mesajului

Subiect: = Statistici

Introducere: = Acest mesaj conține ...

cometariu

În câmpul Introducere, utilizatorul poate introduce un mesaj text (comentariu) înaintea tabelului.

După cum sa menționat mai sus, vom lua în considerare trimiterea tabelului prezentat în Fig. 18.10. În această etapă, tabelul conține doar text și nu are formatare suplimentară.

Lucrul cu o masă

Înainte de a trimite un mesaj care conține un tabel, este recomandabil să îl formatați: evidențiați antetul, subliniați marginile etc. Dar capacitățile Outlook vă permit nu numai să formatați tabelul, ci și să lucrați la logica acestuia. În exemplul 18-10, am adăugat un alt rând, „Total”, care conține suma tuturor paginilor din carte, apoi am stilizat tabelul în consecință.

Dacă textul mesajului nu se potrivește în celulă, puteți extinde marginile acestuia. Pentru a face acest lucru, mutați indicatorul mouse-ului la joncțiunea cu numele sau numerotarea celulelor (indicatorul va lua forma unei săgeți cu două capete) și, în timp ce țineți apăsat butonul din stanga mouse-ul, mutați limitele coloanei sau rândului la distanța necesară.

Exemplul 18.10. Lucrul cu o foaie de calcul Excel

(Editare)

A6: = Total

Wb Autosum (Formatare)

A1: Wb (Selectați în timp ce țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului)

> Format > Autoformat ...

Orez. 18.8. Mesaj formatat cu foaie de calcul Excel

cometariu

Pe lângă utilizarea stilului automat, puteți aplica o formatare suplimentară folosind butoanele din bara de instrumente cu același nume.

Introduceți o diagramă Excel

Următorul pas, demonstrarea capacităților Excel și utilizarea acestuia cu Outlook, este crearea unui grafic care să reprezinte grafic datele din foaia de lucru.

Exemplul 18.11. Introduce Diagramele Excel

> Inserare> Diagramă ... Standard

Tastați circular

Titlul graficului: = Outlook în original

Partajări de semnături de date

Orez. 18.9. Diagrama reprezentată

cometariu

Dacă nu am fi selectat intervalul A2: B6 înainte de a începe să desenăm graficul, l-am fi putut seta mai târziu, la al doilea pas al expertului pentru diagrame. Nu este deloc necesar să introduceți manual o formulă complexă în câmpul Interval de date. Este suficient să selectați intervalul dorit pe foaia de lucru cu mouse-ul, iar caseta de dialog a expertului se va prăbuși pentru a nu interfera cu selecția, iar formula va apărea automat.

După inserarea unui grafic, acesta se poate suprapune peste tabelul utilizat. Pentru a muta diagrama, este suficient să o selectați și, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, trageți-o în locul dorit.

Acum să trecem direct la diagramă. Toate elementele sunt afișate clar și frumos, cu excepția cercului de date în sine, care sa dovedit a fi foarte mic. Pentru a mări aria de reprezentare a diagramei, trebuie să faceți clic pe pătratul invizibil, în care sunt inscripționate un cerc și explicații text (Fig. 18.9). Apare o casetă pătrată cu mânere de selecție în colțuri. Cârligați aceste mânere și trageți, întinzând caseta de selecție până când cercul are dimensiunea dorită.

Deci, mesajul este complet pregătit pentru trimitere, rămâne să introduceți adresa destinatarului mesajului și să apăsați butonul Trimite foaie(Trimiteți această foaie).

Un interes deosebit este modul în care mesajul nostru va fi afișat utilizatorului, deoarece, în primul rând, este convertit în format HTML și, în al doilea rând, nu fiecare destinatar poate avea instalat Excel. După trimiterea și primirea mesajelor, accesați în pliant Inbox(Inbox) și deschideți mesajul creat (Fig. 18.10).

Orez. 18.10. Mesaj primit cu tabel și diagramă

În primul rând, după cum puteți vedea, textul introdus în câmp Introducere(Introducere) precede tabelul și este separat de acesta printr-o bară. În al doilea rând, formatul tabelului este păstrat. Și, în sfârșit, mândria noastră este că diagrama este exact aceeași cu cea creată (format, date etc.). Singurul lucru care lipsește este că nu există nicio semnătură deoarece am creat mesajul nostru din Excel și nu din Outlook. Acest defect ar putea fi corectat executând comanda> Inserare> Semnătură> Cu respect înainte de trimitere.

Exemplul 18.12. Introduceți semnătura

> Inserați> Semnătură> Cu respect

cometariu

În general, editarea și formatarea suplimentară a mesajelor este uneori necesară, dacă nu este necesară. După crearea unui tabel (utilizând Excel), utilizatorul poate deschide oricând mesajul și edita: introduceți o semnătură sau un număr de note suplimentare, precum și adăugați un fundal, adăugați o imagine etc.

Dosar Exchange

Lucrul cu folderele Exchange este același mijloace comune pentru toate aplicațiile Office, precum și pe traseu. Esența acestei caracteristici constă în plasarea documentului activ în dosare partajate Server Microsoft Exchange. Astfel, utilizatorul, așa cum ar fi, deschide accesul la acest document tuturor membrilor grupului de lucru.

Exemplul 18.13. Trimiteți în dosarul Exchange

> Fișier> Trimitere> Dosar schimb ...

Selectați un folder < Общая папка>

După ce documentul este plasat în folderul partajat, fiecare dintre utilizatori îl poate deschide făcând clic pe linkul corespunzător din fereastra de vizualizare a informațiilor (Fig. 18.11).

Outlook și PowerPoint

Microsoft PowerPoint este un instrument versatil de pregătire a prezentărilor. După crearea unei prezentări, utilizatorul le poate demonstra pe ambele computer localși faceți o prezentare online pentru întregul grup de lucru. Prezentarea PowerPoint este în format HTML și, prin urmare, este necesar doar Internet Explorer 4.0 pentru a vizualiza prezentarea PowerPoint. În acest fel, prezentarea poate fi realizată atât la nivelul întregii companii, cât și între membrii unui grup mic din diferite locații. Numărul de participanți nu este limitat, dar dacă la prezentare participă mai mult de 16 ascultători, trebuie să utilizați o aplicație de server specială Microsoft NetShow Server pentru a o desfășura.

Problema cu orice întâlnire este planificarea. Desigur, pentru a organiza o conferință, pe lângă dorința vorbitorului, este necesar și consimțământul participanților. În cazul unei conferințe regulate, participarea tuturor actorilor este confirmată de faptul că toți se adună împreună și aproximativ în același timp în sala desemnată pentru conferință. Prezentatorul poate programa o întâlnire electronică PowerPoint ca orice altă întâlnire folosind Outlook.

Orez. 18.12. Prezentare și dialog Programarea unei prezentări difuzate

Exemplul 18.14. Programarea unei prezentări PowerPoint prin difuzare

> Prezentare de diapozitive> Transmisie live> Configurați și programați ...

Descriere: = „Microsoft Outlook 2002 în original”(fig. 18.12)

Parametri ... Setări difuzare (Fig. 18.13)

Mod de afișare Redimensionabil

Atribuiți ...

Introduceți sau selectați un nume:< participanții la prezentare

Necesar

trimite

(Va apărea o casetă de dialog care anunță că difuzarea este programată)

Orez. 18.13. Fereastra de dialog Parametrii de difuzare

cometariu

Comutatoare Sunet numai(Numai audio) și Video și sunet Este logic să instalați (Video și Audio) dacă computerul prezentatorului este echipat cu un microfon și o cameră video, iar computerele participanților sunt echipate cu echipamente de redare audio și video. În exemplul nostru, nu presupunem acest lucru, așa că este bifată caseta de selectare Nu(Nici unul).

Formularul de întâlnire completat automat (Fig. 18.14) este identic cu cele discutate anterior, Pentru mai multe informații, consultați Capitolul 2, Calendar și Capitolul 10, Munca în echipă în Outlook.

cometariu

Singurul O condiție prealabilă efectuarea unei difuzări directe a prezentării către un public larg este prezența unei conexiuni de computer la rețea (globală sau locală). Caracteristici suplimentare poate fi omis dacă condițiile tehnice nu o permit.

După ce ați convenit asupra timpului și compoziției participanților, puteți trece direct la demonstrație.

Orez. 18.14. Forma de asamblare

Exemplul 18.15. Transmisie în direct a prezentării

> Prezentare de diapozitive> Transmisie live> Începeți difuzarea ...

Când organizează o conferință programată, prezentatorul intenționează să o difuzeze folosind interfața de planificare a întâlnirilor din Outlook 2002. La ora specificată, pe computerele participanților va apărea o fereastră de reamintire a întâlnirii, în care participantul va vedea un buton, după ce faceți clic pe pe care va fi încărcată pagina de introducere a prezentării (Fig. 18.15). Prezentatorul controlează schimbarea diapozitivelor. Ecranele computerului participanților afișează diapozitivele în același mod ca într-o prezentare normală.

Orez. 18.15. Pagina principală a transmisiei în direct a prezentării

În timpul prezentării, participanții pot purta discuții private, pot pune întrebări prezentatorului și pot primi răspunsuri prin e-mail prin Outlook.

Outlook și Access

Microsoft Access este un sistem universal de gestionare a bazelor de date, iar Outlook este un sistem universal de gestionare a informațiilor. Pe baza acestor definiții, este firesc să presupunem că aceste aplicații au anumite mijloace de schimb de informații între ele. Dar, pe lângă schimbul de informații, Outlook, cum ar fi Word sau Excel, este capabil să creeze mesaje folosind instrumentele Microsoft Access. Numai în acest caz, aceste instrumente nu se află în domeniul formatării sau editării, ci în domeniul furnizării de date pentru trimitere și publicare.

În această secțiune, vă vom prezenta un exemplu de importare a informațiilor dintr-o agendă Outlook într-o bază de date Access și crearea unui mesaj care conține informațiile pe care tocmai le-ați importat.

Schimb de informatii

În primul rând, deschideți Access și creați o bază de date. După aceea, obiectivul nostru va fi crearea unui tabel care să conțină date din agenda de adrese Outlook.

Exemplul 18.16. Importați date din Outlook în Access

> Fișier> Date externe> Import ...

Tipul de fișier Outlook (Importul din Exchange / Expertul Outlook va porni automat)

> Agende de adrese> Agendă de contacte Outlook

În noul tabel

(La acest pas, se propune determinarea parametrilor datelor importate, pentru a afla dacă este necesar să le importăm deloc)

El importă

Import în tabel: = Contacte

Orez. 18.16. Tabel Microsoft Access cu date importate

După import, așa cum era de așteptat, va apărea un nou tabel în Access Contacte, care conține informații din agenda de adrese Outlook. Rezultatul importului este prezentat în Fig. 18.16.

Lucrul cu pagina de date de acces

Luați în considerare următorul exemplu. Să presupunem că unul dintre participanții la proiect a creat o bază de date, a cărei informație este interesantă și poate fi necesară pentru alți membri ai echipei. Există mai multe soluții pentru această problemă, dar ne vom concentra pe opțiunea de a trimite un mesaj care conține o pagină de date de acces. De fapt, mesajul conține doar o pagină HTML cu un obiect ActiveX care se conectează la baza de date și afișează datele.

Exemplul 18.17. Creați un mesaj cu pagina de date de acces

> Acțiuni> Mesaj nou folosind ...> Microsoft Office> Pagina de date Microsoft Access

(Deschide accesul cu vrăjitorul Noua pagină de acces la date)

Constructor

Selectarea sursei de date: =< Baza de date>

După procedurile efectuate, se va deschide o pagină cu o grilă de date. Deci, în primul rând, trebuie să plasați câmpurile de informații care vor fi pe pagină. Pentru a face acest lucru, trageți câmpurile necesare pe grila tabelului și înlocuiți numele acestuia, de exemplu, Contacte. Apoi introduceți numele destinatarilor mesajului și faceți clic pe buton Trimite o copie.

Înainte de a trimite un mesaj, utilizatorul poate vedea cum va fi afișat destinatarului. Pentru aceasta, selectați comanda> Fișier> previzualizare pagini web. Se deschide un browser web cu o pagină încărcată, care va fi afișată în același mod destinatarului mesajului.

Orez. 18.23. Pagină web cu date de la Access

Folosind butoanele Înapoi și următor, puteți naviga prin datele din tabel Contacte. De asemenea, dacă specificați parametrii de acces corespunzători, puteți edita tabelul (adăugați sau ștergeți înregistrări), puteți organiza filtrarea datelor etc. Dar acest lucru nu depășește sfera acestei cărți.

rezumat

Deci, în acest capitol, am analizat modul în care Office și Outlook pot funcționa împreună. Într-adevăr, atunci când Outlook funcționează cu instrumentele furnizate de Word, Excel, PowerPoint și Access, puteți crea mesaje bogate și puteți organiza partajarea și accesul la informații mai confortabil.

• Cuvânt. Formatarea mesajului. Folosind Word ca editor implicit. Trimiterea unui document de-a lungul traseului.
• Excela. Creați mesaj cu tabel și diagramă. Plasarea documentelor în folderele publice de pe serverul Exchange.
• Power Point. Organizați o întâlnire online pentru a vă prezenta prezentarea.
• Acces. Importați date din Outlook în Access. Creați un mesaj care conține o pagină de date de acces.

Interacțiunea dintre Outlook și Word este probabil cel mai tipic exemplu de colaborare. Am menționat deja mai sus că utilizatorul poate specifica Microsoft Word ca editor de mesaje.

Exemplul 18.1. Word ca editor de mesaje

(În aplicația Outlook)

> Instrumente> Mesaj Opțiuni

Utilizați Microsoft Word ca editor de mesaje

Utilizați Microsoft Word pentru a citi mesajele RTF

Ca exemplu de utilizare a Word, vă recomandăm să creați un mesaj care să conțină text buclat și o diagramă care să arate structura acestei cărți.

Creați un mesaj folosind Word

Există două moduri de a crea un mesaj folosind Word:

• Lansați Word, creați un document și alegeți> Fișier> Trimitere> Mesaj.
• Direct în aplicația Outlook selectând comanda > Acțiuni> Mesaj nou cu> Microsoft Word (Fig. 18.1).

După cum puteți vedea din figură, esența mesajului nu s-a schimbat, există câmpuri pentru introducerea destinatarilor și subiectul mesajului, o semnătură și un panou au fost adăugate automat Desen(Desen), cu toate acestea, bara de instrumente a fost îmbogățită semnificativ Formatare(Formatare).

Orez. 18.1. Mesaj Outlook (Microsoft Word Editor)

Introduceți text buclat

Deci, să creăm mai întâi un titlu frumos pentru mesajul nostru folosind un obiect WordArt.

Exemplul 18.2. Inserați WordArt

> Inserare> Imagine> WordArt

Selectați stilul de scris dorit OK

Text: = Structura cărții Bold OK

(Panou de formatare) Centru

Ca urmare a acțiunilor noastre, va apărea un text frumos proiectat, cu un gradient de umplere galben în centru (Fig. 18.2).

Pentru a modifica proprietățile acestui obiect, puteți utiliza butoanele barei de instrumente cu același nume. În cazul nostru, să schimbăm culoarea de umplere din galben în albastru.

Orez. 18.2. Text WordArt în mesaj

Orez. 18.3. Fereastra de dialog Metode de completare

Exemplul 18.3. Modificați proprietățile WordArt

(În bara de instrumente WordArt)

WordArt Format Culoare și linii

Metode de umplere a culorilor ...

Gradient

O culoare Culoare1 Albastru

Hatch tip Centru

Variante (figura 18.3)

Introduceți o diagramă

Apropo, următorul pas este introducerea unei diagrame, apropo, care este una dintre inovațiile din Word.

Exemplul 18.4. Introduceți o diagramă

> Inserare> Organigramă ...

Selectați tipul de diagramă (fig. 18.4)

Orez. 18.4. Fereastra de dialog Biblioteca de diagrame

Un substituent apare în corpul mesajului pentru a afișa graficul selectat. Dar constă dintr-o „rădăcină” și doar trei „ramuri”, în timp ce această carte are patru părți. Să adăugăm încă o ramură și să schimbăm stilul graficului.

Exemplul 18.5. Adăugarea unei ramuri la o diagramă

(Evidențiați rădăcina diagramei)

(În panoul Organigrama) Adăugați o formă

Format automat

Selectați stilul graficului Bump Gradient

Acum rămâne să introduceți textul diagramei. Pentru a face acest lucru, faceți clic o dată cu butonul stâng al mouse-ului pe una dintre prizele diagramei și introduceți textul corespunzător. Versiunea finală a mesajului, editată și formatată folosind Word, este prezentată în Fig. 18.5.

Orez. 18.5. Versiunea finală a mesajului

După crearea mesajului, rămâne să completați câmpurile La care(Că) și Subiect(Subiect), apoi apăsați butonul trimite(Trimite).

cometariu

Deoarece mesajul nostru este salvat și trimis în format HTML, unele elemente de formatare se pot pierde sau modifica. Rețineți acest lucru atunci când vă creați mesajele în Word! Uneori este mai bine să atașați doar mesajele create ca atașament.

Ca reamintire, aceasta este doar o înțelegere generală a modului în care Outlook și alte aplicații Office funcționează împreună. Pe lângă inserarea obiectelor (sunt mult mai multe decât două), există și forme, cadre, stiluri, tabele, câmpuri ... Lista continuă și continuă. Lumea aplicațiilor Microsoft Office este largă și cu adevărat multifuncțională. Explorează-l în paralel cu Outlook și alte aplicații existente. În cele din urmă, drumul va fi stăpânit de mersul pe jos ...

Trimiterea unui document de-a lungul traseului

Prin trimiterea unui document de-a lungul traseului(Rutare) se referă la trimiterea unui document prin e-mail colegilor într-o anumită secvență. Se apelează secvența de trimitere traseul documentului.

După ce a primit documentul, destinatarul poate face modificările și comentariile sale și poate trimite documentul mai departe de-a lungul traseului. La sfârșitul traseului, după ce documentul a fost vizualizat de toți destinatarii specificați în lista de rutare, puteți solicita returnarea documentului sau puteți indica utilizatorul căruia îi este destinat, de exemplu, managerul de proiect.

Exemplul 18.6. Trimiterea unui document de-a lungul unui traseu

> Fișier> Deschidere ... (deschideți documentul necesar)

> Fișier> Trimitere> De-a lungul traseului. ... ...

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg To

Text mesaj: = Dragi colegi! Citiți documentul atașat și dați-vă părerile și comentariile cu privire la cele scrise. Vă mulțumesc anticipat, Yegor Usarov.

in schimb

Reveniți la sfârșit

Starea urmăririi

trimite

cometariu

În timp ce rulați acest program, casetele de dialog de securitate Outlook pot apărea avertizând asupra manipulării terților și accesului la datele Outlook. În acest caz, acceptați întotdeauna să permiteți accesul (la urma urmei, această cerere provine din acțiunile dvs. și vă așteptați).

Traseul atribuit poate fi atașat la document pentru a-l trimite nu imediat, ci pentru a-l face ulterior. Pentru a face acest lucru, la ultimul pas al programului, trebuie să apăsați butonul Adăuga(Adăugați alunecare).

> Fișier> Trimitere> Următoarea destinație ...

Trimite documentul Anton Nashatyrev

Pentru a refuza să trimiteți documentul de-a lungul traseului și să deconectați total ruta, trebuie să apăsați butonul clar(Clar).

Să revenim la exemplu. După apăsarea butonului trimite(Traseu), un mesaj va fi generat automat cu textul specificat în câmp Mesaj text(Textul mesajului) și cu un document atașat care trebuie trimis (Fig. 18.6). Să presupunem că primul destinatar (în exemplul nostru, acesta este Anton Nashatyrev) este configurat în mod responsabil, adică și documentul atașat în sine, și nu numai că îl citește, ci, de asemenea, introduce dorințele și comentariile sale în el, apoi îl trimite către următorul corespondent . Să încercăm să urmărim cum se întâmplă acest lucru.

Pentru a deschide documentul redirecționat în sine, destinatarul trebuie doar să facă dublu clic pe pictograma documentului atașat din mesaj. Apoi, destinatarul își modifică documentul în mod obișnuit. La finalul lucrării, el trebuie să trimită documentul mai departe de-a lungul traseului.

> Fișier> Trimitere> Următoarea destinație ...

Trimiteți documentul "Oleg Mokhovikov"

Orez. 18.6. Mesaj de expediere a documentelor

Ce se întâmplă după aceea? În primul rând, mesajul va fi trimis următorului destinatar de pe lista de discuții - Oleg Mokhovikov. El va putea citi documentul cu modificările deja făcute și să le facă propriile sale. În al doilea rând, expeditorul original va fi informat despre mișcarea documentului prin intermediul listei de corespondență, deoarece în caseta de dialog Traseu A fost bifată caseta de selectare (Routing Slip) Starea urmăririi(Starea pistei).

Dacă totul merge bine, documentul va muta în sus lista de expediere până când se va epuiza întreaga listă de expediere pentru acel document. Ultimului destinatar din traseu i se va cere să returneze documentul modificat inițiatorului distribuției și astfel cercul se va închide.

Pentru a accelera procesul, puteți trimite documentul nu unul câte unul, ci dintr-o dată. În acest caz, fuziunea modificărilor cade pe umerii expeditorului.