Автоматизированные системы доу. Программные системы автоматизации ДОУ Источники управленческой информации

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А. Функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. Делопроизводство

· Создание документов (использование шаблонов)

· Регистрация документов

· Контроль исполнения документов

· Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)

· Ведение номенклатуры дел

· Подготовка статистических данных о документообороте

· Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

· Архивирование документов

· Полнофункциональный поиск

· Безопасность хранения документов

· Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

· Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

· Работа с электронными файлами

· Средства криптозащиты

· Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

4. Управление документооборотом

· Управление потоками документов внутри организации

· Передача документов на исполнение

· Контроль движения (передачи) документов

· Контроль действий пользователей

· Маршрутизация документов

· Согласование документов

· Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

· Совместная работа над документами в режиме реального времени

· Работа с удаленными офисами и подразделениями

· Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах

· Получение уведомлений от системы электронного документооборота

· Работа со справочниками

Б. Системно-технические требования

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

· Технология клиент-сервер

· Технология интернет

· Поддержка стандартов открытых систем

· Наличие средств разработки приложений

· Наличие средств сканирования документов

· Удобный интерфейс

2. Сетевая ОС для серверной части

· WindowsServer 2008

3. Сетевая ОС для клиентской части

4. Эксплуатационные требования

· Надежность автоматизированной системы

· Безопасность системы

· Администрирование системы

· Количество одновременно работающих пользователей - до 100

5. Адаптационные возможности

· Простота и удобство при внедрении системы

· Удобство настройки системы

· Возможность развития системы

Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

Основные понятия автоматизации ДОУ Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Основные понятия автоматизации ДОУ Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Задачи, решаемые в ДОУ Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов.

Простая деловая процедура продажи товара клиенту 1) клиент звонит в компанию для размещения заказа; 2) заказ регистрируется в базе данных клиентов; 3) выписывается счет на товар; 4) счет передается в бухгалтерию; 5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе; 6) товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных; 7) выписывается счет-фактура и накладная на товар; 8) товар отгружается клиенту; 9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Категории систем автоматизации ДОУ системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).

Проблемы автоматизации ДОУ в России отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства; отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.

Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

Задачи по совершенствованию организации ДОУ Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

Группы операций ведения кадрового учета при бумажном документообороте учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности.

Положительные эффекты интеграции кадрового учета и СЭД Защита передаваемых данных. Качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ :

1) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;

2) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;

3) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств , используемых в рамках третьего подхода:

· средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);

· системы управления базами данных;

· системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);

· системы управления документами (СУД);

· системы электронной почты;

· системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов - обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1).

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций :

· регистрация документов в картотечной форме;

· учет резолюций, выданных по документам;

· поддержание связей между ними;

· контроль исполнения документов;

· списание документов в дело;

· ведение информационно-справочной работы;

· формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.

Введение

Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизации системы делопроизводства и документооборота (АС ДОУ) подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации 1 . Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.

Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

Исходя из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.

Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Гипотеза исследования: предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.

В соответствии с целью и гипотезой в работе ставятся задачи:

изучить состояние вопроса в литературе;

обозначить и определить предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией;

обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией;

выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.

Актуальность темы:

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,

во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

1. Необходимость автоматизированных систем документооборота

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов 1 . Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками 2 . При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

технология (на основе современных компьютерных комплексов).

корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.