MS Word надає ряд клавіш, щоб зробити роботу вашого офісу швидше. Якщо вам потрібно використовувати MS Word багато, то настійно рекомендується, що ви дізнаєтеся кілька корисних сполучень клавіш -It які допоможуть вам працювати швидко. Ви можете натиснути Ctrl + B , Щоб зробити текст жирним шрифтом, Ctrl + U , Щоб зробити текст підкресленим. Ці поєднання клавіш працюють у всіх частинах Microsoft Office, Як MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint і т.д.

Однак, за замовчуванням, MS Word не забезпечує ярлик для закреслення команди. Навіть якщо закреслення це часто використовується команда, це дивно, що Microsoft не створив поєднання клавіш для закреслення. Але добре, що ми можемо налаштувати MS Word, щоб створити таку комбінацію клавіш швидкого доступу. Сьогодні я буду вчити вас, як встановити швидкий спосіб, щоб зробити текст перекреслення.

Що таке зачеркиванием?

Іноді в документі, вам не потрібен певний текст, але ви не хочете, щоб видалити його. У таких випадках, ви можете закреслення тексту. Фрагмент тексту буде залишатися в документі для подальшого використання (і навіть для подальшого включення) бут в той же час, закреслення покаже читачеві, що текст вже не актуально. Це виглядає приблизно так: зачеркиванием

Як встановити Закреслювання ярлик в MS Word

Вам потрібно буде зробити наступний процес тільки один раз і після цього, ви зможете викреслити текст, натиснувши поєднання обраного ключа.

Відкрийте будь-який документ MS Word. Ви можете відкрити навіть порожній документ, а також.

Натисніть Ctrl + D , Щоб відкрити діалогове вікно Шрифт. Це вікно показує параметри форматування шрифту.

тепер натисніть Ctrl + Alt і, утримуючи обидві ці клавіші вниз натисніть плюс клавішу на цифровій клавіатурі (Numpad).

Курсор зміниться на гвоздику в формі один. Відпустіть клавіші Ctrl + Alt і натисніть на опцію Закреслювання в діалоговому вікні Шрифт (показані червоним кружком на зображенні вище).

Налаштування діалогового вікна Клавіатура відкриється. Помістіть курсор в поле Ключ новий ярлик друку і натисніть комбінацію клавіш швидкого виклику, який ви хотіли б встановити для закреслення опції. Я поставив його на Ctrl + Shift + S ... Ви також можете встановити його в цьому роді. Помістіть курсор в прес - новий ключ швидкого виклику і натисніть Ctrl + Shift + S.

MS Word буде автоматично фіксувати ключі натиснеш. Ви можете використовувати будь-яку комбінацію Shift, Alt, Ctrl і клавішу з буквою. Якщо ви натискаєте комбінацію клавіш, яка вже призначена на якийсь інший команді, MS Word покаже вам цю інформацію. Краще, щоб не перезаписати існуючий ярлик. Ctrl + Shift + хороша комбінація.

Натисніть на кнопку призначити , Щоб встановити ярлик для закреслення.

Тепер, щоб перевірити, чи є вона працює чи ні, надрукуйте що-небудь в документі MS Word. Виділіть текст і натисніть Ctrl + Shift + S (або іншу комбінацію, яку ви вибрали). Виділений текст буде негайно бути закреслення.

Я сподіваюся, що ви знайшли це маленька порада по налаштуванню ярлика для закреслення в MS Word корисним. Якщо у Вас виникли питання по цій темі, будь ласка, не соромтеся питати мене через розділ коментарі на цій сторінці. Я буду намагатися з усіх сил, щоб бути корисним для вас. Дякуємо Вам за використання TechWelkin!

Word, Outlook і Internet Explorer напевно, саме ці програми найчастіше використовуються на персональному комп'ютері. Працювати з даними додатками вміють практично всі власники ПК, але при цьому більшість з них знайомі лише з малою часткою їх можливостей. А отже, втрати від неефективного використання даних програм дуже великі. Сподіваємося, що наведені нижче поради підкажуть, як працювати швидше, і допоможуть заощадити дорогоцінний час.

Word

Порівняння документів side by side

Ймовірно, ви зустрічалися з проблемою складності порівняння двох версій одного і того ж документа. У Word 2003 з'явилася можливість порівняння документів в режимі side by side, що дозволяє викликати відразу два документи і прокручувати їх одночасно і окремо, порівнюючи ті чи інші розділи двох документів.

Відкрийте два документа і виберіть команду Window \u003d\u003e Compare Side By Side With ... Якщо у вас відкрито тільки два документа, саме вони і будуть порівнюватися в іншому випадку програма попросить уточнити, які саме документи необхідно порівняти.

Для управління документами з'являється плаваюча панель (рис. 1). Натискання лівої кнопки змінює режим скроллінгом (включається / вимикається режим одночасного скроллінгом), а права кнопка дозволяє повернути позицію вікна в положення, з якого ви почали порівняння документів.

Web-сторінки з мінімумом надлишкових тегів

Коли ви зберігаєте Web-сторінки або посилаєте електронні повідомлення в HTML-форматі за допомогою Microsoft Word, В документ додаються додаткові теги, що дозволить вам використовувати всю функціональність Word для подальшої роботи з документом.

Для того щоб зменшити розмір Web-сторінки і e-mail-повідомлення в HTML-форматі, зберігати дані можна в спеціальному фільтрованому форматі (filtered HTML) в цьому випадку зайві теги будуть видалені.

Якщо ви відкриєте Web-сторінку, збережену в режимі filtered HTML, в програмі Word, частина функціональності щодо подальшого редагування цього документа, можливо, буде втрачена. Наприклад, марковані списки і нумеровані списки будуть відображатися, проте можливість їх видозміни засобами Word буде втрачена.

Тому слід використовувати режим filtered HTML тільки на фінальній стадії перед безпосереднім перекладом в HTML.

Всі елементи Web-сайту в одному файлі

У Word 2003 з'явилася можливість зберігати всі елементи Web-сайту, в тому числі текст і графіку, в одному файлі. Для того щоб використовувати цю можливість, досить виконати команду Save As і вибрати пункт Single file Web page. В даному режимі здійснюється інкапсуляція, яка дозволяє, наприклад, послати повністю Web-сайт як e-mail-повідомлення або вкладення в електронну пошту. даний формат підтримується в Internet Explorer 4.0 і пізніших версіях.

Як змінити назву або вилучити (title) Web-сторінці

Назва (title) з'являється в смужці title bar вгорі вікна, а також, наприклад, в історії перегляду Web-браузера. Якщо хтось зберігає посилання на вашу Web-сторінку, назва title з'являється в персональному списку person "s favorites list. Для того щоб задати title, необхідно, виконуючи команду File \u003d\u003e Save as Web Page, Клацнути по напису Change Title (Рис. 2) і надрукувати потрібне ім'я.

Як оптимізувати Web-сторінки під конкретний браузер

Зберігаючи Word-документ як Web-сторінку, ви маєте можливість оптимізувати її під конкретний браузер.

виконайте команду Tools \u003d\u003e Options і в однойменній панелі виберіть вкладку General, А в ній панель Web Options. у вкладці Browsers у полі People who view this Web page will be using Оберіть потрібну версію браузера (рис. 3). В списку Options дозвольте (або забороніть) перераховані можливості.

Повторне використання функції Format Painter

Коли ви натискаєте на іконку Format Painter (Копіювання формату), відбувається копіювання форматування тексту тієї області, де розташований курсор. Тепер, якщо ви виділяєте будь-яку область тексту, Format Painter застосовує до неї вищезазначене форматування.

Багато користувачів знайомі з цією функцією, але при цьому більшість не знає, що якщо клацнути по іконці Format Painter двічі, то можна застосовувати скопійований формат повторно стільки разів, скільки необхідно і ця функція буде активна до тих пір, поки Ви не натиснете Esc.

Save All / Close All

Якщо ви утримуєте Shift keyпри виборі пункту File menu в програмі Word, склад меню змінюється. замість Closeз'являється функція Close All, А замість Save — Save All(Рис. 4).

Рядок без булліта

При створенні маркованого списку в Word нерідко виникає ситуація, коли необхідно залишити наступний пункт без булліта. Для цього необхідно натиснути комбінацію клавіш Shift + Enter. У наступному рядку, коли ви натиснете Enter, Новий рядок знову буде з буллітом.

наприклад:

Як використовувати потрібне форматування при вставці

У разі копіювання тексту з будь-якого документа в Word останній автоматично переносить текст з тим форматуванням, яке мало місце в документі, з якого виробляється копіювання. Для того щоб вставлений текст мав той же форматування, що і Word-документ, слід використовувати команду Edit \u003d\u003e Paste Special \u003d\u003e Unformatted Text (Рис. 5).

Форматування за допомогою смарт-тега

Після вставки тексту в будь-який додаток Office клацання по смарт-тегом відкриває меню з вибором типу форматування, в тому числі наступних варіантів:

• Keep Source Formatting при цьому збережеться формат, яким володів текст у вихідному документі;
• Match Destination Formatting відбудеться форматування вставляються даних за принципом оформлення документа, в який здійснюється вставка (рис. 6).

Як додати опис вашого Word-документа

Властивості документа (Document Properties) це інформація, яку Microsoft Word дозволяє додати кожному документу. даною корисною функцією мало хто користується, а тим часом з її допомогою можна додати цілий ряд описів і інструкцій, що буде особливо цінно, якщо ви працюєте в команді. Щоб додати опис Word-документа потрібно викликати панель Document Properties по команді File \u003d\u003e Properties (Рис. 7).

Швидкий доступ до вибіркових документів

Ви хочете мати швидкий доступ до ряду документів Word? Немає нічого простіше! виконайте команду View \u003d\u003e Toolbars \u003d\u003e Customize, Виберіть вкладку Commands, розділ Built-in Menus і перетягніть іконку Work на панель, як показано на рис. 8.

Тепер для того, щоб додати поточний документ в меню Work, досить відкрити його і клацнути по пункту Add to work menu(Рис. 9) поточний документ буде додано до меню. Видалити його можна, використовуючи комбінацію клавіш Ctrl + Alt + Мінус.

Вставити лінію в документ

Ви хочете відокремити параграф лінією? Натисніть тричі клавішу знака переносу і клавішу Enter і ви отримаєте тонку лінію. Натисніть тричі клавішу знака нижнього підкреслення і клавішу Enter отримаєте жирну лінію. А при натисканні тричі клавіші знаків рівності і клавіші Enter ви отримаєте подвійну лінію.

Калькулятор в Word

Чи знаєте ви, що калькулятор можна додати в панель Word?

виконайте команду View \u003d\u003e Toolbars \u003d\u003e Customize \u003d\u003e Commands tab і помістіть іконку Tools Calculate на панель інструментів (рис. 10). Тепер, надрукувавши деякий вираз, виділивши його і натиснувши на кнопку Tools Calculate, можна буде отримати результат (рис. 11).

Для того щоб замінити вираз результатом рахунку, натисніть клавіші Ctrl + V.

Безперервна зміна масштабу

Щоб збільшити або зменшити документа натисніть клавішу Ctrl і за допомогою коліщатка миші міняйте масштаб до отримання потрібного дозволу. Це набагато зручніше, ніж звертатися до меню.

Outlook

Контролюйте спам-фільтр в Outlook 2003

В поштовий клієнт Microsoft Outlook 2003 вбудований фільтр спаму, який покликаний відсівати небажані повідомлення і поміщати їх в окрему папку.

Однак цю папку необхідно час від часу перевіряти і контролювати, щоб корисне лист не було розпізнано як спам.

Фільтр в Microsoft Outlook 2003 аналізує формальні атрибути повідомлення і його тіло. При аналізі формальних атрибутів повідомлення фільтр користується чорними і білими списками.

Якщо ви отримали небажане e-mail-послання, клацніть по ньому правою кнопкою миші і в випадаючому меню (рис. 12) виконайте команду Junk Email \u003d\u003e Add sender to the Blocked Senders List. E-mail-повідомлення від абонентів, які поміщені в Blocked Senders list, Будуть блокуватися і відправлятися в папку Junk E-Mail folder.

Якщо, навпаки, програма помилково помістить потрібне вам лист в папку Junk E-Mail folder, Додайте цього користувача в білий список по команді Add sender to the Safe Senders Listнадалі він не буде блокуватися.

Ланцюжок повідомлень в Outlook 2003

Можливість Outlook 2003 сортувати пошту з обговорень ( View \u003d\u003e Arrange By \u003d\u003e Conversation) Дозволяє оперативно переглядати повідомлення і швидко видаляти непотрібну пошту. Організуйте перегляд пошти вищевказаним способом (рис. 13), і ви побачите, що до багатьох тем є ланцюжок більш ранніх листів. даний спосіб відображення кореспонденції дозволяє простіше знайти і видалити застарілі листи.

Зберігайте документи там, де вам зручно

Коли вам приходить повідомлення з вкладенням і ви хочете зберегти його на диску, то за замовчуванням Outlook запропонує вам зберегти вкладення в папці My Documents. Якщо ви зберігаєте файли-вкладення в іншому місці, то вам кожен раз необхідно міняти місце призначення. Прискорити процедуру допоможе додавання ярлика в папку My Documents, Що відсилає в потрібну папку.

Internet Explorer

Як обмежити доступ дітей до небажаних Інтернет-ресурсів

Якщо перед вами стоїть завдання обмежити доступ дітей до небажаних Web-ресурсів, то за допомогою Internet Explorer 6 ви зможете поставити до таких ресурсів пароль доступу, а також написати список дозволених і заборонених вузлів. Для того щоб поставити заборону на безконтрольний доступ до Інтернет-ресурсів в

Internet Explorer, виконайте команду Сервіс \u003d\u003e Властивості оглядача і виберіть вкладку зміст (Рис. 14).

активуйте кнопку увімкнути і в панелі, що з'явилася виберіть вкладку загальні. У цій вкладці скористайтеся функцією Створити пароль. Надалі для доступу до заборонених ресурсів буде вимагатися пароль.

Зміна розміру шрифту в IE

Простий, але дуже корисна порада. Не всі Web-сторінки пропонують оптимальні розміри шрифту, а кожен раз лізти в налаштування шрифту втомлює. натисніть Ctrl, І, переміщаючи коліщатко миші, ви зможете збільшувати або зменшувати розмір шрифту тексту, що відображається.

Відкрити посилання в новому вікні

Що робити, якщо ви не бажаєте йти з поточної сторінки, Але хочете при цьому подивитися посилання на ній? При натисканні на URL утримуйте Shiftв цьому випадку сторінка відкриється в новому вікні.

Як змінити домашню сторінку

Деякі програми встановлюють свою сторінку в якості домашньої. Щоб змінити сторінку, з якої слід починати огляд, необхідно виконати команду Сервіс \u003d\u003e Властивості оглядача і в розділі Домашня сторінка (Рис. 15) вказати бажаний адресу або вибрати пункт З порожній.

Швидкий набір URL

Якщо URL-адресу, який вам необхідно внести в адресний рядок, має вигляд www.імя.com, то вам достатньо набрати дане ім'я і натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter.

Швидке переміщення між Web-сторінками

Швидке переміщення між декількома Web-сторінками зручно здійснювати, утримуючи клавішу Shiftі коліщатко миші.

Це введення я пишу для тих, хто взяв книгу з полиці в магазині і хоче зрозуміти, що в ній написано і для кого вона призначена.

1. Це самовчитель по найпоширенішим зараз офісних програм під загальною назвою пакет Microsoft Office 2007 ( «пакет» - тому що програм в ньому багато; по-російськи його називають просто «офіс»). У цьому самовчителі описані:

Текстовий редактор Word;

Табличний редактор Excel;

Програма для презентацій PowerPoint;

Поштова програма Outlook.

2. Даний самовчитель призначений для початківців. Але! Ви повинні знати, як включається комп'ютер, як створити документ і як знайти на клавіатурі потрібну клавішу.

Якщо ви зовсім-зовсім не знаєте, з якого боку підійти до комп'ютера, то рекомендую почати з моєї книги «Комп'ютер для жінок».

3. Цей самовчитель не має на меті вивести початківця користувача на рівень суперпрофесіонала. Тут розглянуті необхідні в роботі звичайного користувача речі.

Але я вам гарантую, що знань з цієї книги вам буде більш ніж достатньо для того, щоб грамотно набрати і роздрукувати будь-який текст, розібратися з таблицею в Excel, зробити абсолютно карколомну презентацію в PowerPoint і відіслати повідомлення електронною поштою електронній пошті.

4. Мова книги максимально «людський», без складних комп'ютерних термінів.

Зверніть увагу! У цій книзі будуть описані програми, що входять до складу саме Microsoft Office 2007.Якщо у вас інша версія «офісу», то ілюстрації в книзі будуть не збігатися з тим, що ви побачите у себе на екрані. Крім того, малюнки для книги я робила в операційній системі Windows 7.Тому, якщо у вас інша «операційка», зображення також можуть трохи відрізнятися.

від видавництва

Ваші зауваження, пропозиції та питання надсилайте за адресою електронної пошти (Видавництво «Пітер», комп'ютерна редакція).

Ми чекаємо на вашу думку!

На сайті видавництва http://www.piter.com ви знайдете докладну інформацію про наших книгах.

Текстовий редактор Microsoft Word

Зовнішній вигляд програми Word

вкладка Головна

рецензування

Меню Кнопки «Office»

Параметри програми Word

Спочатку пару слів теорії.

Як я вже сказала в передмові, у вас на комп'ютері повинна бути встановлена операційна система Windows 7,а також пакет Microsoft Office 2007.Це найновіші і останні на сьогоднішній день версії Windows і MicrosoftOffice.

Без програм, що входять до складу Microsoft Office, напевно, немислима робота в будь-якому офісі, школі, поліклініці і навіть вдома. чим більше комп'ютери проникають в наше життя, тим більше людей змушені починати працювати з цими програмами.

Прикро, що дуже багато з тих, кого сувора дійсність змусила сісти за комп'ютер, не намагаються полегшити собі життя і витратити трошки часу на вивчення можливостей програм, в яких вони працюють. І часто на те, що можна зробити натисканням однієї кнопки, витрачається величезна кількість дорогоцінного для всіх нас часу.

Але раз ви купили цей самовчитель, ми разом швидко в усьому розберемося. Програми Microsoft Office дуже прості.

Знаєте, що таке інтерфейс?це зовнішній вигляд програми, її оболонка, яка полегшує вам роботу.

Так ось, інтерфейс програм «офісу» дуже «дружній». Майже всі кнопки підписані, є довідка. А найбільша цінність інтерфейсу офісу - це те, що він у них один на всі програми. Тобто з кожної наступною програмою вам буде розбиратися все простіше і простіше.

Ну що, вам вже не страшно братися за роботу? Тоді приступимо!

1. Включаємо комп'ютер!

2. Створюємо власну робочу папку.Робимо це для того, щоб не засмічувати комп'ютер. Раптом ви працюєте на чужому?

Для цього натисніть кнопку Пуск

Яка знаходиться в лівому нижньому кутку екрану. В меню оберіть пункт Документи.Це ми відкрили бібліотеку документів господаря комп'ютера (будемо сподіватися, що він не сильно на нас образиться з цього приводу) (рис. 1.1).

Тепер уявіть, що комп'ютер - це шафа, і вам в ньому потрібна своя поличка.

Бачите в верхній частині вікна кнопку Нова папка?Клацайте на ній.

Мал. 1.1.Вікно бібліотеки Документи

На екрані з'явилася новонароджена папка, у неї виділено назву (рис. 1.2).

Мал. 1.2.Щойно створена папка

набираємо назву А це мої документи . Набрали? натисніть Enter або клацніть кнопкою мишки на порожньому місці екрану. Це ми підтвердили введене назва.

Якщо при введенні назви папки ви спробуєте набрати (випадково або спеціально), а не літеру, а один з неприпустимих (як грізно звучить!) В даному випадку символів, то з'явиться повідомлення (рис. 1.3). З нього можна дізнатися, які знаки не повинно містити ім'я файлу і назва папки.

Мал. 1.3.Таких символів в імені файлу бути не повинно (і не може)

Отже, тепер у бібліотеці документиє ваша персональна папка.

3. Запускаємо програму Word.

Для цього знову клацаємо мишкою на кнопці Пуск

Яка знаходиться в лівому нижньому кутку екрану. Потім натискаємо рядок Всі програми,клацаємо на папці Microsoft Office,а потім натискаємо пункт Microsoft Office Word 2007(Рис. 1.4).

Мал. 1.5.Вікно Microsoft Office Word 2007

Подивіться на верхній рядок. У центрі - назва програми ( Microsoft Word) І ім'я документа ( документі), В правому верхньому кутку - значки для того, щоб згорнути, зменшити (збільшити) і закрити вікно

.

Програма Microsoft Word може все. Вона дозволяє набрати текст, потім в будь-який момент в будь-якому місці внести в текст будь-виправлення, а потім ще й зверстати цей текст, тобто оформити.

Версткатексту - це гарний тексту на екрані, а потім і на папері.

У пакет додатків Microsoft Office крім Outlook входять і такі поширені програми, як текстовий редактор Word, редактор електронних таблиць Excel, Додаток для підготовки електронних презентацій PowerPoint і додаток для роботи з базами даних Access.

Всі ці програми є незалежними і самодостатніми, але їх спільне використання відкриває воістину необмежені можливості в організації діловодства. Використання Outlook разом з іншими додатками, що входять в комплект Microsoft Office, дозволяє:

• створювати повідомлення, використовуючи всю міць текстового редактора Word. У порівнянні з відносно бідними (хоча і достатніми) можливостями, наданими панеллю форматування Outlook, Word здатний створювати повноцінні документи, що відрізняються різноманіттям стилів і шаблонів оформлення, що містять вбудовані об'єкти, і т. Д. Взаємодія Outlook і Word буде розглянуто в першому розділі даної глави . Більш того, в цьому розділі буде розглянуто загальний для всіх додатків Office інструмент - розсилка по маршруту;
• створювати повідомлення, використовуючи всю міць редактора електронних таблиць Excel. Створену таблицю можна легко переслати не тільки як вкладений файл, а й зберегти як повідомлення. Дана можливість буде розглянута у другому розділі даної глави. Крім того, в цьому розділі ми поговоримо про загальний для всіх додатків Microsoft інструменті - розміщенні документів в загальнодоступному місці;
• створювати зборів для участі в електронній конференції, проведеної засобами PowerPoint. Створення електронної конференції прямо пов'язане з використанням вищерозглянутого додатки Microsoft NetMeeting (Див. Розділ 11.5 «Net Meeting»). Робота PowerPoint з Outlook буде розглянута в третьому розділі;
• створювати повідомлення, використовуючи Microsoft Access, здатні з'єднуватися з віддаленою базою даних для відображення інформації. Спільне використання Outlook і Access дозволяє досить швидко експортувати і імпортувати дані з папок Outlook в таблиці Access. Дан ная можливість буде розглянута в четвертому, заключному розділі даної глави.

Outlook і Word

Взаємодія Outlook і Word є, мабуть, найбільш характерним прикладом спільної роботи. Вище вже згадувалося, що в якості редактора повідомлень користувач може вказати Microsoft Word.

Приклад 18.1. Word як редактора повідомлень

(Б додатку Outlook)

\u003e Сервіс\u003e Параметри Повідомлення

Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень

Використовувати Microsoft Word для читання повідомлень у форматі RTF

Як приклад використання Word розглянемо створення повідомлення, що містить фігурний текст і діаграму, яка демонструє структуру даної книги.

Створення повідомлення засобами Word

Створити повідомлення за допомогою Word можна двома способами:

• запустити додаток Word, Створити документ і вибрати команду\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Повідомлення.
• Безпосередньо в додатку Outlook, вибравши команду > дії\u003e Нове повідомлення з допомогою\u003e Microsoft Word (рис. 18.1).

Як видно з малюнка, суть повідомлення не змінилася, залишилися поля для введення адресатів і теми повідомлення, автоматично додалися підпис і панель малювання (Drawing), однак помітно збагатилася панель інструментів форматування (Formatting).

Мал. 18.1. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фігурного тексту

Отже, створимо спочатку красивий заголовок для нашого повідомлення, використовуючи об'єкт WordArt.

Приклад 18.2. Вставка об'єкта WordArt

\u003e Вставка\u003e Малюнок\u003e Об'єкт WordArt

Виберіть потрібний стиль напису ОК

Текст: \u003d структура книги жирний ОК

(Панель Фоматірованія) По центру

В результаті наших дій з'явиться красиво оформлений текст з жовтою градієнтною заливкою в центр (рис. 18.2).

Для зміни властивостей даного об'єкта можна скористатися кнопками однойменної панелі інструментів. У нашому випадку давайте змінимо колір заливки з жовтого на синій.

Мал. 18.2. Текст WordArt в повідомленні

Мал. 18.3. Діалогове вікно способи заливки

Приклад 18.3. Зміна властивостей об'єкта WordArt

(На панелі інструментів WordArt)

Формат об'єкта WordArt Колір і Лінії

Колір Способи заливки ...

градиентная

Один колір Цвет1 Синій

Тип штрихування Від центру

Варіанти (Рис. 18.3)

вставка діаграми

Наступний розглянутий нами крок - вставка діаграми, до речі, є одним з нововведень Word.

Приклад 18.4. вставка діаграми

\u003e Вставка\u003e Організаційна діаграма ...

Виберіть тип діаграми (рис. 18.4)

Мал. 18.4. Діалогове вікно бібліотека діаграм

У тексті повідомлення з'явиться заглушка, що відображає обрану діаграму. Але вона складається з одного «кореня» і всього трьох «гілок», в той час як дана книга має чотири частини. Додамо ще одну гілку і змінимо стиль діаграми.

Приклад 18.5. Додавання гілки в діаграму

(Виділіть корінь діаграми)

(На панелі Організаційна діаграма) Додати фігуру

Автоформат

Виберіть стиль діаграми Рельєфний градієнт

Тепер залишилося ввести текст діаграми. Для цього клацніть один раз лівою кнопкою миші по одній з заглушок діаграми і введіть текст. Остаточний варіант повідомлення, відредагованого і відформатованого засобами Word, показаний на рис. 18.5.

Мал. 18.5. Остаточний варіант повідомлення

Після того як повідомлення створено, залишиться заповнити поля Кому (Те) і Тема (Subject), після чого натиснути кнопку Надіслати (Send).

зауваження

Оскільки наше повідомлення зберігається і відправляється в форматі HTML, деякі елементи форматування можуть загубитися або видозмінюватися. Не забувайте про це, зі здавен повідомлення в Word! Іноді створені повідомлення краще просто прикріпити як вкладення.

Ще раз нагадаємо, що ми тут розглядаємо лише загальний принцип спільної роботи Outlook та інших програм Office. Крім вставки об'єктів (яких набагато більше, ніж два) існують ще форми, фреймів, стилі, таблиці, поля ... Список можна продовжувати до нескінченності. Світ додатків Microsoft Office широкий і справді багатофункціональний. Вивчайте його паралельно з Outlook і іншими існуючими лріложеніямі. Зрештою, дорогу здолає той, хто йде ...

Розсилка документа за маршрутом

Розсилкою документа за маршрутом (Routing) називається відправка документа по електронній пошті колегам в певній послідовності. Послідовність розсилки називається маршрутом документа.

Отримавши документ, адресат може внести свої зміни та зауваження і відправити документ далі по маршруту. В кінці маршруту, після того як документ подивляться все адресати, зазначені в списку маршрутизації, можна зажадати повернення документа або вказати користувача, для якого він призначений, наприклад керівника проекту.

Приклад 18.6. Відправлення документа за маршрутом

\u003e Файл\u003e Відкрити ... (відкрити необхідний документ)

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e По маршруту. . .

Нашатир Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст повідомлення: \u003d Шановні колеги! Прочитайте приєднаний документ і висловіть свої міркування і коментарі з приводу написаного. Заздалегідь дякую, Єгор Усаров.

по черзі

Повернення після закінчення

відстежувати стан

Надіслати

зауваження

Під час виконання даної програми можуть з'являтися діалогові вікна безпеки Outlook, що попереджають про стороннє втручання та доступ до даних Outlook. В даному випадку завжди погоджуйтеся, щоб дозволити доступ (адже цей запит виходить від ваших дій, і ви його чекаєте).

Призначений маршрут можна приєднати до документа, щоб відправити його не відразу, а зробити це пізніше. Для цього на останньому кроці програми потрібно натиснути кнопку Додати (Add Slip).

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Наступний адресат ...

Направити документ нашатир Антон

Щоб відмовитися від відправки документа по маршруту і взагалі від'єднати маршрут, потрібно натиснути кнопку Очистити (Clear).

Повернемося до прикладу. Після того як буде натиснута кнопка Надіслати (Route), автоматично буде створено повідомлення з текстом, зазначеним у поле Текст повідомлення (Message Text), і з вкладеним документом, який необхідно відправити (рис. 18.6). Припустимо, що перший адресат (в нашому прикладі це Антон нашатир) налаштований відповідально, т. Е. Він не залишить отримане повідомлення без увагою або не видалить його, не прочитавши, а відреагує на нього належним чином: прочитає не тільки повідомлення про розсилку, але і сам вкладений документ, причому не тільки прочитає його, а й внесе в нього свої побажання і коментарі, а потім відправить його наступного кореспонденту. Спробуємо простежити за тим, як це відбувається.

Щоб відкрити сам пересилається документ, одержувачу досить зробити подвійне клацання мишею по значку вкладеного документа в повідомленні. Далі звичайним чином одержувач вносить свої зміни в документ. В кінці роботи він повинен відправити документ далі по маршруту.

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Наступний адресат ...

Надіслати документ «Олег Моховиков»

Мал. 18.6. Повідомлення з розсилкою документа

Що станеться після цього? По-перше, повідомлення буде відправлено наступного адресату в списку розсилки - Моховикової Олегу. Він зможе прочитати документ з уже внесеними змінами та внести власні. По-друге, вихідний відправник буде повідомлений про рух документа по списку розсилки, оскільки в діалоговому вікні маршрут (Routing Slip) був встановлений прапорець відстежувати стан (Track Status).

Якщо все буде в порядку, документ буде просуватися за списком розсилки до тих пір, поки не буде вичерпано весь список розсилки даного документа. Останньому адресату в маршруті буде запропоновано повернути змінений документ ініціатору розсилки, і, таким чином, коло замкнеться.

Для прискорення процесу можна відправити документ не по черзі, а всім одразу. В цьому випадку злиття змін лягає на плечі відправника.

Outlook і Excel

З самого початку книги, створюючи повідомлення, ми мали на меті передачі в якості тексту повідомлення не просто тексту, а таблиці. Використання коштів Excel дозволяє з легкістю вирішити не тільки проблему вставки таблиць, а й супутніх компонентів (наприклад, діаграм Excel).

Як приклад спільної роботи Outlook і Excel розглянемо відправку повідомлення, що містить таблицю з даними про кількість сторінок кожної з частин книги, і діаграму Excel, графічно відображає процентне співвідношення кожної з частин в книзі.

Створення повідомлення засобами Excel

Як і у випадку з Word, створити повідомлення можна двома способами. Але якщо в Word ми вибрали другий варіант (створення повідомлення з Outlook), то зараз давайте розглянемо відправку таблиці безпосередньо з програми Excel.

Мал. 18.7. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Excel)

Приклад 18.9. Створення повідомлення засобами Excel

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Повідомлення

Включити поточний лист в текст повідомлення

Тема: \u003d Статистика

Введення: \u003d Дане повідомлення містить ...

зауваження

В поле Введення (Introduction) користувач може ввести текстове повідомлення (коментар), попереднє таблиці.

Як говорилося вище, ми будемо розглядати відправку таблиці, зображеної на рис. 18.10. На даному етапі таблиця містить тільки текст і не має додаткового форматування.

Робота з таблицею

Перед відправкою повідомлення, що містить таблицю, її бажано відформатувати: виділити заголовок, підкреслити кордону і т. Д. Але можливості Outlook дозволяють не тільки форматувати таблицю, але і працювати над її логікою. У прикладі 18.10 ми додали ще один рядок - «Разом», що містить суму всіх сторінок в книзі, після чого надали таблиці відповідне стильове оформлення.

Якщо текст повідомлення не поміщається в осередку, її кордони можна розсунути. Для цього підведіть курсор миші до стику з назвою або нумерацією осередків (покажчик набуде вигляду двобічної стрілки) і, утримуючи ліву кнопку миші, перемістіть кордону колонки або рядка на необхідну відстань.

Приклад 18.10. Робота з таблицею Excel

(Редагування)

А6: \u003d Разом

Вб Автосумма (Форматування)

А1: Вб (Виділити, утримуючи ліву кнопку миші)

\u003e Формат > Автоформат ...

Мал. 18.8. Отформатироване повідомлення з таблицею Excel

зауваження

Крім використання автоматичного стилю, можна застосувати додаткове форматування, використовуючи кнопки однойменної панелі інструментів.

Вставка діаграми Excel

Наступний крок, який демонструє можливості Excel і використання цього додатка разом з Outlook, - створення діаграми, що представляє в наочному графічному вигляді дані, що знаходяться на робочому аркуші.

Приклад 18.11. вставка діаграми Excel

\u003e Вставка\u003e Діаграма ... Стандартні

Тип Кругова

Назва діаграми: \u003d Outlook в оригіналі

Підписи даних Частки

Мал. 18.9. побудована діаграма

зауваження

Якби ми не виділили перед початком постоенія діаграми діапазон А2: В6, то могли б задати його пізніше, на другому кроці Майстра діаграм. При цьому зовсім не обов'язково вручну вводити складну формулу в полі Діапазон (Data Range). Досить виділити потрібний діапазон на робочому аркуші мишею, при цьому діалогове вікно майстра згорнеться, щоб не заважати виділенню, а формула з'явиться автоматично.

Після вставки діаграми вона може перекривати використовувану таблицю. Для того щоб перенести діаграму, досить її виділити і, утримуючи ліву кнопку миші, перетягнути на потрібне місце.

Тепер звернемося безпосередньо до самої діаграмі. Всі елементи відображаються чітко і красиво, за винятком самого кола з даними, кото рий вийшов дуже маленького розміру. Для збільшення області побудови діаграми необхідно зафіксувати покажчик миші по невидимому квадрату, в який вписано коло і текстові пояснення (рис. 18.9). З'явиться квадратна рамка з маркерами виділення по кутах. Зачепите ці маркери і тягніть, розтягуючи рамку виділення до тих пір, поки коло не прийме необхідний вам розмір.

Отже, повідомлення повністю готове до відправки, залишилося внести адресу одержувача повідомлення і натиснути кнопку Надіслати лист (Send this Sheet).

Особливий інтерес становить те, як наше повідомлення відобразиться у користувача, адже, по-перше, воно перетворено в HTML-формат, а по-друге, не у кожного одержувача може бути встановлений Excel. Після відправки і прийому повідомлень перейдіть в папку вхідні (Inbox) і відкрийте створене повідомлення (рис. 18.10).

Мал. 18.10. Прийняте повідомлення з таблицею і діаграмою

По-перше, як ви бачите, текст, введений в поле Вступ (Introduction) передує таблиці і відділений від неї рисою. По-друге, формат таблиці збережений. І нарешті, наша гордість - діаграма повністю збігається з створеної (формат, дані і т. Д.). Єдине, що упущено, це немає підпису, оскільки ми створювали наше повідомлення з Excel, а не з Outlook. Виправити цей недолік можна було, виконавши перед відправкою команду\u003e .Вставка\u003e Підпис\u003e З повагою.

Приклад 18.12. вставка підпису

> Вставка\u003e Підпис\u003e З повагою

зауваження

Взагалі кажучи, додаткове редагування та форматування повідомлень іноді необхідні, якщо не обов'язкові. Після створення таблиці (з використанням Excel) користувач завжди може відкрити повідомлення і відредагувати: вставити підпис або ряд додаткових зауважень, а також надати фон, додати малюнок і т. Д.

папка Exchange

Робота з папками Exchange є таким же загальним засобом для всіх додатків Office, як і розсилка по маршруту. Суть даної можливості в розміщенні активного документа в загальних папках сервера Microsoft Exchange. Тим самим користувач як би відкриває доступ до даного документу всім учасникам робочої групи.

Приклад 18.13. Відправлення в папку Exchange

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Папка Exchange ...

Виберіть папку < Общая папка>

Після того як документ розміщений в загальнодоступному місці, кожен з користувачів може його відкрити, клацнувши по відповідному посиланню у вікні перегляду інформації (рис. 18.11).

Outlook і PowerPoint

Microsoft PowerPoint - це універсальний засіб підготовки презентацій. Після створення презентації користувач може демонструвати її як на локальному комп'ютері, Так і провести презентацію в мережі для всієї робочої групи. Презентація PowerPoint передається в форматі HTML і тому для її перегляду учасникам необхідний тільки оглядач Internet Explorer 4.0. Таким чином, презентація може бути проведена як в масштабах компанії, так і між членами невеликої групи, що знаходяться в різних місцях. Число учасників не обмежена, але якщо в презентації бере участь більше 16 слухачів, для її проведення необхідно використовувати спеціальне серверний додаток Microsoft NetShow Server.

Проблема будь-якої зустрічі - її планування. Зрозуміло, для проведення конференції, крім бажання доповідача, потрібно ще й згода учасників. У разі проведення звичайної конференції участь всіх дійових осіб підтверджується тим, що вони всі разом і приблизно в один час збираються в приміщенні, призначеному для конференції. Електронну конференцію PowerPoint ведучий презентації може запланувати, як і будь-яку іншу зустріч, використовуючи Outlook.

Мал. 18.12. Презентація і діалогове вікно Планування мовлення презентації

Приклад 18.14. Планування мовлення презентації PowerPoint

\u003e Показ слайдів\u003e Пряме мовлення\u003e Налаштувати і спланувати ...

Опис: \u003d «Microsoft Outlook 2002 у оригіналі» (Рис. 18.12)

Параметри ... Налаштування мовлення (рис. 18.13)

Режим показу Змінний розмір

Призначити ...

Введіть або виберіть ім'я:< учасники презента-

обов'язковий

Надіслати

(З'явиться діалогове вікно з повідомленням, що мовлення заплановано)

Мал. 18.13. Діалогове вікно параметри мовлення

зауваження

перемикачі тільки звук (Audio only) і Відео та звук (Video and Audio) має сенс встановити в тому випадку, якщо комп'ютер ведучого презентацію обладнаний мікрофоном і відеокамерою, а комп'ютери учасників обладнані апаратурою для відтворення звукового і відеоряду. У нашому прикладі ми цього не припускаємо, тому встановлений прапорець немає (None).

Заповнюється автоматично форма зборів (рис. 18.14) ідентична розглянутим раніше, в розділі 2 «Календар» і главі 10 «Колективна робота в Outlook».

зауваження

єдиним обов'язковою умовою проведення прямої трансляції презентації на широку аудиторію є наявність підключення комп'ютера до мережі (глобальної або локальної). Додаткові можливості можна не використовувати, якщо цього не дозволяють технічні умови.

Після узгодження часу проведення та складу учасників можна переходити безпосередньо до самої демонстрації.

Мал. 18.14. форма зборів

Приклад 18.15. Пряме мовлення презентації

\u003e Показ слайдів\u003e Пряме мовлення\u003e Почати мовлення ...

При проведенні планової конференції ведучий презентації планує її трансляцію за допомогою інтерфейсу планування зустрічей в Outlook 2002. У заданий час на екранах комп'ютерів учасників з'явиться вікно нагадування про зустріч, на якому учасник побачить кнопку, після натискання на яку буде завантажена вступна сторінка презентації (рис. 18.15 ). Управляє зміною слайдів ведучий презентації. На екранах комп'ютерів учасників слайди демонструються точно так же, як в звичайному режимі показу слайдів.

Мал. 18.15. Головна сторінка прямого мовлення презентації

Під час демонстрації презентації учасники можуть проводити приватні обговорення, задавати питання ведучому і отримувати на них відповіді по електронній пошті через Outlook.

Outlook і Access

Microsoft Access - це універсальна система управління базами даних, а Outlook - універсальна система управління інформацією. Виходячи з цих визначень, природно припустити, що ці додатки мають певні кошти для обміну інформацією між собою. Але крім обміну інформацією, Outlook, як і Word або Excel, здатний створювати повідомлення, використовуючи засоби Microsoft Access. Тільки в даному випадку ці кошти лежать не в області форматування або редагування, а в сфері надання даних для їх відправки-публікації.

В даному розділі ми розглянемо приклад імпорту інформації з адресної книги Outlook в базу даних Access, а також створення повідомлення, що містить тільки що імпортовану інформацію.

Обмін інформацією

Перш за все відкрийте Access і створіть базу даних. Після чого нашою метою стане створення таблиці, що містить дані з адресної книги Outlook.

Приклад 18.16. Імпорт даних з Outlook в Access

\u003e Файл\u003e Зовнішні дані\u003e Імпорт ...

Тип файлів Outlook (Автоматично запуститься Майстер імпорту з Exchange / Outlook)

\u003e Адресні книги\u003e Адресна книга Outlook Contacts

У новій таблиці

(На цьому етапі пропонується визначити параметри імпортованих даних з'ясувати, чи потрібно їх взагалі імпортувати)

He імпортувати

Імпорт в таблицю: \u003d Контакти

Мал. 18.16. Таблиця Microsoft Access з імпортованими даними

Після імпорту, як і передбачалося, в Access з'явиться нова таблиця Контакти, що містить інформацію з адресної книги Outlook. Результат імпортування зображений на рис. 18.16.

Робота з Access Data Page

Розглянемо наступний приклад. Припустимо, що один з учасників проекту створив базу даних, інформація якої цікава, а може бути, і необхідна іншим учасникам команди. Рішень для даного завдання кілька, але ми зупинимося на варіанті відправки повідомлення, що містить Access Data Page. Фактично повідомлення містить просто HTML-сторінку з об'єктом ActiveX, що здійснює з'єднання з базою і відображення даних.

Приклад 18.17. Створення повідомлення з Access Data Page

\u003e Дії\u003e Нове повідомлення за допомогою ...\u003e Microsoft Office\u003e Microsoft Access Data Page

(Відкриється Access з майстром Нова сторінка доступу до даних)

конструктор

Вибір джерела даних: \u003d< База даних\u003e

Після виконання вказаних вище дій відкриється сторінка з сіткою даних. Отже, перш за все необхідно розмістити інформаційні поля, які будуть перебувати на сторінці. Для цього перетягніть необхідні поля на сітку таблиці і замініть її назву, наприклад на Контакти. Після чого введіть ім'я одержувачів повідомлення і натисніть кнопку Надіслати копію.

Перед відправкою повідомлення користувач може подивитися, як вона буде відображатися у одержувача. Для цього виберіть команду\u003e Файл\u003e попередній перегляд web-сторінки. Відкриється Web-браузер з завантаженою сторінкою, яка точно так же буде відображатися і в одержувача повідомлення.

Мал. 18.23. Web-сторінка з даними з Access

Користуючись кнопками Назад і Далі, можна переміщатися за даними таблиці Контакти. Також при вказівці відповідних параметрів доступу можна редагувати таблицю (додавати або видаляти записи), організовувати фільтрацію даних і т. Д. Але це вже виходить за рамки даної книги.

резюме

Отже, в цьому розділі ми розглянули можливість спільної роботи додатків Office і Outlook. Воістину, робота Outlook разом з інструментами, наданими Word, Excel, PowerPoint і Access, дозволяє створювати повноцінні повідомлення і організовувати більш комфортабельний обмін інформацією та доступ до неї.

• Word. Форматування повідомлення. Використання Word як редактор за замовчуванням. Розсилка документа за маршрутом.
• Excel. Створення повідомлення з таблицею і діаграмою. Розміщення документів в загальних папках сервера Exchange.
• PowerPoint. Організація зборів по мережі для демонстрації презентації.
• Access. Імпорт даних з Outlook в Access. Створення повідомлення, що містить Access Data Page.

Взаємодія Outlook і Word є, мабуть, найбільш характерним прикладом спільної роботи. Вище вже згадувалося, що в якості редактора повідомлень користувач може вказати Microsoft Word.

Приклад 18.1. Word як редактора повідомлень

(Б додатку Outlook)

\u003e Сервіс\u003e Параметри Повідомлення

Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень

Використовувати Microsoft Word для читання повідомлень у форматі RTF

Як приклад використання Word розглянемо створення повідомлення, що містить фігурний текст і діаграму, яка демонструє структуру даної книги.

Створення повідомлення засобами Word

Створити повідомлення за допомогою Word можна двома способами:

• Запустити програму Word, створити документ і вибрати команду\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Повідомлення.
• Безпосередньо в додатку Outlook, вибравши команду > дії\u003e Нове повідомлення з допомогою\u003e Microsoft Word (рис. 18.1).

Як видно з малюнка, суть повідомлення не змінилася, залишилися поля для введення адресатів і теми повідомлення, автоматично додалися підпис і панель малювання (Drawing), однак помітно збагатилася панель інструментів форматування (Formatting).

Мал. 18.1. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фігурного тексту

Отже, створимо спочатку красивий заголовок для нашого повідомлення, використовуючи об'єкт WordArt.

Приклад 18.2. Вставка об'єкта WordArt

\u003e Вставка\u003e Малюнок\u003e Об'єкт WordArt

Виберіть потрібний стиль напису ОК

Текст: \u003d структура книги жирний ОК

(Панель Фоматірованія) По центру

В результаті наших дій з'явиться красиво оформлений текст з жовтою градієнтною заливкою в центр (рис. 18.2).

Для зміни властивостей даного об'єкта можна скористатися кнопками однойменної панелі інструментів. У нашому випадку давайте змінимо колір заливки з жовтого на синій.

Мал. 18.2. Текст WordArt в повідомленні

Мал. 18.3. Діалогове вікно способи заливки

Приклад 18.3. Зміна властивостей об'єкта WordArt

(На панелі інструментів WordArt)

Формат об'єкта WordArt Колір і Лінії

Колір Способи заливки ...

градиентная

Один колір Цвет1 Синій

Тип штрихування Від центру

Варіанти (Рис. 18.3)

вставка діаграми

Наступний розглянутий нами крок - вставка діаграми, до речі, є одним з нововведень Word.

Приклад 18.4. вставка діаграми

\u003e Вставка\u003e Організаційна діаграма ...

Виберіть тип діаграми (рис. 18.4)

Мал. 18.4. Діалогове вікно бібліотека діаграм

У тексті повідомлення з'явиться заглушка, що відображає обрану діаграму. Але вона складається з одного "кореня" і всього трьох "гілок", в той час як дана книга має чотири частини. Додамо ще одну гілку і змінимо стиль діаграми.

Приклад 18.5. Додавання гілки в діаграму

(Виділіть корінь діаграми)

(На панелі Організаційна діаграма) Додати фігуру

Автоформат

Виберіть стиль діаграми Рельєфний градієнт

Тепер залишилося ввести текст діаграми. Для цього клацніть один раз лівою кнопкою миші по одній з заглушок діаграми і введіть текст. Остаточний варіант повідомлення, відредагованого і відформатованого засобами Word, показаний на рис. 18.5.

Мал. 18.5. Остаточний варіант повідомлення

Після того як повідомлення створено, залишиться заповнити поля Кому (Те) і Тема (Subject), після чого натиснути кнопку Надіслати (Send).

зауваження

Оскільки наше повідомлення зберігається і відправляється в форматі HTML, деякі елементи форматування можуть загубитися або видозмінюватися. Не забувайте про це, зі здавен повідомлення в Word! Іноді створені повідомлення краще просто прикріпити як вкладення.

Ще раз нагадаємо, що ми тут розглядаємо лише загальний принцип спільної роботи Outlook та інших програм Office. Крім вставки об'єктів (яких набагато більше, ніж два) існують ще форми, фреймів, стилі, таблиці, поля ... Список можна продовжувати до нескінченності. Світ додатків Microsoft Office широкий і справді багатофункціональний. Вивчайте його паралельно з Outlook і іншими існуючими лріложеніямі. Зрештою, дорогу здолає той, хто йде ...

Розсилка документа за маршрутом

Розсилкою документа за маршрутом (Routing) називається відправка документа по електронній пошті колегам в певній послідовності. Послідовність розсилки називається маршрутом документа.

Отримавши документ, адресат може внести свої зміни та зауваження і відправити документ далі по маршруту. В кінці маршруту, після того як документ подивляться все адресати, зазначені в списку маршрутизації, можна зажадати повернення документа або вказати користувача, для якого він призначений, наприклад керівника проекту.

Приклад 18.6. Відправлення документа за маршрутом

\u003e Файл\u003e Відкрити ... (відкрити необхідний документ)

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e По маршруту. . .

Нашатир Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст повідомлення: \u003d Шановні колеги! Прочитайте приєднаний документ і висловіть свої міркування і коментарі з приводу написаного. Заздалегідь дякую, Єгор Усаров.

по черзі

Повернення після закінчення

відстежувати стан

Надіслати

зауваження

Під час виконання даної програми можуть з'являтися діалогові вікна безпеки Outlook, що попереджають про стороннє втручання та доступ до даних Outlook. В даному випадку завжди погоджуйтеся, щоб дозволити доступ (адже цей запит виходить від ваших дій, і ви його чекаєте).

Призначений маршрут можна приєднати до документа, щоб відправити його не відразу, а зробити це пізніше. Для цього на останньому кроці програми потрібно натиснути кнопку Додати (Add Slip).

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Наступний адресат ...

Направити документ нашатир Антон

Щоб відмовитися від відправки документа по маршруту і взагалі від'єднати маршрут, потрібно натиснути кнопку Очистити (Clear).

Повернемося до прикладу. Після того як буде натиснута кнопка Надіслати (Route), автоматично буде створено повідомлення з текстом, зазначеним у поле Текст повідомлення (Message Text), і з вкладеним документом, який необхідно відправити (рис. 18.6). Припустимо, що перший адресат (в нашому прикладі це Антон нашатир) налаштований відповідально, т. Е. Він не залишить отримане повідомлення без увагою або не видалить його, не прочитавши, а відреагує на нього належним чином: прочитає не тільки повідомлення про розсилку, але і сам вкладений документ, причому не тільки прочитає його, а й внесе в нього свої побажання і коментарі, а потім відправить його наступного кореспонденту. Спробуємо простежити за тим, як це відбувається.

Щоб відкрити сам пересилається документ, одержувачу досить зробити подвійне клацання мишею по значку вкладеного документа в повідомленні. Далі звичайним чином одержувач вносить свої зміни в документ. В кінці роботи він повинен відправити документ далі по маршруту.

\u003e Файл\u003e Відправити\u003e Наступний адресат ...

Надіслати документ "Олег Моховиков"

Мал. 18.6. Повідомлення з розсилкою документа

Що станеться після цього? По-перше, повідомлення буде відправлено наступного адресату в списку розсилки - Моховикової Олегу. Він зможе прочитати документ з уже внесеними змінами та внести власні. По-друге, вихідний відправник буде повідомлений про рух документа по списку розсилки, оскільки в діалоговому вікні маршрут (Routing Slip) був встановлений прапорець відстежувати стан (Track Status).

Якщо все буде в порядку, документ буде просуватися за списком розсилки до тих пір, поки не буде вичерпано весь список розсилки даного документа. Останньому адресату в маршруті буде запропоновано повернути змінений документ ініціатору розсилки, і, таким чином, коло замкнеться.

Для прискорення процесу можна відправити документ не по черзі, а всім одразу. В цьому випадку злиття змін лягає на плечі відправника.