Новим контрагентам. довідник контрагенти

Хто такі Контрагенти? Це юридичні або фізичні особи, які є вашими замовниками, покупцями або партнерами. У кожної юридичної особи є реквізити, т. Е. Унікальні дані (ІПН, КПП, юридична та фактична адреси), які належать тільки цій організації. Ось цими даними і потрібно буде заповнювати картку контрагента в програмі.

Приступимо. Знаходимо зліва в меню напис «Довідники», натискаємо. Перед нами розділи програми, шукаємо «Покупки і продажу», підрозділ «Контрагенти»:

Заходимо в розділ. Щоб було зручно орієнтуватися в процесі роботи, створимо папки за видами: «Покупці», «Постачальники» і «Інше».

Натискаємо на напис «Створити групу». У випадаючому віконці в поле «Найменування» вводимо назву групи «Покупці»:

Аналогічним чином створюємо інші папки «Постачальники» і «Інше»:

Створимо по одному елементу в кожній папці. Почнемо з «Покупці». Заходимо, вибираємо «Створити»:

Відкривається сторінка для заповнення. Це картка контрагента. Верхнє поле, позначене жовтим кольором, призначене для автоматичного заповнення інформації по контрагенту шляхом введення ІПН. Це буде працювати тільки при підключеній функції «1С Контрагент».

Ми розглянемо заповнення вручну. Припустимо, нашим покупцем буде організація ТОВ «СТИЛЬ». В поле «Вид контрагента» залишаємо Юридична особа. В поле «Найменування» вводимо назву організації. Для зручності пошуку зазвичай вводять СТИЛЬ ТОВ, тобто спочатку назва, а потім організаційно правова форма. Можна залишити просто одна назва. Поле «Повне найменування» повинно містити правильне написання назви цієї організації - ТОВ «СТИЛЬ» або з розшифровкою - Товариство з обмеженою відповідальністю. Ця буде відображатися при друку документів. Поле «Входить в групу» заповнюється автоматично. Далі, поля: ІПН, КПП, ОГРН заповнюються наданими реквізитами даної організації. Дуже важливий пункт в картці «Основний банківський рахунок». Натиснемо маленьку кнопочку зліва. Перед нами відкрилися два поля, обов'язкові до заповнення:

У першому полі необхідно ввести БИК банку, в якому обслуговується організація. У друге поле вводимо номер розрахункового рахунку. Далі пункт «Адреса та телефон». Розгорнемо його:

Тут заповнюються юридична та фактична адреси. Ми бачимо повідомлення, в якому нам пропонують завантажити Адресний класифікатор. Це працює тільки при підключеній функції «1С Контрагенти». Пропускаємо. Натискаємо напис «Заповнити» праворуч від юридичної адреси. Перед нами відкривається віконце для введення необхідних даних. Заповнюємо і натискаємо ОК:

Рядок «Фактична адреса» заповниться автоматично. Якщо у організації юридична та фактична адреси різні, то необхідно зняти відповідну галочку біля напису «Фактична адреса збігається з юридичною адресою» і заповнити вручну. Записати. Аналогічно і з полем «Поштова адреса». У пункт «Додаткова інформація» ви можете прописати якийсь коментар. Перевіряємо, чи всі заповнене і натискаємо «Записати» у верхній частині.

Всі операції в системі 1С виробляються за допомогою договорів. Договір це універсальний роздільник обліку, який вказується практично в усіх документах. Переходимо на вкладку «Договори» і натискаємо кнопочку «Створити».

Перед нами відкрилася сторінка «Договір (створення)»:

Приступимо до заповнення. Перше поле «Вид договору». Так як ми заповнюємо картку організації, яка у нас буде купувати що-небудь, то потрібно вибрати відповідний вид - «З покупцем». Якщо спочатку вказати неправильний вид, то змінити буде проблематично. Наступне поле «Номер договору» говорить сама за себе - вводимо номер договору. Справа вибираємо дату, якою укладено договір. Поле «Найменування» формується автоматично на основі введених даних. При необхідності можна поправити і прописати, як нам буде зручно і зрозуміло. Далі розгорнемо і розглянемо наступні вкладки. «Розрахунки». Тут вибираємо в якій валюті будуть відбуватися розрахунки з нашим покупцем. В поле «ПДВ» необхідно вибрати порядок реєстрації рахунків-фактур конкретно за цим договором.

Якщо нашим покупцем (організацією) надана інформація про керівників, то можна заповнити поля в розділі «Підписи». Це буде відображатися при друку документів. Якщо цих даних немає, то пропускаємо. У розділі «Додаткова інформація» вводиться термін дії договору, якщо він позначений. Можна залишити поле порожнім. І можна вибрати «Вид розрахунків». З цим договором ми закінчили. Натискаємо «Записати і закрити». Тепер ми можемо побачити, що у нашого контрагента «СТИЛЬ» з'явився договір «З покупцем». Зверніть увагу на функцію «Використовувати як основний». Якщо ми відзначимо її, то даний тип договору буде за замовчуванням проставлятися в документи:

Крім договору дуже важлива вкладка «Банківські рахунки»:

Тут бачимо вже створений нами рахунок, який вказали на головній вкладці. І, як і в договорі, ми можемо відзначити функцію «Використовувати як основний», для використання цього рахунку за замовчуванням.

Припустимо, є контрагент, у якого два договори: «З постачальником» і «С покупцем». Один використовується більш часто, саме цей договір, ми можемо відзначити основним для спрощення введення інформації.

У вкладці «Контактні особи» на головній сторінці прописуються дані особи з боку контрагента, до якого ми при необхідності зможемо звернутися. Це може бути директор, бухгалтер або менеджер:

Тут же, на вкладці «Адреси» ми можемо вказати його телефони та адреса електронної пошти для зв'язку. Після введення натискаємо «Записати і закрити»:

Повертаємося на сторінку з новим контрагентом. Якщо натиснемо посилання «Ще», будуть доступні «Рахунки розрахунку з контрагентом»:

Це аналогічний довідник «Рахунки обліку номенклатури», тільки для контрагента. Тут зазвичай використовуються 60 і 62 рахунку.

Введення покупця на цьому закінчено.

Аналогічним чином створимо постачальника - ТОВ «Едельвейс». Повертаємося в папку «Постачальники» і натискаємо «Створити». Весь процес заповнення даними такий же, як і у Покупця. Тільки вид договору буде вказуватися «З постачальником»:

Також зазначаємо у вкладках «Договори» і «Банківські рахунки» настройку «Використовувати як основний». З постачальником розібралися.

Повернемося тепер в папку «Інше». Тут заводяться банки, податкові служби і т.д. Заведемо тут аналогічно банк для відображення надходження банківських комісій:

Для таких контрагентів вид договору необхідно використовувати «Інші»:

Таким чином, контрагент введений в інформаційну базу, За ним закріплений договір і ці дані будуть автоматично використовуватися при взаєморозрахунках з даними контрагентом.

Щоб створити нового контрагента необхідно перейти на вкладку «Платежі» і в списку довідників вибрати «Контрагенти».

У довіднику, можна вибрати потрібну групу або створити нову, натиснувши на кнопку №1.

Натиснути кнопку «Створити», щоб відкрилася картка контрагента.

У картці потрібно заповнити такі рядки:

Коротка назва. Вкажіть коротку назву організації контрагента.
Повне найменування. Спочатку в ній автоматично продублюйте вміст рядка «Скорочене найменування», але при необхідності його можна змінити.
Група. Можна ще раз перевірити, до якої категорії відноситься новий контрагент. Також при необхідності групу можна змінити.
ІПН. Вкажіть індивідуальний податковий номер контрагента.
КПП. Вкажіть код причини постановки на облік.
ОКПО. Вкажіть номер організації по загальноросійському класифікатору підприємств і організацій (якщо є).

Тут заповніть поля все поля, інформація про яких вам відома. Адреси найкраще заповнювати за допомогою адресного класифікатора.

На вкладці «Додатково» ви можете за бажанням вказати будь-яку додаткову інформацію про контрагента.
Далі необхідно натиснути кнопку №7 «Зберегти», так як без збереження картки ви не зможете вказати договір і банківський рахунок організації.

Після збереження за замовчуванням буде створено «Основний договір». Щоб його відредагувати, необхідно натиснути кнопку «...», а у вікні натиснути на кнопку «Редагувати».

На вкладці «Обмін даними» в рядку «Організація» необхідно вибрати вашу організацію, яка уклала договір з контрагентом.

Далі натисніть «Записати і закрити», і виберіть цей договір в списку договорів контрагента.
Далі необхідно заповнити банківські реквізити контрагента, для цього натисніть «...» в рядку «Банківський рахунок». У вікні, виберіть «Створити». Далі заповніть поле № 1 «Номер рахунку», в якому вказується розрахунковий рахунок контрагента. Далі заповніть поле № 2 «БІК». Після заповнення цього поля кореспондентський рахунок та інші реквізити банку заповняться автоматично. Далі треба натиснути «Зберегти і закрити».

Виберіть потрібний банківський рахунок в списку рахунків контрагента.
Тепер можна перейти до рядка «Контактна особа». Натисніть «...» в рядку контактна особа, далі - створити.

У цьому вікні необхідно вказати П.І.Б. контактної особи, посада. Якщо відомо, то контактний телефон і Email.
На вкладці «Ролі» натисніть «Додати», далі «...» і виберіть значення зі списку існуючих ролей, або створіть нову. Далі натисніть «записати і закрити».

Виберіть потрібне контактна особа зі списку.

Картка контрагента заповнена, тепер ви можете натиснути кнопку «Записати і закрити».

Для створення контрагента в 1С необхідно заповнити картку в довіднику контрагентів. Можна внести всі записи вручну, але частина цієї роботи здатна виконати сама програма.

Інструкція

Виберіть в головному меню пункт «Довідники», в підміню - пункт «Контрагенти». Натисніть на панелі інструментів значок «Додати». Позначення спливає при підведенні курсора до піктограм. Відкриється картка контрагента. Заповніть всі поля картки, натисніть в правому нижньому кутку ОК. При такій копіткій роботі вельми висока ймовірність спотворення даних. Краще використовувати можливості програми 1С для завантаження даних контрагента.

Якщо організація отримала на розрахунковий рахунок оплату від нового покупця, програма 1С запропонує створити нового контрагента при завантаженні даних банківської виписки. При такому внесення контрагента в програму будуть завантажені наступні дані з платіжного доручення: ІПН (індивідуальний номер платника податків), КПП (код причини постановки на облік) і банківські реквізити нового контрагента.

Додайте відсутні відомості в картку контрагента. Поставте галочку в потрібному вікні «постачальник / покупець». Від цього залежить можливість занесення договорів з контрагентом. Програма 1С не дозволить внести купівельний договір в картку контрагента, зазначеного галочкою тільки в поле «Постачальник». Один контрагент може одночасно бути для організації постачальником і покупцем.

Заповніть вкладку «Договори» в картці контрагента, створеної програмою 1С при експорті банківської виписки. Кожному виду договору в програмі 1С відповідає набір типових бухгалтерських проводок.

Заповніть на вкладці «Контакти» адреса контрагента, телефони і відомості про контактних осіб.

Якщо організація отримала послуги або ТМЦ від нового постачальника, то нового контрагента можна додати в довідник при внесенні в базу програми 1С рахунки-фактури або акта виконаних робіт.

У одного контрагента може бути кілька КПП, кілька різних договорів і банківських рахунків. Програма 1С при завантаженні нових даних пізнає контрагента по ІПН. Подальші налаштування залежать від вимог користувача. При необхідності роздільного обліку по відокремленим підрозділам клієнта створіть в програмі кілька облікових записів по одному контрагенту. При завантаженні даних після перевірки ІПН програма 1С продовжить перевірку вже по КПП контрагента. Можливо вести окремий облік за кількома розрахунковими рахунками контрагента, якщо це важливо для поділу розрахунків з різних видів послуг.

довідник Контрагенти в програмі 1С використовується для обліку розрахунків з постачальниками і покупцями, а так само будь-якими іншими дебеторами і кредиторами, які в загальному випадку називаються контрагентами і можуть бути юридичними або фізичними особами.

Фактично, це постачальники і покупці, банки, податкові інспекції, індивідуальні підприємці та інші організації, які необхідно внести в інформаційну базу для ведення обліку або для оформлення первинних документів.

Довідник контрагенти ієрархічний, це означає, що в довіднику можна створювати групи і підгрупи, а в них вже заносити контрагентів. Таким чином зручно вести облік розрахунків з постачальниками і з покупцями з різних функціональних групах контрагентів.

Важливим моментом при введенні новому записі в довідник Контрагенти є реквізит "найменування". У програмі передбачено два поля найменування. Перше поле - це коротке найменування контрагента, а друге поле - повне. Багато організацій мають довгі найменування, які включають різноманітні скорочення і можуть мати різноманітне написання. За таким неоднозначним найменувань надалі буде незручно робити пошук по контрагенту в інформаційній базі.

Тому в поле «найменування» найкраще вводити короткий і зрозуміле ключове найменування контрагента, за яким легко знайти цього контрагента в списку. А в полі «повне найменування» слід вводити повне найменування контрагента, яке буде фігурувати в документах.

Особливості та налаштування довідника 1С Контрагенти

Особливістю обліку розрахунків з контрагентами в програмах 1С є облік за договорами. Договір контрагента - це обов'язковий реквізит аналітичного обліку контрагентів по рахунках 60, 62, 66, 67, 76.

Тому при введенні нового запису в довідник контрагенти потрібно перейти на вкладку «Рахунки і договори» і в табличній частині «Договори контрагентів» ввести договір контрагента. Якщо для обліку розрахунків з контрагентом не потрібно деталізація розрахунків в розрізі договорів, досить для контрагента ввести один «основний договір» і використовувати його у всіх документах 1С.

При необхідності в табличній частині «Банківські рахунки» вводяться банківські рахунки контрагента, які будуть використовуватися в платіжних документах.

Корисна особливість довідника - це настройка рахунків обліку розрахунків з контрагентами. Для цього по кнопці « Перейти»Вибирається пункт« Рахунки обліку розрахунків з контрагентами »і заповнюється однойменний регістр відомостей. Можливе налаштування рахунків обліку як для груп довідника, що дуже зручно, так і для окремих постачальників і покупців персонально в разі потреби.

На сторінці можна скачати відеоурок по налаштуванню рахунків обліку розрахунків довідника Контрагенти.

Корисною особливістю довідника також є можливість сортування елементів довідника по найменуванню та ІПН контрагентів. При тривалій роботі з програмою 1С можливе введення одного контрагента кілька разів під різними схожими назвами або повторне введення постачальника в групу покупців і навпаки, особливо коли в бухгалтерії працює кілька користувачів.

В такому випадку облік розрахунків з постачальниками і покупцями помітно ускладнюється, тому що у всіх звітах один контрагент буде фігурувати за кількома різними рядках звітів, можливо навіть під однаковими найменуваннями, що часом викликає подив бухгалтерів.

Тоді сортування довідника по ІПН з відключеною ієрархією груп постачальників і покупців допомагає однозначно виявити двійників і трійників, тому що ІПН у контрагента не може відрізнятися і задвоєння записи виявляться поруч.

Довідник «Контрагенти» в 1С Підприємство 8.2 містить інформацію про всіх фізичних та юридичних осіб, з якими співпрацює ваша компанія. Це можуть бути покупці, постачальники, ваші працівники, працівники банків та інших установ. Найпростіше, довідник «Контрагенти» знайти через меню «Операції» - «Довідник».

Далі потрібно вручну почати писати назву потрібного нам довідника. У нашому випадку, це «Контрагенти». Як бачимо, програма 1С автоматично знаходить нам потрібний об'єкт. Тепер заходимо в довідник «Контрагенти», щоб краще ознайомитися з ним.