MS Word предоставляет ряд сочетания клавиш, чтобы сделать работу вашего офиса быстрее . Если вам нужно использовать MS Word много, то настоятельно рекомендуется, что вы узнаете несколько полезных сочетаний клавиш -It которые помогут вам работать быстро. Вы можете нажать Ctrl + B , чтобы сделать текст жирным шрифтом, Ctrl + U , чтобы сделать текст подчеркнутым. Эти сочетания клавиш работают во всех частях Microsoft Office, как MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint и т.д.

Однако, по умолчанию, MS Word не обеспечивает ярлык для зачеркивания команды. Даже если зачеркивания это часто используется команда, это удивительно, что Microsoft не создал сочетания клавиш для зачеркивания. Но хорошо, что мы можем настроить MS Word, чтобы создать такую ​​комбинацию клавиш быстрого доступа. Сегодня я буду учить вас, как установить быстрый способ, чтобы сделать текст перечеркивания.

Что такое зачеркиванием?

Иногда в документе, вам не нужен определенный текст, но вы не хотите, чтобы удалить его. В таких случаях, вы можете зачеркивания текста. Фрагмент текста будет оставаться в документе для последующего использования (и даже для последующего включения) бут в то же время, зачеркивания покажет читателю, что текст уже не актуально. Это выглядит примерно так: зачеркиванием

Как установить Зачеркивание ярлык в MS Word

Вам нужно будет сделать следующий процесс только один раз и после этого, вы сможете вычеркнуть текст, нажав сочетание выбранного ключа.

Откройте любой документ MS Word. Вы можете открыть даже пустой документ, а также.

Нажмите Ctrl + D , чтобы открыть диалоговое окно Шрифт. Это окно показывает параметры форматирования шрифта.

Теперь нажмите Ctrl + Alt и, удерживая обе эти клавиши вниз нажмите плюс клавишу на цифровой клавиатуре (Numpad) .

Курсор изменится на гвоздику в форме один. Отпустите клавиши Ctrl + Alt и нажмите на опцию Зачеркивание в диалоговом окне Шрифт (показаны красным кружком на изображении выше).

Настройка диалогового окна Клавиатура откроется. Поместите курсор в поле Ключ новый ярлык печати и нажмите комбинацию клавиш быстрого вызова, который вы хотели бы установить для зачеркивания опции. Я поставил его на Ctrl + Shift + S ... Вы также можете установить его в этом роде. Поместите курсор в пресс - новый ключ быстрого вызова и нажмите Ctrl + Shift + S.

MS Word будет автоматически фиксировать ключи нажмешь. Вы можете использовать любую комбинацию Shift, Alt, Ctrl и клавишу с буквой. Если вы нажимаете комбинацию клавиш, которая уже назначена на какой-то другой команде, MS Word покажет вам эту информацию. Лучше, чтобы не перезаписать существующий ярлык. Ctrl + Shift + хорошая комбинация.

Нажмите на кнопку Назначить , чтобы установить ярлык для зачеркивания.

Теперь, чтобы проверить, является ли она работает или нет, напечатайте что-нибудь в документе MS Word. Выделите текст и нажмите Ctrl + Shift + S (или другую комбинацию, которую вы выбрали). Выделенный текст будет немедленно быть зачеркивания.

Я надеюсь, что вы нашли это небольшой совет по настройке ярлыка для зачеркивания в MS Word полезным. Если у Вас возникли вопросы по этой теме, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать меня через раздел комментарии на этой странице. Я буду стараться изо всех сил, чтобы быть полезным для вас. Благодарим Вас за использование TechWelkin!

Word, Outlook и Internet Explorer — наверное, именно эти программы наиболее часто используются на персональном компьютере. Работать с данными приложениями умеют практически все владельцы ПК, но при этом большинство из них знакомы лишь с малой долей их возможностей. А следовательно, потери от неэффективного использования данных программ очень велики. Надеемся, что приведенные ниже советы подскажут, как работать быстрее, и помогут сэкономить драгоценное время.

Word

Сравнение документов side by side

Вероятно, вы встречались с проблемой сложности сравнения двух версий одного и того же документа. В Word 2003 появилась возможность сравнения документов в режиме side by side, позволяющая вызвать сразу два документа и скроллировать их одновременно и отдельно, сравнивая те или иные разделы двух документов.

Откройте два документа и выберите команду Window => Compare Side By Side With.. . Если у вас открыто только два документа, именно они и будут сравниваться — в противном случае программа попросит уточнить, какие именно документы необходимо сравнить.

Для управления документами появляется плавающая панель (рис. 1). Нажатие левой кнопки меняет режим скроллирования (включается/выключается режим одновременного скроллирования), а правая кнопка позволяет вернуть позицию окна в положение, с которого вы начали сравнение документов.

Web-странички с минимумом избыточных тэгов

Когда вы сохраняете Web-странички или посылаете электронные сообщения в HTML-формате с помощью Microsoft Word, в документ добавляются дополнительные тэги, что позволит вам использовать всю функциональность Word для дальнейшей работы с документом.

Для того чтобы уменьшить размер Web-странички и e-mail-сообщения в HTML-формате, сохранять данные можно в специальном фильтрованном формате (filtered HTML) — в этом случае лишние тэги будут удалены.

Если вы откроете Web-страницу, сохраненную в режиме filtered HTML, в программе Word, часть функциональности по дальнейшему редактированию этого документа, возможно, будет утрачена. Например, маркированные списки и нумерованные списки будут отображаться, однако возможность их видоизменения средствами Word будет утрачена.

Поэтому следует использовать режим filtered HTML только на финальной стадии — перед непосредственным переводом в HTML.

Все элементы Web-сайта в одном файле

В Word 2003 появилась возможность сохранять все элементы Web-сайта, в том числе текст и графику, в одном файле. Для того чтобы использовать данную возможность, достаточно выполнить команду Save As и выбрать пункт Single file Web page . В данном режиме осуществляется инкапсуляция, которая позволяет, например, послать полностью Web-сайт как e-mail-сообщение или вложение в электронную почту. Данный формат поддерживается в Internet Explorer 4.0 и более поздних версиях.

Как добавить название (title) Web-странице

Название (title) появляется в полоске title bar вверху окна, а также, например, в истории просмотра Web-браузера. Если кто-то сохраняет ссылку на вашу Web-страницу, название title появляется в персональном списке person"s favorites list. Для того чтобы задать title, необходимо, выполняя команду File => Save as Web Page , щелкнуть по надписи Change Title (рис. 2) и впечатать нужное имя.

Как оптимизировать Web-страницы под конкретный браузер

Сохраняя Word-документ как Web-страницу, вы имеете возможность оптимизировать ее под конкретный браузер.

Выполните команду Tools => Options и в одноименной панели выберите вкладку General , а в ней — панель Web Option s. Во вкладке Browsers в поле People who view this Web page will be using выберите нужную версию браузера (рис. 3). В списке Options разрешите (или запретите) перечисленные возможности.

Повторное использование функции Format Painter

Когда вы нажимаете на иконку Format Painter (копирование формата), происходит копирование форматирования текста той области, где расположен курсор. Теперь, если вы выделяете какую-либо область текста, Format Painter применяет к ней вышеупомянутое форматирование.

Многие пользователи знакомы с данной функцией, но при этом большинство не знает, что если щелкнуть по иконке Format Painter дважды, то можно применять скопированный формат повторно столько раз, сколько необходимо и эта функция будет активна до тех пор, пока не будет нажата клавиша Esc.

Save All/Close All

Если вы удерживаете Shift key при выборе пункта File menu в программе Word, состав меню изменяется. Вместо Close появляется функция Close All , а вместо Save — Save All (рис. 4).

Строка без буллита

При создании маркированного списка в Word нередко возникает ситуация, когда необходимо оставить следующий пункт без буллита. Для этого необходимо нажать комбинацию клавиш Shift+Enter . В следующей строке, когда вы нажмете Enter , новая строчка вновь будет с буллитом.

Например:

Как использовать нужное форматирование при вставке

В случае копирования текста из какого-либо документа в Word последний автоматически переносит текст с тем форматированием, которое имело место в документе, из которого производится копирование. Для того чтобы вставляемый текст имел то же форматирование, что и Word-документ, следует использовать команду Edit => Paste Special => Unformatted Text (рис. 5).

Форматирование с помощью смарт-тэга

После вставки текста в любое приложение Office щелчок по смарт-тэгу открывает меню с выбором типа форматирования, в том числе следующих вариантов:

• Keep Source Formatting — при этом сохранится формат, которым обладал текст в исходном документе;
• Match Destination Formatting — произойдет форматирование вставляемых данных по принципу оформления документа, в который осуществляется вставка (рис. 6).

Как добавить описание вашему Word-документу

Свойства документа (Document Properties) — это информация, которую Microsoft Word позволяет добавить каждому документу. Данной полезной функцией мало кто пользуется, а между тем с ее помощью можно добавить целый ряд описаний и инструкций, что будет особенно ценно, если вы работаете в команде. Для добавления описания Word-документа нужно вызвать панель Document Properties по команде File => Properties (рис. 7).

Быстрый доступ к выборочным документам

Вы хотите иметь быстрый доступ к ряду документов Word? Нет ничего проще! Выполните команду View => Toolbars => Customize , выберите вкладку Commands , раздел Built-in Menus и перетащите иконку Work на панель, как показано на рис. 8.

Теперь для того, чтобы добавить текущий документ в меню Work, достаточно открыть его и щелкнуть по пункту Add to work menu (рис. 9) — текущий документ будет добавлен в меню. Удалить его можно, используя комбинацию клавиш Ctrl+Alt+ Минус .

Вставить линию в документ

Вы хотите отделить параграф линией? Нажмите трижды клавишу знака переноса и клавишу Enter и вы получите тонкую линию. Нажмите трижды клавишу знака нижнего подчеркивания и клавишу Enter — получите жирную линию. А при нажатии трижды клавиши знаков равенства и клавиши Enter вы получите двойную линию.

Калькулятор в Word

Знаете ли вы, что калькулятор можно добавить в панель Word?

Выполните команду View => Toolbars => Customize => Commands tab и поместите иконку Tools Calculate на панель инструментов (рис. 10). Теперь, напечатав некоторое выражение, выделив его и нажав на кнопку Tools Calculate, можно будет получить результат (рис. 11).

Для того чтобы заменить выражение результатом счета, нажмите сочетание клавиш Ctrl+V .

Непрерывное изменение масштаба

Для изменения масштаба документа нажмите клавишу Ctrl и с помощью колесика мыши меняйте масштаб до получения нужного разрешения. Это гораздо удобнее, чем обращаться к меню.

Outlook

Контролируйте спам-фильтр в Outlook 2003

В почтовый клиент Microsoft Outlook 2003 встроен фильтр спама, который призван отсеивать нежелательные сообщения и помещать их в отдельную папку.

Однако эту папку необходимо время от времени проверять и контролировать, чтобы полезное письмо не было распознано как спам.

Фильтр в Microsoft Outlook 2003 анализирует формальные атрибуты сообщения и его тело. При анализе формальных атрибутов сообщения фильтр пользуется черными и белыми списками.

Если вы получили нежелательное e-mail-послание, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем меню (рис. 12) выполните команду Junk Email => Add sender to the Blocked Senders List . E-mail-сообщения от абонентов, которые помещены в Blocked Senders list , будут блокироваться и отправляться в папку Junk E-Mail folder .

Если, напротив, программа ошибочно поместит нужное вам письмо в папку Junk E-Mail folder , добавьте этого пользователя в белый список по команде Add sender to the Safe Senders List — впредь он не будет блокироваться.

Цепочка сообщений в Outlook 2003

Возможность Outlook 2003 сортировать почту по обсуждениям (View => Arrange By => Conversation ) позволяет оперативно просматривать сообщения и быстро удалять ненужную почту. Организуйте просмотр почты вышеуказанным способом (рис. 13), и вы увидите, что ко многим темам имеется цепочка более ранних писем. Данный способ отображения корреспонденции позволяет проще найти и удалить устаревшие письма.

Сохраняйте документы там, где вам удобно

Когда вам приходит сообщение с вложением и вы хотите сохранить его на диске, то по умолчанию Outlook предложит вам сохранить вложение в папке My Documents . Если вы сохраняете файлы-вложения в другом месте, то вам каждый раз необходимо менять место назначения. Ускорить процедуру поможет добавление ярлыка в папку My Documents , отсылающего в нужную папку.

Internet Explorer

Как ограничить доступ детей к нежелательным Интернет-ресурсам

Если перед вами стоит задача ограничить доступ детей к нежелательным Web-ресурсам, то с помощью Internet Explorer 6 вы сможете поставить к таким ресурсам пароль доступа, а также написать список разрешенных и запрещенных узлов. Для того чтобы поставить запрет на бесконтрольный доступ к Интернет-ресурсам в

Internet Explorer, выполните команду Сервис => Свойства обозревателя и выберите вкладку Содержание (рис. 14).

Активируйте кнопку Включить и в появившейся панели выберите вкладку Общие . В этой вкладке воспользуйтесь функцией Создать пароль . Впредь для доступа к запрещенным ресурсам будет требоваться пароль.

Изменение размера шрифта в IE

Простой, но весьма полезный совет. Не все Web-странички предлагают оптимальные размеры шрифта, а каждый раз лезть в настройки шрифта утомительно. Нажмите клавишу Ctrl , и, перемещая колесико мыши, вы сможете увеличивать либо уменьшать размер шрифта отображаемого текста.

Открыть ссылку в новом окне

Что делать, если вы не желаете уходить с текущей страницы, но хотите при этом посмотреть ссылку на ней? При щелчке на URL удерживайте клавишу Shift — в этом случае страница откроется в новом окне.

Как сменить домашнюю страницу

Некоторые программы устанавливают свою страницу в качестве домашней. Чтобы изменить страницу, с которой следует начинать обзор, необходимо выполнить команду Сервис => Свойства обозревателя и в разделе Домашняя страница (рис. 15) указать желаемый адрес или выбрать пункт С пустой .

Быстрый набор URL

Если URL-адрес, который вам необходимо внести в адресную строку, имеет вид www.имя.com, то вам достаточно набрать данное имя и нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter .

Быстрое перемещение между Web-страницами

Быстрое перемещение между несколькими Web-страницами удобно осуществлять, удерживая нажатой клавишу Shift и колесико мыши.

Это введение я пишу для тех, кто взял книгу с полки в магазине и хочет понять, что в ней написано и для кого она предназначена.

1. Это самоучитель по самым распространенным сейчас офисным программам под общим названием пакет Microsoft Office 2007 («пакет» – потому что программ в нем много; по-русски его называют просто «офис»). В этом самоучителе описаны:

Текстовый редактор Word;

Табличный редактор Excel;

Программа для презентаций PowerPoint;

Почтовая программа Outlook.

2. Данный самоучитель предназначен для начинающих. Но! Вы должны знать, как включается компьютер, как создать документ и как найти на клавиатуре нужную клавишу.

Если вы совсем-совсем не знаете, с какой стороны подойти к компьютеру, то рекомендую начать с моей книги «Компьютер для женщин» .

3. Этот самоучитель не преследует цель вывести начинающего пользователя на уровень суперпрофессионала. Здесь рассмотрены необходимые в работе обычного пользователя вещи.

Но я вам гарантирую, что знаний из этой книги вам будет более чем достаточно для того, чтобы грамотно набрать и распечатать любой текст, разобраться с таблицей в Excel, сделать совершенно сногсшибательную презентацию в PowerPoint и отправить письмо по электронной почте.

4. Язык книги максимально «человеческий», без сложных компьютерных терминов.

Обратите внимание! В этой книге будут описаны программы, входящие в состав именно Microsoft Office 2007. Если у вас другая версия «офиса», то иллюстрации в книге будут не совпадать с тем, что вы увидите у себя на экране. Кроме того, рисунки для книги я делала в операционной системе Windows 7. Поэтому, если у вас другая «операционка», изображения также могут немного отличаться.

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Текстовый редактор Microsoft Word

Внешний вид программы Word

Вкладка Главная

Рецензирование

Меню Кнопки «Office»

Параметры программы Word

Сначала пару слов теории.

Как я уже сказала в предисловии, у вас на компьютере должна быть установлена операционная система Windows 7, а также пакет Microsoft Office 2007. Это самые новые и последние на сегодняшний день версии Windows и Microsoft Office.

Без программ, входящих в состав Microsoft Office, наверное, немыслима работа в любом офисе, школе, поликлинике и даже дома. Чем больше компьютеры проникают в нашу жизнь, тем больше людей вынуждены начинать работать с этими программами.

Обидно, что очень многие из тех, кого суровая действительность заставила сесть за компьютер, не пытаются облегчить себе жизнь и потратить немножко времени на изучение возможностей программ, в которых они работают. И часто на то, что можно сделать нажатием одной кнопки, тратится огромное количество драгоценного для всех нас времени.

Но раз вы купили этот самоучитель, мы вместе быстро во всем разберемся. Программы Microsoft Office очень просты.

Знаете, что такое интерфейс? Это внешний вид программы, ее оболочка, которая облегчает вам работу.

Так вот, интерфейс программ «офиса» очень «дружественный». Почти все кнопки подписаны, есть справка. А самая большая ценность интерфейса офиса – это то, что он у них один на все программы. То есть с каждой следующей программой вам будет разбираться все проще и проще.

Ну что, вам уже не страшно приниматься за работу? Тогда приступим!

1. Включаем компьютер!

2. Создаем собственную рабочую папку. Делаем это для того, чтобы не засорять компьютер. Вдруг вы работаете на чужом?

Для этого нажмите кнопку Пуск

Которая находится в левом нижнем углу экрана. В появившемся меню выберите пункт Документы. Это мы открыли библиотеку документов хозяина компьютера (будем надеяться, что он не сильно на нас обидится по этому поводу) (рис. 1.1).

Теперь представьте, что компьютер – это шкаф, и вам в нем нужна своя полочка.

Видите в верхней части окна кнопку Новая папка? Щелкайте на ней.

Рис. 1.1. Окно библиотеки Документы

На экране появилась новорожденная папка, у нее выделено название (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Только что созданная папка

Набираем название А это мои документы . Набрали? Нажмите Enter или щелкните кнопкой мышки на пустом месте экрана. Это мы подтвердили введенное название.

Если при вводе названия папки вы попытаетесь набрать (случайно или специально) не букву, а один из недопустимых (как грозно звучит!) в данном случае символов, то появится сообщение (рис. 1.3). Из него можно узнать, какие знаки не должно содержать имя файла и название папки.

Рис. 1.3. Таких символов в имени файла быть не должно (и не может)

Итак, теперь в библиотеке Документы есть ваша персональная папка.

3. Запускаем программу Word.

Для этого снова щелкаем мышкой на кнопке Пуск

Которая находится в левом нижнем углу экрана. Затем нажимаем строку Все программы, щелкаем на папке Microsoft Office, а потом нажимаем пункт Microsoft Office Word 2007 (рис. 1.4).

Рис. 1.5. Окно Microsoft Office Word 2007

Посмотрите на верхнюю строку. В центре – название программы (Microsoft Word ) и имя документа (Документе ), в правом верхнем углу – значки для того, чтобы свернуть, уменьшить (увеличить) и закрыть окно

.

Программа Microsoft Word может все. Она позволяет набрать текст, потом в любой момент в любом месте внести в текст любое исправление, а потом еще и сверстать этот текст, то есть оформить.

Верстка текста – это красивое расположение текста на экране, а потом и на бумаге.

В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.

Все эти приложения независимы и самодостаточны, но их совместное использование открывает поистине неограниченные возможности в организации делопроизводства. Использование Outlook вместе с другими приложениями, входящими в комплект Microsoft Office, позволяет:

• создавать сообщения, используя всю мощь текстового редактора Word. По сравнению с относительно бедными (хотя и достаточными) возможностями, предоставляемыми панелью форматирования Outlook, Word способен создавать полноценные документы, отличающиеся многообразием стилей и шаблонов оформления, содержащие встроенные объекты, и т. д. Взаимодействие Outlook и Word будет рассмотрено в первом разделе данной главы. Более того, в этом разделе будет рассмотрен общий для всех приложений Office инструмент - рассылка по маршруту;
• создавать сообщения, используя всю мощь редактора электронных таблиц Excel. Созданную таблицу можно легко переслать не только как вложенный файл, но и сохранить в виде сообщения. Данная возможность будет рассмотрена во втором разделе данной главы. Кроме того, в этом разделе мы поговорим об общем для всех приложений Microsoft инструменте - размещении документов в общей папке;
• создавать собрания для участия в электронной конференции, проводимой средствами PowerPoint. Создание электронной конференции напрямую связано с использованием вышерассмотренного приложения Microsoft NetMeeting (см. раздел 11.5 «Net Meeting»). Работа PowerPoint с Outlook будет рассмотрена в третьем разделе;
• создавать сообщения, используя Microsoft Access, способные соединяться с удаленной базой данных для отображения информации. Совместное использование Outlook и Access позволяет достаточно быстро экспортировать и импортировать данные из папок Outlook в таблицы Access. Дан ная возможность будет рассмотрена в четвертом, заключительном разделе данной главы.

Outlook и Word

Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.

Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений

{Б приложении Outlook}

> Сервис >Параметры Сообщение

Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.

Создание сообщения средствами Word

Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:

• Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.
• Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).

Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).

Рис. 18.1. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фигурного текста

Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.

Пример 18.2. Вставка объекта WordArt

> Вставка > Рисунок > Объект WordArt

Выберите нужный стиль надписи ОК

Текст:= Структура книги Жирный ОК

{Панель Фоматирования} По центру

В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).

Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.

Рис. 18.2. Текст WordArt в сообщении

Рис. 18.3. Диалоговое окно Способы заливки

Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt

{На панели инструментов WordArt}

Формат объекта WordArt Цвет и Линии

Цвет Способы заливки…

Градиентная

Один цвет Цвет1 Синий

Тип штриховки От центра

Варианты (Рис. 18.3)

Вставка диаграммы

Следующий рассматриваемый нами шаг - вставка диаграммы, кстати, являющейся одним из нововведений Word.

Пример 18.4. Вставка диаграммы

> Вставка >Организационная диаграмма…

Выберите тип диаграммы (рис. 18.4)

Рис. 18.4. Диалоговое окно Библиотека диаграмм

В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного «корня» и всего трех «ветвей», в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.

Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму

{Выделите корень диаграммы}

{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру

Автоформат

Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент

Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.

Рис. 18.5. Окончательный вариант сообщения

После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).

Замечание

Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.

Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля… Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий…

Рассылка документа по маршруту

Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.

Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.

Пример 18.6. Отправка документа по маршруту

> Файл > Открыть… {открыть требуемый документ}

> Файл > Отправить > По маршруту. . .

Нашатырев Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст сообщения:= Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.

по очереди

Возврат по окончании

Отслеживать состояние

Отправить

Замечание

Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).

Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).

> Файл > Отправить > Следующий адресат…

Направить документ Нашатырев Антон

Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).

Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6). Допустим, что первый адресат (в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.

Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.

>Файл>Отправить > Следующий адресат…

Отправить документ «Олег Моховиков»

Рис. 18.6. Сообщение с рассылкой документа

Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки - Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).

Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.

Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.

Outlook и Excel

С самого начала книги, создавая сообщение, мы задавались целью передачи в качестве тела сообщения не просто текста, а таблицы. Использование средств Excel позволяет с легкостью решить не только проблему вставки таблиц, но и сопутствующих компонент (например, диаграмм Excel).

В качестве примера совместной работы Outlook и Excel рассмотрим отправку сообщения, содержащего таблицу с данными о количестве страниц каждой из частей книги, и диаграмму Excel, графически отображающую процентное соотношение каждой из частей в книге.

Создание сообщения средствами Excel

Как и в случае с Word, создать сообщение можно двумя способами. Но если в Word мы выбрали второй вариант (создание сообщения из Outlook), то сейчас давайте рассмотрим отправку таблицы непосредственно из приложения Excel.

Рис. 18.7. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Excel)

Пример 18.9. Создание сообщения средствами Excel

>Файл > Отправить > Сообщение

Включить текущий лист в текст сообщения

Тема:= Статистика

Введение:= Данное сообщение содержит …

Замечание

В поле Введение (Introduction) пользователь может ввести текстовое сообщение (комментарий), предшествующее таблице.

Как говорилось выше, мы будем рассматривать отправку таблицы, изображенной на рис. 18.10. На данном этапе таблица содержит только текст и не имеет дополнительного форматирования.

Работа с таблицей

Перед отправкой сообщения, содержащего таблицу, ее желательно отформатировать: выделить заголовок, подчеркнуть границы и т. д. Но возможности Outlook позволяют не только форматировать таблицу, но и работать над ее логикой. В примере 18.10 мы добавили еще одну строку - «Итого», содержащую сумму всех страниц в книге, после чего придали таблице соответствующее стилевое оформление.

Если текст сообщения не помещается в ячейке, ее границы можно раздвинуть. Для этого подведите указатель мыши к стыку с названием или нумерацией ячеек (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите границы колонки или строки на требуемое расстояние.

Пример 18.10. Работа с таблицей Excel

{Редактирование}

А6:= Итого

Вб Автосумма {Форматирование}

А1:Вб {Выделить, удерживая нажатой левую кнопку мыши}

> Формат > Автоформат…

Рис. 18.8. Отформатированное сообщение с таблицей Excel

Замечание

Помимо использования автоматического стиля, можно применить дополнительное форматирование, используя кнопки одноименной панели инструментов.

Вставка диаграммы Excel

Следующий шаг, демонстрирующий возможности Excel и использование этого приложения вместе с Outlook, - создание диаграммы, представляющей в наглядном графическом виде данные, находящиеся на рабочем листе.

Пример 18.11. Вставка диаграммы Excel

> Вставка > Диаграмма… Стандартные

Тип Круговая

Название диаграммы:= Outlook в подлиннике

Подписи данных Доли

Рис. 18.9. Построенная диаграмма

Замечание

Если бы мы не выделили перед началом постоения диаграммы диапазон А2:В6, то могли бы задать его позже, на втором шаге Мастера диаграмм. При этом совершенно не обязательно вручную вводить сложную формулу в поле Диапазон (Data Range). Достаточно выделить нужный диапазон на рабочем листе мышью, при этом диалоговое окно мастера свернется, чтобы не мешать выделению, а формула появится автоматически.

После вставки диаграммы она может перекрывать используемую таблицу. Для того чтобы перенести диаграмму, достаточно ее выделить и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить на требуемое место.

Теперь обратимся непосредственно к самой диаграмме. Все элементы отображаются четко и красиво, за исключением самого круга с данными, кото рый получился очень маленького размера. Для увеличения области построения диаграммы необходимо щелкнуть мышью по невидимому квадрату, в который вписан круг и текстовые пояснения (рис. 18.9). Появится квадратная рамка с маркерами выделения по углам. Зацепите эти маркеры и тащите, растягивая рамку выделения до тех пор, пока круг не примет необходимый вам размер.

Итак, сообщение полностью готово к отправке, осталось внести адрес получателя сообщения и нажать кнопку Отправить лист (Send this Sheet).

Особый интерес представляет то, как наше сообщение отобразится у пользователя, ведь, во-первых, оно преобразовано в HTML-формат, а во-вторых, не у каждого получателя может быть установлен Excel. После отправки и приема сообщений перейдите в папку Входящие (Inbox) и откройте созданное сообщение (рис. 18.10).

Рис. 18.10. Принятое сообщение с таблицей и диаграммой

Во-первых, как вы видите, текст, введенный в поле Введение (Introduction) предшествует таблице и отделен от нее чертой. Во-вторых, формат таблицы сохранен. И наконец, наша гордость - диаграмма полностью совпадает с созданной (формат, данные и т. д.). Единственное, что упущено, это нет подписи, поскольку мы создавали наше сообщение из Excel, а не из Outlook. Исправить этот недостаток можно было, выполнив перед отправкой команду > .Вставка > Подпись > С уважением.

Пример 18.12. Вставка подписи

> Вставка > Подпись > С уважением

Замечание

Вообще говоря, дополнительное редактирование и форматирование сообщений иногда необходимы, если не обязательны. После создания таблицы (с использованием Excel) пользователь всегда может открыть сообщение и отредактировать: вставить подпись или ряд дополнительных замечаний, а также придать фон, добавить рисунок и т. д.

Папка Exchange

Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.

Пример 18.13. Отправка в папку Exchange

> Файл > Отправить > Папка Exchange…

Выберите папку < Общая папка>

После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации (рис. 18.11).

Outlook и PowerPoint

Microsoft PowerPoint - это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное приложение Microsoft NetShow Server.

Проблема любой встречи - ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции. Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать, как и любую другую встречу, используя Outlook.

Рис. 18.12. Презентация и диалоговое окно Планирование вещания презентации

Пример 18.14. Планирование вещания презентации PowerPoint

> Показ слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать…

Описание:= «Microsoft Outlook 2002 в подлиннике» (рис. 18.12)

Параметры… Настройка вещания (рис. 18.13)

Режим показа Изменяемый размер

Назначить…

Введите или выберите имя: < участники презента-

Обязательный

Отправить

{ Появится диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}

Рис. 18.13. Диалоговое окно Параметры вещания

Замечание

Переключатели Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio) имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для воспроизведения звукового и видеоряда. В нашем примере мы этого не предполагаем, поэтому установлен флажок Нет (None).

Заполнявшаяся автоматически форма собрания (рис. 18.14) идентична рассмотренным ранее, в главе 2 «Календарь» и главе 10 «Коллективная работа в Outlook».

Замечание

Единственным обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.

После согласования времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой демонстрации.

Рис. 18.14. Форма собрания

Пример 18.15. Прямое вещание презентации

> Показ слайдов > Прямое вещание > Начать вещание…

При проведении плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса планирования встреч в Outlook 2002. В заданное время на экранах компьютеров участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку, после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации (рис. 18.15). Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа слайдов.

Рис. 18.15. Основная страница прямого вещания презентации

Во время демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.

Outlook и Access

Microsoft Access - это универсальная система управления базами данных, а Outlook - универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области предоставления данных для их отправки-публикации.

В данном разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную информацию.

Обмен информацией

Прежде всего откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.

Пример 18.16. Импорт данных из Outlook в Access

> Файл > Внешние данные > Импорт…

Тип файлов Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }

> Адресные книги > Адресная книга Outlook Contacts

В новой таблице

{На этом шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо ли их вообще импортировать }

He импортировать

Импорт в таблицу:= Контакты

Рис. 18.16. Таблица Microsoft Access с импортированными данными

После импорта, как и предполагалось, в Access появится новая таблица Контакты, содержащая информацию из адресной книги Outlook. Результат импортирования изображен на рис. 18.16.

Работа с Access Data Page

Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.

Пример 18.17. Создание сообщения с Access Data Page

> Действия > Новое сообщение с помощью… > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page

{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}

Конструктор

Выбор источника данных:= < База данных>

После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.

Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.

Рис. 18.23. Web-страница с данными из Access

Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.

Резюме

Итак, в данной главе мы рассмотрели возможность совместной работы приложений Office и Outlook. Поистине, работа Outlook вместе с инструментами, предоставляемыми Word, Excel, PowerPoint и Access, позволяет создавать полноценные сообщения и организовывать более комфортабельный обмен информацией и доступ к ней.

• Word. Форматирование сообщения. Использование Word в качестве редактора по умолчанию. Рассылка документа по маршруту.
• Excel. Создание сообщения с таблицей и диаграммой. Размещение документов в общих папках сервера Exchange.
• PowerPoint. Организация собрания по сети для демонстрации презентации.
• Access. Импорт данных из Outlook в Access. Создание сообщения, содержащего Access Data Page.

Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.

Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений

{Б приложении Outlook}

> Сервис >Параметры Сообщение

Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.

Создание сообщения средствами Word

Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:

• Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.
• Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).

Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).

Рис. 18.1. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фигурного текста

Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.

Пример 18.2. Вставка объекта WordArt

> Вставка > Рисунок > Объект WordArt

Выберите нужный стиль надписи ОК

Текст:= Структура книги Жирный ОК

{Панель Фоматирования} По центру

В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).

Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.

Рис. 18.2. Текст WordArt в сообщении

Рис. 18.3. Диалоговое окно Способы заливки

Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt

{На панели инструментов WordArt}

Формат объекта WordArt Цвет и Линии

Цвет Способы заливки...

Градиентная

Один цвет Цвет1 Синий

Тип штриховки От центра

Варианты (Рис. 18.3)

Вставка диаграммы

Следующий рассматриваемый нами шаг - вставка диаграммы, кстати, являющейся одним из нововведений Word.

Пример 18.4. Вставка диаграммы

> Вставка >Организационная диаграмма...

Выберите тип диаграммы (рис. 18.4)

Рис. 18.4. Диалоговое окно Библиотека диаграмм

В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного "корня" и всего трех "ветвей", в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.

Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму

{Выделите корень диаграммы}

{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру

Автоформат

Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент

Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.

Рис. 18.5. Окончательный вариант сообщения

После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).

Замечание

Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.

Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля... Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий...

Рассылка документа по маршруту

Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.

Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.

Пример 18.6. Отправка документа по маршруту

> Файл > Открыть... {открыть требуемый документ}

> Файл > Отправить > По маршруту. . .

Нашатырев Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст сообщения:= Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.

по очереди

Возврат по окончании

Отслеживать состояние

Отправить

Замечание

Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).

Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).

> Файл > Отправить > Следующий адресат...

Направить документ Нашатырев Антон

Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).

Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6). Допустим, что первый адресат (в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.

Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.

>Файл>Отправить > Следующий адресат...

Отправить документ "Олег Моховиков"

Рис. 18.6. Сообщение с рассылкой документа

Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки - Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).

Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.

Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.